Документ в управленческой и правовой деятельности

     Правовая  функция – функция фиксации, закрепления  и изменения правовых норм и правоотношений. Существуют две категории документов, наделенных правовой функцией:

     1) изначально обладающие ею;

     2) приобретающие ее на время.

     В первую категорию входят все документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также другие документы, влекущие за собой юридические последствия. Сюда относятся правовые акты представительных и распорядительных органов, то есть все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и т.п.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты управления, издаваемые учреждениями, предприятиями и организациями и влекущие за собой определенные юридические последствия (приказы, распоряжения, положения, уставы, инструкции и т.д.). Сюда же следует зачислить все договорные документы, то есть документы, фиксирующие договорные отношения¹⁶.

     К этой же группе можно условно отнести  документы, не обладающие признаками правовых актов, непосредственно вызывающих, изменяющих или прекращающих правоотношения, но имеющие определенное «правовое значение». Это, например, удостоверительные документы (метрические свидетельства, паспорта, дипломы об образовании, командировочные удостоверения, пропуска, справки с места работы и с места жительства и т.д.) и оправдательные финансовые документы (приемные и сдаточные акты, накладные, приходные ордера на поступившие материалы, счетно-платежные требования на отпущенную продукцию и т.п.). В принципе каждый управленческий документ – справка, акт, докладная записка – имеет юридическое значение, так как оно удостоверяет тот или иной факт, который может послужить основанием для издания правового акта.

     Ко  второй категории принадлежат документы, которые могут быть использованы как доказательство в суде, органах следствия и прокуратуры. Например, такие документы, как сберегательная книжка или опись имущества, на основании которого (наряду с другими доказательствами) выдается свидетельство о праве на наследство. Список научных трудов, сам по себе лишенный какого либо юридического значения, играет существенную роль при зачислении на должность, присвоении ученого звания как доказательство пригодности к исследовательской и преподавательской работе. Однако в принципе любой документ может быть доказательством и тем самым временно будет наделен правовой функцией. Важно заметить, что многие документы издаются лишь на основании правового акта. Так, оформление диплома об окончании учебного заведения проводится на основе приказа руководителя, основанием для выдачи справки о месте, должности и стаже работы является приказ о назначении на данную должность¹⁷.

     Обязательным  условием создания правового акта является соблюдение установленного порядка его издания и вступления в силу: документ издается компетентным правомочным органом управления, не противоречит закону, интересам государства и гражданина.

     Многие  акты управления, формулирующие права  и обязанности должностных лиц, правила поведения граждан, а также задачи и функции учреждений, предприятий и организаций, базируется на правовых нормах. Такими актами являются, например, должностные инструкции, приказы о распределении обязанностей, уставы и положения, регламентирующие организационную структуру и основные виды деятельности¹⁸.

       Итак, документы в правовой функции являются юридическим вариантом реализации цели, задач исполнительно-распорядительной деятельности.

     Функция документа как исторического  источника изучается исторической наукой и прежде всего источниковедением и дипломатикой, исследующими документ через анализ его формы и содержания, происхождения, авторства, языка, материала, на котором документ изготовлен. Документ становится историческим источником с момента его возникновения, а не только лишь, когда он поступил на постоянное хранение, ибо любой документ, обладая той или иной совокупностью функций, может дать ценную информацию о различных сторонах деятельности общества или отдельного человека в данный исторический момент. Качество документа как источника информации для историка, исследующего ту или иную проблему, будет определяться актуальностью этой информации, ее конкретностью и точностью, новизной, полнотой, юридической, политической, культурной значимостью документа¹⁹.

     Удельный вес той или иной функции со временем изменяется, так как изменяется роль самого документа в общественных отношениях, в данной социальной структуре, в процессе управления и т.д. Следовательно, перечисленные нами функции можно подразделить на функции оперативного характера, время действия которых ограничено (управленческая, правовая), и функции постоянно действующие (функция исторического источника). Таким образом, одни функции со временем полностью исчерпываются и вытесняются другими, заложенными, как и первые, при создании документа.  
 

     2.2 Юридическая сила и требования к оформлению управленческих документов

     Управленческая  деятельность в любой организации  приводит к созданию многих видов  управленческих документов. В документах, как считают ученые-документоводы, сосредоточено до 85% информационных ресурсов организации, с документированием связано деятельность всех работников аппарата управления – от рядового исполнителя до руководителя. Одни из них направлены на решение проблем оперативного управления производственными процессами, а другие – документируют вопросы, связанные с конкретными функциями управления: планированием, ведением бухгалтерского и статистического учета, составлением отчетности, финансированием, обеспечением кадрами и т.д. В соответствии с этими функциями документы делят на группы: плановые, распорядительные, финансовые документы и др.

     Право прочно закрепилось в нашей жизни. Пожалуй, нет сейчас такой сферы  деятельности учреждения, организации, предприятия, которая прямо или косвенно не соприкасалась с правом. Право проникает и в подавляющее большинство служебных документов. Любой, пусть даже самой крошечной, фирме приходилось разрабатывать и регистрировать устав, издавать приказы, заключать договор, предъявлять претензию или исковое заявление в суд при нарушении права и т.д.²⁰

      Общие требования к документам и службам  документационного обеспечения  являются нормативно-методической базой. Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативных  правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующие работу службы делопроизводства – ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты. 

      Федеральные органы исполнительной власти организуют и ведут делопроизводство на основе Типового регламента внутренней организации  федеральных органов исполнительной власти, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233), индивидуальных инструкций по делопроизводству, регламентов федеральных органов исполнительной власти, других нормативно-методических документов и Типовой инструкции по делопроизводству  в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная  приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536.

      Индивидуальные  инструкции по делопроизводству утверждаются руководителями федеральных органов  исполнительной власти после согласования с Федеральным архивным агентством.

      Положения Типовой инструкции распространяются на организацию работы с документами  независимо от вида носителя, включая  их подготовку, регистрацию, учет и  контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

    При оформлении документов следует соблюдать  правила, обеспечивающие их юридическую  силу, оперативный поиск, а также  возможность обработки с помощью  современных средств оргтехники. Иначе говоря, несоблюдение условий, правил документирования может иметь соответствующие правовые последствия. Вместе с тем следует заметить, что юридическая сила документа зависит также от соблюдения и ряда других условий. Прежде всего, она базируется на действующем законодательстве, которое придает бесспорность, обязательность документа для того круга лиц, которые будут основывать на нем свои действия. Кроме того, юридическая сила документа зависит от функций, прав, обязанностей, т.е. от компетенции органа управления или должностного лица. Документ, выданный некомпетентным, не уполномоченным на то лицом либо оформленный без предварительного согласия, не будет считаться законным. Таким образом, согласно ГОСТу, юридическая сила документа – это «свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления»²¹.  

    Юридическая сила документа – это его свойство быть подлинным доказательством  тех фактов, событий и действий, которые отражены в нем. На приобретение документом юридической силы оказывают влияние различные факторы.

     Документы федерального органа исполнительной власти должны, как правило, оформляться  на бланках и иметь установленный  комплекс обязательных реквизитов и  порядок их расположения.

     Бланки  документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм).

     Каждый  лист документа, оформленный как  на бланке, так и без него, должен иметь поля:

     20 мм - левое;

     10 мм - правое;

     20 мм - верхнее;

     20 мм - нижнее²².

     Формы бланков, применяемых в федеральном органе исполнительной власти, утверждаются его руководителем по представлению службы ДОУ. Бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказам федеральных органов исполнительной власти. Бланки документов федерального органа исполнительной власти подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам²³.

     Реквизит  документа – это элемент официального документа, например дата, подпись, печать и т.д. Совокупность расположенных на странице в установленной последовательности реквизитов называется формуляром. Важно подчеркнуть, что правила оформления отдельных реквизитов являются общими для разных видов организационно-распорядительных документов²⁴. Применение бланков при создании документов ускоряет фиксирование и восприятие информации, сокращает трудоемкость работ по документированию, обеспечивает единство и согласованность оформления документов. Для оформления большинства документов используются два вида бланков: общий бланк и бланк для писем.

     Под унификацией понимается «приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию»²⁵. Унификация документов является одним из методов их стандартизации. Стандарт – это нормативно-технический документ, устанавливающий требования к объектам стандартизации, обязательный для исполнения в определенных областях деятельности, разработанный в установленном порядке и утвержденный компетентным органом. В стандартах на управленческую документацию устанавливаются состав отдельных элементов документа (реквизитов), их расположение и правила оформления.

    Перейдем  к рассмотрению порядка и правил оформления служебных документов. Особый интерес вызывают особенности оформления управленческих документов предприятия в соответствии с требованиями государственного стандарта введенного в действие с 1 июля 2003 г. – ГОСТа Р 6.30-2003. Требования ГОСТа Р6.30-2003 в отношении документации являются рекомендуемыми (приложение 5).

    В соответствии с разделом 2 ГОСТа  Р6.30-2003 в состав требуемых реквизитов (реквизит – от лат. requisitum, т. е. требуемое, необходимое) служебных документов входят следующие элементы:

    1. Изображение Государственного герба  РФ (01).²⁶

    2. Изображение герба субъекта РФ (02).

    3. Изображение эмблемы (логотипа) предприятия  (изображение товарного знака или знака обслуживания) (03).

    4. Указание на код предприятия  (04).

    5. Указание на основной государственный  регистрационный номер предприятия  (05) (введен в состав реквизитов  впервые).

    6. Указание на индивидуальный номер  налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (06) (введен в состав реквизитов впервые).

    7. Указание на код формы документа  (07).

    8. Наименование предприятия (08).

    9. Справочные данные о предприятии  (09).

    10. Наименование вида документа  (10).

    11. Дата документа (11).

    12. Регистрационный номер документа  (12).

    13. Ссылка на регистрационный номер  и дату документа (13).

    14. Указание на место составления  или издания документа (14).

    15. Сведения об адресате (15).

    16. Указание на гриф утверждения  документа (16).

    17. Резолюция (17).

    18. Заголовок к тексту документа  (18).

    19. Отметка о постановке документа  на контроль (19).

    20. Текст документа (20).

    21. Отметка о наличии у документа  приложения (приложений) (21).