План 

 

       ВВЕДЕНИЕ 

      Совершенствование системы управления общественным производством  – всегда в центре внимания нашего государства. Достаточно напомнить, что современное производство характеризуется высокими темпами научно-технического прогресса. Увеличиваются его масштабы, усложняются хозяйственные связи. Все это требует постоянного улучшения деятельности аппарата управления, совершенствования его структуры, повышения технической оснащенности управленческого труда.

      Эффективная деятельность аппарата управления неразрывно связана с правильной организацией работы с документами. Практически  ни одна технологическая функция управления, связанная с информационными источниками, подготовкой и принятием решений, не обходится без документирования – процесса создания, исполнения и оформления документов.

      С документацией связана деятельность всех работников аппарата управления: от технических исполнителей до руководителей всех звеньев. Одни создают документы, другие обеспечивают их оформление и передачу, третьи – руководствуются этими документами и на их основе принимают решения.

      По  данным Главного архивного управления ежегодно из учреждений и организаций в архивы поступает 60 миллиардов документов. С каждым документом в аппарате проводится большая работа по составлению, перепечатке, считке, учету (регистрации), сортировке, хранению, поиску, переработке содержащейся информации (различные виды вычислений и т.п.), копированию, переносу сведений, транспортировке внутри и вне аппарата, по получению и передаче различных данных и т.д.

      Понятие «документ» определено Государственным  стандартом РФ на терминологию делопроизводства и архивного дела. Оно обязательно для применения в документации всех видов: в учебниках, учебных пособиях, технической и справочной литературе.

      Документ  – средство закрепления различным  способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Таким образом, понятие «документ» производно от понимания информации как сведений. Сведения содержат информацию о каких-то событиях, которые они отражают.

      В повседневной работе предприятий создаются документы по различным вопросам производственной, хозяйственной, финансовой и общественной деятельности. Это приказы, решения, письма, акты, договоры, протоколы, заявления, телеграммы, справки и др. Документы, которые составляются на предприятиях, принято называть корреспонденцией.

      Совокупность  работ, связанных с созданием  документов, их регистрацией, классификацией, движением, учетом и хранением, называется делопроизводством.

      От  правильной организации делопроизводства во многом зависит успех работы предприятия. Делопроизводство на предприятиях и в учреждениях ведется на основе Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), основные положения которой утверждены Постановлением Государственного комитета Совета Министров РК.

      Единая  государственная система делопроизводства помогает избежать излишеств и дублирования в работе, так как в ней сформулированы единые требования и рекомендации по вопросам подготовки документов, организации документооборота, учета и поиска информации, осуществления контроля за использованием документов и группировки их в дела.

      Научная организация делопроизводства и  культура его ведения положительно влияют на всю хозяйственную деятельность предприятия. Делопроизводство должно быть простым и оперативным. В нем не может быть места волоките и бюрократизму.

      В современных условиях основная задача – обеспечить дальнейшее развитие и повышение эффективности автоматизированных систем управления и вычислительных центров, последовательно объединяя их в общегосударственную систему сбора и обработки информации; расширить производство и применение средств оргтехники для рационализации делопроизводства и улучшения организации управленческого труда.

      Решение этой задачи должно обязательно сочетаться с упорядочением информационной базы, совершенствованием документационных процессов. Наибольшая эффективность от использования электронно-вычислительной техники может быть достигнута при упорядочении всей исходной информации, массовым носителем которой является документация.

      Повышение эффективности управления производством неотделимо от совершенствования документационных процессов на всех уровнях управления, рационализации документооборота и научной организации делопроизводства.

      В нашей стране делопроизводством  занимаются более 130 тысяч секретарей и 535 тысяч делопроизводителей. Делопроизводственные функции выполняют также бухгалтеры, экономисты, инспектора по кадрам. Естественно, знание основ системы документирования, умение организовать делопроизводство сегодня требуется от руководителей и специалистов.

 

      1. Классификация документов

 

      Документирование  управленческой деятельности заключается  в фиксации различными способами (по установленным формам) соответствующей информации, т.е. в создании документов. Документы необходимы для того, чтобы в течение определенного времени можно было пользоваться необходимой управленческой информацией для самых разных целей.

      Комплекс  документов определяется:

• кругом вопросов, решаемых организацией в процессе своей деятельности;
• порядком разрешения вопросов (на основе коллегиальности или единоначалия);
• объемом и характером внешних связей.

      Любой управленческий документ должен отвечать следующим требованиям:

• должен быть составлен по установленной форме, а в ряде случаев соответствовать стандартам;
• должен издаваться соответствующим компетентным органом или должностным лицом, а равно и лицами, которым такое право предоставляется законом или соответствующим директивным указанием;
• документ всегда издается во исполнение норм права и не должен противоречить им.

      Деловые документы способствуют правильной организации учета и планирования, а также сохранности собственности. Все документы на предприятиях по средствам фиксации можно подразделить на следующие группы.

      Письменные  – документы рукописные и машинописные, а также изготовленные на множительных аппаратах и изданные типографским способом. В общем документообороте они составляют примерно 95% всех документов.

      Графические – чертежи, схемы, планы, карты, графики, рисунки и т. п. Большое преимущество этих документов в том, что они наглядны и доступны для любого специалиста, не владеющего иностранным языком. Поэтому они находят все большее применение в народном хозяйстве.

      Фотокинодокументы – разновидность документов, которые дают возможность запечатлеть те объекты или процессы, фиксация которых с помощью других средств была бы затруднительной, а иногда и невозможной. В отличие от фотодокументов, дающих статическое представление об объекте или процессе, кинодокументы позволяют увидеть эти же самые объекты или процессы в их динамике.

      Фонодокументы – документы, которые в настоящее время широко применяются. К ним относится фонограмма – новое прогрессирующее средство фиксации.

      Независимо  от средств фиксации все документы  по видам деятельности принято разделять на три большие группы.

      Организационно-распорядительные документы имеют исключительно важное значение. В них отражены вопросы общего руководства предприятием и его производственной деятельности. Эти документы составляются работниками всех подразделений предприятия. Документы по организации учета и отчетности составляют непосредственно работники отдела учета.

      Документы по финансово-расчетным операциям составляют в основном работники финансового отдела и бухгалтерии. Правильно составленные документы по финансово-расчетным операциям способствуют рациональному использованию денежных средств.

      Документы по снабжению и сбыту составляют преимущественно работники планового отдела, отделов материально-технического снабжения и сбыта, а также работники учета.

      Документы классифицируют и по наименованиям. Однако изучать документацию предприятий лучше не по наименованиям, потому что структура, и особенно их содержание, несмотря на общие наименования, может быть различной.

      По  месту составления документы  подразделяются на внутренние, составленные работниками данного предприятия, и внешние, поступающие от других предприятий и лиц.

      По  содержанию документы делят на простые, содержание которых посвящено одному вопросу, и сложные, содержание которых охватывает несколько вопросов.

      По  форме документы бывают: индивидуальные – содержание каждого документа имеет свои особенности, например докладная записка; трафаретные – часть документа отпечатана, а часть вписывается при составлении (документы такой формы увеличивают производительность и освобождают работников от однообразного и непроизводительного труда); типовые, созданные для группы однородных предприятий, например, правила внутреннего трудового распорядка.

      Как правило, все типовые и трафаретные  документы печатают на множительных аппаратах или типографским способом. Многие из таких форм предварительно утверждаются вышестоящими организациями и являются обязательными.

      По  срокам исполнения документы подразделяются на срочные, требующие исполнения в определенный срок, установленный законом, инструкцией, приказом, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен. Однако для несрочных документов на предприятиях также существуют определенные сроки: сутки – для телеграмм и три–пять дней – для корреспонденции.

      По  происхождению документы принято  делить на служебные, затрагивающие интересы предприятия, цеха, отдела, группы работников, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными.

      По  назначению документы могут быть представлены в виде подлинников, копий, выписок, дубликатов.

      Подлинник – это документ, составленный в первый раз, подписанный и надлежащим образом оформленный.

      Копия – это повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «Копия»), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. При отправке подлинника предприятиям или отдельным лицам копию обязательно оставляют в делах предприятия-отправителя. Этот вид копий на практике получил название «отпуск». О выдаче копий делается отметка на подлиннике: «Копия верна».

      Копии служебных документов, требующие  особого удостоверения, а также копии документов личных имущественных и неимущественных прав граждан должны обязательно иметь подпись руководителя и печать предприятия.

      Иногда  для работы требуется выписка из определенных разделов подлинного документа. При оформлении выписки необходимо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью.

      Предприятиям  предоставлено право при утере  владельцем подлинного документа выдать ему дубликат (с пометкой «Дубликат»), имеющий одинаковую силу с подлинником.

      С точки зрения юридической силы, документы  классифицируются на подлинные, которые выдаются уполномоченными работниками предприятия с соблюдением всех правил, и подложные, содержание или реквизиты которых не соответствуют действительности. Подлинные документы, составленные по установленной или произвольной форме, могут быть действительными, т.е. имеющими в данное время юридическую силу, и недействительными, т.е. утратившими юридическую силу (например, договор, срок действия которого истёк).

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      Рис. 1. Схема классификации документов