Назначение свойства управленческого документа

      Отдельные реквизиты являются обязательными для каждого документа независимо от его вида. Отсутствие реквизитов в документе лишает его юридической силы. К обязательным реквизитам относятся постоянные реквизиты, входящие в состав бланка документа. Эти реквизиты заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографным способом и образуют официальный (фирменный) бланк документа. ГОСТ устанавливает 3 вида служебных бланков для организационно-распорядительных документов:

• общий бланк
• бланк письма
• бланк конкретного вида документа.

      Общий бланк используется при изготовлении любых документов кроме писем. Такой бланк включает наименование организации, к которому добавляется герб, эмблема, наименование вышестоящих организаций. Особое выделение письма как вида документа и разработка специального бланка для писем связано со спецификой письма предназначенного для отправки в другие организации.

      Другие  виды ОРД являются, как правило, внутренними  документами и не требуют адресной информации.

      Бланк для писем включает реквизиты  «Наименование организации», «Справочные  данные организации», «Код организации». В бланке для писем обозначаются места для расположения реквизитов «Дата документа», «Регистрационный номер», «Ссылка на дау и регистрационный номер документа». Бланк для писем может содержать изображение герба и эмблемы, наименование вышестоящей организации.

      Бланк конкретного вида документа включает реквизиты «Наименование организации», «Наименование вида документа», «Место составления или издания документа». Бланк конкретного вида документа может содержать знак герба или эмблемы, наименование вышестоящей организации и код формы документа по ОКОД.

      Организации субъектов РФ, как правило, используют в качестве государственного языка не только русский, но и национальный язык, поэтому бланки этих организаций оформляются на двух языках. На них печатают следующие реквизиты бланка: «Наименование предприятия», «Справочные данные об организации», «Место составления или издания документа». Если правом подписи документа обладает не только руководитель организации, но и руководители структурных организаций, а также должностные лица, то организация может иметь бланки структурных подразделений и должностных лиц. При изготовлении служебных бланков используют 2 основных формата бумаги А4 (210 мм; 294 мм) и А5 (147 мм; 210 мм). Допускается использование бланков формата А3 и А6.

       Заключение 

      Документоведение  в различных источниках рассматривается  как научная дисциплина, изучающая закономерность документоведение и разрабатывающая теоретические и методические вопросы документационного обеспечения общества.

      Документоведение  в ряде случаев вызывает теорией  делопроизводства. Понятие «документ» теснейшим образом связан с информацией, поскольку документ является ее основным носителем.

      Крупный советский документовед К.Г. Митяев в своих работах отмечал, что в широком смысле понятия «документ» обозначает все то, что является документальным, т.е. основанным на отражении объективной действительности запечатлением, фиксацией, регистрацией фактов, событий, явлений при помощи письма, изображения, звукозаписи.

      Автор книги «Основы информатики» А.И. Михайлов, А.И. Черный, Р.С. Гильяревский полагают, что «в широком смысле документами можно считать не только надписи, рукописи и печатные издания, но и произведения искусства, музейные экспонаты минерального, ботанического, зоологического или антропологического характера. Документом признается любой материальный объект, который фиксирует или подтверждает какие – либо знания и может быть включен в определенное собрание.

      Ссылаясь  на многие источники, можно назвать  виды документов; письменные, исторические, архивные, печатные, документы, имеющие  юридическое значение (акт ревизии, свидетельство о рождении, диплом об образовании), служебные (заключение должностного лица, письменный доклад, донесение, служебное письмо).

       Список литературы 

1. ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Издательство стандартов. 1997.
2. Изменение № 1 ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» с датой введения с 1 апреля 2000 года.
3. ГОСТ 6.10.4-84 Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения. – М.: Издательство стандартов, 1984.
4. ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Издательство стандартов, 1983.
5. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения: Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М.: ВНИИДАД, 1991.
6. Белов А.Н., Белов В.Н. Корреспонденция и делопроизводство. – М.: Лёгкая и пищевая промышленность, 1999. – 168 с.
7. Бондырева Т.Н. Секретарское дело. – М.: Высшая школа, 2002. – 384 с.
8. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2001. – 256 с.
9. Кузнецова А.Н., Вагенгейм Р.Н. Обучение секретарскому делу. – М.: Высшая школа, 1989. – 240 с.
10. Кузнецова А.Н. Машинопись и делопроизводство. – М.: Изд-во ДОСААФ, 1993. – 224 с.
11. Общероссийский классификатор управленческой документации. – М., Издательство стандартов, 1994.