Автор работы: Пользователь скрыл имя, 11 Ноября 2009 в 14:51, Не определен
Современный документооборот не имеет границ – это известное правило большинству руководителей ведущих отечественных предприятий, практически ежедневно получающих или отправляющих международную деловую корреспонденцию.
Использование
данных методов в работе позволило наиболее
последовательно и полно рассмотреть
различные аспекты проблемных вопросов,
связанных с современной внешнеэкономической
перепиской, и, проанализировав правила
оформления писем выделить их характерные
черты и отличительные особенности.
ГЛАВА
1. АНАЛИЗ ОФОРМЛЕНИЯ ОСНОВНЫХ ВИДОВ
ПИСЕМ В ВЕЛИКОБРИТАНИИ, США И ДР. АНГЛОЯЗЫЧНЫХ
СТРАНАХ МИРА
Оформление
деловой корреспонденции в
При общей тенденции к унификации форм деловых писем во всем мире, использованию устойчивых речевых конструкций, стандартной терминологии и стремлению к широкому применению средств механизации и автоматизации в делопроизводстве, различий в оформлении делового письма немало.
В первой главе исследования рассмотрим наиболее часто встречаемый в мировой деловой переписке вид писем – письма в англоязычных странах мира (как правило, Великобритания и ее бывшие колонии). Как уже отмечалось, отдельными учеными правила оформления данных деловых писем считаются универсальными25 правилами оформления международной деловой корреспонденции, однако автор работы не согласен с подобной точкой зрения.
В сравнении с Россией специфика англоязычных писем прежде всего – в формуляре документа и составе реквизитов.
На приложении 1 к работе приведен формуляр делового письма, составляемого на английском языке с указанием двенадцати зон размещения реквизитов делового письма, используемого в англоязычных странах.
Можно выделить следующий типовой состав зон деловых писем, составляемых на английском языке:
1. Заголовок письма (Issuer Field).
2. Ссылка на данные получателя и отправителя (Reference Line).
3 Дата (Date).
4. Адресат (Address).
5. Указание на конкретное лицо (Attention Line).
6. Обращение (Salution).
7. Общее содержание письма (Subject Line).
8. Текст письма (Body of the Letter).
9. Завершающая формула вежливости (Complimentary Close).
10. Подпись (Signature).
11. Приложения (Enclosure).
12. Указание на рассылку копий (СС Notation).
В последующих вопросах первой главы работы исследуем правила размещения и оформления реквизитов англоязычных писем по зонам.
В
практике отечественного делопроизводства
в случае отсутствия указаний по оформлению
отдельных элементов реквизитов рекомендуется
ориентироваться на требования, оговоренные
международным стандартом ИСО 15489-200126
и отечественными государственными стандартами:
ГОСТ Р ИСО 15489-1-200727; ГОСТ РФ Р 6.30
- 200328.
1.2 Требования
к оформлению реквизитов
Реквизит 1. Заголовок письма. Включает эмблему фирмы, ее наименование, почтовый и телеграфный адрес с указанием индекса, номер телефона, телекса и телефакса. В заголовке может содержаться указание на род деятельности фирмы, характеристика ее как корпорации или компании с ограниченной ответственностью (сокращенно Inc. или Ltd.), например:
Mitchell Diesel, Ltd.; International Office Equipment, Inc.
Помимо предоставления фактической информации о фирме, заголовок определенным образом характеризует ее с другой стороны: необычная форма заголовка, его дизайн, эмблема фирмы (а иногда и ее девиз), применение цветной краски, использование особой бумаги - все это создает своеобразный образ фирмы. Читая письмо, вы, безусловно, прежде всего интересуется. его содержанием, однако невольно обращаете внимание и ни оформление заголовка, которому мысленно даете оценку, иногда перенося ее и на деятельность самой фирмы. Удачное расположение компонентов заголовка, его оригинальная эмблем способствует созданию благоприятного впечатления о фирме у тех, кому направлено письмо.
В целях экономии времени при печатании реквизита поощряется открытая пунктуация, что означает почти полное отсутствие знаков препинания29.
Реквизит 2. Ссылка на данные получателя и отправителя. Приводятся инициалы составителя и оформителя письма, буквенный или цифровой код фирмы, отдела, подготовившего письмо, индекс дела, например:
Your reference
(или: Your ref.) - Ваша ссылка
HND/RP HND/RP
Our reference - Наша ссылка
(или: Our ref.) LA/DK/187
LA/DK/187
Реквизит З. Дата. В англоязычных деловых письмах встречаются две разновидности оформления дат - британская и американская. Британский способ подобен словесно-цифровому способу, принятому в российском (делопроизводстве и применяемому в финансовой документации с некоторыми вариациями):
15 Feb. 200...
15 February, 200...
15th February, 20...
Способ обозначения даты, принятый в США, иной и строится по схеме:
February 15th, 200... February 15, 200...
Перед числительным, обозначающим год, обычно ставится запятая. В последние годы все более заметной становится тенденция к минимальному употреблению знаков препинания в деловой корреспонденции, поэтому на практике нередко можно встретить и такое написание даты: 4 August 2008. Не рекомендуется употреблять в датах цифры вместо названий месяцев, поскольку цифровое обозначение даты может быть истолковано по-разному в различных странах. Так, дата 2/5/2008 будет воспринята представителем американской фирмы как 5 февраля 2008 года, а представителем британской фирмы - как 2 мая 2008 года. Это связано с особенностями прочтения дат в разных странах:
Допускается сокращение названий некоторых месяцев, имеющих много знаков в написании. Замена цифровым обозначением названий месяцев в англоязычных странах не принята. Знаки препинания в обозначении дат допускается не указывать.
Международной организацией по стандартизации (ISO)30 в связи с компьютеризацией делопроизводства рекомендуется универсальное цифровое обозначение дат. Элементы обозначения приводятся в следующей последовательности: год, месяц, день. Например: 2000-12-31 или даже - 20001231
Реквизит 4. Адресат. Распространенными вариантами адресования письма являются: адресование фирме (при этом возможен случай, когда в названии фирмы указана фамилия) и адресование должностному лицу (когда известна фамилия адресата и когда она неизвестна, когда адресат мужчина или женщина).
Если письмо направляется фирме, то сначала указываются ее название, затем адрес в такой последовательности: номер дома, название улицы, название города, обозначение почтового района (при необходимости). При адресовании письма в США приводится сокращенное название штата, при адресовании в Англию - название графства. Последней строкой указывается страна.
Например:
Continental Supply Company
312 Sixth Avenue
New York, NY, 11011
U.S.A.
Указание в адресе штата и графства связано с тем, что сама фирма или ее филиал, возможно, расположены в провинциальном населенном пункте, названия которых нередко повторяются. Названия графств и штатов могут приводиться в сокращении.
В том случае, когда в названии фирмы указана фамилия (несколько фамилий), перед названием приводится слово Messrs, например:
Messrs John Brown and Co., Ltd.
При адресовании письма управляющему фирмой, фамилия которого неизвестна, адрес пишется по образцу:
The Manager
The Hong Kong Banking Corporation
Если письмо адресуется управляющему фирмой такого же ранга, фамилия которого известна, то в этом случае фамилия приводится первой, затем указывается должность:
Mr. Edward W. Hertzfeld, President Hertzfeld
Home Appliances, Inc.
Приведенные способы характерны для адресования письма менеджеру или президенту компании. При адресовании письма сотруднику более низкого ранга сначала указывают фамилию сотрудника, затем название фирмы, по возможности название отдела и, наконец, полный адрес31.
Если письмо адресуется мужчине, то перед его фамилией следует писать Mr - сокращение от слова Mister (Mr Alan White; Mr D. C. Robinson и т. п.). При адресовании делового письма замужней женщине следует указывать Mrs - сокращение от слова Mistress. Для незамужней пишется полностью Miss (Mrs - Rosemary, Mrs С. Davies, Miss G. Palmer). Вместо указания Mrs или Miss можно применять универсальное сокращение - Ms.
При печатании реквизита используют минимальное число знаков препинания.
Реквизит 5. Указание на конкретное лицо. Реквизит предназначен для того, чтобы в случае отсутствия фамилии получателя в адресате указать фамилию конкретного должностного лица, кому именно следует читать данное письмо. Если фамилия должностного лица неизвестна, указывается название должности или отдела фирмы.
Строка с указанием должности или фамилии помещается непосредственно под адресом и особо выделяется (печатается другим шрифтом, в разрядку, подчеркивается)32, например:
Messrs Black and Sons,
115 Churchill Avenue Maidstone,
Kent ZH8 92B Great Britain
Attention: Mr P. Wilson
Gentlemen
Использование знаков препинания в реквизите - минимальное.
Реквизит 6. Обращение. Вступительное обращение представляет собой общепринятую стандартную формулу, являющуюся неотъемлемой частью этикета делового письма. Оно помещается на левой стороне бланка письма под внутренним адресом и пишется на отдельной строке. В деловой корреспонденции принято несколько форм обращений, различающихся своей «тональностью». В письмах к фирмам и организациям обычно употребляются следующие формулы.
Если письмо адресуется какой-либо фирме, то обычно употребляется обращение Gentlemen:, Ladies:. Подчеркнуто официально звучат обращения: Sir:, Madam:, Sirs:, Mesdames:. Также официальными являются обращения: Dear Sir:, Dear Madam:.
Обращение с указанием фамилии звучит менее официально: Dear Mr Allen:; Dear Mrs Allen::
Есть различие в употреблении знаков препинания в форме обращения: в США используют двоеточие, в Англии - запятую (Dear Sir:, Dear Mr Smith,).
Реквизит 7. Общее содержание письма (в отечественном делопроизводстве данный реквизит носит название «заголовок к тексту»). Реквизит в сжатой форме ориентирует делового партнера в содержании письма. В англоязычных странах нередко опускается.
Общее содержание письма предваряет основной текст, размещается на отдельной строке и всегда выделяется, например:
Order № 1234 for Snow Racers
We have recieved your letter...
Другой вариант оформления реквизита выглядит так:
Subject: Up-to-date List of Addresser
Re: Policy №714056
In re: Letter of Credit № 12/14633
«Re» — это сокращенное выражение «in re», что означает «по делу», «касательно», «относительно».
В реквизите поощряется открытая пунктуация.