Документационное обеспечение управленческой деятельности (на примере ООО «КОРС»)

Номенклатура дел ООО «КОРС» составляется на основе фактического состава документов, находящихся и используемых в делопроизводстве. Номенклатура дел была составлена в двух экземплярах секретарем на общем бланке Университета, согласована с архивом Управления делами Университета, подписана директором ООО «КОРС».

Исполненные документы  должны в 3-дневный срок сдаваться  секретарю для формирования их в  дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяется в  соответствии с номенклатурой дел.

При формировании дел соблюдаются следующие общие правила:

– в дело помещаются только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

– в дело группируются документы одного календарного или учебного года, за исключением переходящих дел;

– раздельно группируются в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

– в дело не помещаются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

– по объему дело обычно не превышает 250 листов.

– при наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.

 

Экспертиза  ценности документов. Подготовка дел  к сдаче в архив

Экспертиза ценности документов в ООО «КОРС» на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив.

В организации проведение экспертизы ценности документов осуществляет секретарь. Секретарь осуществляет отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в отделах компании (в данном случае в ООО «КОРС»); выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения, которых истекли.

Отбор документов для  постоянного хранения проводится на основании перечня документов с  указанием сроков их хранения и номенклатуры дел секретариата, путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает секретарь директора. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в отделе компании.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

Прием каждого дела производится сотрудником в присутствии работника. При этом на обоих экземплярах  описи против каждого дела, включенного  в нее, делается отметка о наличии  дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема – передачи дел, а также подписи секретаря директора и лица, передавшего дела.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Проблема документационного  обеспечения управления в настоящее время не утрачивает своей актуальности. Объясняется это следующими причинами:

· существует явное отставание темпов научно-технического прогресса  от темпов нарастания потоков информации вообще и информации управленческой в частности.

· Способы и методы обработки документов, имеющиеся ныне в распоряжении сотрудников многочисленных предприятий, ежедневно пропускающих через себя тысячи распорядительных и иных деловых бумаг, по-прежнему остаются весьма далекими от совершенства.

Организация работы с документами влияет на качество работы управления, от того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Все этапы организационной работы обычно документируются. Работа с документами требует специальных знаний и навыков. Документы многообразны и каждый документ - устав, протокол, приказ, справка и др., - имеет свои особенности и правила работы с ними.

Документы надо не только правильно составить и оформить, но и передать, сохранить, быстро найти  в случае необходимости. Поэтому на предприятиях большое внимание должно уделяться информационно-документационному обеспечению управленческой деятельности.

Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации  любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.

Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому  оно является одним из средств  укрепления законности и контроля.

От четкости и оперативности  обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание.

 

Список литературы

1. Айман Т.О. Делопроизводство: Образцы документов / Т.О. Айман. — 2-е изд. — М.: РИОР, 2005. — 272с.

2. Андреева В.И.Делопроизводство: практическое пособие / В.И. Андреева - 7-е, перераб. и доп. изд. - М.: Бизнес-школа"Интел-Синтез", 2000. – 188с.

3. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция. В вопросах и ответах: учеб. пособие / М.И. Басаков. -2-е, испр. и доп. изд. - Ростов н/Д: Феникс, 2000. - 318с.

4.. Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному / М.П. Бобылева. - М: Издательство МЭИ, 2004. – 172с.

5. Березина Н.М., Современное делопроизводство / Н.М. Березина, Е.П. Воронцова, Л.М. Лысенко. — СПб.: Питер, 2007. — 272с.

6.. Волкова Д.В. Деятельность международной организации по стандартизации (ИСО) // Делопроизводство 2006. №2. С.3-8.

7. Богатая И.Н. Делопроизводство и бухгалтерия: учеб. пособие / И.Н. Богатая, Л.Н. Кузнецова - М.: Дело, 2002.- 360с.

8. Васильев Д.В. Делопроизводство на компьютере / Д.В. Васильев. - 2-е, доп. изд.-М.: Strix, 1999. - 224с.

9. Голованов Н.М. Юридические лица. Способы образования / Н.М. Голованов. - М., 2003.- 320с.

10. Гражданское право: учебник. Часть I. / Под ред. А.П. Сергеева, Ю.К. Толстого. - М., 2003. – 430с.

11. Гражданское право: Учебник. Том I. / Под ред. Е.А. Суханова. - М., 2004. – 413с.

12. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): учебник / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и [др.]; под ред. Т.В. Кузнецовой. – М: ЮНИТИ- ДАНА,2002. – 359с.

13. Делопроизводство: учебник / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Г.Ю. Максимович, Л.В. Санкина; под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: МЦФЭР, 2004. – 544с.

14. Демин Ю. М. Делопроизводство и архивное дело / Ю.М. Демин. — СПб.: Питер, 2005. – 354с.

15. Демин Ю. М. Делопроизводство: подготовка служебных документов / Ю. М. Демин. — СПб.: Питер, 2003. – 235с.

16. Илюшенко М.П. Перечень документов со сроками хранения, его значение в документировании управленческой деятельности и методическом обеспечении делопроизводства // Делопроизводство 2004. №4. С. 29-32.

17. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) / Т.В. Кузнецова. - 5-е изд., испр. и доп. – М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2007. – 528с.

18. Кирсанов М.В Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: учеб. пособие. / Ю.М. Аксенов, М.В. Кирсанов. – 6-е изд., испр. и доп. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2006. – 364с.

19. Крылова И.Ю. Документирование управленческой деятельности: учеб. пособие / И.Ю. Крылова. – СПб., 2004. - 324с.

20. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) / Т.В. Кузнецова. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел – синтез», 2002 - 384с.

21. Кузнецова Т.В. Секретарское дело / Т.В. Кузнецова. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 2001. - 324с.

22. Кузнецова Т.В. Инструкция по делопроизводству, порядок составления // Секретарское дело, 1999. №2. С.4

23. Кузнецова Т.В. Новое в законодательно – правовой и нормативно – методической базе по документационному обеспечению управлению за 2005 год. // Делопроизводство 2006. № 1. С.8-15.

24. Кузнецов С.Л. Новый стандарт в области ДОУ // Делопроизводство 2007. №3. С. 35-39.

25. Кузнецов С.Л. Организация информационно-справочной работы по документам // Делопроизводство 2008.№1. С.14-17.

26. Кузнецова Т.В. Нормативно – методические акты, определяющие порядок документирования и работы с документами // Делопроизводство 2007. №4. С. 10-15.

27. Комментарий к Гражданскому кодексу РФ, части первой (постатейный) / Отв. ред. проф. О.Н.Садиков. - М., 2001. – 268с.

28. Комментарий к Федеральному закону «Об обществах с ограниченной ответственностью». - М., 2003. – 194с.

29. Костомаров М.Н. Классификация документов и документной информации // Делопроизводство. 1999. № 2. С.21.

30. Ларьков Н.С. Документоведение: учеб. пособие / Н.С. Ларьков. – М.: АСТ: Восток – Запад, 2006. – 427с.

31. Ларин М.В. Управление документацией в организациях / М.В. Ларин. – М.: Научная книга, 2002. – 288с.

32. Митченко О.Ю., Рысков О.И. Международный стандарт по управлению деловой документацией ISO 15489-2001 // Делопроизводство. 2003. N 3. С. 62 – 64.

33. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): учеб. пособие / А.В. Пшенко. – М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2002. – 256с.

34. Рогожин М. Ю. Организация делопроизводства предприятия / М. Ю. . Рогожин. — М.: Изд-во РДЛ, 2004. – 243с.

35. Рогожин М. Ю. Справочник по делопроизводству / М. Ю. Рогожин. — СПб.: Питер, 2007. — 192с.

36. Секретарское дело (образцы документов, организация и технология работы): учеб.- прак. пособие / В.В. Галахов, И.К. Корнеев и [др.]; под ред. И.К. Корнеева. – М.: ТК Велби; Изд-во Проспект, 2007. - 608с.

37. Санкина Л.В. Делопроизводство: прак. пособие / Л.В. Санкина. – М.:МЦФЭР, 2002. – 288с.

38. Степанов Е. Что такое документ? Виды и системы документов // Служба кадров. 2001. №11. С. 82-83

39. Янковая В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии // Делопроизводство 2001. №1. С. 41.

Министерство образования  и науки

Российской Федерации

Уральский государственный  университет им. А.М. Горького

Исторический факультет

Отделение архивоведения, документоведения

и информационно-правового  обеспечения управления

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Документационное обеспечение управленческой деятельности 
(на примере ООО «КОРС»)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Екатеринбург

2012

Содержание

 

Введение…………………………………………………………………………...3

1. Понятие «документационное обеспечение управленческой

деятельности»………………………………………………………………….5

2. Основные требования к оформлению управленческих документов……...10
3. Документационное обеспечение управления в ООО «КОРС»……………19

Заключение………………………………………………………………………32

Список литературы……………………………………………………………...34