Автоматизированные системы контроля за исполнением

     9. LanDocs сохраняет документы, созданные различными приложениями в виде файлов - текстов, таблиц, изображений, звука.

     10. При включенной функции безопасности (поставляется отдельно) все действия заверяются с   использованием   электронной   цифровой подписи.

     11. Организацию архивирования документов.

     12. Регламентацию прав доступа пользователей к документам и функциям системы.

     13. Возможность доступа к информации  через сеть Internet.

     Каждому пользователю системы LanDocs предоставляется три почтовых ящика:   

• входящий, в который помещаются все извещения и задания, ему адресованные;
• исходящий, в котором содержится информация об отправленных пользователем извещениях и заданиях;
• на контроле, в котором содержится информация о заданиях, по которым сотрудник является контролером.

     Следовательно, для работы в системе пользователь должен переключаться между тремя ящиками, что не очень удобно.

     Система LanDocs соответствует стандарту ГСДОУ [4]. Компания Ланит имеет сертификат ГОСТ Р ИСО 9001. 

     

7. ДЕЛО, разработчик  –  компания Электронные Офисные  системы

 

     Система «ДЕЛО» [4, 16] разработанная компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) – комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процесса делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. Система эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах.

     Первая  версия системы «ДЕЛО» выпущена в 1996 году. Сегодня «ДЕЛО» используют более 1500 компаний, учреждений, организаций России и стран СНГ, а общее число установленных рабочих мест около 120 000. Шесть субъектов Федерации реализуют программы автоматизации органов власти всех уровней на базе системы «ДЕЛО».

     «Сертификат Наивысшего Качества» ЦСЦР Госстандарта России, полученный системой «ДЕЛО», и многолетний опыт специалистов ЭОС гарантируют успешное внедрение системы и отсутствие проблем с ее дальнейшей эксплуатацией.

     Преимущества  системы:

     Для руководителей различных уровней:

• быстрый поиск документов;
• отслеживание движения документа на всех этапах его жизненного цикла;
• эффективный контроль и отчетность по исполнению резолюций;
• сокращение сроков подготовки и согласования документов;
• удобная работа над проектами документов;
• получение сводных отчетов и журналов;
• возможность делегирования полномочий.
• Для сотрудников канцелярий, секретариатов, для делопроизводителей:
• быстрая и удобная регистрация документов с помощью развернутой системы различных справочников;
• отслеживание хода исполнения резолюций;
• удобный и быстрый поиск по любым реквизитам регистрационной карточки (РК) как документов, так и их проектов;
• журнал передачи документов, внутренние и внешние реестры отправки;
• формирование отчетности.

     Система «ДЕЛО», масштабируемая и гибкая в  настройке, легко адаптируется к специфике документооборота в организациях любого размера от единиц до тысяч рабочих мест.  Обеспечивает необходимый уровень конфиденциальности информации и соответствие всем нормативным требованиям как российского делопроизводства, так и международных стандартов (ISO 15489 «Информация и документация – Управление документами» и ISO/IEC 17799:2000 «Информационные технологии –  Практическое руководство по управлению информационной безопасностью»).  [11, 13]

     Автоматизированная  система «ДЕЛО»:

     1. Обеспечивает защищенный электронный  документооборот с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП) и специальных криптографических средств. Компания «Электронные Офисные Системы» обладает всеми необходимыми сертификатами ФСБ для использования средств защиты информации в своих продуктах.

     2. Предоставляет возможности массового  перевода бумажных документов в электронный вид и помещения их в базу данных системы с помощью опции «Поточное сканирование».

     3. Поддерживает полный цикл работы  с проектами документов, в том  числе их маршрутизацию и версионность.

     4. Позволяет работать с документами как в локальной сети, так и удаленно – через Интернет («ДЕЛО-WEB»).

     5. Имеет открытую архитектуру и  предоставляет возможность интеграции с другими программными средствами как компании ЭОС, так и других производителей программных продуктов.

     Система «ДЕЛО» – тиражируемый "коробочный" продукт. Она без каких-либо заказных доработок решает задачи автоматизации делопроизводства и электронного документооборота большинства организаций. С помощью гибкой системы справочников легко может быть установлена и настроена специалистами заказчика. 

     1.8 Система автоматизации делопроизводства  на базе "АС-Архив",

     разработчик – компания «АС» 

       Система предназначена для автоматизации  регистрации, обработки и контроля  исполнения документов для организаций  различных сфер деятельности, в том числе и государственных структур.

     «АС-Архив» [4] обеспечивает решение следующих  основных задач:

     1. Ввод документов. Возможность сканирования  бумажных документов из рабочего  окна программы и ввод его  электронной копии документов  в хранилище электронного архива; пакетный ввод документов из файловой системы.

     2. Регистрация и учет документов. Регистрация и учет входящих, исходящих и внутренних документов с использованием системы атрибутов и правил каталогизации документов в соответствии с нормативами организации делопроизводства. Единая система учета бумажных и электронных документов.

     3. Ведение номенклатуры дел. Создание  и оформление номенклатуры дел  организации, формирование описей  дел; учет местонахождения и  выдачи дел и бумажных документов.

     4. Хранение и учет электронных  документов. Подключение к архиву  электронных документов любых  форматов; многопользовательский доступ  к документам.

     5. Систематизация документов в  электронном каталоге. Управление  взаимосвязями между документами  на основе иерархии и ссылок между документами; работа со сложно-структурированными документами и комплектами документации.

     6. Контроль исполнения. Обеспечение  возможности назначения заданий  для карточек документов, определения  исполнителей документов, регистрации  информации о текущем исполнении документа, построение отчетов по контролю исполнения.

     7. Гибкий поиск. Быстрый поиск  с использованием универсального  визуального механизма; поиск по тексту документов; комбинирование условий и видов поиска с использованием логических операторов, возможность сохранять запросы и выполнять печать результатов поиска.

     8. Защита документов. Обеспечение  конфиденциальности документов, атрибутивной  и служебной информации; - разграничение  прав доступа к документам, карточкам документов и действиям, защита от непреднамеренного удаления, протоколирование работы пользователей.

     9. Организация электронного делопроизводства. Электронное делопроизводство позволяет существенно повысить степень централизации информационных ресурсов предприятия. Не просто автоматизировать, а провести унификацию и синхронизацию наиболее трудоемких и рутинных операций по обработке потоков документов.

     Организация электронного делопроизводства и документооборота [18] позволяет обеспечить такие преимущества как:

• существенное ускорение поиска документа по любым параметрам, поиск по тексту документа;
• сохранность документов благодаря централизованному хранению электронных версий, исключение потери документов;
• многопользовательский доступ к документам;
• сохранность документов.

 

     1.9. Гран-Док, разработчик - Государственное  научно-производственное предприятие  «Гранит-Центр» 

     «Гран-Док» [27] - специализированная система автоматизации  делопроизводства и документооборота в государственных и муниципальных структурах управления, работающих в соответствии с требованиями и стандартами Российского делопроизводства. Система «Гран-Док» успешно прошла сертификационные испытания во ВНИИНМАШ, где было подтверждено полное соответствие системы требованиям нормативных документов. Система имеет сертификат ГОССТАНДАРТА РОССИИ №РОСС RU.ME. 20.H00409 и экспертное заключение Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, в котором отмечено ее высокое качество. 

     Назначением системы «Гран-Док» является автоматизация процессов работы с документами:

• учет всех деловых документов;
• хранение и работа с текстами документов;
• контроль каждого этапа рассмотрения;
• фиксация пути прохождения от поступления документа до списания его в дело;
• получение справочной информации о документах;
• отбор и хранение документов в папках;
• анализ документооборота.

     Государственное научно-производственное предприятие  «Гранит-Центр» предлагает своим заказчикам три версии системы автоматизированного  документооборота и делопроизводства «Гран-Док»: 

     1.9.1 Гран-Док – Lite 

     Гран-Док  – Lite – однопользовательская  версия системы - предназначена для муниципальных структур управления, имеющих небольшой объем документооборота.

     Однопользовательский  вариант системы предназначен для  учета и работы с документами на одном рабочем месте. В состав системы входит облегченная версия Microsoft SQL сервера - MSDE и универсальное рабочее место пользователя. Пользователь обладает правами на работу со всеми документами и классификаторами системы.

     Функциональные  возможности системы:

     1. Регистрация входящих, исходящих,  внутренних документов, устных обращений  граждан и представителей организаций. 

     2. Ведение жизненного цикла документа  от регистрации до списания  в дело.

     3. Хранение документов в электронном  виде (текст, аудио, видеоматериал). Интеграция с Microsoft Office – печать контрольно-регистрационных карточек, сопроводительных материалов, напоминаний.

     4. Поиск: по любым реквизитам  документа, контекстный поиск. 

     5. Отбор и хранение документов  в папках (поисковые, статические, динамические).  

     1.9.2 Гран-Док - сетевая версия системы 

     Гран-Док - сетевая версия системы - предназначена  для государственных и муниципальных структур управления с объемом документооборота от 5000 до 30000 документов в год. Необходимо наличие локальной вычислительной сети и большое количество рабочих мест. Количество пользователей системы в каждой организации колеблется от 20 до 150.

     Сетевая версия системы предоставляет распределенную среду для ввода, хранения и обеспечения  доступа к информации. Эта версия системы успешно эксплуатируется с 1997 года. Три префектуры города Москвы используют сетевую Windows – версию системы «Гран-Док» в своей работе.

     Функциональные  возможности системы:

     1. Регистрация входящих, исходящих,  внутренних документов, устных обращений граждан и представителей организаций.