Автоматизированные системы контроля за исполнением

     2. Распределенная среда для ввода  документов.

     3. Ведение жизненного цикла документа  от регистрации до списания  в дело.

     4. Хранение документов в электронном  виде (текст, аудио, видеоматериал).

     5. Интеграция с Microsoft Office – печать контрольно-регистрационных карточек, сопроводительных материалов, напоминаний.

     6. Поиск: по любым реквизитам  документа, контекстный поиск. 

     7. Отбор и хранение документов  в папках (поисковые, статические,  динамические).

     8. Контроль и анализ исполнения  всех этапов работы с документом.

     9. Формирование типовых отчетов. 

     10. Обмен сообщениями между пользователями  системы. 

     11. Разграничение доступа к информации (вид документа, документ, зона документа, поле документа).

     12. Резервное копирование. 

     1.9.3 Гран-Док - корпоративная версия  системы 

     Гран-Док - корпоративная версия системы -  имеет название «Единая система  электронного документооборота и делопроизводства муниципальных структур управления административного округа» (ЕС ЭДДО). В апреле 2001 года система «Гран-Док» успешно прошла сертификационные испытания во ВНИИНМАШ, где было подтверждено полное соответствие системы требованиям нормативных документов.

     Цели  создания ЕС ЭДДО:

     1. Качественное улучшение исполнительской  дисциплины за счет:

• организации индивидуальной и совместной подготовки документов в подразделениях и муниципальных структурах управления;
• обеспечения руководства организаций полной, точной и достоверной информацией о подготовке и исполнении документов и поручений;
• контроля со стороны префектуры за исполнительской дисциплиной по документам, поступающим непосредственно в муниципальные структуры управления округа.

     2. Совершенствование документооборота  и делопроизводства округа путем:

• создания единого электронного документооборота и делопроизводства муниципальных служб управления;
• сокращения времени на регистрацию документов и поручений, поступающих из префектуры в районные управы;
• сокращения времени на регистрацию и согласование ответов, поступающих из районных управ в префектуру;
• использования единых справочников, классификаторов и форм отчетности;
• развития комплексной инфраструктуры;
• создания единого архива распорядительных документов округа;
• централизованного управления единой системой электронного документооборота и делопроизводства.

     Основные  функции ЕС ЭДДО:

     1. Создание единой системы документационного обеспечения управления как составляющей информационной инфраструктуры административного округа.

     2. Формирование информационных ресурсов  документирования как основных ресурсов управленческой деятельности муниципальных структур управления административного округа.

     3. Единый порядок работы с документами  во всех муниципальных управлениях  округа.

     4. Единые унифицированные технологические  процедуры прохождения и обработки  документов.

     5. Единая система индексации (регистрации) и учета документов в префектуре и муниципальных структурах управления округа.

     6. Совмещенный (бумажный и безбумажный)  документооборот, в котором каждому электронному документу, имеющему юридическую силу, обязательно соответствует бумажный документ.  Смешанная электронная система делопроизводства предусматривает централизованную работу с документами префектуры и децентрализованную работу с документами районных Управ районов округа, исключает повторную ручную регистрацию документов и поручений, пересылаемых из префектуры в районные Управы районов округа.  

     1.10 ЕВФРАТ-Документооборот v.12, разработчик  – 

     компания Cognitive Technologies 

     Система электронного документооборота «ЕВФРАТ-Документооборот» [25] разработана компанией Cognitive Technologies, которая образована в 1993 году на базе Лаборатории искусственного интеллекта Института системного анализа РАН.

     Система позволяет построить полноценную  систему управления бизнес-процессами и документами организации, а  также содержит весь необходимый  инструментарий для успешной организации электронного документооборота любой компании, независимо от численности и формы собственности. Система рассчитана на работу как в рамках небольшого отдела, например, канцелярии или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков.

     ЕВФРАТ-Документооборот  помогает в решении следующих  задач:

• повышение эффективности управления бизнес-процессами за счет улучшения исполнительской дисциплины, оптимизации контроля выполнения задач и анализа деятельности организации;
• сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников и финансовых издержек на расходные материалы;
• создание единого информационного пространства предприятия;
• обеспечение надежности учета и хранения документов;
• организация эффективной защиты информации.

     ЕВФРАТ-Документооборот  позволяет:

• автоматизировать регистрацию документов и заданий;
• обеспечить эффективное взаимодействие сотрудников в рамках работ по документам;
• осуществлять мгновенный поиск информации;
• контролировать выполнение работ, инициируемых документами и заданиями;
• проводить мониторинг состояния выполняемых процессов и анализ загрузки персонала за счет формирования различных журналов и отчетов;
• организовать долговременное хранение документов организации;
• обеспечить разграничение прав доступа сотрудников к информации.

     С помощью системы можно полностью  воспроизвести и оптимизировать процессы прохождения документов и  задач в организации за счет гибкого  механизма проектирования маршрутов. В системе поддерживается параллельная (имеющая нескольких соисполнителей) и последовательная (исполнение заданий друг за другом) маршрутизация поручений и заданий. Удобная настраиваемая система уведомлений и напоминаний помогает руководителям оперативно отслеживать состояние работ, сотрудникам правильно организовать свою работу, и, таким образом, улучшить исполнительскую дисциплину в организации. Все основные действия по каждому поручению и заданию (начало работы, принятие к исполнению, отправка отчета, изменение сроков, создание подпоручений и подзадач, особые отметки) фиксируются в поле "Ход исполнения", что упрощает работу контролеру, позволяя ему в любой момент времени быстро определить, на каком этапе находится выполнение того или иного поручения. 

     1.10.1. Организация работы в системе 

     По  своему пользовательскому интерфейсу программа «ЕВФРАТ-Документооборот» напоминает программу для работы с электронной почтой. В левой  части расположены личные папки: поручения, контроль, входящие, исходящие, отправленные сообщения, результаты поиска, корзина. В правой части окна отображается список сообщений, документов, поручений и согласований в текущей выбранной папке. Внизу - текст выбранного сообщения.

     В папки входящие, «исходящие» и  «отправленные» поступают сообщения по внутренней электронной почте. Найденные пользователем документы отображаются в «результате поиска». В папку «поручения» приходят документы, по которым получатель назначен исполнителем, а в папку «контроль» - соответственно контролером.

     Здесь сообщения отображаются группами: сообщения, относящиеся к одному документу, объединены в одну группу. В «корзину»  попадают документы и задания, вышедшие из оперативной работы. Но это не означает, что после их помещения в корзину они удаляются из системы - все документы в системе «ЕВФРАТ-Документооборот» хранятся на сервере, и сотрудники в любой момент могут их «поднять» и посмотреть, кто и как по этим документам работал.

     Для авторизации в системе используются пароль и логин, которые администратор прописывает индивидуально для каждого пользователя.

     Организация электронного документооборота представлена в системе в виде «потоков» - деления  документов по видам. В коробочном варианте системы три потока - входящие, исходящие и внутренние документы. Пользователь может создавать дополнительные потоки в соответствии с потребностями организации. В каждом потоке существует своя автоматическая нумерация документов с использованием суффиксов и префиксов в номере.

     Документ  в системе - это совокупность регистрационной карточки, присоединенных файлов и контрольной карточки документа, содержащей список поручений и согласований по исполнению документа. Все эти компоненты одновременно представлены в окне просмотра документа.

     Для каждого потока существует своя регистрационная карточка (РК) с определенным набором полей, обязательных для заполнения. С помощью внутреннего инструментария систему можно легко адаптировать к особенностям документооборота и бизнес-процессов конкретной организации: поля в РК можно переименовывать, вносить дополнительные реквизиты или убирать их. В РК есть функция, с помощью которой можно сделать отметку о способе поступления документа (факс,  курьер, почта). Система автоматически проверяет документы на дублирование: если сначала в РК были внесены реквизиты документа, пришедшего по факсу, а затем пришел оригинал и пользователь заполняет для него новую РК, система предупредит о том, что такой документ уже существует.

     Для удобства заполнения РК применяются  словари, которые можно пополнять. Поиск документов осуществляется по любым реквизитам РК с учетом морфологии русского языка. Например, если в поиске вы набрали слово «люди», система может найти документ со словом «человек». Это одна из технологических разработок, созданных специалистами компании Cognitive Technologies. В РК можно устанавливать связки с другими документами из любых потоков: если вы зарегистрировали входящий документ, отработали его, то на его основании можно зарегистрировать исходящий.

     К регистрационной карточке могут  быть присоединены файлы любых форматов: это может быть текст электронного документа, изображение, график, диаграмма, аудио- и видеоматериал. Сама РК может существовать и без приложенного файла, который можно присоединить позднее. С момента присоединения файл хранится на сервере, и изменить его могут только пользователи, наделенные соответствующими правами. Контрольная карточка, содержащая список поручений и согласований по документу, отображается в левом нижнем углу окна документа.

     При регистрации документа пользователь выбирает поток, куда будет зарегистрирован документ и заполняет соответствующую этому потоку РК. В системе можно добавлять свои потоки и создавать для них регистрационные карточки. Например, можно завести поток «Документы по совещаниям» и создать регистрационную карточку именно для этого потока, в которой будут свои особенные реквизиты.

     После того как руководителем была наложена резолюция на документ, он или его  Секретарь расписывает поручения  сотрудникам в контрольной карточке документа. Это функция заменяет «бегунок», который обычно прикрепляется к бумажному документу. В списке указываются сотрудники-контролеры (обычно это начальники отделов или руководители департаментов) и, если это требуется, устанавливается общий срок исполнения по документу (число, месяц, год). Это можно сделать, указав конкретную дату. Кроме этого, в системе можно указывать сроки исполнения конкретных поручений и подпоручений по документу. В случае если указанный срок исполнения отдельных поручений превышает общий срок исполнения документа, система не примет эти параметры и оповестит пользователя. В программе можно задавать как последовательные, так и параллельные поручения. После того как контрольная карточка будет сохранена, сотрудникам будут посланы уведомления о появившихся у них заданиях и назначениях.

     Например, на своем рабочем месте Контролер  назначает Исполнителя. На рабочем  столе у Исполнителя в папке  «поручения» появляется уведомление  о том, что он назначен ответственным  исполнителем. Ему необходимо принять  документ к исполнению, чтобы Контролер знал: либо Исполнитель его выполнит, либо откажется (по причине ухода в отпуск, командировки и так далее). Исполнитель может принять поручение с комментариями или без них. После того, как документ принят в работу, Исполнитель может создавать поручения своим подчиненным, писать отчеты, комментарии. Когда все работы по документу выполнены, Исполнитель отправляет документ Контролеру, отчитываясь перед ним. Если исполненный документ Контролер признает неудовлетворительным, он может отправить его обратно на доработку или снять его с контроля. Полностью исполненный документ может быть списан в архив.