Документационное обеспечение управленческой деятельности (на примере ООО «КОРС»)

Основные виды документов, с помощью которых выполняются данные функции:

1. Административный отдел:
• Приказы
• Отчеты
• Протоколы
• Устав
• Инструкции
• Штатное расписание
2. Производственный отдел:
• Договоры на проведение работ
• Акт о приемке работ
3. Отдел паспортизации:
• Договоры на проведение работ
• Акт о приемке работ
4. Бухгалтерия:
• Счета
• Банковские документы
5. Отдел кадров:
• Личные дела
• Трудовые книжки
• Трудовые договоры
• Приказы о приеме на работу

Делопроизводственная  служба Управления компании представлена секретариатом, который в своей  деятельности руководствуется такими нормативными документами, как Инструкция по делопроизводству, должностные инструкции сотрудников.

Таким образом, непосредственное ведение делопроизводства в ООО «КОРС» возлагается на секретариат. Он обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

Документирование  деятельности организации

В ООО «КОРС» присутствует смешанная организационная форма работы с документами. Часть операций (прием и обработка поступающих и отправляемых документов, регистрация, тиражирование) выполняется Управлением делами, а секретариат выполняет операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их обработке перед сдачей в архив.

ООО «КОРС» издает организационные (положения, правила, инструкции) и распорядительные (приказы, распоряжения) документы.

Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также оперативные, организационные, кадровые и другие вопросы внутренней работы в ООО «КОРС».

Приказы оформляются  на бланках и имеют установленный  комплекс обязательных реквизитов и  стабильный порядок их расположения в соответствии с ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Передача приказов, их копий работникам сторонних организаций допускается только с разрешения руководства компании.

Подготовка приказа включает в себя изучение существа вопроса, сбор необходимых сведений, подготовку проекта приказа, согласование проекта, подписание, регистрацию.

После регистрации приказов или распоряжений их заверенные копии  рассылаются в структурные отделы в ООО «КОРС» на основании листа рассылки. Лист рассылки составляется непосредственно исполнителем документа. В конце листа рассылки указывается его фамилия и дата передачи в Управление делами для дальнейшей передачи в структурные отделы компании. В ООО «КОРС» составляется лист рассылки по филиалам и представительствам.

Порядок оформления и  составления бланков и организационных  и распорядительных документов в  ООО «КОРС» в полной мере соответствует требованиям Инструкции по делопроизводству. Важно отметить, что в ООО «КОРС» установлен определенный порядок визирования приказов.

После регистрации приказов или распоряжений их заверенные копии  рассылаются в структурные отделы компании, адресатам, на основании листа  рассылки. Лист рассылки составляется непосредственно исполнителем документа. В конце листа рассылки указывается его фамилия и дата передачи в Управление делами для дальнейшей передачи в структурные отделы в ООО «КОРС».

Положение принимается  в том случае, если в нем устанавливаются  системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции в ООО «КОРС». Положение об ООО «КОРС» состоит из 6 частей («Общие положения», «Задачи и функции в ООО «КОРС» », «Структура и штаты компании», «Руководство компании», «Права и ответственность», «Контроль, проверка и ревизия деятельности компании»).

В правилах устанавливаются  нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений и иных нормативных  актов.

Положения Инструкции по делопроизводству распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемых с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий. Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в секретариате ООО «КОРС», должны отвечать требованиям настоящей инструкции по делопроизводству.

Поскольку секретариат  ООО «КОРС» оснащен компьютерными средствами, то в управлении применяются различные программные средства, среди которых в первую очередь необходимо выделить Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Outlook.

Также секретариатом  используются такие специальные  программы, как «1 С бухгалтерия», «Программный модуль сбора информации. Комплексная оценка» для автоматизации процедуры подготовки документов к исполнению.

Положения, правила и  инструкции применяются как самостоятельные  правовые акты, которые подписываются  руководителем отдела компании, и  утверждаются директором ООО «КОРС» в форме грифа утверждения или путем издания приказа. Текст проекта положения, правил, инструкций печатается на общем бланке. Кроме вышеперечисленных документов, секретариат хранит издает также следующее: инструктивные и информационные письма, доверенности, описи дел постоянного хранения, журналы регистрации. Все эти документы перечислены в номенклатуре дел ООО «КОРС».

Организация документооборота компании

Движение документов в ООО «КОРС» с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

Технологическая цепочка  движения и обработки документов в ООО «КОРС» состоит из следующих этапов:

– приема и первичной обработки;

– предварительного рассмотрения и распределения;

– регистрации документов;

– направления на исполнение и исполнения документов;

– оформления и удостоверения документов;

– отправки.

На каждом этапе секретариат  выполняет типовые операции по работе с документами. 

Прием и отправка

Прием и отправка документов в ООО «КОРС» осуществляется, как правило, средствами почтовой, курьерской, факсимильной связи и по электронной почте.

Прием и первичная  обработка документов осуществляется сотрудниками Управления делами. Проверяется  правильность доставки, конверты с  документами вскрываются, проверяется  целостность упаковки документов, наличие приложений. Документы, адресованные непосредственно в ООО «КОРС» (как и любому структурному подразделению) или с пометкой «лично», передаются адресату без вскрытия конверта.  

Регистрация

На полученном документе  в правом нижнем углу первой страницы проставляется регистрационный штамп, включающий дату, номер и количество листов документа. Зарегистрированные документы передают в почту секретарю ректора или проректора.

Поступившие телеграммы регистрируются в журнале и немедленно передаются адресату. Право подписи телеграмм, составленных в ООО «КОРС», имеют директор и зам. директора.

Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи  и записывается (печатается) получателем. Принятые телефонограммы печатаются в 2-х экземплярах, один передается адресату, а второй, как правило, подшивается в дело.

Тексты служебных документов, направляемые по каналу факсимильной связи, оформляются на бланках. Объем  передаваемого документа, не должен превышать 5 листов. Ответственность за содержание документа возлагается на руководителя, подписавшего документ. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям

В ООО «КОРС» регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые – внутренние и отправляемые.

Документы Управления регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Не подлежат регистрации следующие документы: поздравительные письма и пригласительные билеты; рекламные извещения, плакаты; программы совещаний, конференций; печатные издания (книги, журналы, бюллетени); бухгалтерские документы, месячные, квартальные и полугодовые отчеты (подлежат специальному учету в бухгалтерии).

Документы регистрируются один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в  день подписания или утверждения.

Регистрация документов производится в пределах групп, в  зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Отдельно регистрируются входящие документы, исходящие документы и внутренние документы: распоряжения, приказы ректора по основной деятельности, по финансовой деятельности, приказы по личному составу, приказы и распоряжения директора ООО «КОРС» и т.д.

Регистрация входящих, исходящих  и внутренних документов производится централизованно в Управлении делами в журналах регистрации и карточках  учета.

В ООО «КОРС» заказная входящая и исходящая корреспонденция регистрируется в журналах учета. Входящая и исходящая корреспонденция регистрируется на регистрационных карточках. Внутренние документы регистрируются в журналах учета.

Контроль исполнения

Контроль исполнения в ООО «КОРС» включает в себя постановку на контроль, регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

При постановке документа  на контроль проставляется штамп  «КОНТРОЛЬ» в левом верхнем углу документа, в правом, как правило, пишется резолюция.

Управление делами ведет  механическую и автоматизированную контрольную картотеку. Контрольная  карточка составляется в 2-х экземплярах: один – передается исполнителю вместе с документом, другой остается в контрольной картотеке до исполнения документа.

В документах, присланных для исполнения из Федерального агентства  по образованию и других организаций, контрольный срок исполнения обычно указывается. На приказах или распоряжениях университета срок исполнения назначается ректором или проректорами.

Документы в ООО «КОРС» подлежат исполнению в следующие сроки:

– с конкретной датой исполнения – в указанный срок;

– без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «срочно» – исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку «оперативно» – в 10-дневный срок, остальные – в срок не более месяца.

При необходимости изменения  срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продление не позднее 3-х дней до истечения этого срока.

Обо всех случаях изменения  срока исполнения документов ответственный  исполнитель ООО «КОРС» обязан информировать руководство.

Снятие документа с  контроля осуществляется Управлением  делами по исполнении документа с  фиксацией на контрольной карточке: отметки об исполнении документа, кратких  сведений об исполнении. На контроль ставятся все поступающие документы ректора, требующие исполнения.

Классификация и систематизация документов. Формирование дел

Для классификации и  систематизации документов, формирования дел в ООО «КОРС» составляется номенклатура дел.

Номенклатура дел предназначена  для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.