Оглавление

Введение ……………………………………………………………………...3

Глава 1. Характеристика понятия информации ..………………….………5

Глава 2. Характеристика документа как системного объекта

           2.1. Свойства документа .……………………….…………………...11

           2.2. Документообразующие признаки ...……….…………………...13

           2.3. Функции документа ..……………………….…………………..15

Глава 3. Особенности информационных свойств документа

      3.1. Документированная информация и ее свойства ..………….....18

      3.2. Сущность информационных уровней документа .……………23

Заключение…………………………………….……………………………..27

Список использованных источников и литературы...……………………..28

Введение

Информационные свойства документа - одна из важных и актуальных тем на сегодняшний день.

Тема работы актуальна потому, что информационные процессы активно воздействуют на все стороны человеческой жизни. Использование новейших информационных технологий многократно усиливает это влияние. Чтобы реализовать свои потенциальные возможности, достичь профессиональных успехов, стать гармонично развитой личностью, современный человек должен обладать достаточно высоким уровнем информационной культуры. Между тем большая часть информации фиксируется на материальных носителях, содержится в разнообразных документах.

Документирование информации, её поиск, обработка, хранение, передача требуют значительных финансовых, материальных, трудовых ресурсов и времени. Поэтому организация эффективной работы с документами, совершенствование всех информационно-документационных процессов как в масштабе общества в целом, так и на уровне отдельных предприятий, организаций, учреждений является важнейшим направлением управленческой деятельности.

Таким образом, знание информационно-документационных процессов, основ работы с документами является неотъемлемой частью информационной культуры человека.

Актуальность исследования определила цель работы.

Целью работы является рассмотрение информационных свойств документа.

Основные задачи:

1.                 Изучить литературу по проблеме исследования.

2.                 На основе теоретического анализа изучения проблемы систематизировать знания о понятии информации.

3.                 Рассмотреть сущность и специфику информационных свойств документа.

4.                 Систематизировать и обобщить существующие в специальной литературе, научные подходы к данной проблеме.

При написании работы я использовала следующие группы источников:

1.                 Законодательные и нормативно-методические документы и материалы.

2.                  Специальная научная отечественная и зарубежная литература, статистические справочники.

3.                 Архивные материалы.

4.                 Адреса сайтов Интернет.

Глава 1. Характеристика сущности понятия информации

Слово «информация» (лат. informatio — разъяснение, изложение) имеет множество значений, из которых наиболее общее и широкое — «отраженное многообразие». Такое значение позволяет рассматривать как информационные многие процессы, происходящие в технических механизмах, живой и неживой природе, в обществе.

В информатике под информацией принято понимать сведения, сообщения, изложенные знания и т.п. В теории информации все многообразие ее форм принято делить на элементарную — информацию, циркулирующую в неживой природе; биологическую — циркулирующую в живой природе; социальную — осмысленную человеческим сообществом.

Функцию элементарной информации кратко можно свести к передаче энергии путем структурного взаимодействия материальных объектов. Биологическая информация включает в себя как кодирование генетической информации, так и управление сложными психологическими процессами у высших животных на основе передачи энергии. Социальная информация создается и используется обществом (социумом).

Впервые вопрос о социальной информации был поставлен учеными еще в 1920—1930-е годы. Однако наиболее приемлемое ее определение дал           А.В. Соколов в конце 1980-х годов. Позже, наиболее глубоко сущность социальной информации раскрыл Ю.Н. Столяров. Современную классификацию социальной информации разработали А.Д. Урсул, А.И. Михайлов,  А.И. Черный, Р.С. Гиляревский, С.Г. Кулешов и др.

Социальная информация — это способ (форма) передачи знаний, эмоций и волевых воздействий в обществе. Обобщенно социальную информацию можно определить как сведения, предназначенные для передачи в обществе. Именно такая информация, содержащаяся в документе, является объектом изучения документоведения, а также информатики, книго-, библиотеко-, библиографе-, архивоведения, теории массовых коммуникаций и других наук документно-коммуникативного цикла.

Социальная информация — явление сложное, подразделяемое на виды по разным принципам деления.

Первым принципом деления социальной информации является ее социальное назначение. С этой точки зрения информация подразделяется на массовую и специальную. Массовая информация — социальная, предназначенная для всех членов общества. Информация этого рода доступна любому человеку, поэтому она называется массовой. Специальная информация предназначена для отдельных социальных групп, в частности, специалистов. Массовая в свою очередь делится на публицистическую, эстетическую и обыденную. Специальная — на научную, техническую, планово-экономическую, коммерческую и другие виды. Это обусловливает содержание и целевое назначение различных видов и типов документов, распространение их через каналы специальных и неспециальных (массовых) коммуникаций.

При этом обе коммуникативные структуры могут включать одну и ту же соответственно оформленную информацию, четко направленную определенному адресату. Исключение составляют произведения искусства и художественная литература, адресованные преимущественно массовой аудитории.

Второй принцип деления основан на способе отражения информации человеческим сознанием. Когда человек воспринимает информацию различного рода анализаторами, он раскодирует (отражает) ее головным мозгом, который функционально асимметричен. Левое полушарие головного мозга осуществляет логическую деятельность, правое — образно-ассоциативную. В соответствии с этим информация условно подразделяется на логическую и эстетическую.[1]

Логическая информация — результат познания и логического осмысления законов природы, общества и мышления. Она передается в знаковой форме путем отражения окружающей действительности левым полушарием головного мозга и аккумулирует все знания, накопленные человечеством за долгий период освоения природы общества и мышления. Логическая информация разнообразна и различается в соответствии с принадлежностью к различным областям человеческой деятельности. Чаще всего она дифференцируется по принадлежности к познавательной и практически-преобразующей деятельности. В познавательной деятельности человека принимают участие такие виды информации, как научно-вспомогательная, научно-просветительская, художественно-познавательная. Практически-преобразующая деятельность предполагает функционирование таких видов информации, как технологическая, организационно-производственная, управленческая.[2]

Данный вид информации в соответствии с принадлежностью к различным областям человеческой деятельности определяет виды документов по целевому назначению, среди них выделяются научные, научно-популярные, технологические, нормативные, производственно-практические, управленческие и т.д.

Эстетическая информация — результат образно-ассоциативного, преимущественно художественно-эстетического отражения действительности. В совокупности с физиологическими особенностями восприятия эстетическая информация распространяется следующими видами искусства: 1) живопись и графика, пространственные формы (архитектура, скульптура) и т.д.; 2) музыка, художественное слово и т.д.; 3) театр, хореография, кино и т.д.[3]

После фиксации информации на соответствующих материальных носителях получают различные виды документов (визуальные, аудиальные, аудиовизуальные), циркулирующие преимущественно в сфере искусства. В реальности логическая и эстетическая информация тесно взаимосвязаны. Как научно-познавательная деятельность невозможна без творческого элемента, образного представления, так и продукт эстетической деятельности не может не иметь смысла. Можно говорить лишь о большей степени участия в процессе отражения информации правого или левого полушария головного мозга.

Третий принцип деления базируется на физиологических особенностях восприятия информации человеком. С этой целью природа предопределила человеку следующие органы чувств: зрение, слух, обоняние, осязание, вкус. Различают следующие виды информации:

1. Визуальная — воспринимается зрением;

2. Аудиальная — слухом;

3. Обонятельная — анализаторами запаха;

4. Тактильная — осязанием;

5. Вкусовая — анализаторами вкуса.

Дифференциация социальной информации в соответствии с физиологическими особенностями восприятия предопределяет соответствующий признак видовой классификации документов. Исключение составляет обонятельная и вкусовая информация, которая в человеческом обществе, по сравнению с миром животных, свое познавательное значение утрачивает и документированию не подлежит.

Социальная информация различается по ряду других признаков.

1. По способу распространения социальная информация делится на два вида: опубликованная (распространяемая посредством тиражного размножения документов) и неопубликованная (не рассчитанная на широкое распространение и не прошедшая официальной апробации).

2. По степени переработки социальная информация подразделяется на первичную, содержащую непосредственные результаты НИР, и вторичную (результат переработки первичной информации).

Каждый из названных видов информации может быть объектом отражения в документе. Эти сферы можно расширить за счет отраслевого деления информации (медицинская, сельскохозяйственная, биологическая, историческая и т.п.).

Сведения, предназначенные для передачи, находятся в сообщении. Информация — это содержание некоторого сообщения. Одну и ту же информацию можно передавать с помощью разных сообщений, например, на разных языках.

Передачу информации одним человеком другому можно рассматривать как процесс передачи сообщений, закодированных в виде знаков. Смысл и значение этих знаков требует соответствующего восприятия и понимания.

Совокупность знаков для потребителя может остаться только сообщением и не превратиться для него в информацию, если он не может декодировать совокупность этих знаков (например, текст на иностранном языке, произведение авангардной живописи, математические формулы и т.п.). Способность воспринимать информацию целиком зависит от получателя, его возможностей, способностей и т.д.

Приемником информации может быть человек либо техническое устройство (ЭВМ, контрольно-измерительный прибор и т.п.), следовательно, понятие информации субъективно: без воспринимающего субъекта информация не реализуется, остается «вещью в себе». От психофизиологических или технических характеристик приемника информации зависят объем, глубина, качество и другие параметры информации. Иными словами, информация имеет объектную форму в виде сообщений и субъектную — как процесс ее восприятия и понимания. С субъектной точки зрения информация есть результат ее восприятия (выделение сигнала из окружающей среды), ее распознавания (идентификации), верификации (расшифровка значения и смысла), перекодирования и систематизации (отнесение к тем или иным классам понятий).

В профессиональной деятельности, объектом которой является документ, следует различать понятия «документная информация», «информация документа», «информация на документе», «документальная информация».[4]

Информация может быть недокументной — не зафиксированной на материальном носителе — и документной — закрепленной на нем. Документоведение имеет дело с документной информацией.

Глава 2. Характеристика документа как системного объекта

2.1. Свойства документа

Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств (отличительных качеств). Наиболее существенные из них следующие:

1.    Атрибутивность документа, т.е. наличие неотъемлемых слагаемых, без которых он существовать не может.

Документ как целостная система состоит из двух основных слагаемых — информационной и материальной. Отсутствие одной из составляющих превращает документ в недокумент (в устную речь, вещь).

Документ имеет двуединую природу, т.е. две стороны: содержание (духовная сущность: мысли, идеи) и форму (материальную, вещественную, служащую для закрепления и передачи информации). Тезис о двойственной природе документа является аксиомой документоведения. Содержательно-информационная сущность документа является главным  признаком документа. Его форма обычно рассматривается с точки зрения материала (носителя зафиксированной информации) и особенностей материальной конструкции. Различают внешнюю (полиграфическое или иное оформление) и внутреннюю форму документа (внутренняя организация материала). Именно по материальной конструкции отличают книгу от газеты, карты, грампластинки, дискеты и т.п. Иногда к формальным признакам документа относят форму записи информации. Тогда различают форму материально-конструктивную и семиотическую (знаковую). Между информацией (сообщением, текстом) и материальным носителем настолько тесная связь, что принято использовать особый термин «документная информация».

2.    Функциональность документа, т.е. его предназначенность для передачи информации в пространстве и времени. Документ — полифункциональный объект, т.е. он выполняет множество общесистемных и специфических функций, обусловленных разнообразными потребностями общества в информации, знаниях[5]. Именно способность документа выполнять свои сущностные функции позволяет рассматривать его как источник информации, средство социальной документной коммуникации.

3.    Структурность документа, т.е. тесная взаимосвязь его элементов и подсистем, обеспечивающая его целостность и тождественность самому себе, т.е. сохранение основных свойств при различных внешних и внутренних изменениях.

Всякий документ обладает определенной структурой, последовательным и взаимосвязанным расположением его элементов и подсистем: как текстовой, информационной составляющей (предисловие, вступительная часть, основной текст, вспомогательные указатели, приложения), так и материальной составляющей (обложка, переплет, титульный лист, книжный блок, корешок, форзац и т.п.).

Типовую структуру, т.е. одинаковый набор элементов для определенного вида документов, имеют практически все функционирующие в системе социальных коммуникаций документы. Типовая структура документов различных видов определяется специальными стандартами, положениями, инструкциями и т.п. Именно структура обеспечивает эффективность использования и долговременность хранения документа[6].

Набор перечисленных свойств документа — это особая целостная система, выполняющая возложенные на нее обществом функции. Связь между ними является настолько тесной, что отделить их друг от друга можно лишь условно. Определение признаков и свойств документа только начато в документоведении и требует дальнейшего уточнения как их номенклатуры, так и содержательного наполнения.

2.2. Документообразующие признаки

Любой документ обладает определённым набором признаков, непосредственно связанных с его основными функциями и свойствами. Прежде всего информация фиксируется кем-либо на материальном носителе с определённой целью, т.е. документированная информация всегда имеет автора. Автор документа - это “физическое или юридическое лицо, создавшее документ”[7]. Авторство является важнейшим признаком документа.

Авторами служебных документов, начиная с XIX века, стали считать учреждения, организации, предприятия, поскольку должностные лица, которые подписывают служебные документы, выступают лишь представителями этих учреждений. Вместе с тем авторами документов могут быть и отдельные лица. Авторы могут быть индивидуальные и коллективные (если на документе более одной подписи). Авторство может соответствовать подписи, если автор объявляет себя; может быть анонимным (если автор скрывает своё имя) или псевдонимным (если автор скрывает своё имя под другим, вымышленным именем).

Важным документообразующим признаком является наименование вида документа (приказ, справка, заявление и т.п.). Оно позволяет получить первое самое общее представление о документе, его юридической значимости.

К числу важнейших признаков документированной информации относится датирование документа. Дата – это время создания документа. Однако информация об этом может быть зафиксирована по-разному. Отсюда даты различают:

Дата создания документа необходима для правовой оценки содержащейся в нём информации, а также для оценки отношений, возникающих, изменяющихся или прекращающихся в связи с выражением в документе воли органа управления. Если в документе хотя бы на один день смещена дата, то «фактические отношения, сложившиеся на основе имеющей правовое значение информации, могут расцениваться как незаконные»[8].

Достоверность документированной информации подтверждается удостоверением документа, т.е. подписью, печатью, грифом утверждения.

В совокупности рассмотренные документообразующие признаки придают документу необходимую юридическую силу. Иначе говоря, несоблюдение условий, правил документирования может иметь соответствующие правовые последствия. Вместе с тем следует заметить, что юридическая сила документа зависит также от соблюдения и ряда других условий. Прежде всего она базируется на действующем законодательстве, которое придаёт бесспорность, обязательность документа для того круга лиц, которые будут основывать на нём свои действия. Кроме того, юридическая сила документа зависит от функций, прав, обязанностей, т.е. от компетенции органа управления или должностного лица. Документ, выданный некомпетентным, не уполномоченным на то лицом либо оформленный без предварительного согласия, не будет считаться законным. Таким образом, согласно ГОСТу, юридическая сила документа – это «свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления»[9].

2.3. Функции документа

Для понимания эволюции документа важно изучать вопрос о его функциях. Функция документа есть его целевое назначение, присущее ему независимо от того осознана эта функция автором или нет. Любой документ обладает определенными функциями, выяснение которых важно для определения цели создания документа, для его классификации и изучения роли в данной социальной структуре и экономической системе. Автор документа, фиксируя информацию, не всегда программирует какую-либо функцию. Документ полифункционален (многофункционален), т.е. содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение.[10]

Выделяются функции общие и специальные. Общие – это информационная, социальная, коммуникативная, культурная; специальные – управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета.

Информационная функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа – необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности.

Информация может быть разделена: на первичную и вторичную; по жанрам; видам; носителям и прочее. Каждый документ имеет информационную емкость (или информационный потенциал), т.е. количество и качество информации.[11]

Информационная емкость характеризуется такими показателями: полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, ее полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ.

Социальная функция тоже присуща многим документам, т.к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов. Документ также сам может влиять на социальные отношения в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем может не только стимулировать  развитие социальных процессов, но и тормозить.

Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться. Можно выделить две категории документов, в которых ярко выражена коммуникативная функция:

Культурная функция – способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно-технический документ и др.).

Управленческая функция выполняется официальными документами, которые специально созданы для целей и в процессе управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.). Эти документы играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений.

Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений. Можно выделить две категории документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие и приобретающие ее на время.[12]

В первую группу входят все документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также другие документы, влекущие за собой юридические последствия. Сюда относятся все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и др.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, все договорные, удостоверительные документы (паспорта, пропуска, удостоверения и т.д.) и оправдательно-финансовые документы (накладные, приходные ордера, счетно-платежные требования и т.п.).

Ко второй категории относятся документы, которые на время приобретают эту функцию, являясь доказательством каких-либо фактов в суде, органах следствия и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе любой документ может быть доказательством и тем самым временно будет наделен правовой функцией.

Функция исторического источника изучается исторической наукой. Существует две точки зрения: первая – документ становится историческим источником с момента передачи его на архивное хранение; вторая – документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком лишь, когда документ поступает в архив. Таким образом, эта функция начинает доминировать в документе, если он выступает как источник информации для историка, исследующего ту или иную проблему.

Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Основные виды учета – статистический, бухгалтерский, оперативный отражаются в статистических и финансово-экономических документах, плановой, отчетной, документации.[13]

Автор документа, как правило, наделяет его какой-то одной функцией, объективно же этот документ несет и иные функции, и с течением времени удельный вес той или иной функции изменяется. Перечисленные функции можно подразделить на функции оперативного характера, время действия которых ограничено (управленческая, правовая, учета) и функции постоянно действующие (информационная, социальная, исторического источника). Например, аттестат зрелости содержит информационную, культурную, социальную, правовую и функцию исторического источника.

Глава 3. Особенности информационных свойств документа

3.1. Документированная информация и ее свойства

Свойства документированной информации – это качества, признаки которые присущи документу вне зависимости от того, осознаются они человеком или нет. Свойства тесным образом связаны с содержанием понятия документа и его основными функциями. Документированная информация обладает большинством тех же свойств, что и информация вообще. Эти свойства также можно разделить на внешние и внутренние, а среди внешних свойств выделить три группы в зависимости от объекта взаимодействия: источника информации, её приёмника и объекта или явления, которое она отражает[14].

Однако, наряду с общими свойствами, документированная информация обладает и рядом специфических свойств, отличающих её от всех других видов и разновидностей информации. К их числу следует отнести, прежде всего, фиксированный характер документированной информации, вытекающий уже из самого понятия документа.

Обобщённой характеристикой, которая свидетельствует о степени полезности информации для потребителя, является её качество. Важнейшими показателями качества и одновременно свойствами документированной информации выступают: релевантность, полнота, полезность, своевременность, достоверность, новизна, доступность, защищённость, ценность, эргономичность.

Релевантностью (от англ. «relevant»- уместный, относящийся к делу) называется способность информации соответствовать запросам, нуждам, требованиям потребителя[15].

С релевантностью тесно связано другое важнейшее свойство документированной информации - её ценность, т.е. потребительская значимость, которая выражается, как правило, в соответствии информации своему целевому назначению. При этом ценность информации может быть реализована только в рамках определённой информационной системы, в качестве элемента этой системы, связанного с другими её структурными элементами и блоками.

Как можно определить, измерить ценность информации? Вспомним “Остров сокровищ” Р.Л.Стивенсона. Там пираты, чтобы добраться до зарытых сокровищ, настойчиво стремились заполучить бумаги Флинта, карту, т.е. документированную информацию. В противном случае для достижения цели пиратам пришлось бы либо перекопать весь остров, либо действовать методом случайного поиска для определения места раскопок. Карта же позволяла существенно сэкономить время и средства. Таким образом, ценность документированной информации может быть измерена степенью приближения к цели или же величиной сэкономленных ресурсов. В управлении ценность информации определяется степенью воздействия на результат, на уровень достижения поставленной цели.

В свою очередь, результативность информации может быть краткосрочной или долгосрочной, иметь материальное либо духовно-нравственное измерение. Ценностью может обладать и дезинформация, но лишь для её источника. Для потребителя же дезинформация обладает отрицательной ценностью, так как увеличивает исходную неопределённость, уменьшает вероятность достижения цели[16].

Существенной характеристикой документированной информации является её полнота, которую обычно определяют как оптимальное соотношение между необходимой и полученной информацией. От полноты информации зависит качество принимаемых на её основе управленческих или иных решений. При этом следует заметить, что документированная информация никогда не бывает полной, так как невозможно зафиксировать на материальном носителе даже те события, свидетелями и участниками которых мы являемся. Тем более невозможно иметь полную информацию о минувших эпохах. Поэтому всегда можно говорить лишь о степени полноты информации.

Следует различать полноту и избыточность информации. Избыточная информация – это повторяющаяся, дублирующая информация. Она отнимает время у потребителя, отрицательно сказывается на эффективности управления. По имеющимся данным, излишним является в среднем около трети всего объёма информации, предназначенной для потребления в управленческих подразделениях разного уровня. Подсчитано, что в среднем 60% научных и административных документов потребителю не нужно прочитывать целиком. Мало того, он попросту не успеет прочитать всё для выполнения его профессиональных обязанностей, если будет читать всё подряд[17].

Однако с избыточностью информации дело обстоит далеко не так просто, как это может показаться на первый взгляд. Установлено, что в целом ряде случаев избыточная информация приносит даже пользу. Причём необходимость избыточности доказана эволюционным развитием. В частности, избыточными являются существующие алфавиты и языки. К примеру, в русском языке избыточность составляет 40 %, во французском - 55 %. Без некоторой избыточности человек не в состоянии длительное время воспринимать информацию. Это потребовало бы от него постоянного напряжённого внимания, что приводит к быстрому утомлению и потере способности к восприятию.

Информация может быть полезной и бесполезной. Полезность информации – ещё одно из её свойств. Полезность есть ни что иное, как ценность информации в определённых конкретных условиях. Граница между понятиями полезности и бесполезности относительна, субъективна, поэтому можно говорить лишь о степени полезности, которая выявляется в процессе актуализации информации[18].

С полнотой связана достоверность информации. Она отражает степень объективности в процессе фиксации и передачи информации. С увеличением полноты достоверность увеличивается. Однако происходит это лишь до тех пор, пока не наступает сверхизбыточность информации, которая уже перестаёт влиять на степень её достоверности.

Достоверность зависит от источника информации, прежде всего от уровня его компетентности, от субъективизма в процессе сбора, обработки, оформления информации. Поскольку документ создаётся человеком, постольку содержащаяся в нём информация всегда субъективна. Речь в данном случае идёт не о каких-либо конкретных событиях, фактах, явлениях, содержащихся в документе, а прежде всего об их отборе, компоновке, анализе, интерпретации. Каждому конкретному документу присуща своя, большая или меньшая, степень субъективности.

Проблема достоверности информации нередко бывает связана с преднамеренным её искажением – дезинформацией (фальсификацией). Она может выражаться в предоставлении заведомо ложных либо неполных сведений, в сознательно искажённой интерпретации каких-либо фактов. Таким образом, достоверность относится к числу наиболее значимых свойств документированной информации, поскольку любые её отклонения могут отрицательно сказаться на качестве принимаемых управленческих решений.

Со временем информация, даже самая полезная, стареет. Поэтому важнейшим её свойством является новизна. Некоторые авторы вообще полагают, что информация – это не то, что заключено в документе, а то новое, что получено из книги, документа. Понятие новизны также относительно. Одна и та же информация, утратив новизну в оперативной среде, может оказаться новой при реконструкции событий прошлого, т.е. в процессе реализации функции документа как исторического источника.

С новизной связана своевременность информации, т.е. её способность соответствовать запросам потребителя в нужный момент времени.[19]

Одно из свойств документированной информации – её доступность, т.е. возможность получения потребителем.

Защищённость – свойство документированной информации, которое характеризует невозможность несанкционированного доступа и изменения, искажения её со стороны других лиц.

Ещё одним свойством информации является её эргономичность, т.е. оптимальность формы или объёма информации для конкретного потребителя.

Наконец, важным свойством документированной информации является её адекватность (определённость), т.е. соответствие отражённых в документе фактов, событий, показателей самому объекту или явлению, а также задаче конкретного документа. Можно, видимо, говорить лишь о степени адекватности, поскольку любая информация содержит элемент неопределённости, особенно информация о будущем (планы, прогнозы).  [20]

3.2. Сущность информационных уровней документа

Каким образом можно подсчитать количество информации в документе? Прежде чем попытаться ответить на этот вопрос, нужно сделать два предварительных замечания. Во-первых, следует признать, что в настоящее время отсутствует универсальная мера для измерения количества информации. Есть лишь условные меры, которые характеризуют информацию, содержащуюся в определённом документе, предназначенном для соответствующего потребителя, в конкретной ситуации. И, во-вторых, любой документ является многоуровневой информационной системой, где каждый уровень имеет свои количественные параметры. Есть физический уровень, синтаксический (знаковый), семантический (значимый), структурный, латентный и др.[21] Для определения количества информации необходимо, прежде всего, воспользоваться общенаучным методом измерения. Поскольку документированная информация всегда содержится на каком-либо материальном носителе, постольку первое, самое общее представление о её количестве может дать физический уровень, т.е. натуральный (физический) объём, занимаемый информацией. Так, первоначальное представление о документах на бумажных носителях можно получить, измерив их в килограммах, в кубических метрах, а также по количеству единиц хранения (дел) и даже по длине полок в архивохранилищах. Для аудиовизуальных и машиночитаемых документов могут быть использованы такие единицы измерения как длина киноплёнки или магнитной ленты в метрах, количество фотографических кадров, видеокассет, магнитных или оптических дисков и т.п.

Информационный объём письменных документов можно выразить в печатных листах, условных печатных листах, в учётно-издательских и авторских листах, перейдя, таким образом, на синтаксический (знаковый) уровень. Печатный лист – это оттиск на одной стороне листа бумаги формата 60 - 90 см. В условных печатных листах просчитываются оттиски на бумаге других форматов (например, 70 - 90 см и др.) через специальный коэффициент. Учётно-издательский лист, также как и авторский лист, равен 40 тыс. печатных знаков, включая пробелы между словами, или 3000 см графического материала (иллюстраций, карт и т.п.).

В информатике количество информации определяется с помощью такой единицы измерения как бит (двоичная цифра, используемая для кодирования любой информации). Восемь бит составляют 1 байт; 1 килобайт (Кбайт) = 1024 байт; 1 мегабайт (Мбайт) = 1024 Кбайт = 1048576 байт; 1 гигабайт (Гбайт) = около 1 млрд байт.[22]

Однако физический объём документа, также как и количество знаков в нём, т.е. синтаксический уровень, не дают представления о реальном количестве информации в документе. Подсчитать же это реальное количество весьма непросто. Не случайно отдельные авторы вообще считают подобный подсчёт невозможным. В поисках наиболее эффективных путей измерения реального количества документированной информации предлагаются различные способы, используются различные понятия. В частности, некоторые исследователи (Б.В.Бирюков, Г.Г.Воробьёв) предлагают так называемый тезаурусный подход. Для обозначения реального количества информации, вложенного в какой-либо информационный объём (в книгу, газету, официальный документ и т.п.), вводится понятие информационная ёмкость. Реальное же количество информации, извлекаемое конкретным потребителем, обозначается понятием информативность документа. Содержание всей информации в определённой информационной системе называется «тезаурус» (от греч. «thesauros» - запас). “С точки зрения информативности тезаурус каждого сообщения делится на три части: 1) основная информативность – то, что дано и что получено; 2) потери информативности – то, что дано, но не получено из-за рассеянности, спешки, незнания языка или предмета; 3) бесполезная информация - информационный «шум»[23].

Получатель (приёмник) информации также имеет свой тезаурус, который отличается от тезауруса автора документа, но тоже делится на три части: 1) основная информативность – то, что дано и что получено; 2) простая ассоциативная информативность – то, что автор не дал, но подразумевал и предполагал дать и получатель сумел извлечь, благодаря своей квалификации; 3) сложная ассоциативная информативность – то, что автор не дал, не предполагал давать, но получатель извлёк. Без ассоциативной информативности, кстати, немыслимо эффективное развитие научных исследований, равно как и вообще невозможен творческий процесс во многих других областях человеческой деятельности.

Цифровая оценка информативности осуществляется путём составления двух списков дескрипторов (от англ. «descry» – распознавать), т.е. значимых слов или словосочетаний, несущих смысловую нагрузку и нередко именуемых ключевыми словами. В первый список помещаются все дескрипторы документа, а во второй – дескрипторы получателя, приёмника. Количество дескрипторов, повторяющихся в обоих списках, служит показателем информативности.

Отношение информативности к информационной ёмкости называется информационной плотностью документа. Информационная плотность, как правило, меньше единицы, так как в каждом документе содержится определённое количество бесполезной информации для данного конкретного потребителя[24].

Информационная ёмкость и информативность документа зависят от многих факторов: от языка, стиля (в текстовых документах), от структуры, степени формализации и т.п.

Одним из важнейших внутренних свойств информации является её организация, структура. По способу внутренней организации информацию можно разделить на две группы:

1.            Логически неупорядоченный набор сведений (данные);

2.      Логически упорядоченный набор данных[25].

К примеру, попыткой логически упорядочить имеющуюся основную информацию в области документоведения является данное учебное пособие, которое делится на главы, разделы, абзацы. Повышение уровня внутренней организации любой документированной информации улучшает её восприятие, экономит время потребителя, влияет на эффективность принимаемых решений.

Таким образом, изучение информационных свойств документированной информации, хотя на первый взгляд и может показаться чем-то достаточно далёким от практики документационного обеспечения управления, в действительности тесно связано с этой практикой. Рассмотренные теоретические проблемы необходимо принимать во внимание на многих этапах работы с документами: при использовании унифицированных текстов; в процессе свёртывания информации либо, напротив, преднамеренного создания в необходимых случаях её избыточности; в ходе анализа, критической оценки информации и т.п. Иначе говоря, свойства документированной информации реализуются как раз в процессе непосредственной работы с документами, начиная от их создания и заканчивая архивным хранением и использованием в качестве исторических источников.[26]

Заключение

Подводя итог работы можно сделать следующие выводы:

1. Термин «информация» происходит от латинского «informatio», для которого латинско-русский словарь дает ряд семантически близких значений – «осведомление», «представление», «разъяснение». Эти понятия свойственны только мыслящему субъекту, тем самым под «информацией» подразумевается не только передача, но и последующая интерпретация информационных сигналов, т.е. фактически информационное взаимодействие. Информационное взаимодействие предполагает, что объектом наблюдения и изучения являются особенности самого процесса осведомления и передаваемых сведений, а не содержание конкретного акта взаимодействия.

2. Информационные свойства документа - это качества, признаки которые присущи документу вне зависимости от того, осознаются они человеком или нет. Свойства тесным образом связаны с содержанием понятия документа и его основными функциями.

3. Важнейшими показателями качества и одновременно свойствами документированной информации выступают: релевантность, полнота, полезность, своевременность, достоверность, новизна, доступность, защищённость, ценность, эргономичность. Помимо внешних, существуют внутренние информационные свойства документа. Они находят своё выражение в объёме информации, в её внутренней организации, структуре.

Список использованных источников и литературы

1.            Конституция  Российской Федерации. Принята  всенародным голосованием 12 декабря 1993 г.  

2.            Об информации, информационных технологиях и о защите информации: Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ.

3.            ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

4.            ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М., 1998.

5.            Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. М., 1999.

6.            Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. М., 1997.

7.            Андреева В.И. Делопроизводство. Практическое пособие. М., 2007.

8.            Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция. Учебное пособие. Ростов-на-Дону, 2001.

9.            Вигера А.М., Дорофеева О.П., Губская Е.К. Секретарское дело. Учебное пособие. Ростов-на-Дону, 2009.

10.       Воробьёв Г.Г. Информационные свойства документа // Документальные системы в управлении. М., 1993.

11.       Воробьёв Г.Г. Твоя информационная культура. М., 1988.

12.       Илизаров Б.С. Источникометрические проблемы архивоведения (Методы измерения объёмов письменной информации): Учебное пособие. М., 1981.

13.       Колесник Е.Н., Кузнецова Е.В. Документирование управленческой деятельности в органах государственной власти и местного самоуправления (в 3-х книгах).  Екатеринбург, 2009.

14.       Кузнецова Т.В. Документационное обеспечение управления. Учебно-справочное пособие.  М., 2007.

15.       Кушнаренко П.М. документоведение: Учебник для вузов.  М., 2000.

16.       Ларьков Н.С. Документоведение. Учебное пособие.  М., 2003.

17.       Марков В.Н. Справочник по делопроизводству. Санкт – Петербург, 2002.

18.       Организация работы с документами: Учебник / В.А.Кудрявцев и др. М., 1998.

19.       Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп.  М., 2003.

20.       Печникова Т.В., Печникова А.В. Документационное обеспечение деятельности организации. Учебное пособие.  М., 1998.

21.       Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления.  М., 2005.

22.       Рогожин А.Р. Документационное обеспечение управления. М. "Книга сервис", 2004.

23.       Соколов В. С. Документационное обеспечение управления, учебник. М.,  2005.

24.       Стяжкина Т.А. Делопроизводство предприятия. М., 2002.

25.       Труханович Л.В. Справочник по кадровому делопроизводству, - 2-е изд., перераб. и доп. М., 2009.

26.       Новосёлов В.И. Юридическая сила документа // Советские архивы. 1971. № 1.

27.       Энциклопедия делопроизводства: URL http://www.edou.ru/enc/vvedenie.php

(дата обращения: 03.03.2011).

30.  Документоведение: URL ttp://www.twirpx.com/files/humanitarian/documents (дата обращения: 09.03.2011).

31.  Википедия: URL http://ru.wikipedia.org/wiki/Категория:Документоведение (дата обращения: 12.03.2011)