Оперативное хранение и систематизация документов

Индекс дела проставляется в соответствии с номенклатурой дел. Индекс является адресом хранения дела и его поисковым признаком.

Оформление заголовков на обложках дел облегчается при наличии правильно составленных номенклатур дел. В этих случаях достаточно перенести заголовок и сроки хранения дел из номенклатуры на обложку. При отсутствии номенклатуры дел заголовок составляется по общим правилам для каждого дела.

По аналогии с архивным оформлением папок с бумажными документами должны оформляться и этикетки, вкладыши в упаковку машиночитаемых документов.

 

3.3.2 Дополнительная  подготовка дел для длительного  хранения

Завершенные дела, выполненные проекты, исполненные документы постоянного и долговременного - свыше 10 лет - хранения подлежат обязательному дополнительному оформлению описанию в специальных учетных формах в соответствии с требованием Архивной службы РФ.

Дела временного - до 10 лет включительно - срока хранения могут оформляться только частично по сравнению с предыдущей группой. Так, они могут храниться в папках с любым типом и материалом крепления, в них может не проводиться пересистематизация документов внутри дел, листы можно не нумеровать, а заверительные записи не составлять.

Дела постоянного или долговременного хранения, а также конфиденциальные и по личному составу должны быть полностью оформлены с выполнением всех названных правил. Основные задачи, которые ставятся при этом:

• максимально возможное обеспечение прочности и гибкости переплета, позволяющего при необходимости скопировать документы, не вынимая их из подшивки, или изъять один или несколько листов из подшитого дела на время, например для реставрации, а может быть и безвозвратно, в случае его переформирования, без нанесения повреждений другим листам дела;
• обеспечение учета количества листов в каждом деле и возможности проверки полноты дела после каждого обращения к нему;
• создание справочного аппарата к документам, включенным в одну единицу хранения, для быстроты поиска и нанесения при этом документам минимального ущерба при перелистывании.

В соответствии с этими требованиями документы постоянного хранения, составляющие дело подшиваются на 4 прокола в твердую установленную государственным стандартом обложку.

Особо ценные документы во избежание их физической порчи целесообразно (и разрешается) хранить в закрытых твердых папках с тремя клапанами и в специальных картонных футялрах.

Поскольку на хранение документы передаются на тех носителях, на которых они разработаны - бумажных (стандартного А5-АЗ формата и крупноформатных), пленочных, магнитных и др., для каждого носителя применяется свой вариант упаковки. Однако большинство документов, имеющих постоянный или длительный срок хранения, оформляется на бумаге стандартных форматов.

При обработке документов постоянного и длительного хранения все металлические крепления во избежание появления ржавчины обязательно удаляются. Личные документы (трудовые книжки, дипломы, удостоверения и т.д.), фотографии и другие документы, неудобные для подшивки (плотный носитель, отсутствие полей), вкладываются в заранее вшитые в дело чистые конверты.

 

3.3.3 Внутренние  описи

В конце дела подшивается специальный бланк или чистый лист формата А4 для заверительной записи, а в начале дела, перед собственно документами, - листы внутренней описи документов дела, если она для данного дела необходима.

Внутренние описи необходимы в том случае, если заголовки дел не раскрывают конкретное содержание документов, например «Приказы по основной деятельности». А также для специфичной документации - личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий и т.д.

Внутренняя опись должна содержать сведения о порядковых номерах документов в данной единице хранения (описываемом деле), их делопроизводственных индексах, датах создания, заголовках и номерах листов по внутренней нумерации дела, на которых расположен каждый документ.

К внутренней описи, имеющей форму таблицы, составляется итоговая запись об общем количестве включенных в нее документов и количестве листов самой внутренней описи. Если дело уже переплетено или подшито, то заверенная составителем внутренняя опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела. При внесении изменений в состав дела: изъятии документов, копировании, замене оригинала на копию - эти изменения отражаются в последней резервной графе «Приложения» со ссылкой на соответствующий акт. При добавлении документов в дело внутренняя опись пересоставляется или дополняется с пересоставлением итоговой записи. По тому же принципу оформляются и внутренние описи для документов на других видах носителей информации.

 

3.3.4 Нумерация  листов в деле

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов внутренней описи и заверительной записи, нумеруются развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу черным карандашом. Фотографии, диаграммы и другие иллюстрированные документы, представляющие самостоятельный лист, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, билетами, фотографиями и другими включениями) нумеруется как один лист. При нумерации конвертов с вложениями сначала нумеруется конверт, а затем очередными номерами каждое вложение в конверт. Чистые листы не нумеруются, так как не несут информации. Листы внутренней описи имеют самостоятельную нумерацию и не включаются в общее количество листов в деле вызываются через плюс.

 

3.3.5 Заверительная  запись

На любую пронумерованную единицу хранения составляется итоговый лист-заверитель (заверительная запись). В книгах, журналах их заверение может быть оформлено на обороте последнего чистого листа, в картотеках - на чистой карточке, помещаемой последней. Если в дело уже подшит лист с заверительной записью, то его приклеивают за верхнюю часть к внутренней стороне обложки. Запрещается составлять заверительную запись на обороте документов и на самой обложке. При хранении документов без подшивки лист с заверительной записью вкладывается в упаковку.

В листе - заверителе дела должны отмечаться следующие особенности нумерации дела:

• литерные (25а, 256) и пропущенные номера листов;
• номера листов с наклеенными документами;
• номера листов с конвертами и вложений в них;
• номера крупноформатных листов, карт, рисунков, планов и т.д. в том случае, если это исключения из общего состава документов дела.

Все последующие изменения в составе и состоянии дела, как то: повреждения, замена подлинных документов копиями, включение новых документов - отражаются в заверительной записи со ссылкой на соответствующий акт выдачи подлинника. В заверительную запись отдельной строкой вносятся все последующие проверки наличия и состояния дела, которые проводятся регулярно, а также при каждой выдаче дела для использования. При полном реформировании дела оно перенумеруется. При перенумерации старые номера зачеркиваются, а не стираются, а заверительная запись пересоставляется.

 

3.3.6 Оформление  обложки дела

На обложке дел постоянного и долговременного хранения в соответствии с государственным стандартом ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования» должны быть указаны:

• наименование организации и ее подчиненность на период создания документа включенных в дело;
• наименование структурного подразделения или направления деятельности в зависимости от структуры описи дел;
• делопроизводственный индекс дела по номенклатуре дел;
• номер дела по годовому разделу описи дел;
• заголовок дела;
• дата или крайние даты первого и последнего по датам документов дела;
• количество листов в деле;
• срок хранения дела или запись «Хранить постоянно»;
• архивный шифр дела, сначала карандашом, а после утверждения описей – чернилами.

При сдаче в дальнейшем документов на хранение в государственный архив на обложке вверху должно быть предусмотрено место для наименования государственного архива, кодов Госархива и организации фондообразователя.

 

 

4 Архивное хранение  документов

 

4.1 Развитие архивного  дела в России

 

С появлением к XVI в. системы государственных учреждений создавалась и система хранения документов, их учета и правил использования. Согласно Судебнику 1550 г. у старост, сотских, десятских создавались хранилища документов по имущественному положению и повинностям посадских людей.

16 июля 1712 г. был создан  Московский сенатский архив - первый архив ведомства. С 1720г. во всех организациях формируются обязательные структурные единицы - архивы, вводится обязательная передача документов на архивное хранение не позднее чем по истечении 3 лет; вводится и новая должность - архивариус.

Но только 1 июня 1918 г. в соответствии с декретом «О реорганизации и централизации архивного дела в РСФСР» был создан Единый государственный архивный фонд (ЕГАФ). Для управления ЕГАФ был также определен правительственный орган - Главное управление архивным делом.

С образованием в 1929 г. центральных органов управления архивным делом СССР республиканское архивное ведомство в Российской Федерации было ликвидировано и восстановлено в 1971 г.

После прекращения существования Союза ССР 6 июня 1992 г. государствами – участниками Содружества Независимых Государств было заключено Соглашение о правопреемстве в отношении государственных архивов бывшего Союза ССР. В соответствии с принятым документом прекратило существование Главное архивное управление при Совете министров, а все бывшие центральные государственные архивы СССР вошли в состав федеральных государственных архивов России.

В соответствии с Положением от 28 декабря 1998 г. Государственная Федеральная архивная служба России (Росархив) «является федеральным органом исполнительной власти, находящимся в ведении Правительства Российской Федерации, осуществляющим государственную политику в области архивного дела».

В систему Росархива входят в настоящее время федеральные государственные архивы, научные учреждения, реставрационные мастерские и другие организации, подчиненные непосредственно Росархиву, а также органы управления архивным делом республик, краев, областей, городов федерального значения, автономных образований и подведомственные им архивы.

Сеть государственных архивов в настоящее время состоит из:

• центральных государственных архивов субъектов Федерации;
• краев, областей;
• автономных округов;
• архивов городов федерального значения - Москвы и Санкт-Петербурга;
• районных и городских архивов;
• муниципальных архивов.

Федеральная архивная служба России через территориальные архивные органы и государственные архивы имеет право получать от организаций независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности необходимые материалы о работе их архивов и об организации документов в делопроизводстве. Создание тайных (неучтенных) архивов в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации запрещено.

Среди других задач Росархива и всей архивной службы:

• координация деятельности федеральных органов государственной власти в области архивного дела и документационного обеспечения управления;
• определение как госучреждений - источников комплектования, так и видов документ, подлежащих включению в состав Архивного фонда РФ;
• ведение централизованного учета документов Архивного фонда;
• осуществление контроля за сохранностью и использованием этих документов;
• организационно-методическое руководство и контроль за работой ведомственных архивов, организацией документов в текущей работе по документационному обеспечению управления.

 

4.2 Обеспечение  сохранности документов

Дела кратковременного (до 10 лет), долговременного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения должны быть сохранены в организации:

• до завершения установленного срока и выделения их к уничтожению;
• до сдачи дел на государственное хранение;
• до ликвидации организации.

В течение всего установленного срока хранения должны обеспечиваться не только учет документов, но и их физическая сохранность и использование. Это предъявляет определенные требования к обработке самих дел и оборудованию архивохранилищ. Документы архива подразделяются на документы общего и обособленного хранения, на бумажной и пленочной основе. В состав последних включают не только пленки для фото, видео- и фонозаписей, но и другие компьютерные носители информации, еще не оформившиеся в самостоятельную группу.

 

4.2.1 Электронные  документы в архивах

Срок хранения документной информации на компьютерных носителях данных определяется на общих основаниях по соответствующим статьям перечней. Согласно принципам архивного дела документ должен храниться на том носителе информации, на котором он был создан. Поэтому хранение офисных документов на компьютерных носителях не запрещено, но и не приветствуется в силу объективных причин.