Подпись ее расшифровка

      18.09.06

      23. – визы согласования документа  включает подпись визирующего, ее расшифровки, дату, при необходимости должность визирующего.

      Пример: Юрист консулат

      Подпись ее расшифровка

      18.09.2006

      24. – печать заверяет подлинность  подписи должностного лица на  документах предусмотренных соответствующими  нормативными актами; удостоверяющих  право лица, фиксирующих факты, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью.

      25. – отметка о замирении копии  необходима при заверении соответствия копии документа подлиннику. Отметка содержит за верительную надпись «Верно», должность лица заверившего подпись, подпись и ее расшифровка, дата замирения.

      Пример: Верно

      Менеджер  по персоналу подпись ее расшифровка

      18.09.2006

      ля  замирения более важных документов расставляется печать.

      26. – отметка об исполнителе включает  фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне или при отсутствии места на оборотной стороне последнего листа документа в нижнем углу.

      27. – отметка об исполнении документа  и направление его в дело  включает следующие данные: краткие  сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении или при наличии такого документа ссылку на его дату и номер документа.

      28. – отметка о поступлении документа  в организацию содержит порядковый  номер и дату поступления документа.  Отметку о поступлении документа в организацию проставляют в виде штампа. Автоматическим нумератором или иным способом у нижнего поля первого листа документа.

      29. – отметка для автоматического  поиска может включать имя  файла и другие данные о  документе.

      Если  документ оформляется на бланке или листах бумаги формата А4, то к тексту нужен заголовок, который целесообразно начинать с предлога «О», например «О целесообразности...».

      Разделы, подразделы, пункты нумеруются арабскими  цифрами. Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделяемых точками, например 1.1.2, 6.16.4.

      Документ  следует адресовать в организацию  или в ее структурное подразделение.

      Управление  бытового обслуживания населения Технический  отдел

      При адресовании документа лицу, не представляющему организацию или. структурное подразделение, разрешается указывать только фамилию, не указывая наименование должности. Каждая составная часть реквизита «адресат» – наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование должности с фамилией и инициалами лица, которому адресуется документ, и почтовый адрес организации – должна печататься с новой строки от одного положения табулятора.

      Управление  бытового обслуживания населения

      Заместителю начальника технического отдела т. Ершову Г.К. 105041, Москва, Д-41, ул. Суворовская, 14

      Отметку на документе о его поступлении  ставят от руки или специальным резиновым штемпелем, размеры которого не должны превышать 19X41 мм.

      В отметке о поступлении рекомендуется  давать сокращенное наименование организации. Отметка о контроле делается в виде условного обозначения (например, буквы «К»), выполняемого от руки или резиновым штемпелем («Контроль»).

      На  документах также ставится отметка  об исполнении, например: «Вопрос решен по телефону с начальником отдела снабжения завода т. Серко А. Н. 12.10.06» (личная подпись). Отметка о направлении документа в дело должна быть подписана исполнителем: «В дело. 20.06.06» (личная подпись, дата).

      Во  внутреннем документообороте разрешается  оформлять отдельные документы не на бланке. В этом случае в реквизит

      «Подпись» должны быть включены такие реквизиты, как «Наименование министерства или ведомства», «Наименование организации», «Наименование структурного подразделения».

      Авторами  служебных документов, как правило, являются предприятия, а не лица, их подписавшие или составившие. Служебные письма, адресованные в вышестоящие инстанции, подписывает руководитель предприятия, а в его отсутствие – первый заместитель.

      Документы, которые направляются в нижестоящие  структурные подразделения и на подчиненные предприятия, могут быть подписаны уполномоченными должностными лицами. При этом всегда указывают должность, а в скобках ставят фамилию и инициалы или только одну букву имени и фамилию, например:

      Директор  Завода по ремонту часов

      и ювелирных изделий (Б. Романов)

      Если  же деловое письмо должно быть подписано  и главным (старшим) бухгалтером, то подпись руководителя ставится первой, а главного (старшего) бухгалтера – второй.

      Директор (Б. Романов)

      Главный бухгалтер (Н. Васильева)

      Когда документ подписывают руководители двух неподчиненных друг другу предприятий, то их подписи ставятся рядом на одном уровне.

      Директор  театра «Факел» Директор Завода по ремонту

      (А.  Бабашкин) часов и ювелирных изделий

      (Б.  Романов)

      Если  документ должен быть подписан несколькими лицами, то первым его подписывает то должностное лицо, чья подпись стоит ниже других. И лишь только после того, как на документе будут стоять все подписи, ставит свою подпись руководитель предприятия. Ответственность за документ возлагается на всех лиц, подписавших его.

      Когда в письме ссылаются на какой-либо документ, то после текста пишут  слово «Основание», а затем делается ссылка на этот документ.

      У некоторых документов есть приложения. Указание о наличии приложения помещается под текстом после слова

      «Приложение»  с указанием наименования и количества прилагаемых документов (с указанием  листов).

      Приложение: договор № 46 от 11 марта 2007 г. на 18 листах.

      Если  документ составлен правильно, исполнитель  визирует его. Визировать документ должны все лица, составлявшие его, а также лица, с которыми он согласован.

      Визы  на внутренних документах ставят в  левом нижнем углу последней страницы.

      При визировании документа личная подпись  должна дополняться датой. При необходимости  могут быть указаны должность визирующего и расшифровка его подписи. Исходящие документы визируют на экземпляре, остающемся в организации. Остальные документы визируются на первом экземпляре.

      Фамилию исполнителя (составителя) документа  и номер его служебного телефона необходимо указывать только в исходящих документах (письмах, справках). В сопроводительных документах этот реквизит не указывают.

      В резолюции, наложенной руководителем, надо указывать фамилию и инициалы исполнителя; предписание, что сделать; срок исполнения; подпись руководителя и дату.

      Номера  страниц на документах, оформленных  на двух и более листах, надо печатать на расстоянии не менее 10 мм от верхнего и правого обрезов листа, на оборотной  стороне листа – от верхнего и  левого обрезов листа.

      Помимо  подписи, документы удостоверяют печатью. Круглая печать предприятия ставится на документах, связанных с получением денежных и иных материальных ценностей, удостоверениях, доверенностях, справках, договорах, трудовых соглашениях, характеристиках, при засвидетельствовании копий. На письма печать не ставят.

      Ответственность за правильное использование печати и ее хранение несет руководитель предприятия. Все печати и штампы предприятия учитывают в специальном журнале и при смене руководителя предприятия передают по акту.

      Грифы – это особые отметки, определяющие степень секретности документов, срочность и способ пересылки. По степени секретности различаются грифы: «Совершенно секретно», «Секретно» и «Для служебного пользования». Эти отметки означают, что допуск к такого рода документам имеют только определенные лица.

      Отметки «Весьма срочно», «Срочно» ставят на документах с целью указания срочности  их исполнения.

      При пересылке корреспонденции по почте  ставят индекс «Ценное», «Заказное», «Авиа».

      В наше время, когда объем информации по любому вопросу непрерывно возрастает, особую актуальность для быстроты восприятия документа имеет строго определенное расположение реквизитов документа. Благодаря этому любой работник, имеющий дело с документами, заранее знает, в какой части его содержится необходимая информация.

 

      4. Бланки административных  документов

 

      Бланком документа называют лист бумаги с  воспроизведенными на нем реквизитами. Применение бланков в процессе подготовки документов повышает культуру управленческой деятельности. Значительно облегчает работу с документами ГОСТ Р 6.30-97, содержащий формуляр-образец, в соответствии с которым конструируются бланки. ГОСТ Р 6.30-97 предусматривает два вида бланков: для писем и общий.

      Различие  между этими бланками состоит  в том, что в бланке для писем содержится реквизит: индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер телефона, номер счета в банке и постоянная часть реквизита – ссылка на индекс и дату входящего документа (на № ______от______ ), а на бланках для других документов эти площади используются для заполнения реквизитами: наименование вида документа и место составления или издания.

      В организациях с большим количеством  документов применяют бланки для отдельных видов документов, на которых типографским способом печатают наименование вида документа, например «Приказ». Изготовление бланков для отдельных видов документов целесообразно, если в организации создается более 200 документов конкретного вида в год. Бланки документов массового применения могут содержать трафаретные части текста. Изготовление трафаретных бланков электрографическим способом оправдывает себя, если на таких бланках в год будет оформляться не менее 200 документов.

      Если  же исходящих документов менее 200 в  год, то при их оформлении можно пользоваться резиновым штемпелем.

      Для каждого из двух названных видов  бланков допускаются два варианта расположения реквизитов – угловой и продольный. Как показывает практика, предпочтение отдается бланкам с угловым штампом, так как справа от него на свободной площади располагают реквизит «Адресат». Следует иметь в виду, что около 90% всей организационно-распорядительной документации (письма, докладные записки, справки) содержат этот реквизит.

      Не  следует забывать, что бланки с  угловым штампом можно применять и при оформлении протоколов и актов, содержащих реквизит «Гриф утверждения», который также располагается на той же площади, что и реквизит «Адресат».

      Бланки  с продольным штампом применяют  в тех случаях, когда наименование организации и наименование вышестоящих органов, которым она подчинена, содержат большое количество печатных знаков и не могут быть размещены на площади, отведенной для углового штампа.

      Бланки  документов изготовляются на бумаге белого цвета. И лишь в исключительных случаях можно применять бумагу цветных тонов. Бланки документов печатаются, как правило, черной краской.

      При печатании документов используют 8 стандартных положений табулятора:

0. – от границы левого поля для печатании реквизитов «Заголовок к тексту», «Текст», «Отметка о наличии приложения», «Отметка об исполнителе», «Отметка об исполнении документа и направления его в дело», «Подпись» и слов «ЗАВЕРЕНО», «СЛУШАЛИ», «РЕШИЛИ», «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛГАЮ».
1. – на расстоянии 15 мм от левого поля для начала абзаца в тексте.
2. – на расстоянии 48 мм от левого поля для составления таблиц и трафаретных текстов.
3. – на расстоянии 72 мм от левого поля для составления таблиц и трафаретных текстов.
4. – на расстоянии 96 мм от левого поля для реквизита «Адресат».
5. – на расстоянии 120 мм для реквизита «Гриф утверждения» и «Гриф ограничения доступа к документу».
6. – на расстоянии 144 мм для расшифровки подписи в реквизите «Подпись».
7. – на расстоянии 168 мм для печатания слов «Копия» при снятия копий с документа.