Вторая  задача экспертизы – определить состав документов, соответствующих профилю каждого государственного архива. В задачу ЭЦД входит также обеспечение полноты состава документов в организации, восполнение утраченных документов. Если постоянно хранятся подлинники, но были утрачены, то будут приняты копии приказов в установленном приказе.

     Систематическое увеличение количества документов влияет на задачи и методы ЭЦД. Одна из существенных задач ЭЦД – изыскание путей  уменьшения количества документов, оставляемых  на хранение, но при условии обеспечения  науки и государства необходимыми сведениями, отражающими все стороны экономической, культурной и иной жизни страны. Подвергая документы ЭЦД, руководствуются определенными принципами и критериями для установления их ценности. ЭЦД проводится на основе принципов историзма (учет исторической ситуации, в которой создавался документ), комплексности (оценка с учетом других документов, не вырывать документы из контекста других) и всесторонности оценки документов (с точки зрения, на сколько он отражает все стороны политической, культурной и т.д., насколько он информационно емкий.) путем комплексно применяемых критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов³⁸.

     В результате проведения экспертизы ценности:

     - устанавливается комплекс документов постоянного хранения;

     - производится отбор к уничтожению утративших свое значение документов с истекшими сроками хранения;

     - определяются уникальные и особо ценные дела;

     - осуществляется полноценное комплектование архива организации и государственных архивов документами, представляющими интерес для науки и истории. 

    3.2 Подготовка документов к архивному  хранению 

    Документы организации, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие  сроки и затем выделяются к уничтожению. Отбор документов на хранение или уничтожение является результатом проведения ЭЦД.

    По  результатам ЭЦД составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и документов по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения (до 10 лет включительно).

    Описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению рассматриваются на заседании ЭК организации и согласовываются с ведомственным архивом.

    Дела  временного (до 10 лет включительно) срока хранения могут быть уничтожены только после того, как описи дел  постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу  за соответствующий период утверждены и переданы в ведомственный архив организации.

    Опись дел является учетным документом и основной частью научно-справочного  аппарата архива, обеспечивающей оперативный  поиск документов. Опись составляется в тех экземплярах: одни передаются в ведомственный архив, второй – прилагается в качестве основания к протоколу заседания ЭК, третий – остается в качестве контрольного экземпляра в аппарате предприятия³⁹.

    На  дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному  составу составляются отдельные описи. Формы описей унифицированы (приложения 6, 7, 8, 9, 10).

    Не  подлежащие сдаче на государственное  хранение дела с временным (до 10 лет  включительно) сроком хранения по истечении  установленного срока хранения включаются в акт о выделении документов к уничтожению (приложение 11). Не допускается уничтожение документов до полного истечения срока хранения. Для исключения преждевременного уничтожения документов необходимо соблюдать следующее правило: дела включаются в акт об уничтожении, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января того года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2001 г., могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2005 г.⁴⁰

    Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу после окончания календарного года, в котором они заведены, должны быть подготовлены к передаче в ведомственный архив. Предархивная подготовка дел включает две процедуры: оформление и описание дел⁴¹.

    Оформление  дел проводится лицом, ответственным за работу с документами. Полное или частичное оформление дел проводится в зависимости от сроков хранения документов⁴².

    Дела  постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения подлежат полному оформлению, дела временного (до 10 лет включительно) хранения – частичному оформлению.

    Описание  дела – это вынесение на его обложку всех необходимых для дальнейшего хранения и поиска сведений о документах дела⁴³.

    В ведомственный архив вместе с делами передаются регистрационные карточки на документы по согласованию с архивом⁴⁴.

    В небольших по структуре и штатной  численности организациях, как правило, отсутствует специальное подразделение  – ведомственный архив.

    Взаимодействие  государственных архивов с современными коммерческими структурами осуществляется на договорной основе. В договоре закрепляются обязательства сторон, состав передаваемых документов, порядок и сроки передачи документов на постоянное или депозитное хранение и т.д.

    Организация может сократить срок хранения документов в своем ведомственном архиве до передачи их на государственное хранение в случаях: прекращения деятельности, отсутствия условий для хранения документов, желания самой организации. 

    3.3 Документ как артефакт

    По  признаку социально-культурной значимости выделяют группу документов, получивших название артефакт (лат. Arte – искусственно, factus – сделанный) – документ, обладающий особой социально-культурной ценностью, не свойственной документу в целом. Артефактные документы – это документные памятники, в т. ч. письменности, составляющие часть культурного достояния страны, народа, человечества, обычно охраняемые специальными законами (приложение 12)⁴⁵.

    Памятники выступают объектом науки памятниковедения, которая делит их на движимые и недвижимые. К числу движимых относят документные памятники: рукописи и старопечатные книги (манускрипты, палимпсесты, инкунабулы), раритеты, редкие письменные и графические издания, кинофотофонодокументы и т. п.

    В середине 1980-х годов распространение получило понятие «книжный памятник», постепенно ставшее обобщающим для таких понятий, как «редкая» и «ценная книга» (особо ценная, уникальная). Трактовка ценной книги как качественной ее характеристики принадлежит И.Н. Розанову, А.И. Маркушевичу, М.Н. Куфаеву, С.А. Соболевскому (XIX — начало XX вв.).

    Основой отнесения документа к артефакту (памятнику) может служить особая ценность и уникальность содержания, предисловия, сопроводительных статей, комментариев и т. п. Документы этого  вида отличаются по внутренней структуре (составу, подбору и организации сообщения в нем). Артефактные документы оснащены особенно сложным аппаратом. Помимо основного текста, они могут включать научно-исследовательские статьи, поясняющие текст, обширный текстологический материал, историографические комментарии и разнообразные указатели (тематические, предметные, именные). Как правило, артефактные документы имеют особую материальную основу, конструкцию, особые условия бытования во внешней среде. Они выходят в улучшенном оформлении, с многочисленными иллюстрациями, часто в нестандартных формах, в переплетах. Для издания памятников нередко используют факсимильное воспроизведение.

    Содержательная (информационная) ценность документа, его особое историческое, художественное и культурологическое значение являются основным признаком, позволяющим отнести документ к разряду артефактных. Как уже отмечалось, это не просто источник информации, он имеет особую социально-культурную ценность⁴⁶.

    Кроме содержания, критерием артефактности может служить и материальная основа документа, его форма: бумага, пленка, шрифт, краска, способ записи и воспроизведения информации, обложка, переплет, автор и др.

    К артефактным также относят документы  по особым условиям их бытования во внешней среде, путем изучения их «судьбы» или легенды (термин архивоведения), первоначальной принадлежности, связи с историческими событиями, памятными местами и т. п.

    Артефактные документы составляют основу духовных и материальных ценностей человечества и по уровню качественных критериев относятся к документным памятникам мирового, национального и местного значения.

    Важнейшая задача библиотек и других учреждений культуры страны состоит в создании специализированных фондов рукописных и старопечатных книг, редких и особо ценных документов нового времени, в обеспечении их сохранности и рациональной доступности для научных, просветительских и воспитательных целей. Это одно из направлений общегосударственной деятельности по реализации закона об охране и использовании памятников письменности, истории и культуры.

    Документный памятник – это ценностная категория, охватывающая результаты человеческой деятельности, в высокой степени отразившие культуру и исторические особенности той или иной эпохи и вследствие этого ставшие объектами ценностного отношения⁴⁷.

    В фондах библиотек, архивов, музеев, информационных центров наряду с ценными есть неценные документы – с ограниченным сроком хранения.

    Ценность – это особая социальная значимость документа, предпочтительность одного документа другому по некоторому существенному признаку либо их совокупности. Признав особую ценность документа, государство берет его на учет, обеспечивает особые условия хранения и рационального использования⁴⁸.

    По  степени ценности различают следующие виды документов: ценный, особо ценный, уникальный и редкий документ.

    Ценный  документ имеет политическое, социально-экономическое, научное, культурное значение и на этом основании подлежит государственному учету и приему на государственное хранение. Ценность – качественная характеристика ценного документа, представляющего особую социальную значимость по содержанию, форме и/или условиям бытования во внешней среде, независимо от его количества.

    Особо ценный документ имеет для государства непреходящее значение и незаменим при утрате.

    Уникальный  документ не имеет себе подобных по содержащейся в нем информации и/или внешним признакам.

    Редкий  документ – сохранился или выпущен в относительно малом числе экземпляров и обладает художественной, научной, культурной, библиографической или иной ценностью (приложение 13). Редким можно назвать экземпляр документа, обладающий неповторными приметами, которые отличают его от остального тиража документа (именной, снабженный автографом автора, «участник» знаменательного события, особо переплетенный, имеющий уникальный футляр и т. п.)⁴⁹.

    Итак, следует заметить, что исторический источник является сложной информационной структурой. Он содержит, наряду с открытыми, также и скрытые слои информации. Со временем, в связи с постоянно изменяющимися условиями жизни общества, возрастающими потребностями людей, скрытая информация может актуализироваться и все более проявляться. К тому же постоянно совершенствуются и методы извлечения ретроспективной информации. Таким образом, функция документа как исторического источника практически не может быть исчерпана. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

     Документы являются объектом исследования многих научных дисциплин – архивоведения, источниковедения, информационных дисциплин, правовой, исторической науки, бухгалтерского учета, статистики и др. Так, для юриста документ служит способом доказательства, свидетельства чего-либо, для историка – исторический источник, для специалиста в области управления – средство фиксации и передачи управленческих решений. В отличие от перечисленных наук документоведение интересуется документом как таковым, не рассматривая его в качестве средства для решения других задач.

     Таким образом, объектом документоведения является документ в том смысле как это  определено в государственном стандарте  на терминологию в области документоведения и архивоведения: «Документ; документированная информация: зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать»⁵⁰.

     Причина появления любого документа –  необходимость зафиксировать информацию. Отобразив информацию, документ обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени. Таким образом, документ оценивается по информации, которую он содержит.