Документ в управленческой и правовой деятельности

      Вся реформаторская деятельность Петра I закреплялась  в форме уставов, регламентов, указов, которые имели одинаковую юридическую  силу. Делопроизводство в эпоху Петра  вступило в новую стадию своего развития и носит название коммерческое делопроизводство. 

     1.2 Система коллежского делопроизводства 

     Административный  хаос, вызванный отсутствием в  прежних учреждениях установленного законом порядка, общих письменных форм документов, постоянных сроков для  производства дел, побудил правительство искать новые формы государственного устройства.

     В результате петровских реформ в области  управления сложилась следующая  система учреждений: Сенат, Синод, Кабинет  и коллегии – в центре, губернатор, воевода, комиссары и другие органы – на местах.

     Каждая  коллегия состояла из председателя и  нескольких членов. Кроме руководителя в состав коллегий входили: 4 советника, 4 асессора (заседателя), секретарь, актуариус, регистратор, переводчик, подьячие. Дела в каждой коллегии решались по большинству голосов. Коллегии ведали всеми отраслями управления, суда и государственного хозяйства.

      Уже в декабре 1718 г. был принят реестр коллегий:

      1) Иностранных дел;

      2) Военная;

      3) Адмиралтейская;

      4) Камер-коллегия;

      5) Штатс-контора (ведение государственных расходов);

      6) Ревизионная (бюджетная);

      7) Берг-коллегия (промышленная);

      8) Коммерц-коллегия (торговля);

      9) Юстиции;

      10) Казенных сборов;

      11) Главный магистрат;

      10) Мануфактур-коллегия (горнодобывающая).⁸

      Первоначально каждая коллегия руководствовалась своим регламентом, затем законодательной основой реформы стал «Генеральный регламент», утвержденный Петром I 28 февраля 1720 г., который ввел «коллежскую» систему делопроизводства.

      С изданием Генерального регламента делопроизводство становиться на твердую почву закона. Делопроизводственная деятельность закрепляется  за самостоятельным подразделением – канцелярией, в центре которой секретарь. Также в состав канцелярии входили нотариус, регистратор, актуариус, канцеляристы, копиисты, переводчики, толмачи (для устного перевода) и вахмистр (сторож для охраны).

      Коллежское  делопроизводство более прогрессивно по сравнению с приказным делопроизводством. Появились упорядоченные системы  регистрации. Регистрация велась в  специальных журналах, причем документы, поступавшие от вышестоящих инстанций, регистрировались в отдельном журнале, отдельный журнал регистрации велся на исходящие документы. Всего в коллегии велось четыре журнала регистрации: А и В – для регистрации документов вышестоящих органов, С и D – для всех остальных документов. Нельзя сказать, что такая система регистрации являлась удобной и оправданной, однако и до сегодняшнего дня в некоторых учреждениях применяют журнальную форму регистрации. Появились и новые названия документов: векселя, облигации, реляции, мемории, рапорты, журналы, протоколы, корреспонденция, инструкция; приговоры, указные грамоты; наказы заменены указами, регламентами, инструкциями, резолюциями; челобитные – прошениями; переписка - памяти и отписки - заменены отношениями, рапортами, доношениями, реляциями, ведениями, известиями.⁹

     В период коллежского делопроизводства были заложены основы организации учета  и хранения документов, тогда же впервые появилось название «архив». В Генеральном регламенте предписано было иметь два архива – общий для всех коллегий в специальном ведении коллегии иностранных дел и финансовый.

      Каждую  коллегию возглавлял президент. В состав коллегии входили: вице-президент, советники, асессоры, служители канцелярий. Чиновник, занимавший должность секретаря, обязан был хорошо знать законы, уметь разбираться в различных ситуациях, быть образованным и знающим свое дело до тонкостей специалистом. Роль секретаря в коллегии была довольно значительна и важна.

      К 1720 г. в Российском государстве сложилась новая система органов власти государственного управления, частично существовавшая еще и в XIX  в. (приложение 2).

        Итак, особенности коллежского делопроизводства  заключаются в следующем:

      - делопроизводство регулировалось  законодательством;

      - начался процесс формирования  штата чиновников как государственных служащих, профессионально работающих с документами;

      - разработана и введена в практику работы технология регистрации документов, контроля их исполнения, текущего и архивного хранения документов. 
 
 

     1.3 Система министерского делопроизводства 

     Начало  XIX в. ознаменовалось новой реформой государственного управления и делопроизводства, которая затронула главным образом высшие и центральные учреждения, и вместе с реформами Екатерины II завершила формирование системы центральных и местных учреждений.

      Новая министерская система управления основана на принципе единоначалия. Министры стали  единоличными исполнителями воли царя, что определило делопроизводство министерств  как «исполнительное». Внедрение новой системы управления началось изданием манифеста от 08.09.1802, провозгласившего создание первых восьми министерств, а завершилось изданием 25.06.1811 «Общего учреждения министерств». По названию центральных учреждений вся система получила название министерской¹⁰.

      Первыми министерствами были:  министерство военно-морских сил, министерство иностранных дел, министерство внутренних дел, министерство коммерции, министерство финансов, министерство народного просвещения, министерство юстиции, Государственное казначейство (на правах министерства).

     «Общим  учреждением министерств» вводилось  единообразие  в систему делопроизводства: от создания документов до архивного  хранения. Четко различали два  аспекта делопроизводственной деятельности: формы документов и движение документов и дел¹¹.

     Дела, направленные в министерство, могли попасть в канцелярию министра или непосредственно в департаменты. В канцелярию министра непосредственно поступали указы и повеления верховной власти, переписка министра с другими министрами и лицами равного звания. На имя министра поступали отзывы на его предписания и жалобы на решения департаментов, а также секретные дела.

     Все дела делились на три категории: текущие  дела – донесения, ведомости, представления, переписка и др.; чрезвычайные дела; дела, «не терпящие времени», или срочные.

     Документы, создававшиеся в процессе «производства  дела» можно разделить на две  группы: документы, составляющие внутреннее делопроизводство учреждения (записки, справки, выписки, регистрационные  журналы, настольные реестры и др.), и документы поступавшие в учреждение из других учреждений и отправлявшиеся в другие учреждения, в том числе «исполнительные бумаги».

     В делопроизводстве министерств появляются бланки учреждений с угловым расположением  реквизитов. Бланки печатались типографским способом или писались от руки. В состав реквизитов бланка включается наименование учреждения, наименования структурных подразделений, дата документа, регистрационный индекс, заголовок к тексту, адресат. Появляется ссылка на поступивший документ, которая не имеет пока унифицированного вида и может выглядеть по-разному: «Ответ на № …» или: «От такого-то …» и т.п.¹²

     Получает  определенную форму удостоверение  документа: подписи и скрепы включают наименование должности лица, подписавшего или скрепившего документ и его  личную подпись (приложение 3).

     На  протяжении всего XIX и начала XX вв. осуществляется законодательная рекомендация делопроизводства высших, центральных и местных учреждений. К этому времени законов в России было так много, что можно считать, будто их вообще нет. Немаловажную роль в российском законодательстве сыграл М.М. Сперанский. Шесть лет Сперанский занимался муравьиным трудом: собирал по архивам и систематизировал законы российской империи. Практически, он написал первые в России гражданский и уголовный кодексы. Было издано 45 томов Полного собрания, а в 1832 года начинают издаваться Своды законов Российской империи в 15 томах, которые содержат четкие законодательные регламентации делопроизводства. Появляется делопроизводственная литература, такая как письмовники – сборники образцов документов; работы Н.В. Варадинова – «Делопроизводство, или теоретическое и практическое руководство к гражданскому и уголовному, коллегиальному и одноличному письмоводству, к составлению всех правительственных и частных деловых бумаг и к ведению самих дел» (СПб., 1857).

     Делопроизводство  Н.В. Варадинов разделял на теоретическое  и практическое. В теоретическом значении – это «наука, излагающая правила составления деловых бумаг, актов и самих дел»; практическое делопроизводство – это «общий порядок производства дел в присутственных местах  по данным законами формам и по установившимся образам деловых бумаг»¹³.

     В конце XIX – начале XX вв. все большее внимание обращается на систему регистрации, на необходимость ее упрощения за счет ее централизации. Эта идея в корне противоречила идее, заложенной в «Общем учреждении министерств», в соответствии с которым создавалось множество пунктов регистрации документов в учреждении.

     Главная особенность делопроизводства XIX- начала XX в. заключалась в том, что и организация делопроизводственной службы, порядок оформления документов и технология работы с ними прочно опирались на законодательную базу¹⁴.

     Итак, характеризуя делопроизводство XIX – начала XX в., следует отметить, что:

     - технология делопроизводства определялась принципом единоначалия, положенным в основу организации управления в Российской империи;

     - с 30-х гг. XIX в. для оформления документов начинают применяться бланки;

     - в XIX в. положено начало процессу формирования теории делопроизводства;

     -  в конце XIX в. отдельными ведомствами предпринимались попытки рационализации делопроизводства. 
 
 
 
 
 
 
 
 

     ГЛАВА II. ДОКУМЕНТ В УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ И ПРАВОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 

     2.1 Функциональный анализ документа

     Анализ  блока информационных функций  документа (собственно информационной, социальной, политической и коммуникативной) необходимо дополнить анализом двух других блоков: обеспечивающего процесс управления и культурно-исторического (приложение 4).

     В управленческой функции документ выступает  как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации, для обеспечения процесса принятия решений; документ выступает как инструмент управленческого труда.

     Из  многообразных средств управления – организационных, экономических, социально-психологических – только организационные в полной мере материализуются в документе.

     Управление  может быть эффективным лишь при  наличии новой, актуальной, в том  числе опережающей, информации, которая  позволяет принимать своевременные и правильные решения. Поэтому основное свойство документов, обладающих управленческой функцией, - их оперативный характер¹⁵.

     Документы, обладающие управленческой функцией, являются основным источником информации, они играют большую роль в информационном обеспечении управления. Информацию, обеспечивающую основную функцию управления – регулирование, можно разделить на два вида: осведомительную и распорядительную. Осведомительная информация формируется на нижних уровнях управления. В процессе передачи ее «вверх», то есть при движении от нижних ступеней управления к высшим, происходит ее сжатие, устранение избыточности и дублирования. Распорядительная информация генерируется на высших уровнях управления.

     Управленческие документы классифицируют в соответствии с элементами государственного управления (планирование, работа с информацией, принятие управленческих государственно-властных решений, организаторская работа и регулирование, контроль) или в соответствии с функциями учреждения (общее руководство, финансирование, материально-техническое обеспечение, подготовка кадров и др.). В управленческой функции документ предстоит нам прежде всего в регулятивной, нормативной роли – как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, управления, предприятия, организации.