Анализ правил оформления различных видов писем в зарубежной практике и отечественном делопроизводстве

     СОДЕРЖАНИЕ 

     ВВЕДЕНИЕ..…………………………………………………………..…...3

     ГЛАВА 1.  АНАЛИЗ ОФОРМЛЕНИЯОСНОВНЫХ ВИДОВ ПИСЕМ В ВЕЛИКОБРИТАНИИ, США И ДРУГИХ АНГЛОЯЗЫЧНЫХ СТРАНАХ…………………………………………………………………………..…...10

1.1. Формуляр писем

1.2  Требования к оформлению реквизитов

1.3. Особенности составления основных видов писем

     ГЛАВА 2.  АНАЛИЗ ОФОРМЛЕНИЯ ОСНОВНЫХ ВИДОВ ПИСЕМ В РФ….…...................................................................................................................27

2.1  Понятие, основные   виды   писем. Специфика   оформления   реквизитов

2.2  Требования к содержанию 

2.3 Этикетные формулы

     ГЛАВА 3. СПЕЦИФИКА ОФОРМЛЕНИЯ ДЕЛОВОЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ НА ФРАНЦУЗСКОМ И НЕМЕЦКОМ ЯЗЫКАХ…………………………...…….……………………………….…………....44

     3.1 Общие требования к оформлению конвертов и писем во Франции.

     3.2 Правила оформления основных  реквизитов письма во французском  делопроизводстве

     3.3. Формуляр и специфика оформления немецких деловых писем

     ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………...........58

     СПИСОК  ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ………………………..61

     ПРИЛОЖЕНИЯ……………………………………………..………….65 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     ВВЕДЕНИЕ 

     Современный документооборот не имеет границ – это известное правило большинству руководителей ведущих отечественных предприятий, практически ежедневно получающих или отправляющих международную деловую корреспонденцию.

     В связи с этим пристального внимания требуют вопросы, связанные с  грамотным и правильным оформлением международных деловых писем.

     Непосредственным  объектом исследования является анализ правил оформления различных видов писем в зарубежной практике и отечественном делопроизводстве.

     Предметом исследования является письмо, его  основные виды как ключевой вид информационно-справочной документации.

     В связи с тем, что в большинстве  стран бывшего СНГ применяются  в принципе тождественные с отечественным делопроизводством правила оформления деловых писем, проанализируем правила оформления основных видов писем в России и в англо-, франко- и германо-говорящих странах мира.

     Актуальность  исследования определяется особой значимостью  писем в системе информационно-справочной документации компаний, их видовым многообразием, а также их ведущей стержневой ролью в организации международного документооборота.

     Следует отметить, что исследованию внешнеэкономической деловой корреспонденции уделено значительное место в отечественной науке. Так, истоки изучения проблем, возникающих в процессе оформления различных видов деловых писем можно найти не только в работах Т.В. Кузнецовой, В.И. Андреевой, М.И. Басакова¹, но и М.В. Стенюкова², М.Ю. Рогожина³ и целого ряда других ученых.

     С точки зрения значимости для работы проведен анализ используемой в ней литературы, в связи с чем, можно выделить следующее.

     Методическими основами при анализировании правил оформления, характерных для Великобритании, США и других англоязычных стран мира (глава 1 работы) послужили работы М.И. Басакова⁴, Т.А. Быковой, Л.М. Вяловой, Л.В. Санкиной⁵, М.В. Стенюкова⁶.

     При исследовании, проводимом в рамках второй главы работы и изучени вопроса об основных требованиях к правилам оформления основных видов деловых писем в Российской Федерации теоретической базой послужили учебные пособия по документационному обсепечению управления и делопроизводству ряда авторов. Среди которых в первую очередь следует выделить: М.В. Ларина⁷, М.Ю. Рогожина⁸; Т.В. Кузнецову⁹, Н.И Кушнаренко¹⁰ и др.

     Кроме того, в рамках изучения основных правил оформления управленческих документов были использованы следующие научные статьи: И. Гущиной «Деловое письмо: особенности оформления»¹¹, А.Н. Соковой «Перспективы развития правил оформления управленческих документов»¹² и ряд других научных публикаций¹³.

     При исследовании, проведенном в рамках третьей главы работы: «Специфика оформления деловой корреспонденции на французском и немецком языках» - автором использованы работы Анодиной¹⁴ Н.Н., Рогожина¹⁵, М.И. Басакова¹⁶.

     На  основании анализа собранного в  работе материала, можно сделать  определенный вывод, что, несмотря на существование в науке ряда исследований, направленных на изучение различных видов писем в зарубежной и отечественной практике - все они носят бессистемный и разрозненный характер. Поэтому полностью тема подготовки и оформления деловых писем в отечественной и зарубежной практике должным образом в науке не изучена, что обуславливает актуальность и объективную необходимость проведения настоящего исследования. Прежде всего для того, чтобы восполнить пробел и всесторонне исследовать правила оформления деловых писем в России и ведущих странах мира, в общем но и определить особенности, характерные для оформления видового многообразия международной деловой корреспонденции в рамках отдельных (в данном случае англо-, франко- и германо-говорящих) стран.

     Всю совокупность источников, используемую в рамках исследования условно можно  объединить в одну группу: государственные национальные стандарты (ГОСТ РФ Р 6.30 - 2003¹⁷, ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007¹⁸), международный стандарт ISO 15489-1:2001 Information and documentation. Records management. General¹⁹.

     Следует отметить, что в России в соответствии с приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12.03.07 № 28-ст утвержден и введен в действие с 01.07.2007 года новый ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «СИБИД. Управление документами. Общие требования²⁰». Настоящий стандарт идентичен международному стандарту ISO 15489-1:2001 Information and documentation. Records management. General²¹. Он подготовлен Государственным учреждением Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) и регулирует следующие вопросы, связанные с правильной организацией работы с документами коммерческих организаций: процессы управления документами государственных, коммерческих и общественных организаций; прописывает процедуру определения и использования нормативной среды (правовых, нормативных, методических документов) в деятельности этих организаций; содержит принципы ответственности.

     С точки зрения значимости для работы, следует отметить, что при исследовании, направленном на анализ оформления англо-, франко- и германоязычных писем в обязательном порядке учитывались требования Международного стандарта ИСО 15489-2001 «Информация и документация - управление документацией» (Information and documentation - Records management), ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «СИБИД. Управление документами. Общие требования²²». Основа второй части работы практически целиком базируется на анализе информации, содержащейся в национальном стандарте ГОСТ РФ Р 6.30 - 2003²³.

     Цель  курсовой работы – проанализировать правила оформления различных видов писем в практике зарубежного и отечественного  делопроизводства.

     Поставленная цель реализуется через решение следующего комплекса задач:

     1. проанализировав оформление основных видов писем в Великобритании, США и др. англоязычных странах мира, выделить основные положения, характерные для делопроизводства на английском языке;

     2. проанализировав оформление основных видов писем в России, выделить общие требования, предъявляемые к правилам оформления отечественной деловой корреспонденции, разобрать этикетные особенности их составления и требования к содержанию;

     3. исследовать специфику оформления писем на французском и немецком языках как основного вида информационно-справочных систем документации.

     Научная значимость проведенного в рамках работы исследования состоит в следующем:

     1. Определено место международных внешнеэкономических писем в системе информационно-справочной документации компаний.

     2. Изучен мировой опыт оформления писем как основного вида деловой корреспонденции, на основании которого могут быть сформулированы основные предложения по совершенствованию правил оформления письме в отечественной делопроизводственной практике.

     3. Обоснована необходимость решения проблем, возникающих в области унификации оформления международных внешнеэкономических писем при переходе к электронным системам документооборота.

     Говоря  о практической значимости исследования, следует отметить, что разработанная научно-методическая база позволяет:

     1. преодолеть проблемы современного документационного обеспечения управления, оптимизировав информационно-справочное делопроизводство;

     2. объективно оценить и развить управленческий и исполнительский потенциал персонала служб документационного обеспечения управления, способствовать грамотному и правильному оформлению ими необходимых реквизитов различных видов международных внешнеэкономических писем.

     Структурно курсовая работа включает в себя введение, три сложные по составу главы, заключение и список источников и литературы.

     Во  введении обосновывается актуальность темы, ставится цель, задачи, выдвигается гипотеза исследования, проводится анализ, используемого в работе материала, обосновывается внутренняя структура работы.

     Первая  глава работы включает в себя вопросы, связанные с изучением правил оформления деловых писем на английском языке, которые многие ученые²⁴ считают универсальным правилами оформления международной деловой корреспонденции.

     Вторая  глава исследования посвящена основным правилам оформления письма в отечественном делопроизводстве.

     В третьей главе непосредственно  исследуются вопросы, связанные с оформлением писем на практике в зарубежных странах, где официальным государственным языком является французский или немецкий.

     Таким образом, можно отметить, что структура  глав данной работы обусловлена целью, а также то, что каждая глава  содержит в себе разрешение одной из задач исследования, сформулированных автором ранее.

     Все три главы работы являются сложными по составу, т.к. содержат в совокупности девять подглав – по три подглавы каждая.

     В подглавах рассматриваются частные  вопросы, которые в процессе синтеза накопленной в них информации в целом отвечают на каждую задачу работы. Например, исследование особенностей оформления реквизитов, обобщение требований к содержанию и этикетных формул российских деловых писем в своей совокупности дают нам общее представление о требованиях, предъявляемых к  правилам оформления письма в отечественной делопроизводственной практике.

      Наконец, в заключении работы, на основании собранного в работе материала и проведенного исследования формулируются выводы и предложения по изученной теме.

     Методологической  основой исследования является комплекс обще-, частнонаучных и специальных методов познания.

     Общими  явились методы анализа и синтеза, индукции и дедукции, наблюдения и сравнения.

     В качестве общенаучных методов, с  помощью которых проводилось исследование, использовались метод структурного анализа, системный метод. В качестве частнонаучного метода выступил метод источниковедческого анализа. К специальным методам, использовавшимся в работе, следует отнести и формально-юридический метод.