Автоматизированные системы контроля за исполнением

     МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И  НАУКИ РФ

     ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВНИЮ

     ФИЛИАЛ  ГОУ ВПО «ИГУ»  В Г. БРАТСКЕ 
 
 

     Кафедра общегуманитарных дисциплин 
 
 

     Курсовая  работа 

     По  дисциплине: Организация и технология ДОУ 

     Тема: АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ КОНТРОЛЯ

     ЗА  ИСПОЛНЕНИЕМ 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Братск 2007

 

      ОГЛАВЛЕНИЕ 

     ВВЕДЕНИЕ 

     1 Автоматизированные системы 

     1.1 АСКИД

     1.2 CompanyMedia

     1.3 БОСС-Референт

     1.4 Optima Workflow

     1.5 Documentum

     1.6 LanDocs

     1.7 ДЕЛО

     1.8 АС-Архив

     1.9 Гран-Док

     1.9.1 Гран-Док – Lite

     1.9.2 Гран-Док - сетевая версия

     1.9.3 Гран-Док - корпоративная версия

     1.10 ЕВФРАТ-Документооборот v.12

     1.10.1 Организация работы в системе

     1.10.2 Модули системы

     1.11 PayDox

     1.12 ESCOM.DOC v.1.5

2 Сравнительная  характеристика основных автоматизированных  систем контроля за исполнением

     ЗАКЛЮЧЕНИЕ

     ЛИТЕРАТУРА 

     ПРИЛОЖЕНИЕ 

 

      ВВЕДЕНИЕ 

     Как показывает практика, на сегодняшний  день существует огромное количество организаций как малого и среднего бизнеса, так и больших предприятий, имеющих немалое число филиалов, где документационное обеспечение управления совершенно не развито или используется в лучшем случае только наполовину.

     Между тем,  работа с документацией была и остаётся одним из главных бизнес-процессов  на любом предприятии и в любом  офисе. И организация такой работы является важной частью процессов управления, существенно влияющих на оперативность и качество принимаемых решений. Как повысить эффективность работы с документами? Как ускорить и поставить на контроль процессы выполнения поручений по документам, процедуры согласования документов, процессы информирования и ознакомления сотрудников с документами? Как выстроить единое информационное пространство для организаций, имеющих филиалы, дочерние предприятия, представительства

     Совершенно  очевидно, что в век новейших информационных технологий традиционная схема управления документооборотом уже не справляется с теми объемами работы, которые существуют в данное время.

     В любой, даже самой дисциплинированной, организации при ведении классического бумажного делопроизводства, как правило, через некоторое время начинают возникать проблемы. В качестве примера можно привести всем известные и очевидные ситуации: потеря поступивших документов, неотправленные по забывчивости либо дублирующие друг друга отправленные документы, отсутствие на договоре, подписанным руководителем и приведшего к значительным убыткам, виз ответственного исполнителя, согласующих лиц и т.д. Все это приводит к путанице и неразберихе, как следствие - к невозможности решения управленческих задач.

     Существенный путь решения - автоматизация делопроизводства и документооборота компании путем внедрения полноценной информационной системы документационного обеспечения управления.

     Сегодня интерес к рынку программного обеспечения для автоматизации работы с документами неуклонно растет. Использование сети Internet позволяет автоматизировать процесс документооборота, сократить время обработки, улучшить поиск данных, обеспечить контроль исполнения. Новые технологии в этой области предоставляют полную аналитическую информацию и снижают вероятность всевозможных ошибок.

     Цель  данного исследования – изучить  программное обеспечение, предназначенное для автоматизации процессов делопроизводства.

     Объект  исследования – автоматизированные системы, осуществляющие контроль за исполнением документов, а также системы, включающие в себя эту функцию.

     Приступая к работе над курсовым проектом, мы полагали, что:

• предлагаемые программные продукты соответствуют современным требованиям к ведению делопроизводства;
• отечественные разработки более удовлетворяют исторически сложившейся специфике российского делопроизводства, чем зарубежные аналоги программного обеспечения.

     Задачи  исследования: анализ учебной литературы, периодических изданий по проблеме автоматизации делопроизводства.

     В выборочную совокупность вошли журналы  «Делопроизводство» и «Секретарское  дело», а также были изучены учебники для высших учебных заведений и учреждений начального и профессионального образования.

     Курсовая  работа по теме «Автоматизированные  системы контроля за исполнением» общим количеством страниц 46, приложений – 2 на шести страницах, рисунков – 2, таблиц -1, объем списка источников и литературы – 31.

 

1. АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ

 

     Рынок систем управления документооборотом в нашей стране представлен программными решениями, как российских разработчиков на базе приложений иностранных компаний и на базе собственных разработок, так и несколькими иностранными производителями. Отечественный софт лучшим образом учитывает специфику российского документооборота, нежели программное обеспечение иностранных производителей, и дело здесь не в патриотизме, а в несколько других принципах построения западного документооборота, а так же в многообразии существующих стандартов в различных странах [4].

     Автоматизация документооборота предприятия позволяет повысить исполнительскую дисциплину, что осуществляется за счет улучшения контроля исполнения поручений по документам. Эффективная система уведомлений и напоминаний заранее предупреждает всех должностных лиц о приближении сроков исполнения распоряжений. При помощи формирования сводных отчетов и журналов легко составить полную картину работы, как отдельных сотрудников, так и предприятия в целом.

     Сэкономить  время удается на всех этапах деятельности сотрудников за счет использования интеллектуальных технологий работы с документами. Автоматическая генерация номера, подстановка текущей даты, использование справочников и словарей позволяет уменьшить время регистрации и избежать ошибок, связанных с заполнением реквизитов документов. Средствами системы осуществляется мгновенный поиск документов, вместе со всеми вложениями и связками, и поручений по их содержанию и любой комбинации реквизитов, с заданием списка или диапазона значений, логических условий. Возможно формирование индивидуальных маршрутов прохождения документов.

     Хранение  документов любых форматов, наличие  удаленного доступа к системе  с компьютера, подключенного к сети Internet. Архивное хранение документов позволяет организовать Единое информационное пространство предприятия, поэтому пользователи системы получают максимально полную информацию по всем запрашиваемым данным.

     Документационное  обеспечение управления охватывает три основные задачи применительно к системам автоматизации:

• документирование (т.е. подготовка, оформление, согласование и изготовление документов);
• организация документооборота  (обеспечение  движения, поиска, хранения и использования документов);
• систематизация   архивного хранения (определение правил хранения информации, ее поиска и  использования для поддержки принятия решений, секретность).

     Автоматизированная  система электронного документооборота обязана, в частности, иметь следующие характеристики:

• после регистрации информационного материала в качестве документа, его автор уже не имеет возможности как-либо изменить или уничтожить документ;
• документу устанавливается срок хранения, соответствующий требованиям законодательства и контролирующих организаций. Средства системы должны позволять «запрограммировать» все встречающиеся в отечественных нормативных актах варианты правил вычисления срока хранения (в течение заданного отрезка времени, до определенного наступления события, комбинированные, и т.д.);
• система должна защищать хранимые в ней документы от каких-либо изменений. Уничтожать электронные документы могут только специально уполномоченными лица - сотрудники служб ДОУ или IТ, в рамках плановой работы по экспертизе ценности и уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

     Рассмотрим  подробно некоторые автоматизированные системы, разработанные для решения задач делопроизводства. 

1. АСКИД (Автоматизированная система исполнения документов и  поручений) 1.0, разработчик – компания БИНИКОМ

 

     Программа контролирует исполнение документов в положенный срок. В АСКИД [16] организовано два журнала документов, при добавлении нового документа существует возможность автоматического инкремента номера. Интерфейс выполнен с цветовым предупреждением: просроченные документы выделяются красным цветом; документы со сроком, приближающимся к сроку исполнения, выделяются желтым цветом. Система выполняет поиск документов по атрибутам: входящий/исходящий номер, отправитель, дата отправления/получения, тема. Исполненные документы автоматически переносятся в раздел «исполненные».

     АСКИД предоставляет пользователям следующие  возможности:

     Руководителям:

• создавать (регистрировать) новые карточки документов,
• создавать (регистрировать) новые поручения,
• отправлять сообщения о новых поручениях на электронный почтовый адрес исполнителей,
• контролировать сводное состояние текущих поручений по всем исполнителям и статистику исполнительской дисциплины,
• контролировать ход исполнения конкретных поручений по любому из исполнителей,
• осуществлять текстовый обмен информацией с исполнителями по ходу выполнения поручений,
• фиксировать факт выполнения поручений (“закрывать” поручения),
• осуществлять поиск поручений по различным критериям,
• просматривать архив выполненных и закрытых поручений,
• выводить на печать, экспортировать в MS Word и MS Excel отдельное поручение,
• выводить на печать, экспортировать в MS Word и MS Excel списки поручений по различным критериям,
• просматривать отчетно-аналитическую информацию о ходе выполнения поручений.

     Исполнителям:

• получать новые поручения от руководства,
• контролировать сводное состояние своих текущих поручений,
• осуществлять текстовый обмен информацией с руководством и соисполнителями по ходу выполнения поручений, включая подтверждение получения нового поручения,
• фиксировать факт выполнения поручений (для ответственного исполнителя),
• осуществлять поиск своих поручений по различным критериям,
• просматривать архив выполненных поручений,
• выводить на печать, экспортировать в Word и Excel отдельное поручение,
• выводить на печать, экспортировать в Word и Excel списки поручений по различным критериям.

     Преимущества  АСКИД:

     1. Многоуровневая вертикальная система  сквозного контроля: поручения могут  выдаваться исполнителям на основе  поручений полученных от вышестоящего руководства (рис.1 прил.1).