Автоматизированные системы контроля за исполнением

     2. Легкость внедрения: система проста в освоении и не требует специального обучения пользователей. При развертывании АСКИД не требует установки программ на рабочих местах. На компьютере пользователя необходим только Internet Explorer.

     3. Гибкость: для каждого руководителя, заместителя руководителя или менеджера могут быть определены свои виды документов и категории поручений

     4. Обмен информацией: система позволяет  вести переписку по вопросам, связанным с исполнением поручения,  как между руководителем и  исполнителями, так и исполнителям между собой с помощью встроенных инструментов (рис.2 прил.1). 

     

2. CompanyMedia, разработчик – компания АйТи

 

     Система CompanyMedia [7, 15] состоит из нескольких программных продуктов, которые можно использовать независимо друг от друга. Система предназначена для ведения электронного документооборота, информационной поддержки организационно-распорядительной и производственно-хозяйственной деятельности. Она обеспечивает решение таких ключевых задач, как:

• подготовка документов по личным и общим шаблонам, созданным пользователем, согласование и передача документов на регистрацию;
• регистрация всех видов документов компании, в том числе входящей и исходящей корреспонденции,  внутренних служебных документов, договоров,  организационно-распорядительных документов и документов произвольной формы, необходимой клиенту;
• планирование, подготовка и проведение заседаний, а также контроль исполнения принятых решений;
• создание по всем видам документов поручений, резолюций и возможность регистрации ответов на них;
• автоматическая доставка электронных документов исполнителям;
• постоянный контроль исполнения документов и резолюций, осуществление обратной связи между инициатором задания и исполнителем;
• подготовка договоров, согласование, визирование, хранение их актуального реестра;
• создание списка штатных сотрудников, анкет и личных дел, комплексное управление персоналом;
• сканирование большого числа документов, создание и ведение электронных архивов документов.

     Система электронного документооборота CompanyMedia в целом позволяет наладить в организации «сквозной» обмен документами (что означает возможность легко проследить движение документов не только внутри одного подразделения, но и между филиалами организации), обеспечивает глобальное их визирование, нормализует контроль исполнения документов и поручений руководства[1, 5].

     CompanyMedia в основном предназначена для крупных и средних государственных учреждений и коммерческих организаций. Вместе с тем, гибкая структура этого программного продукта, модульный принцип построения являются весьма привлекательными и для небольших организаций.

     Необходимо  отметить, что CompanyMedia создавалась компанией «ИнтерТраст» в строгом соответствии с государственными стандартами в области делопроизводства [11, 15, 31]. При ее разработке проводились консультации со специалистами Всероссийского НИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).

     CompanyMedia имеет четыре сертификата качества Госстандарта РФ по системе МОЛСЕМ на системы «CompanyMedia-Делопроизводство», «CompanyMedia-Проекты», «CompanyMedia-Планирование», «CompanyMedia-Управление персоналом».

     Преимущества  организации электронного документооборота на основе CompanyMedia по сравнению с традиционным документооборотом очевидны:

• сотрудники пользуются едиными базами данных, что позволяет быстро получать документ, созданный коллегами;
• с помощью системы электронного документооборота удобно контролировать исполнение документа;
• руководитель всегда знает, где сейчас находится его документ и кто его исполнитель;
• система вовремя сообщает о сроках исполнения документа/поручения, автоматически создавая документ-напоминание.

 
     

3. БОСС-Референт, разработчик – компания АйТи

 

     Система БОСС-Референт [22] разработана для  автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства [21]. Ее потребителями являются коммерческие компании, федеральные государственные унитарные предприятия, государственные органы власти. Система имеет сертификат соответствия ГСДОУ, а ее разработчик, компания «АйТи» имеет сертификат ГОСТ Р ИСО 9001, удостоверяющий систему «…менеджмента качества сертифицированной компании применительно к проектированию, разработке, производству и обслуживанию программных средств для обработки документов и решения организационно-экономических задач…» [4, С. 55]

     Главными  результатами внедрения системы являются:

• повышение управляемости организации;
• новый уровень исполнительской дисциплины;
• поддержка регламентов внутрикорпоративного взаимодействия;
• повышение скорости принятия решений;
• создание условий для обмена знаниями и информацией;
• совершенствование процессов, продуктов и услуг организации.

     Преимущества  системы БОСС-Референт [15]:

     Система БОСС-Референт, построенная на платформе IBM Lotus Domino/Notes, занимает лидирующие позиции  на отечественном рынке благодаря ряду достоинств, в числе которых:

• средства создания единого информационно-управленческого пространства для организаций любой сложности: распределенных, многоуровневых, функционально-проектных;
• поддержка сложных маршрутов согласования документов;
• развиваемость решения. Быстрая автоматизация бизнес-процессов благодаря наличию встроенных процессов обработки документов, настраиваемых и модифицируемых с учетом специфики заказчика;
• надежная работа, высокие показатели производительности, удобство администрирования и масштабирования, Web-доступ;
• наличие средств защиты информации, возможность построения на базе БОСС-Референта системы юридически значимого электронного документооборота;
• простота освоения пользователями;
• успешное использование системы ведущими компаниями и организациями России.

 
     

4. Optima Workflow, разработчик - компания Оптима

 

           Система Optima Workflow [15] предназначена для управления процессами создания, обработки, тиражирования и хранения документов или иных информационных объектов, а также для автоматизации основных процедур современного делопроизводства и организации документооборота. В состав системы Optima Workflow входят пять программных модулей, которые могут быть установлены на различные клиентские станции или серверное оборудование в корпоративной сети, в зависимости от методов организации процессов документооборота и создания рабочих мест пользователей.

     Внедрение подобной системы в организации обеспечивает следующие возможности:

• централизованное  хранение  документов   в электронном виде;
• формализацию процедур создания и обработки документов;
• наличие case-подобного графического редактора для описания процессов движения документов и технологических операций на этапе работы с ними;
• единые управление и контроль за движением документов в рамках бизнес-процессов.

     Контроль за исполнением документа [1, 10, 14] реализован следующим образом: создается специального вида документ - «документ на контроле», который помещается на «доску объявлений». Исполнители могут не только ознакомиться с содержанием поручения, но и непосредственно в документ внести сведения о ходе исполнения, отметить факт выполнения и т.д. Все это происходит в одном экземпляре документа, который не тиражируется и не рассылается в адрес всех упомянутых в документе контролеров, исполнителей и соисполнителей. Уведомления рассылаются по электронной почте MS Outlook/Exchange.

     Система Optima Workflow содержит инструменты задания маршрутов прохождения документов, аудита, отслеживания их статуса в процессе обработки, настраиваемые на специфику организации, и не предлагает каких-либо стандартных процедур.

     Информации  о наличии сертификата соответствия ГСДОУ нет. 

     

5. Documentum, разработчик – компания Documentum Servicies

 

     Система Documentum [15] по функционалу и стоимости можно сравнить с базовым программным обеспечением, таким как IBM Content Manager. Обе эти системы обладают примерно равными возможностями и на базе каждой из них можно построить систему электронного документооборота.

     Documentum обладает следующими возможностями:

• масштабируемость и работа в территориально-распределенном режиме,  есть возможность подключения мобильных пользователей;
• уведомления и поручения рассылаются с помощью механизма электронной почты;
• поддержка многоязычности через языковые пакеты.  Смысл в том, что заказчик устанавливает одну версию программного обеспечения, но может применять различные ее локализации. На пользовательском экране имеется выпадающее меню, в нем он может выбрать язык. Механизм поиска позволяет вести одновременный поиск в документах на разных языках. Русификация продукта реализована совместно с компанией ПРОМТ;
• сервисы генерации аудиторского следа (т.е. наблюдения за действиями пользователей);
• управление потоками работ (workflow), в том числе и с помощью средств графических редакторов;
• управление мультимедиа-данными - извлечение информации из неструктурированных данных, например, текста из изображения;
• печать с поддержкой цифровых водяных знаков и временных меток;
• потоковый ввод документов через сканер и распознавание.

     Система разработана за рубежом, на российском рынке представлена с 2000 года и российских клиентов пока немного. Система Documentum является системой управления, а система документооборота строится на ее основе под конкретного заказчика. Фактически из систем электронного документооборота Documentum является самой дорогой ориентирована на очень крупные внедрения.

 

6. LanDocs, разработчик – компания Ланит

 

     Система LanDocs [15, 29] предназначена для автоматизации процессов управления документами, документооборотом и делопроизводством на предприятиях и в организациях различного профиля и масштаба. Поставляется в двух вариантах: как законченная система (программное обеспечение, документация, обучение пользователей) или как открытый к развитию вариант (базовый набор CASE-моделей, специализированная библиотека диалоговых элементов, CASE-технология адаптации и поддержки, обучение пользователей, разработчиков и специалистов группы поддержки).

     Основные  параметры системы:

     1)   ввод, регистрация, рассылка, отправка  заданий, контроль;

     2)   настройка на конкретные условия  с помощью модификации CASE-модели.

     Программный комплекс LanDocs позволяет реализовать в автоматизированном режиме следующее множество операций по работе с документами:

     1. Регистрацию входящих, внутренних  и исходящих документов с использованием механизма регистрационных карточек. Система сохраняет документы, созданные разнообразными приложениями в виде файлов текстов, таблиц, изображений, звука.

     2. Рассылку документов, заданий, поручений  как одному пользователю, так  и по списку с помощью механизма электронной почты;

     3. Хранение содержания документов  (файлов, созданных внешними приложениями в виде текстов, таблиц, изображений, звука).

     4. Контроль за прохождением и  исполнением документов и поручений. Система LanDocs обеспечивает контроль за исполнением документов и заданий исполнителями, предоставляет возможность отслеживать движение каждого документа по исполнителям. Контроль версий документа осуществляется с помощью механизма контрольных карточек. Все данные о зарегистрированных документах и ходе их исполнения могут быть отпечатаны в виде отчетов.

     5. Поиск документов с возможностью  сохранения поисковых запросов, просмотр и редактирование документов.

     6. Поддержку нескольких версий  одного документа.

     7. Сканирование бумажных документов и распознавание текстов (OCR).

     8. Интегрированный вызов офисных  приложений для просмотра, редактирования и печати документов.