Оперативное хранение и систематизация документов

Архивные справки, выписки и копии, а также подлинные документы выдаются заявителям или их доверенным лицам на руки под расписку по предъявлении паспорта или другого документа, удостоверяющего личность. Доверенные лица при получении подлинного личного документа должны предъявить специально заверенную доверенность.

Получатель архивной справки или подлинного личного документа должен расписаться на копии справки или на обороте копии личного документа, остающейся в архиве, указывая в расписке свои паспортные данные: серию, номер, дату и организацию, его выдавшую. При получении трудовой книжки, трудового или послужного списка получатель расписывается на обороте заявления, подававшегося в архив.

Если заявитель не может явиться лично для получения документов или прислать за доверенное лицо, то допускается отправление архивных справок на адрес заявителя простыми письмами, а подлинных документов - ценными.

Если при наведении справок обнаружатся сведения, из-за которых справку нельзя выдать на руки, например о привлечении к уголовной ответственности, о судимости, лишении прав гражданства и восстановлении в них, нетрудовых имущественных правах и нетрудовой деятельности и т.д., то их архивные копии, выписки и справки высылаются в адрес заинтересованного учреждения, а заявителю сообщается, куда они направлены.

При дополнительном заверении в Архивной службе РФ полученных архивных справок, копий и выписок специальным штампом -Апостилем в соответствии с Гаагской конвенцией от 5 октября 1961 г. выданные в России архивные справки и копии имеют юридическую силу и за рубежом.

В том случае, если запрос не соответствует профилю организации, а также при отсутствии в ее архиве документов, необходимых для подтверждения запрашиваемых сведений, составляется официальное письмо с объяснением причин отсутствия документов и рекомендаций о возжном адресе поиска. Сведения об отсутствии документов вследствие их гибели или утраты также заверяются печатью организации.

 

4.3.4 Выдача из  хранилищ архивных дел на руки

Достаточно распространенной формой использования документов архивного фонда организаций касается непосредственное предоставление документов для их изучения. В зависимости от вида архива и его технической оснащенности дела и другие единицы хранения выдаются для работы в оборудованный при архиве читальный зал или во временное пользование. Отдельнные документы из подшитых и обработанных дел не выдаются.

Вопрос о допуске сотрудников к работе с документами архива своего учреждения решается руководством в соответствии с инструкцией по ДОУ.

Допуск для работы в архиве сотрудников других организаций и частных лиц дает руководитель на основании письменного ходатайства организаций, действительного, как правило, в течение 1 года. Выписки и копии, сделанные посетителями при изучении документов, могут быть проверены работниками архива на предмет их соответствия теме исследования и оригиналам.

При отсутствии читального зала в случае производственной необходимости документы в составе дел (единиц хранения) могут быть выданы во временное пользование. Правилами установлены следующие сроки нахождения дел во временном пользовании:

• 10 дней для работников организации, в состав которой входит архив;
• 3 месяца для работников других организаций.

Продление срока работы с документами должно быть оформлено в установленном порядке.

Выдача дел во временное пользование в сторонние организации оформляется типовой формой Акта о выдаче дел во временное пользование, скрепляемой подписями руководителей и печатями передающей дела организацией и получателя.

Выдача дел сотрудникам фиксируется в архиве в карточке или журнале и оформляется распиской получателя. На место выданного из архивохранилища дела подкладывается карта-заместитель с указанием, какое дело, когда и до какого срока выдано.

Состояние дел, возвращаемых в архив после использования, должно быть проверено в присутствии лиц, возвращающих документы, так как пользователи несут ответственность за сохранность и состояние дел (единиц хранения), с которыми они работали. Результаты проверки фиксируются в листе - заверителе единицы хранения и в документах, оформленных при выдаче дел. При обнаружении недостачи дел, документов или отдельных листов она должна быть зафиксирована, так как на этом основании должен решаться вопрос о привлечении виновных к ответственности.

 

4.3.5 Другие виды  использования архивных фондов  рганизаций

Состав научно-справочного аппарата конкретного архива определяется видом архива, составом и содержанием хранящихся в нем документов, видами носителей информации, характером и задачами поиска и интенсивностью использования документов.

На основе материалов архива могут готовиться тематические подборки копий документов (альбомы, плакаты, диаграммы, слайды, фотографии и т.д.) для оформления стендов, выставок, музеев фирмы, мультимедийных презентационных продуктов, фирменных страниц в информационных сетях. По материалам архивных документов готовятся печатные документы, радио- и телепередачи. При этом тексты статей и других материалов должны содержать поисковые сведения (ссылки на использованные документы), a авторы передач несут ответственность за интерпретацию архивных документов.

В связи со знаменательными событиями, юбилеями, презентациями, участием в выставках государственные, ведомственные архивы, архивы частных фирм проводят самостоятельно или в сотрудничестве с другими заинтересованными подразделениями и организациями культурно-просветительскую работу: издают тематические книжные, аудио-, видео- сборники документов самостоятельно или по соглашению с заинтересованными, в том числе и зарубежными, организациями на творческой и (или) коммерческой основе.

Изготовление копий с документов не социального характера может быть платной услугой архива наряду с:

• исполнением запросов генеалогического, историко-биографического, тематического характера;
• тематическим выявлением документов;
• расшифровкой трудночитаемых текстов, переводом текстов документов с языка оригинала;
• составлением комментариев к документам, атрибутированием фотографий (уточнение изображений);
• проведением выставок, бесед, лекций по тематике хранимых документов и др.

При этом, как правило, копирование архивных документов в размере до 10% от обычного объема фонда может проводиться по разрешению сотрудников архива, увеличение объема копирования должно быть согласовано с руководством, а по научно-технической документации - с ее авторами (разработчиками).

 

Размещено на Allbest.ru

СОДЕРЖАНИЕ

- В в е д е н и е - ………………………………………………………………………..3

Глава 1. Номенклатура дел 

1. Нормативная база…………………………………………………………4

1.2.  Понятие и виды  номенклатуры дел……………………………………..7  

1. Общие требования к  составлению номенклатуры дел………………..10

Глава 2. Систематизация докуменᴛᴏʙ

2.1. Принципы систематизации докуменᴛᴏʙ………………………………...15

2.2. Этапы разработки номенклатуры дел…………………………………...15

Заключение…………………………………………………………………….20

Список использованной литературы………………………………………...21

Приложение…………………………………………………………………...22

ВВЕДЕНИЕ

В деятельности любой организации (учреждения) оформляется большое количество докуменᴛᴏʙ, в которых закреплены решения руководства, отражены отношения с вышестоящими, подчиненными и другими организациями. 
После того как в управленческой деятельности была использована информация, содержащаяся в документах, она становится памятью организации (учреждения), надобность в которой может возникнуть снова через определенное время. Для того чтобы быстро найти необходимый документ среди множества других, их необходимо правильно систематизировать, то есть группировать их в дела с разными сроками хᴘẚʜᴇния.Основным видом работы, обеспечивающим систематизацию докуменᴛᴏʙ в делопроизводстве, является составление номенклатуры дел.

Составление номенклатуры дел является непростой задачей, требующей определенной квалификации сотрудников и нормативно-методической базы, отвечающей требованиям времени. Поэтому качественная номенклатура во многом определяет успешность всей деятельности по документационному обеспечению учреждения.

ГЛАВА 1. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

1.1. Нормативная  база

Выдержка из ГСДОУ. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения

«…

3.2.5. Составление номенклатур дел

3.2.5.1. Номенклатура   дел   -  систематизированный  перечень заголовков дел,  заводимых в организации,  с указанием  сроков  их хᴘẚʜᴇния, оформленный  в  установленном порядке.  Номенклатура дел составляется в  целях  обоснованного  распределения  докуменᴛᴏʙ  и формирования дел,  обеспечения поиска докуменᴛᴏʙ и учета дел.  Она является классификационным   справочником   и   используется   при построении информационно-поисковой системы.

3.2.5.2. Различают  три   вида   номенклатур   дел:   типовая, примерная и номенклатура дел организации. Типовая номенклатура  дел  составляется  для   однородных   по характеру деятельности и структуре организаций.  Она устанавливает типовой состав дел  с  единой  системой  индексации  в  отрасли  и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав  дел для организаций,  однородных по характеру деятельности,  но разных по структуре,  с указанием их  индекса  и  носит  рекомендательный  характер.

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются  службами документационного обеспечения   миʜᴎϲтерств   и  ведомств  СССР  и союзных республик,   утверждаются   их    руководителями. Перед утверждением типовые  и примерные номенклатуры дел согласовываются с ЦЭК  (ЭК)  миʜᴎϲтерства  (ведомства)  или  организации,  имеющих подведомственную сеть,   на   которую   распространяется   типовая (примерная) номенклатура дел.  Затем они подлежат  согласованию  с  организациями государственной архивной службы.

3.2.5.3. Номенклатура  дел  организации  составляется  службой документационного обеспечения    на    основе    номенклатур   дел структурных     подразделений    и    общественных     организаций.

Номенклатура дел организации,  предварительно согласованная  с центральной экспертной комиссией  организации (ЦЭК, ЭК), согласовывается  с  экспертно-проверочной   комиссией   (ЭПК) государственного архива,     куда     документы    поступают    на государственное хᴘẚʜᴇние, и утверждается руководителем организации.

Организации, не сдающие документы на государственное хᴘẚʜᴇние, номенклатуру дел   согласовывают  с  ЦЭК  и  экспертной  комиссией вышестоящей организации. При составлении    номенклатуры    следует   руководствоваться типовыми и   примерными    номенклатурами    дел,    типовыми    и ведомственными перечнями   со  сроками  хᴘẚʜᴇния,

"Основными правилами работы  ведомственных архивов" (1986 г.).

3.2.5.4 
 
. В   номенклатуру   дел   включаются   заголовки  дел, отражающие все документируемые участки работы организации,  в  том числе справочные   и   контрольные  картотеки,  личные  дела, номенклатура дел,   документы,   образующиеся    в    деятельности вычислительного центра.

Каждое дело,  включенное в номенклатуру,  должно иметь индекс.

Индекс дела  состоит  из  индекса  структурного  подразделения (по классификатору структурных  подразделений)  и  порядкового  номера дела в пределах подразделения. При наличии в деле нескольких томов (частей),  индекс  проставляется  на  каждом  томе  с  добавлением

"т. 1", "т. 2" и т.д.

Личные   дела   вносятся  в  номенклатуру  дел  под  общим

заголовком и единым индексом.

3.2.5.5. Номенклатура  дел  в  организации   составляется   по установленным нормам,    печатается   в   необходимом   количестве экземпляров. Первый   экземпляр   номенклатуры   дел   организации хранится в  службе  ДОУ,  второй  -  используется  в  службе ДОУ в качестве рабочего,  третий - используется в  ведомственном  архиве организации, четвертый  -  в  государственном  архиве,  с  которым согласовывалась номенклатура дел и  куда  документы  поступают  на постоянное хᴘẚʜᴇние.

Номенклатура дел пересоставляется и согласовывается  заново  в случае коренных  изменений функций и структуры организации,  но не реже одного  раза   в   пять   лет.   Ежегодно   она   уточняется, перепечатывается с   соответствующими   поправками,   утверждается руководителем организации  и  вводится  в  действие  с  1   января следующего года.

3.2.5.6 
 
. В  течение  года  в  утвержденную  номенклатуру   дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.д. По окончании года в нее вносятся итоговые  сведения  о  категориях  и количестве заведенных   дел.   Итоговая  запись  номенклатуры  дел организации составляется на базе  итоговых  записей  номенклатур дел структурных подразделений.

…»

1.2. Понятие  и виды номенклатуры дел

Порядок систематизации докуменᴛᴏʙ закрепляется в номенклатуре дел, которая используется при формировании дел, проведении экспертизы их ценности, передачи на архивное хᴘẚʜᴇние, и является обязательным документом для любой организации.