Систематизация и хранение документов

Министерство сельского хозяйства Российской Федерации

ФГОУ ВПО «Московский Государственный

Агроинженерный Университет им.В.П.Горячкина»

Кафедра «Бухгалтерский учет»

РЕФЕРАТ

на тему: Систематизация и хранение документов

Выполнила:

Проверила:

Москва 2011

Содержание

Введение……………………………………………………………………….

1.Определение ценности документов и документной

информации………………………………………………………...

2.Общие требования к систематизации документов и

формированию дел…………………………………………………

3.Составление заголовков дел…………………………………….

4.Установление сроков хранения дел…………………………….

5.Хранение документов в оперативной деятельности

и формирование дел……………………………………………….

Заключение………………………………………………………...

Список использованной литературы…………………………….

Введение

Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки.

Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.

На предприятии существует служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений).

Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению. Документы организации, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки, а затем выделяются к уничтожению.

Подготовка исполненных документов к хранению и использованию включает:

-                     Экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов;

-                     Описи дел;

-                     Оформление дел;

-                     Описание документов постоянного и долговременного хранения;

-                     Обеспечение их сохранности;

-                     Передачу дел в архив учреждения, то есть в ведомственный архив.

В данном реферате происходит рассмотрение и изучение систематизации и обеспечение сохранности документов, характеристика основных методов хранения документов и их описание.

1. Определение ценности документов и документной информации

Полный цикл взаимодействия человека с документной средой включает следующие стадии: документирование, понимаемое как особыми способами удосто­веренная фиксация информации на различных носителях; использование, включающее и учет документов в текущей дея­тельности граждан и организаций; хранение документов и сведений о них с целью последующего, возможно неоднократного, использования.

Значение и ценность документов, образующихся в деятельности организации, полученных ею от корреспондентов на различных носителях и с использованием всевозможных средств их доставки, неодинакова.

Одни документы необходимы только для оперативной работы с ними в течение довольно ограниченного времени. Другие, содержа­щие нормативную базу и основные вехи становления и развития ор­ганизации, фирмы, корпорации, представляют ценность только для данного предприятия. Третьи, отражающие научно-технические до­стижения, работу системы управления, общественную жизнь, имеют важное научно-техническое, историческое, экономическое значение; как памятники истории и культуры они, как и архитектурные, ма­териальные памятники эпохи, должны сохраняться максимально долго, в идеале — бессрочно, т. е., по документной терминологии, постоянно. Четвертые, содержащие информацию о гражданах, сотруд­никах, выпускниках учебных заведений и т. д., имеют социальное зна­чение и должны сохраняться в течение всей жизни человека, но в ко­нечном счете утрачивают свою ценность, так как имеют личностный характер и представляют в силу их массовости ценность только для конкретного индивидуума.

В силу типичности и неоднократной повторяемости задач систе­мы управления появляется возможность проведения оценки ценности документной информации, циркулирующей в любой системе уп­равления, на основе единых критериев.

Оценка документов проводится практически на всех этапах их создания и обработки. Это согласование проекта, определение фор­мы документа и порядка доведения его до адресата (исполнителей), установление системы регистрации и, наконец, контроля за испол­нением документов.

Наиболее тесно именно регистрация связана с изучением ценно­сти документов для определения сроков хранения (и отбора части из них для длительного и постоянного хранения). Такая деятельность в системе управления получила профессиональный термин «экспер­тиза ценности документов».

В учреждениях, организациях и на предприятиях для проведения экспертизы ценности документов, созданных и полученных извне, а также для рассмотрения нормативно-методических документов по работе служб документационного обеспечения, должностных инст­рукций в части работы с информацией, табелей форм документов и других вопросов, создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК). В крупных организациях с большим объемом доку­ментооборота создается Центральная экспертная комиссия (ЦЭК), основными задачами которой становятся, кроме перечисленных, рассмотрение и согласование результатов работы экспертных комис­сий структурных подразделений, цехов, филиалов.

Экспертные комиссии действуют на основании утвержденных руководителями организации Положений о постоянно действующей экспертной комиссии. В целях достижения методического единства и для облегчения разработки собственного Положения об ЭК Государ­ственной архивной службой Российской Федерации (Росархивом) разработано Типовое положение.

В помощь организациям при проведении экспертизы научной, социальной и практической ценности их документов Росархивом раз­работан также ряд нормативно-методических материалов о порядке проведения и оценке информационной ценности различных функ­циональных групп документов: изобретений и открытий; документов с повторяющейся информацией; научно-технической документации; производственных автоматизированных систем управления; редакционных документов и т. д.

Экспертиза осуществляется на основе общих критериев оценки происхождения, содержания, внешних особенностей документов. Критериями оценки происхождения являются роль и место организации, деятеля науки, культуры, политики в системе государственного управления, экономики, политики, социальной жизни общества, значимость ее (его) деятельности, время и место образования доку­ментов. Критериями оценки содержания можно назвать значимость события, явления, предмета и фактов, отраженных в документах, зна­чение зафиксированной в документах информации, ее повторяемость в других документах, целевое назначение, вид и разновидность кон­кретного документа. К критериям оценки внешних особенностей документа относятся: юридическая достоверность, т. е. наличие необ­ходимых подписей, дат, печатей, резолюций, отметок о прохождении и исполнении, особенности передачи текста, материальной основы носителя информации, его физического состояния, способа передачи информации.

Кроме того, для каждой группы документов существуют и собст­венные, специфические критерии их оценки: значимость информации для развития науки, техники, производства, новизна поставленных задач и предложенных решений, приоритетность авторства, экономи­ческая эффективность, социальная значимость, комплектность и пол­нота изложения сути проблемы и др.

В соответствии с многогранностью оценки документов и фор­мируется состав экспертной комиссии. Члены комиссии должны хорошо знать функции, структуру своей организации, систему до-кументационного обеспечения — состав и содержание всей совокуп­ности документов. Экспертная комиссия создается в соответствии с Положением о ней из наиболее квалифицированных сотрудников. В состав экспертной комиссии обязательно включают:

- должностное лицо, ответственное за документационное обеспе­чение организации;

- должностное лицо, ответственное за архив организации;

- специалистов по научной, технической, учебной, производствен­ной и другим видам документации;

- специалиста по обеспечению защиты информации и др.

Председателем экспертной комиссии, как правило, назначается один из заместителей руководителя организации. Секретарем экс­пертной комиссии — секретарь организации или сотрудник службы документационного обеспечения или архива. Заседания экспертной комиссии проводятся по мере надобности, но не реже двух раз в год и оформляются протоколами. Ведение всех документов и организация заседаний являются обязанностями секретаря экспертной комиссии.

Экспертная комиссия - это совещательный орган, ее решения вступают в силу после утверждения руководителем организации, так как согласно законодательству он несет ответственность за сохранность документов. Объектами рассмотрения экспертной комиссии прежде всего являются:

- ежегодно составляемая номенклатура дел;

- описи дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения;

- акты об аннулировании и о выделении к уничтожению докумен­тов и дел независимо от вида носителя;

- комплексы документов: дела, проекты, единицы хранения на не­бумажных носителях на предмет правильности их оформления для постоянного и долговременного хранения.

Протоколы экспертной комиссии о согласовании (одобрении) номенклатуры дел, описей на дела постоянного хранения и по лич­ному составу, об увеличении типовых сроков хранения документов, об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями Росархива, акты о выделении документов к уничтожению в государственных учреждениях и других организа­циях утверждаются руководителем только после их согласования с соответствующим органом архивной службы.

В организациях, в процессе деятельности которых не создаются докумен-ты, подлежащие включению в Архивный Фонд Российской Федерации, акты о выделении документов к уничтожению рассмат­риваются только после составле-ния годовых разделов описей дел постоянного хранения и по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем организации.

2   Общие требования к систематизации документов и формированию дел

Совершенствование работы аппарата управления, оперативность и качество решения вопросов, содержащихся в документах, в значи­тельной мере зависят от организации хранения документов, т. е. от методов их классификации. Научно обоснованная классификация документов имеет большое значение не только для оперативной работы в организациях, но и для последующего хранения и использо­вания документов в ведомственных, государственных архивах. Единый подход к классификации документов в организации обеспечивает номенклатура дел. Номенклатура дел представляет собой системати­зированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в уста­новленном порядке. Номенклатура дел является классификационным справочником, обязательным для составления во всех государствен­ных организациях, и должна содержать полный перечень дел, заво­димых всеми структурными подразделениями.

Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) ис­полненных документов в дела, систематизацию и индексацию дел, сроки хранения дел.

Номенклатура дел служит основным учетным документом в делопроизводстве, в ведомственном архиве она используется в каче­стве учетного документа для дел временного (до 10 лет включитель­но) хранения. Она используется в качестве основы при составлении описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Номенклатура дел необходима для организации информационно-поисковой системы, т. е. классификационная основа номенклату­ры является одновременно и основой для построения различных картотек, справочников и указателей.

Составляются и используются три вида номенклатуры дел: ти­повая, примерная и номенклатура дел организации, называемая конкретной, индивидуальной.

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются служ­бами документации организаций, имеющих подведомственную сеть. Это дает возможность добиться единства в классификации докумен­тов однородных организаций внутри отрасли. При­мерные номенклатуры дел могут быть составлены как в пределах конкретной отрасли, так и в пределах административно-территори­альной единицы для государственных и коммерческих организаций, промышленных предприятий, учебных заведений, научно-исследо­вательских и проектных институтов, издательств, творческих союзов, общественных организаций, сельскохозяйственных кооперативов и ассоциаций и т. д. (в дальнейшем — организаций).

Типовые номенклатуры дел устанавливают унифицированный состав дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций, единую индексацию этих дел в отрасли. Типовая но­менклатура дел является нормативным документом, обязательным для применения в тех организациях, для которых она разработана.

Типовые и примерные номенклатуры дел должны быть согласо­ваны с ЦЭК (ЭК) своей организации, рассмотрены и согласованы в экспортно-проверочной комиссии (ЭПК) соответствующего архивного органа и утверждены руководителем организации отраслевого, адми­нистративно-территориального органа управления. При стабильно­сти функций переработку и переутверждение примерных (типовых) номенклатур дел проводят, как правило, один раз в десять лет.

Номенклатура дел разрабатывается для всех структурных подраз­делений организации. В структурных подразделениях к разработке номенклатуры дел обычно привлекают ведущих специалистов.

Одним из первых этапов составления номенклатуры дел является изучение документов организации. В номенклатуру дел включаются все документы, составляемые в данной организации и поступившие в нее из других организаций.

Кроме того, в номенклатуру включаются дела временно действу­ющих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее дея­тельности. В номенклатуру включаются также незаконченные дело­производственные дела, которые поступили из других организаций для их продолжения. В номенклатуре должны быть учтены все спра­вочные картотеки и журналы к документам.

В номенклатуру дел не включаются различные печатные издания, поступающие в организацию. Они учитываются и хранятся в спра-вочно-информационных фондах, научно-технических библиотеках или других подразделениях организации.

Номенклатура дел организации на следующий делопроизводст­венный год составляется в третьем-четвертом кварталах текущего года. Составленные в структурных подразделениях проекты номенклатуры дел визируются их руководителями. При наличии в организации ЭК в структурных подразделениях они согласовывают номенклатуры дел своих структурных подразделений.

Номенклатура дел организации согласовывается ЭК (ЦЭК) и направляется руководителем службы ДОУ на согласование с ЭПК соответствующего архивного органа. Только после согласования с ЭПК номенклатура дел организации утверждается ее руководителем (заместителем руководителя организации, курирующим вопросы ДОУ).

Утвержденная номенклатура дел организации вводится в дейст­вие с начала следующего делопроизводственного года и действует в течение пяти лет. Она подлежит внеплановому пересоставлению и пе­реутверждению лишь в случаях коренного изменения функций и структуры организации (или ее структурного подразделения). При от­сутствии таких изменений номенклатуру дел в конце каждого года уточняют, при необходимости корректируют и автоматически вводят в действие.

Номенклатура дел организации печатается в необходимом коли­честве экземпляров; при этом необходимо учитывать, что первый экземпляр помещается в дело-, второй используется в службе ДОУ в качестве рабочего, третий экземпляр используется в качестве учет­ного документа в ведомственном архиве, четвертый экземпляр оста­ется после согласования в соответствующем архивном учреждении, пятый экземпляр может в виде выписок передаваться для работы в соответствующие структурные подразделения организации. Все эк­земпляры кроме первого могут не выводиться на бумагу по согласо­ванию с соответствующими органами архивной службы.

Утвержденный экземпляр номенклатуры дел организации явля­ется документом постоянного хранения и включается в раздел но­менклатуры службы ДОУ в виде самостоятельного дела, также как и все контрольные и справочные картотеки.

Порядок составления и утверждения номенклатур дел организа­ций, не передающих документы на хранение в государственные ар­хивы, отличается от описанного выше. Для них согласование с ЭПК архивного органа заменяется согласованием с ЦЭК (ЭК) вышестоя­щей организации.

Номенклатура дел составляется по следующей унифицированной форме:

Название раздела

Разделами номенклатуры дел организации являются в основном названия ее структурных подразделений, расположенных в соответ­ствии с утвержденной структурой организации. При этом в качестве первого раздела в номенклатуре дел следует указывать службу ДОУ, поскольку именно там собирается организационно-распорядитель­ная документация, характеризующая деятельность организации в целом. Последовательность расположения разделов в номенклатуре должна совпадать с последовательностью, закрепленной в норматив­ных документах (утвержденная структура, структура и штатная чис­ленность). Например: служба документационного обеспечения, пла­новый отдел, производственно-технический отдел, отдел техники безопасности, бухгалтерия, отдел кадров... При наличии в организа­ции классификатора структурных подразделений, он используется в качестве классификационной схемы номенклатуры дел, т.е, служит ее разделами. При указании названия раздела обязательно простав­ляется и его индекс, например: канцелярия — 01, учебный отдел — 02 и т. д.

В графе 1 номенклатуры указываются индексы дел. Индекс кон­кретного дела состоит из индекса структурного подразделения и по­рядкового номера дела в пределах этого структурного подразделения. Например: 01-1,01-2, ..., 01-12, ..., 02-1, 02-2, ..., 02-35 и т. д.

Классификационная схема министерств, ведомств, других орга­низаций со сложной структурой обычно состоит из разделов и под­разделов, соответствующих конкретным управлениям и отделам. В этом случае номенклатура дел структурного подразделения (управ­ления министерства, ведомства и т. д.) оформляется на общем блан­ке, в качестве заголовка указывается делопроизводственный год.

В названии раздела номенклатуры указывают наименования структурных подразделений (отделов) конкретного управления и его индекс. Индекс в данном случае будет состоять из индекса управле­ния, индекса отдела внутри управления и порядкового номера дела. Например, управление делами имеет индекс 01, его структурные подразделения будут иметь индексы: канцелярия — 01.1, отдел прави­тельственной переписки - 01.2, бюро жалоб — 01.3 и т. д. А индексы дел внутри подразделений - 01.1-1, 01.2-1, 01.2-2 и т. д.

Во второй графе номенклатуры указываются заголовки дел. При этом в разделе может быть использована следующая последователь­ность наименований дел:

      организационно-распорядительная документация;

      плановая документация;

      отчетная документация;

      документация, относящаяся к выполнению вопросов основной деятельности;

      документация, относящаяся к проверкам (ревизиям) выполнения основной деятельности;

      документация, относящаяся кучетно-справочной работе с доку­ментами.

Внутри каждого выделенного комплекса документов наименова­ния дел рекомендуется систематизировать по уровням: документация вышестоящих организаций, документация организации — фондообразователя.

Третья графа номенклатуры заполняется в конце года. Каждое дело не должно превышать 250 листов, поэтому при большом объеме документов, относящемуся к одному делу, допускается формирова­ние томов, частей.

В графе четвертой номенклатуры проставляются сроки хранения дел в соответствии с определенными перечнями.

Пятая графа номенклатуры дел «Примечание» заполняется в течение срока действия номенклатуры службой ДОУ. В ней про­ставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о со­трудниках, ответственных за документацию и формирование дел в структурных подразделениях, о передаче дел в другую организацию, о местонахождении подлинника, о передаче дел в ведомственный архив и т. п. Использование графы «Примечание» повышает качест­во и эффективность номенклатуры дел.

При оформлении сводной номенклатуры дел используется общий бланк организации или титульный лист.

3   Составление заголовков дел

Заголовок дела является важнейшим элементом номенклатуры. Основные требования к его составлению — четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Заголовок должен быть конкретным и исключать различные толко­вания. Необходимо избегать неконкретных формулировок — «разные документы», «общая переписка» и т.д. Заголовок дела формулиру­ется на основе элементов, располагаемых в следующей последова­тельности:

      название документа (приказы, протоколы и т. д.), наименование рода заводимого дела (переписка, документы, дело);

      автор документа (название организации, структурного подразде­ления);

      корреспондент (название организации, которой адресуются и от которой получают документы);

      вопрос или краткое содержание документов дела;

      название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

      даты (период), к которым относятся Документы дела;

      указание на копийность дела.

Состав элементов заголовка определяется характером докумен­тов, помещенных в деле.

Название документа в заголовке дела указывается в единствен­ном или множественном числе (при группировке в деле документов одного названия).

Для документов, создаваемых в организации, автор документа -название организации (структурного подразделения) — указывается кратко или приводится его общее видовое название:

«Протоколы заседания Совета директоров».

При указании в заголовке корреспондента используется конкрет­ное наименование организации или обобщенное видовое название без конкретного перечисления: «Переписка с международными организациями о научном сотруд­ничестве».

Если документы относятся к корреспонденции одной админис­тративно-территориальной единицы (населенного пункта), то в заголовке дела указывается ее (его) название:

«Переписка с производственным объединением «Алмаз» (г. Орел) о выполнении договора по поставкам продукции».

Если содержание дела касается нескольких однородных админи­стративно-территориальных единиц, то их конкретные названия в заголовке дела не указываются, а дается общее название:

«Переписка с организациями Объединения архивов Москвы о про­ведении научно-практической конференции».

Если в деле группируются статистические формы, заполняемые в организации, то в заголовке указывается ее номер (шифр):

«Отчеты предприятий по поставкам госзаказа (формы 1-ПС)».

В заголовках дела при необходимости дается указание на копийность документов:

«Приказы ректора по комплектованию и изменению личного соста­ва студентов. Копии.».

Если дело состоит из нескольких частей или томов, то составля­ется общий заголовок дела и при необходимости в заголовки томов могут вноситься уточнения.

4  Установление сроков хранения дел

Значение документов, откладывающихся в организации-фондооб-разователе, неодинаково. Одни необходимы только для оперативной работы в течение определенного времени, и их долговременное хра­нение нецелесообразно и неэффективно из-за ограниченных площа­дей ведомственных архивов организации. Другие документы имеют большой период практического использования, обладают научным, историческим значением и должны храниться постоянно в государ­ственных архивах. Проставление сроков хранения проводится на ос­нове специальных перечней типовых и ведомственных документов. Установленные ими сроки хранения документов являются обязатель­ными. Сроки хранения документов, установленные типовыми переч­нями, сокращать не разрешается, в случаях, вызванных спецификой деятельности отдельных организаций, типовые сроки могут быть уве­личены. При установлении сроков типовым перечнем следует пользо­ваться лишь при отсутствии ведомственного перечня, так как в ве­домственном перечне состав и содержание документов организации отражены с большой полнотой и конкретизацией. Сроки хранения документов, не предусмотренных типовым или ведомственным пе­речнями, устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреж­дения после представления необходимых материалов ведомствен­ным архивом и ЦЭК (ЭК) организации.

Установление сроков хранения документов на основании типо­вых или ведомственных перечней осуществляется поэтапно.

При установлении сроков хранения надо также учитывать, что некоторые статьи перечней могут быть разбиты на пункты, имеющие разные сроки, например:

«Планы финансирования и кредитования»:

а) годовые — постоянно;

б) квартальные — 3 года;

в) месячные - 1 год.

Поэтому в номенклатуру дел организации из статьи перечня переносится тот пункт и срок хранения, к которому относится кон­кретная группа документов.

В номенклатуру дел организации должны переноситься из пе­речней и специальные отметки, относящиеся к срокам хранения документов. Отметка в перечне «5 л. ЭПК» означает, что по истече­нии указанного срока вопрос о дальнейшем хранении документов решается ЭК организации и ЭПК архивного органа. В зависимости от принятого решения срок хранения этих дел может оставаться вре­менным без отметки «ЭПК» или заменяться на постоянный, если ЭК и ЭПК придут к выводу, что документы имеют научное и исто­рическое значение.

О сроках хранения отдельных категорий документов делаются следующие отметки. К документам распорядительного, нормативно­го, методического характера в организации, не являющейся автором, в номенклатуре проставляются отметки «До замены новыми», «До минования надобности». Отметки «Хранить до передачи в государст­венный архив, не принятые уничтожаются по миновании надобнос­ти» означают, что вопрос об окончательном сроке хранения данной категории дел решается по усмотрению государственного архива.

Правильное определение сроков хранения недостаточно проводить лишь на основании заголовков дел и их соотнесения со статьями перечня. Необходимо проводить и анализ фактического содержания имеющихся в делах документов. Если в деле содержатся документы по одному вопросу, но различной значимости, с разными сроками хранения (например, 3 года, 5 лет, 10 лет), то время хранения уста­навливается по документам, имеющим более длительный срок хра­нения (в приведенном случае — 10 лет).

Исчисление сроков хранения документов, законченных делопро­изводством в текущем году, начинается с 1 января следующего года.

5 Хранение документов в оперативной деятельности и формирование дел

Оперативное хранение документов проводится в службах ДОУ, других структурных подразделениях организаций до сдачи их в ведомственный архив. Оперативное хранение подразделяется на хранение документов в процессе их исполнения и хранение испол­ненных документов.

Документы во время их исполнения должны храниться у испол­нителя в специальных папках с надписями «Срочно», «На исполне­ние», «На заседание», «На подпись», «На отправку» и т. п. На папках указываются также фамилия, инициалы, телефон исполнителя. Пап­ки хранятся в течение дня на столе исполнителя, а после окончания работы убираются в ящик стола или шкаф.

Папки с неисполненными документами хранятся таким образом, чтобы в случае болезни или командировки исполнителя их можно было сразу же передать на исполнение другому сотруднику.

Хранение исполненных документов осуществляется в специаль­ных различных папках. Папки типа «скоросшиватель» используются для документов кратковременных сроков хранения, так как в скоро­сшивателях документы располагаются в обратной хронологической последовательности: документ с более поздней датой оказывается первым (сверху), а с более ранней — в конце (снизу). Для документов длительных и постоянных сроков хранения целесообразно использовать папки с мягкой системой крепления (на шнурках).

Дела, остающиеся в оперативной деятельности, удобно хранить в шкафах, на стеллажах-компактусах, механических картотеках эле­ваторного типа. Запрещается хранить законченные дела в столах сотрудников. Организация хранения дел должна обеспечивать их сохранность и удобство использования.

Исполненные документы группируются в дела по специальным правилам.

1. Общие требования к формированию дел. Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

- распределение исполненных документов по делам в соответствии с номенклатурой дел;

- расположение документов внутри дела в определенной последо­вательности;

- оформление обложки дела.

Эти операции выполняются в течение года, что ускоряет и об­легчает работу с документами в службах ДОУ и других структурных подразделениях организаций, также и при последующем их хране­нии в ведомственном архиве.

В организациях формирование дел осуществляется централизо­ванно или децентрализованно. В первом случае дела формируются только службой ДОУ, во втором случае - всеми структурными под­разделениями организации. Формирование дел в структурных под­разделениях осуществляется с помощью ответственных за докумен­тацию либо исполнителей, ведущих определенный круг вопросов в своем структурном подразделении. Методическое руководство правиль­ностью формирования дел обеспечивает служба ДОУ и ведомственный архив. Правильность формирования дел достигается соблюдением ряда правил, положений.

В дела группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих, судебных, личных дел, документов ор­ганов представительной власти, других выборных органов, которые группируются за период их созыва; документов учебных заведений, формирующихся в дела за учебный год и др. Формирование дел осу­ществляется с целью наиболее рациональной организации хранения документов, которая обеспечивает быстрый поиск необходимых документов и информации.

Документы постоянного и временного сроков хранения группи­руются в дела отдельно. Например, следует хранить в различных де­лах оригиналы и копии документов, годовые и квартальные планы работы и так далее, поскольку эти документы имеют различные сро­ки хранения. В то же время допускается временная группировка в одном деле документов различных сроков хранения, если они отно­сятся к одному вопросу. По окончании календарного года и решения вопроса такие документы рекомендуется перегруппировать в само­стоятельные дела.

В дело включается только один экземпляр документа. Не вклю­чаются документы, подлежащие возврату, черновики, рабочие ва­рианты (проекты) документов, размноженные копии. Исключение составляют черновые и дублетные материалы, копии, которые име­ют резолюции, визы, пометки, являющиеся дополнением к основ­ному документу.

Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных, отраслевых стандар­тов ГСДОУ и других нормативных документов. Группировка докумен­тов в дела проводится согласно отметкам исполнителей на документах «вдело №..., дата и подпись исполнителя» — в соответствии с номенк­латурой дел. Недооформленные или неправильно оформленные доку­менты возвращают исполнителям на доработку.

Не допускается разобщение в делах запросов и ответов, подшив­ка сопроводительных писем без приложений или без отметок об их местонахождении, подшивка в дела документов, подлежащих возврату корреспондентам.

Сформированное дело должно содержать не более 250 листов, что составляет 4 см в толщину. Ограничений по минимальному объему дел не существует. При большом объеме документов, относящихся к одному делу, проводят их деление на самостоятельные тома, части или создают новые дела, систематизируя документы по хронологии, вопросному принципу.

Внутри дела документы располагаются в определенной последова­тельности. От выбранной последовательности расположения докумен­тов в деле зависит оперативность поиска необходимых документов, а также раскрытия хода и полноты решения вопросов. Обычно доку­менты внутри дела располагаются в хронологической последователь­ности, начиная от более ранних по датам документов и кончая более поздними датами. Документы могут быть расположены по порядко­вым номерам (приказы, распоряжения, протоколы, решения и др.), но и в этом случае сохраняется хронологическая последовательность решения вопросов. Это относится, например, к переписке, когда до­кумент-ответ подшивается в дело не по дате регистрации, а вслед за инициативным документом, или к приложениям, которые независи­мо от даты их утверждения или составления присоединяются к соот­ветствующим документам. Если приложение составляет 25 листов и более, то из него, как правило, формируется отдельный том, а в доку­менте делается об этом соответствующая отметка.

Документы могут располагаться и в алфавитной последователь­ности. В таком порядке, например, располагаются предложения, за­явления и жалобы граждан. В алфавитном порядке целесообразно группировать различные опросные анкеты, сводки, отчеты, поступа­ющие от подведомственных предприятий (в алфавитном порядке на­званий предприятий), и другие документы.

2. Группировка в дела отдельных категорий документов.

Распорядительные документы формируются в отдельные дела по названиям (приказы, распоряжения, указания, решения), которые уточняют авторской принадлежностью (приказы министерства, при­казы организации и т. д.). Приказы организации группируются в отдельные дела исходя из вопросной направленности, т. е. отдельно группируются приказы по основной деятельности, приказы по административно-хозяйственным вопросам, приказы по личному составу.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядитель­ными документами, как приложения к ним, группируются вместе с распорядительными документами. Если же при их утверждении рас­порядительные документы не издавались, то эти документы форми­руются в самостоятельные дела.

Поручения вышестоящих организаций и документы по их испол­нению группируются в дела по направлениям деятельности органи­зации.

Протоколы формируются в дела с учетом авторского признака (протоколы коллегии, протоколы совещания у директора, протоколы профсоюзного собрания и т. д.). Протоколы группируются, как пра­вило, вместе с документами, на основании которых они готовились (повестка дня, доклады, проекты решений и др.). Эти документы по­мещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов. При значительном объеме таких документов их формируют в отдельное дело по номерам протоколов и в последовательности решения вопросов.

Стенограммы заседаний, как правило, формируются в отдельные дела.

Утвержденные планы, отчеты, лимиты, титульные списки груп­пируются в дела отдельно от проектов этих документов и расчетов по ним. Плановые, отчетные документы хранятся в делах того года, к которому относятся по содержанию, независимо от времени состав­ления Перспективные планы относятся к начально­му году их действия, отчеты о выполнении перспективного плана — к последнему году действия плана.

Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группи­руются в самостоятельные дела и располагаются в алфавитном по­рядке по фамилиям.

Статистическая документация, образующаяся в управленческой деятельности, группируется самостоятельно или в одном деле с дру­гими документами поданному вопросу. Например, к отчету предпри­ятия по основной деятельности за 1999 г. будут прилагаться формы статистической отчетности, характеризующие деятельность данного предприятия по основной деятельности.

В личных делах документы группируются в следующей последо­вательности: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; заявление о приеме на работу, направление или представление; анкета (личный листок по учету кадров); автобиография; документы об образовании; выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении; дополнения к анкете (личному листку по учету кадров), справки и другие документы, относящиеся к данному лицу. Внутри перечисленных групп документы располагаются в хронологическом порядке.

Документная информация на машинных носителях данных, име­ющая долгосрочное значение, определяемое по соответствующим статьям Перечней на общих основаниях, также включается в номен­клатуру дел.

Основной единицей организации учета и хранения документной информации на машинных носителях данных является файл данных. В номенклатуре дел систематизация файлов должна соответствовать внутренней структуре базы данных. При внесении изменений в струк­туру базы данных, количество и содержание файлов соответствую­щие изменения должны найти отражение и в номенклатуре дел.

При значительном объеме документов на машинных носителях, образовавшихся в процессе электронного документирования, для их хранения организуется самостоятельное (или в составе действу­ющего архива) хранилище машиночитаемых (электронных) доку­ментов.

3.   Оформление обложки дела.

Дело считается заведенным после включения в папку для хране­ния первого исполненного документа. Одновременно оформляется обложка заведенного дела.

На обложку каждого заведенного дела выносятся следующие све­дения: название организации; название структурного подразделения организации, в котором оформилось дело; количество листов в деле; срок хранения дела. Большинство элементов описания дела обозна­чается на обложке в начале заведения дела, за исключением обозна­чения количества листов, которое проставляется на обложке после завершения дела.

Индекс дела проставляется в соответствии с номенклатурой дел. Индекс является адресом хранения дела, который является и поис­ковым признаком.

По аналогии с обложками бумажных документов оформляются и этикетки (вкладыши в упаковку) машиночитаемых документов.

Заключение

В связи с быстрыми и глобальными изменениями, произошедшими и происходящими в нашей стране и обществе, ростом и повышением научно-технического и организационно-экономического уровня неизмеримо возросла роль документационного богатства, четче определяются основные функции архивных и других информационных учреждений: хранение, необходимой обществу, ретроспективной информации и обеспечение пользователей этой информацией. С этой точки зрения информационный центр, библиотека или музей, как хранилища ретроспективной информации, мало отличаются от архива. С другой стороны, организация читальных и выставочных залов в архивных учреждениях и предоставление пользователям необходимой информации делает архивы похожими на информационные центры, библиотеки, музеи. Однако есть и принципиальные отличия архивов от других информационных учреждений. Архивы – это уникальные хранители "памяти человечества", государственные центры сосредоточения документальных памятников истории, науки и культуры.

В нашей стране насчитывается свыше 4 тыс. государственных архивов и тысячи ведомственных архивов, образующих разветвленную сеть. В других отраслях функционируют аналогичные документальные сети, в частности, информационная и библиотечная.

Обеспечение сохранности документов является научно-технической проблемой, включая вопросы научно-исследовательского, организационного и методического характера. Основное внимание архивные учреждения сосредоточили на повышении научного уровня, эффективности и качества работы, укреплении материально-технической базы, внедрении технических достижений в практику.

Список использованной литературы

1.                  Кузнецова Т.В. Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления). Учебник для ВУЗов – М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2000. – 216 с.

2.                  Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение. - М.: Изд-во «Норма», 2002.

3.                  Кирсанова М.М., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления: Учебное пособие для ВУЗов. 3-е изд., испр. и доп. – М.: Инфра–М, Новосибирск: Сибир. соглашение, 2000