Продолжение рис. 1

 

      2. Стандартизация и  унификация управленческих  документов

 

      Стандартизация  и унификация управленческих документов позволяют добиться единообразия в структуре и обработке информации. Стандартизация и унификация способствуют также выработке прогрессивных методов работы с документами. Целью стандартизации и унификации документов является рационализация процессов подготовки, исполнения, поиска документов; сокращение документопотоков; повышение культуры управления и создание оптимальных условий для машинной обработки управленческой информации.

      Стандартизация  и унификация управленческой документации должны проводиться на научной основе. Высокая степень стандартизации и унификации достигается при установлении единых общесоюзных правил создания документации и утверждения на неё государственных стандартов.

      К основным этапам унификации и стандартизации в любой организации относятся:

• установление круга документов, циркулирующих в данной организации;
• стандартизация формуляров и текстов документов;
• трафаретизация формуляров и текстов документов.

      В настоящее время ведется разработка двенадцати унифицированных систем документации. Это стандарты и технические условия, проектная документация по капитальному строительству, плановая документация, отчетно-статистическая и первичная учетная документация, организационно-распорядительная документация, документация по материально-техническому снабжению и сбыту, документация по ценообразованию, по внешней торговле, расчетно-денежная документация, документация по торговле, бухгалтерская, финансовая и первичная учетная документация бюджетных учреждений, проектно-конструкторская и технологическая документация.

      Унификация  – это единообразие – установление максимального набора реквизитов, формата бумаги и фиксация реквизитов на бумаге.

      Стандартизация  – это установление единых норм и требований, предъявляемых к документам.

      С целью стандартизации управленческой документации была утверждена серия государственных стандартов на управленческую документацию, в которую вошли: ГОСТ 6.38–72 «Основные положения», устанавливающие общие требования к стандартизации документов; ГОСТ 6.39–72 «Формуляр-образец», устанавливающий типовую структуру управленческих документов, а также ряд стандартов на часто встречающиеся виды управленческих документов, например положение, решение, приказ, протокол, инструкция, акт, служебное письмо.

 

      3. Реквизиты документов

 

      Документы состоят из отдельных элементов, которые обычно принято называть реквизитами (от лат. requisitum – требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.

      Все реквизиты подразделяются на обязательные и необязательные. Однако надо помнить, что отдельные реквизиты в одном случае могут быть необязательными, а в другом – обязательными.

      Совокупность  расположенных в установленной  последовательности реквизитов документа  называется его формуляром. Ниже приводится максимальный перечень реквизитов. Использовать другие реквизиты, не включенные в данный перечень, не следует, но в конкретных документах отдельные реквизиты могут отсутствовать.

      Согласно  ГОСТ Р 6.30-97 документы могут содержать (в зависимости от назначения) до 29 реквизитов, однако ни один документ не оформляется полным их набором. Для каждого вида документа определен состав реквизитов в зависимости от назначения документа.

      Формуляр  для определенного вида документов называется типовым (например, для приказов, протоколов и т.д.). Такой формуляр характеризуется установленным набором реквизитов, расположенных в строгой последовательности.

      При составлении документов используются следующий состав реквизитов:

      01 – герб РФ

      02 – герб субъекта РФ

      03 – эмблема организации или  товарный знак

      04 – код организации 

      05 – код формы документа

      06 – наименование организации 

      07 – справочные данные об организации 

      08 – наименование вида документа 

      09 – дата документа

      10 – регистрационный номер документа

      11 – ссылка на регистрационный  номер и дату документа

      12 – место составления или издания  документа

      13 – гриф ограничения доступа  к документу 

      14 – адресат

      15 – гриф утверждения документа

      16 – резолюция 

      17 – заголовок к тексту

      18 – отметка о контроле

      19 – текст документа 

      20 – отметка о наличии приложения

      21 – подпись

      22 – гриф согласования документа 

      23 – визы согласования документа

      24 – печать 

      25 – отметка о замирении копии

      26 – отметка об исполнителе

      27 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело

      28 – отметка о поступлении документа  в организацию

      29 – отметка для автоматического  поиска документа.

1. – помещают на бланках документа в соответствии с положением о государственном гербе РФ.
2. – помешают на бланках документа в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.
3. – эмблему организации или товарный знак помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (Положение об организации) если на бланке уже есть герб РФ или герб субъекта РФ, то эмблему не воспроизводят.
4. – код организации расставляют по общероссийскому классификатору предприятий.
5. – код формы документа расставляют по общероссийскому классификатору управления документации.
6. – наименование организации должно соответствовать наименованию, закрепленному учредительному документу. Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе и располагают ниже наименования на русском языке. Пример: ООО «СИГМА»

      «SIGMA» Ltd

7. – справочные данные об организации включают: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по решению организации (номера факсов, счетов в банке, адрес электронной почты, web – страница в Интернете). Пример:  452451 Республика Башкортостан

      г. Бирск

      ул. Мира, 33

      БСВК  «Белая крепость»

      Р/с 20012345627744121235

      Тел.:

      Факс:

8. – наименование вида документа составляемого или изданного в организации регламентируется уставом и должно соответствовать видам документов предусмотренной в УРД. Этот реквизит оформляется заглавными буквами и пишется на всех документах кроме писем.
9. – датой документа является дата его подписания или утверждения. Оформляется тремя парами арабских цифр, следующей последовательности: день, месяц, год.
10. – регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять.
11. – ссылка на регистрационный номер включает регистрационный номер и дату, на который дается ответ.
12. – указывают в том случае если затруднено его определение по реквизитам.
13. – гриф ограничения доступа для служебного пользования (СЕКРЕТНО), конфиденциально (коммерческая тайна) расставляется без кавычек в правом углу.
14. – адресат при адресовании в организацию ее название указывают в именительном падеже, должность в дательном падеже.
15. – гриф утверждения документа расставляется в правом верхнем углу документа. Документ может утверждаться должностным лицом или специальным создавшим документом. При утверждении документа должностным лицом расставляется гриф утверждения и слово «УТВЕРЖДАЮ», наименование должности лица утверждающего документ, личная подпись и её расшифровка, ее дата.

      Пример:

      УТВЕРЖДАЮ

      Генеральный директор

      ЗАО «ГРАНД»

      Личная  подпись расшифровка подписи

      16. – резолюция пишется руководителем  непосредственно на документе и включает:

• фамилию исполнителя (кому поручается)
• содержание поручения (конкретные действия)
• срок исполнения
• подпись руководителя и дата подписания.

      Пример: Соловьеву А.В. подготовить проект приказа

                  К 18.09.01 личная подпись 18.08.01

      17. – заголовок к тексту включает  краткое содержание документа.  Заголовок согласуется наименованием  вида документа и может отвечать на вопросы: о чем, о ком или кого, чего.

      Пример: 1). Об увольнении Иванова И.И. (в приказе)

      2). АКТ списания продукции.

      18. – отметка о контроле ставится  должным лицом или подразделением, осуществляющим контроль подразделения. Отметку о контроле обозначают на поле документа рядом с заголовком буквой «К» или словом на штампе «контроль».

      19. – текст документа обычно состоит  из двух частей. В первой части  указывается причины, основания,  цели составления документа. Во  второй выводы, просьбы, предложения,  распоряжения, приказы. Если содержание документа не нуждается в пояснении текст содержит одну заключительную часть.

      20. – если в приложении не употреблялось  в тексте то указывается его наименования, количество листов и экземпляров. При наличии нескольких приложений то они нумеруются.

      Пример: приложение 1: Контракт от 20.07.06 №21, на 2л. в 3 экз.

      2 АКТ приема работ от 15.09.016№17, на 1л. в 17 экз. 

      Приложение  к распорядительным документам должно оформляться в правом верхнем углу и должно иметь отметку «Приложение» с указанием названия распорядительного документа, его даты и его регистрационного номера.

      Пример:

      Приложение 1

      К приказу директора ОАО «ЭРА»

      От 01.04.2006 №12

      21. – подпись включает наименование  должности лица подписавшего  документ (с указанием предприятия, если документ оформлен не на бланке) личную подпись и ее расшифровку. В расшифровке подписи инициалы ставятся перед фамилией.

      22. – гриф согласования документа  состоит из слова «СОГЛАСОВАННО», должности лица, с которым согласовывается  документ (включает наименование организации, подписи и ее расшифровки и даты согласования).

      Пример: СОГЛАСОВАНО 

      Начальник Департамента образования