Автоматизированные системы контроля за исполнением

     В системе одновременно хранится и  обрабатывается информация разных уровней  конфиденциальности. В связи с  этим, каждому сотруднику даются определенные права на доступ к потокам, на работу в системе, на регистрацию и контроль документа. Права администратор прописывает в карточке сотрудника. Руководителю обычно дается право на расширенный контроль. 

     1.10.2. Модули системы 

     Модуль "Менеджер журналов и отчетов" позволяет создавать отчетные формы с определенным набором полей, которые впоследствии можно использовать для подготовки отчетов по документам, проверки исполнительской дисциплины. В стандартную поставку системы входит ряд отчетов по документам и контролю исполнения, а с помощью данного модуля заказчики могут разработать необходимые им шаблоны отчетов в соответствии с их спецификой. В системе пользователи могут сформировать журнал входящих/исходящих документов, а также общие журналы за все время работы или за отдельные периоды времени. Можно создать общий журнал за все время работы или по определенному потоку документов. Журнал создается автоматически, надо лишь выбрать временной интервал и установить соответствующие параметры.

     С помощью модуля «Дизайнер форм» администратор может настроить поля регистрационной карточки. На данный момент требования ГОСТа носят рекомендательный характер и организации имеют право самостоятельно решать, как им оформить тот или иной документ. Документы с одинаковым названием в разных организациях может иметь разные реквизиты. Гибкость системы позволяет настроить поля РК под конкретного пользователя.

     Модуль  «Дизайнер маршрутов». Здесь прописываются  типовые маршруты движения документов в организации. Пользователь может создавать свои маршруты движения документов, используя простой инструментарий программы.

     Модуль  настройки электронно-цифровой подписи (ЭЦП). Логин и пароль дают возможность присвоить пользователю личную ЭЦП. Для этого в карточке сотрудника администратор прописывает параметры ЭЦП. Она будет действительна только в пределах организации, но даст возможность сделать так, чтобы документооборот был непрерывным и электронным. В программе есть кнопка простановки и кнопка проверки ЭЦП.

     Для хранения документов, вышедших из обращения, заказчик может дополнительно приобрести модуль «Архивариус». 

      1.11 PayDox, разработчик – компания Interface Ltd. 

     PayDox [8, 32] - система управления корпоративными документами. Система имеет расширенные возможности в части работы с финансовыми, платежными документами, что делает ее особенно удобной в организациях банковской, торговой сферы, для промышленных предприятий и аналогичных организаций.

     Разработчик программы, компания Interface Ltd. выделяет ее основные возможности и преимущества:

• согласование,  утверждение и контроль исполнения документов,  создание резолюций;
• ознакомление с документами сотрудников, автоматические рассылки e-mail уведомлений и документов, формирование дел;
• ведение всей истории работы с документами;
• интеграция с MS Office, интеграция с существующими на предприятии приложениями, создание произвольной отчетности, использование простых стандартных средств настройки и программирования;
• безопасная работа с удаленными офисами и подразделениями предприятия через web-браузер, по электронной почте и SMS;
• средства групповой работы с документами и проектами;
• работа с платежными документами, ведение балансов по договорам и платежам, ведение платежного статуса документов, ведение счетов;
• календарное планирование;
• простота работы с системой для  конечного пользователя, легкость обслуживания системы и низкая стоимость владения, простота настройки системы на новые виды документов.

     Разработчики  системы подчеркивают, что кроме собственно функциональности Управления Документами (Document Management, DM, электронный документооборот) и Управления Бизнес-Процессами (Business Process Management, BPM) важнейшим современным требованием к таким системам является наличие в них функциональности Управления Записями (Records Management,  RM). Данная функциональность позволяет любому корпоративному документу или (в более широком смысле) любому требующему учета факту либо событию поставить в соответствие запись (набор информационных реквизитов) в корпоративной базе данных и далее с помощью стандартных средств системы обеспечить ведение этой информации пользователями и получение необходимой отчетности. Система PayDox позволяет сочетать функциональность системы автоматизации делопроизводства и системы управления информацией.

     Программа построена полностью на Интернет-технологиях. Развитые встроенные средства защиты данных обеспечивают безопасность работы. Работа с программой осуществляется через web-браузер, например Internet Explorer, который имеется на каждом компьютере. Практически пользователям не надо осваивать новую программу, новый интерфейс - они продолжают работать с привычным программным обеспечением Microsoft - MS Internet Explorer, MS Word, MS Excel, MS Outlook Express.

     Особенностью  системы является развитая интеграция с документами MS Office - MS Word и MS Excel. Работа программы строится на использовании шаблонов документов, в которые автоматически вставляются необходимые сведения из баз данных. Так, например, регистрационная карточка документа может как просматриваться в стандартном для программы окне Web-браузера, так и быть получена в привычном пользователю виде в формате файла MS Word или MS Excel, при этом реквизиты из карточки документа могут «на лету» подставляться в вызываемый файл MS Word или Excel.

     Документы и данные хранятся централизованно на сервере, где, собственно, и устанавливается сама программа. А поскольку установки программы непосредственно на рабочие места сотрудников не требуется, это существенно упрощает настройку и дальнейшее администрирование системы.

     В программе активно используются всплывающие подсказки, что ускоряет знакомство с программой и ее использование. Web-интерфейс значительно упрощает настройку, которая обязательно потребуется. Так, в типовой версии стандартно отсутствует на первой странице кнопка регистрации нового документа, что несколько затрудняет процесс регистрации. Пользователю необходимо зайти в подраздел в соответствии с видом документа и нажать кнопку «Создать», находящуюся на правом поле. В то же время регистрационная карточка построена достаточно логично, снабжена подсказками. Многие поля снабжены кнопками, позволяющими вызвать дополнительное окно справочников. Правда, не все в программе очевидно для специалистов, привыкших к традиционной делопроизводственной терминологии, например, виды документов попали у разработчиков в справочник «Категории».

     Интересно реализовано присвоение документу  регистрационного номера. Система не присваивает номер документу автоматически, а при нажатии кнопки «Получить номер» открывается окно, в котором указываются последние по времени введенные номера документов, и на основании этой информации сотрудник сам присваивает документу очередной номер. Правда, следует отметить, что в больших организациях при параллельной регистрации документов несколькими сотрудниками это может вызывать проблемы и необходимость исправления регистрационного номера. Поддерживается автоматическая генерация буквенно-цифровых индексов, которые могут отражать вид документа, индекс структурного подразделения и т.п.

     В целом работа с системой организована достаточно просто. Слева в основном меню (списке) находятся основные группы документов и операции с ними: «Виды деятельности», «Документы», «Отчеты», «Регистрация», «Бизнес-процессы», «Справочники». Раскрыв меню «Документы», можно выбрать конкретный вид документа. В верхней части окна постоянно находится система поиска, позволяющая быстро отобрать необходимые документы по хронологическому признаку (за месяц или квартал, на конкретную дату, произвольный временной интервал, в соответствии со статусом документа в системе (исполненные, неисполненные, просроченные)). Ниже основную часть экрана занимает собственно список отобранных документов.

     Для организации движения документов (уведомления о поступлении документа на согласование (утверждение) может использоваться электронная почта.

     В целом программа, безусловно, интересная и заслуживает внимания при решении  вопроса автоматизации делопроизводства и работы с документами в организации в целом. Особенно полезной она может оказаться для организаций, территориально разделенных, имеющих филиалы или потребность в организации удаленного доступа сотрудников к документам. Кроме того, расширенная функциональность системы позволит автоматизировать не только чисто делопроизводственные функции, процессы информационно-документационного обслуживания сферы управления, но и многие другие сферы работы. 

     1.12. ESCOM.DOC v.1.5,  разработчик - ЗАО «Евроменеджмент» 

     Автоматизированная  система электронного документооборота и процессного управления ESCOM.DOC v.1.5 [24] - готовое и высокоэффективное решение для автоматизации потоков документов и контроля исполнения документов, заданий и поручений.

     Система обладает универсальными и простыми в использовании средствами настройки и конфигурирования, которые позволяют специалистам IT служб и служб делопроизводства предприятия самостоятельной осуществлять адаптацию и масштабирование системы.

     Система ESCOM.DOC обеспечивает:

• автоматизацию документооборота и делопроизводства;
• маршрутизацию документов и управление маршрутами;
• универсальное разграничение прав доступа пользователей (ролей);
• онлайновый мониторинг контроля исполнения документов и поручений; 
• совместную работу с документами в единой базе данных всех подразделений компании;
• универсальную настройку объектов документооборота и создание новых объектов (типов документов, форм, маршрутов, прав доступа, типов справочников, ролей, отчетов, бланков, журналов);
• своевременное информирование участников документооборота о событиях;
• обмен мгновенными сообщениями между пользователями системы;
• интеграцию с электронной почтой и учетными системами; 
• интеграцию с электронно-цифровой подписью и электронными ключами;
• интеграцию с мультимедийным и сканирующим оборудованием;
• полнофункциональную работу с системой через сеть Интернет по низкоскоростным каналам;
• неограниченное подключение удаленных пользователей и подразделений;
• единый интерфейс при работе в офисе, дома и в командировке;
• оперативное отслеживание статусов и исполнения документов и поручений, в том числе и в удаленных подразделениях;
• автоматическое ведение истории работы с документами, заданиями;
• контекстный и полнотекстовый поиск информации и документов;
• поддержка штатного расписания и всех необходимых справочников;
• штрихкодирование документов.

     Система предназначена для использования  руководителями предприятия, менеджерами, секретарями, делопроизводителями, рядовыми сотрудниками - всеми, кто так или иначе вовлечен в процессы документооборота предприятия.

     Система обеспечивает работу через Интернет и особенно актуальна для компаний с территориально распределенной структурой, имеющих удаленные подразделения, филиалы, представительства, в том числе и за рубежом.

     С помощью ESCOM.DOC можно в несколько раз повысить управляемость компанией, сделать процессы документооборота прозрачными и управляемыми.

     Система позволяет сократить сроки внедрения и быстро приступить к работе с документами:

• поставка с набором готовых документов и маршрутов (приказы, служебные записки, письма);
• простота в использовании, универсальный, удобный и легкий в освоении интерфейс;
• подробная документация, инструкции;
• простая и удобная инсталляция;
• автоматическое обновление версий.

     Система ESCOM.DOC обладает низкой совокупной стоимостью владения:

     1. Простое администрирование и  настройка, возможность самостоятельной адаптации.

     2. Легкость в освоении персоналом.

     3. Автоматическое обновление версий.

     Система ESCOM.DOC может поставляться в коробочном варианте или в адаптированном к специфике заказчика виде.

      2. Сравнительная характеристика  основных автоматизированных

     систем  контроля за  исполнением 

     Активная  компьютеризация предприятий создает возможности для ведения делопроизводства в самых различных областях. Масса новых программных продуктов, локальные сети в совокупности с возможностями сети Internet позволяют значительно повысить эффективность процессов делопроизводства. 

     На  сегодня в нашей стране представлен  широкий спектр систем, сравним несколько  наиболее популярных:

• CompanyMedia;
• LanDocs;
• Optima Workflow;
• БОСС-Референт;
• ДЕЛО.