Документ в управленческой и правовой деятельности

СОДЕРЖАНИЕ 
 
 

   ВВЕДЕНИЕ                                                                                                         3

   ГЛАВА I. РАЗВИТИЕ   СИСТЕМЫ   ГОСУДАРСТВЕННОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА                                                                                        7

1.1. Процесс  развития документа в дореволюционной России                     7

1.2. Система  коллежского делопроизводства                                                  9

1.3. Система  министерского делопроизводства                                            12

ГЛАВА II. ДОКУМЕНТ В УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ И ПРАВОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ                                                                                            16

2.1. Функциональный анализ документа                                                       16

2.2. Юридическая сила и требования к оформлению управленческих документов                                                                                                        20

ГЛАВА III. ИСТОРИЧЕСКАЯ ЦЕННОСТЬ ДОКУМЕНТА                       30           

3.1. Экспертиза  ценности документа                                                              30

3.2 Подготовка  документов к архивному хранению                                     33

3.2. Документ  как артефакт                                                                             36

ЗАКЛЮЧЕНИЕ                                                                                                40

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ                                               43

ПРИЛОЖЕНИЯ                                                                                                45

ВВЕДЕНИЕ 

    Тема правовой, управленческий и исторический аспекты в понятии «документ» имеет большую актуальность, т. к. обусловлена тем, что в настоящее время регламентации делопроизводственных процессов уделяется особенное внимание: разрабатывается законодательная база, нормативные документы, создатели которых стремятся как можно более отчетливо отразить принципы работы с документами, избрав своей целью выработать свод единых правил документирования деятельности того или иного учреждения. Управление организацией неизбежно требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности организации. Так коллегиальная деятельность учредителей фиксируется в протоколах; распорядительная деятельность директора – в приказах и распоряжениях по основной деятельности и по личному составу; работа ревизионных комиссий – в актах; производственно-хозяйственная деятельность – в договорах, контрактах, коммерческой переписке и т.д.

    Именно  документы, т.е. зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать¹, служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками организации в народном суде.

      С древнейших времен дошли до нас различные  виды документов, с помощью которых  мы узнаем историю своей страны, особенности быта и различных  отношений, складывающихся в те далекие  времена.

      Документы возникли вместе с письменностью, вначале  как средство закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, стали средством общения, передачи информации. Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти. В России термин «документ» был переведен Петром I, как «письменное свидетельство». На всем протяжении XVIII столетия в определении понятия «документ» выделялось, прежде всего, его правовое назначение. В течение длительного времени этот термин почти не употреблялся. Вместо него в делопроизводственной практике обычно использовались другие термины: «акт», «дело», «бумага». В XIX в. накопленные знания о документах, выделили, помимо правового, также и управленческий аспект документа. К середине XX века получил определенность еще один важнейший аспект документа – исторический ².

    Для общественных наук, в зависимости  от их предмета, целей и задач, в  определении понятия документа  характерно выделение каких-то отдельных  его сторон. Так, в юридических науках акцентируется внимание на правовом аспекте. В результате документ фигурирует преимущественно как средство документирования и доказательства правовых отношений. В сфере правления документ исследуется главным образом как средство фиксации и передачи управленческих решений. В исторической науке документы рассматриваются прежде всего как исторические источники, т.е. носители ретроспективной информации ³.

    В современных условиях для повышения  эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение  всегда базируется на информации, на служебном документе. Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки.

    Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех организации в целом. Документы организаций, отражающие производственно-хозяйственную деятельность, представляют определенную научно-историческую ценность, относятся к памятникам культурного наследия нашего времени, являются частью Архивного фонда России и подлежат последующему хранению в государственных и муниципальных архивах.

    Цель  данной работы состоит в том, чтобы  исследовать возникновение, развитие и место документа в различных сферах деятельности, познакомиться с организацией работы с документами.

    Объект  исследования – документ.

    Предмет исследования – организационно-правовая документация, распорядительная документация, экспертиза ценности документов и дел и дальнейшая передача их в архив.

     Задачи:

     1. Исследовать вопросы возникновения и развития документа.

     2. Проанализировать функции и свойства документа.

     3. Рассмотреть и изучить проведение зкспертизы ценности документа.

     4. Исследовать процесс подготовки документов к архивному хранению.

     5. Рассмотреть виды ценных документов.

     Теоретической базой исследования послужили ГОСТ Р 51141-98, ГОСТ Р 6.30-2003; статьи из журналов «Справочник кадровика», «Делопроизводство», «Секретарское дело»; Типовая инструкция по делопроизводству  в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная  приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536; исследования известных авторов в области делопроизводства.

     Используя учебное пособие Н.С. Ларькова, я смогла подробно рассмотреть теоретические вопросы документоведения: происхождение и сущность документа; функции, свойства, признаки, структуру документированной информации. С помощью книги В.А. Кудряева были рассмотрены особенности подготовки, оформления и ведения внутренних документов. Учебное пособие «История государственной службы в России. XVIII-XX века» Архиповой Т.Г., послужило хорошим материалом для анализа развития  документа.

     Цель  и задачи курсовой работы определил  ее структуру. Курсовая работа состоит из трех глав, введения, заключения, списка использованных источников и литературы и приложения.

     В первой главе я описываю формирование и развитие делопроизводства в дореволюционной  России, результаты активной преобразовательной деятельности Петра I, реформы Екатерины II. Проанализированы взгляды на делопроизводство Варадинова Н.В, а также деятельность ветерана-реформатора Сперанского М.М.

     Вторая  глава посвящена правовому и  управленческому аспектам документа, проведен функциональный анализ документа, а именно интересующих меня функций, таких как: управленческая, правовая и историческая. Рассмотрен порядок и правила оформления управленческих документов в соответствии с требованиями государственного стандарта – ГОСТа Р 6.30-2003 от 01.07.2003. Также рассмотрены различные факторы, которые оказывают влияние на приобретение документом юридической силы.

     Третья  глава раскрывает историческую ценность документа. Дано определение экспертизе ценности документов, изучены задачи и функции экспертной комиссии. Рассмотрена подготовка к архивному хранению документов, представляющих интерес для науки и истории. Также рассмотрена группа документов, имеющих социально-культурную значимость и получивших название артефакт.

     Итак, я считаю, что тема моей курсовой полностью раскрыта и всецело выполняет поставленные задачи и вопросы, связанные с созданием и функционированием документов.  
 

ГЛАВА I. РАЗВИТИЕ СИСТЕМЫ ГОСУДАРСТВЕННОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА 
 

     1.1 Процесс развития документа в дореволюционной России 

      Одной из интереснейших тем документоведения является история документа и документации, которая и до настоящего времени еще недостаточно изучена. История позволяет проследить эволюцию документа и ее взаимосвязь с социально-политическими и экономическими изменениями в обществе. Среди главных характеристик процесса эволюции документа можно назвать:

• возникновение;
• изменение;
• сохранение и трансформацию форм документов;
• изменение удельного веса в социальных и управленческих процессах разных видов документов;
• влияние новых технологий на документ;
• а также устойчивость основных функций документа: запоминания (фиксации) информации и последующей передачи ее во времени и пространстве.⁴

      Система государственного делопроизводства начинает складываться в период формирования русского централизованного государства, с середины XV в. Управление Московским государством сложилось из удельного княжества. По мере превращения Московского княжества в великорусское государство в нем усложнялись административные задачи, отдельные части управления превратились  в сложные и постоянные присутственные места – избы или приказы. Происхождение приказов связано с практикой личных поручений (приказов) великого князя ближайшему окружению. Их деятельность объединялась высшим правительственным учреждением – Боярской Думой, которая выполняла все важнейшие функции и приказы административного управления⁵. Именно поэтому этот период принято называть приказным периодом, он охватывает время с XV по XVII вв. (приложение 1).

      В делопроизводстве приказов использовалась весьма специфическая форма документа – столбец (столп, столпик), иначе говоря, свиток из подклеенных друг к другу узких листов бумаги. Важные государственные акты насчитывали длину до 309 метров (Соборное уложение 1549 г.). Такая форма документа была неудобной, поскольку много времени уходило на развертывание и свертывании столбца при поиске необходимых сведений. Столбцовая форма делопроизводства отменена Петром I.

      Наряду  со столбцовой формой документа в  приказах зародилась и начала применяться  тетрадная форма. Тетрадь – это лист бумаги, сложенный вдвое. Тетради собирались вместе, переплетались по мере необходимости и составляли книги.

      В документах приказного делопроизводства большинство реквизитов еще не выделилось  из текста, т.е. обращение, адресат, дата документа, обозначение автора и др. и собственно содержание документа составляли один сплошно текст. Как правило, документ начинался с обращения, даты или обозначения автора и адресата документа.

      В заключительной части указной грамоты  обозначалась дата ее составления и место, где она была написана:

      «Писан  в царствующем граде Москве в  наших царских палатах. Лета 7166 года, марта в 16 день»⁶.

      В приказном делопроизводстве процедура  подготовки документов включала следующие  основные этапы:

      - поступление документа на рассмотрение;

      - подготовка дела к «докладу»;

      - рассмотрение и решение дела;

      - оформление документа, содержащего  решение.

      В целом, в приказной период постепенно создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственных служащих, создаются формы документов и приемы их составления.

     В начале XVIII века в России, в период царствования Петра I, происходит реформа приказного делопроизводства. Складывается новый тип государства – абсолютная монархия, которая подразумевает сосредоточивание в одних руках законодательной и исполнительной власти. Основой деятельности системы слало законодательство. Законодательными актами закреплялся как факт создания учреждений, так и их функции, штатный состав, должностные обязанности чиновников, организация делопроизводства⁷.