Федеральное государственное  образовательное  учреждение

высшего профессионального образования

«Челябинская  государственная  академия культуры и  искусств»

Институт  документальных коммуникаций

Факультет книжного бизнеса, документоведения и  музееведения

Кафедра документоведения и музееведения 
 
 

Курсовая  работа

по курсу  «Документоведение» 
 

Информационные  свойства документа 
 
 

     УСТЬ-КАТАВ 2010

     ОГЛАВЛЕНИЕ

 

Введение 

     Документ  — сложный объект, представляющий собой единство информации и материального (вещественного) носителя. Выяснить его  сущность — это задача, которая решается с помощью системного подхода — методологического направления в науке, ставящего своей задачей разработку средств, методов исследования сложноорганизованных объектов — систем (греч. sistema — целое, составленное из частей, соединение).

     Документ  представляет собой систему —  множество закономерно связанных  друг с другом элементов и частей как определенное целостное образование, единство. Элемент — предельная единица деления документа. Совокупность однородных элементов, выполняющих  необходимую для существования системы функцию, называется подсистемой. Если в системе имеется несколько подсистем, то вся система становится сложной.

     Понятие системы относительно, как и понятие  элемента. Если системой считать документ как таковой, то его сущностными подсистемами будут информационная и материальная (вещественная, субстанциональная) составляющие, а также конструктивные элементы документа (титульный лист, обложка, переплет, форзац и т.п.), объединенные в сложное целое. Подсистемой документа может выступать и текст, состоящий из глав, параграфов, абзацев. В качестве элементов документа выступают заглавие, предисловие, колонтитул, переплет, форзац и т.п. Документ как целое — это единство составляющих его элементов и подсистем, суперсистема по отношению к ним. С точки зрения совокупности документов, собранных в фондах органов информации, библиотек, архивов, книжных магазинов и др. (в зависимости от масштабов системы) документ становится подсистемой или даже элементом.

     Изучение  документа как системы состоит в выявлении его элементов, подсистем и связей между ними, т.е. в изучении его структуры. Устанавливаются признаки и параметры, характеризующие документ как систему. Определяются функции, выполняемые элементами, подсистемами внутри и вовне этой системы, ее свойства, т.е. качественные отличия, обусловливающие относительную самостоятельность, устойчивость и стабильность данной системы, пригодность документа для использования в социальной коммуникации.

     При системном подходе изучаемый  документ рассматривается как часть более крупной системы социальных коммуникаций. Поэтому прежде всего важно выяснить, частью какой более общей системы (целого) является в данном случае документ. Именно этим определяются его возможности, задаются цели существования, функции, выполняемые в обществе, закономерности функционирования.

     Документ  представляет собой относительно самостоятельную  систему благодаря наличию собственных  признаков и свойств, обусловливающих  его различие и сходство с другими  материальными объектами. Признак  отражает внешнюю примету, по которой (чаще — совокупности которых) можно отнести наблюдаемый объект к документу. В отличие от него свойство отражает качественное, т.е. внутренне присущее документу отличие. Документ характеризуется наличием всех свойств одновременно (различна лишь степень их проявления), а набор признаков документа в каждом случае может быть индивидуальным.

     Документ  создается для хранения и передачи социальной информации во времени и/или  пространстве. Именно документ организует, систематизирует информацию, дает ее в фиксированном виде. В любом документе она подается в определенном порядке, обобщении, взаимосвязи различных данных.

     В документе информация и ее носитель генетически связаны воедино.

     Цель  данной курсовой работы: изучить информационные свойства документа, рассмотреть информационную составляющую документа.

 

      Глава 1. Характеристика документа как системного объекта

     1.1. Свойства документа

     Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств (отличительных  качеств).

     Наиболее  существенные из них следующие:

     1. Атрибутивность документа, т.е. наличие неотъемлемых слагаемых, без которых он существовать не может.

     Документ  как целостная система состоит  из двух основных слагаемых — информационной и материальной. Отсутствие одной  из составляющих превращает документ в недокумент (в устную речь, вещь).

     Документ  имеет двуединую природу, т.е. две  стороны: содержание (духовная сущность: мысли, идеи) и форму (материальную, вещественную, служащую для закрепления  и передачи информации). Тезис о  двойственной природе документа является аксиомой документоведения. Содержательно-информационная сущность документа является главным: признаком документа.

     2. Функциональность документа, т.е. его предназначенность для передачи информации в пространстве и времени. Документ — полифункциональный объект, т.е. он выполняет множество общесистемных и специфических функций, обусловленных разнообразными потребностями общества в информации, знаниях.

     3. Структурность документа, т.е. тесная взаимосвязь его элементов и подсистем, обеспечивающая его целостность и тождественность самому себе, т.е. сохранение основных свойств при различных внешних и внутренних изменениях.

     Всякий  документ обладает определенной структурой, последовательным и взаимосвязанным  расположением его элементов и подсистем.

 

      Глава 2. Структура документа

     2.1. Общая характеристика структуры

     Функциональность  документа, т.е. применимость для хранения и передачи той или иной информации, определяется его структурой, которая  обычно понимается как целое, задающее характер входящих в него элементов, их взаиморасположение и связь.

     Определенную  структуру имеют как отдельные  элементы документа, так и документ в целом. Обложка книги — это  сложное художественное целое; типографское оформление книги — тоже едино: его  образуют специально подобранный шрифт, титульный лист, строки заглавия, гармонирующие с содержанием, хорошо напечатанные иллюстрации; целым является и текст книги. Значит, документ как целое есть единство составляющих его элементов и компонентов.

     Структура — относительно устойчивый способ организации элементов документа как системы. Если понятие системы охватывает самые различные стороны того или иного объекта: его строение, состав, способ существования, форму развития, — то понятие структуры выделяет прежде всего такой момент, как устойчивость, стабильность этого объекта, благодаря чему он сохраняет свое качество при изменении внешних или внутренних условий. Пока сохраняется структура, сохраняется и система в целом, а разрушение или преобразование структуры ведет к существенной перестройке или гибели системы.

     По  своей структуре документ может  быть простым (элементарным) или составным (сложным). Под простым документом понимается отдельное завершенное  сообщение (произведение), целостность  которого выражается общим содержанием (смыслом) и логикой изложения, зафиксированное на одной единице материального носителя. Иными словами, простой документ — это одно сообщение, помещенное на одном материальном носителе (автореферат диссертации, препринт, открытка).

     Составной (сложный) документ состоит из двух или более сообщений (произведений), частей или томов, объединенных общей темой или проблемой, целью, автором и т.п., зафиксированных на нескольких материальных носителях. Составной документ — это несколько сообщений, помещенных в нескольких томах, выпусках и др. (собрание сочинений, журнал, многолистная газета, серия, комплект грампластинок).

     Существует  деление документов на монодокументные (монодокументы) и полидокументные (полидокументы).

     Монодокумент  содержит одно произведение (монография, учебник, буклет, карта, открытка). Полидокумент состоит из нескольких произведений. Разновидность полидокумента: сборник — документ, содержащий ряд произведений; многотомник — документ, состоящий из двух или более нумерованных томов (собрание сочинений), серийное издание — периодическое (журнал, газета, бюллетень) и продолжающееся (серия). Все они, кроме сборников, состоят из нумерованных или датированных томов или выпусков, выходят в однотипном оформлении. С другой стороны, одно сообщение (произведение) может размещаться на нескольких обособленных материальных носителях (листах, страницах, томах, выпусках и т.п.).

     Деление документов на простые и сложные, моно- и полидокументные во многом условно. Так, коллективная монография, имеющая разделы, написанные разными авторами, либо грампластинка, включающая произведения нескольких композиторов, дайджест, содержащий подборки извлечений из различных текстов, и т.п. могут быть одновременно отнесены к разряду сложных и полидокументов. Таким образом, структура документа — это скоординированное множество компонентов, взаимосвязи которых дают ему возможность функционировать как некой целостности (системе), позволяют отличить книгу от журнала, грампластинку от дискеты, микрофильм от кинофильма, перфокарту от географической карты и т.п., т.е. идентифицировать каждый тип и вид документа.

     2.2. Внутренняя структура документа

     Оформление  документа — это придание ему  законченной внешней и внутренней форм, включающее установление формата, выбор шрифта, подготовку иллюстраций. Оформление документа — это его внутренняя и внешняя структура (конструкция).

     Внутренняя  структура документа — это  его внутреннее строение, набор взаимосвязанных  элементов и частей, позволяющих  более эффективно искать, воспринимать и использовать содержащуюся в нем информацию. Она объединяет документ в единое целое, подчиняет его внутренние компоненты друг другу и целому.

     Состав  внутренних структурных элементов  и частей во многом определяется видом  документа. Наиболее четко внутренняя структура видна на примере изданий — книг, журналов, газет и т.п.

     Издание должно включать расположенные в  определенной последовательности следующие  элементы и части:

     ¨ элементы издания, на которых помещают выходные сведения;

     ¨ содержание;

     ¨ предисловие (введение);

     ¨ вступительную статью;

     ¨ основную часть (основной текст);

     ¨ послесловие;

     ¨ вспомогательные указатели;

     ¨ приложения.

     Выходные  сведения — совокупность данных, характеризующих  документ и предназначенных для  его оформления, библиографической  обработки, систематического учета и информирования потребителей.

     К основным элементам выходных сведений относятся: автор, заглавие (название), надзаголовочные данные, подзаголовочные  данные, аннотация (реферат), место и  год издания, издательство.

     Автор — лицо, создавшее произведение или принявшее участие в его создании, а также учреждение или организация, от имени которых публикуются материалы. В лице автора могут выступать один или несколько человек — авторский коллектив.

     Заглавие (название) документа — слово, фраза  или законченное предложение, в котором формулируется содержание (тема, идея, предмет, объект) публикуемого произведения (сообщения). Издание может иметь несколько вариантов заглавия (на титульном листе, обложке, корешке издания и т.п.), идентичных или отличающихся друг от друга.

     Место издания — местонахождение издательства или издателя, выпустившего документ.

     Место печатания — местонахождение  полиграфического предприятия, напечатавшего  издание.