Анализ правил оформления различных видов писем в зарубежной практике и отечественном делопроизводстве

     Автор письма (реквизит "Наименование организации") - это, как правило, организация, от имени которой письмо направляется по тому или иному адресу (хотя иногда автором может являться и структурное подразделение).

     Для того чтобы документ имел юридическую  силу, на бланке указываются наименование вышестоящей организации, если есть отраслевое подчинение, точное (в соответствии с уставом или положением) и полное название организации или предприятия. Первое характерно для государственных организаций. Если в уставе закреплено сокращенное наименование, то оно помещается в бланке под полным наименованием и пишется в скобках.

     Гражданский кодекс РФ содержит норму, по которой  в фирменные наименования юридических лиц включается их организационно-правовая форма (например, общество с ограниченной ответственностью, закрытое акционерное общество и т.д.). Одним из требований к наименованию организации - автора письма является помещение организационно-правовой формы на бланк.

     Реквизит "Справочные данные об организации" включается в бланк письма для  осуществления обратной связи. Справочные данные об организации необходимы для почтовой, телеграфной, телефонной, электронной связи с организацией, а также для выполнения расчетно-денежных операций в банке, счет которого указан на документе.

     Почтовые  и телеграфный адреса оформляются  в соответствии с требованиями Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26.09.2000 N 725⁴⁰. При этом должен соблюдаться следующий порядок адреса:

     - наименование адресата;

     - название улицы, номер дома, номер  квартиры;

     - название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

     - название области, края, автономного  округа (области), республики;

     - страна (для международных почтовых отправлений);

     - почтовый индекс.

     Банковские  реквизиты необходимы только на письмах  по вопросам расчетно-денежных операций, например на гарантийных письмах.

     Реквизиты "Код организации", "Основной государственный номер юридического лица" и "Идентификационный номер налогоплательщика/Код постановки на учет" являются идентифицирующими признаками организации-автора. Позволяют установить, что организация - автор документа зарегистрирована государственными органами как юридическое лицо, является хозяйствующим субъектом и поставлена на учет в налоговом органе.

     Реквизиты "Дата документа" и "Регистрационный  номер документа" - это реквизиты, придающие документу юридическую  силу. Они позволяют доказать факт существования официального документа. Устанавливают ответственность организации-автора за достоверность информации и подлинность документа.

     Дата  письма оформляется цифровым способом, арабскими цифрами, в одну строку; двумя парами цифр, обозначающими  день месяца, месяц и полным написанием года, например 25.12.2008; при этом не ставится слово "год", буква "г" с точкой или точка, за исключением случая, когда датой заканчивается предложение.

     В соответствии с международными стандартами  элементы даты могут иметь другую последовательность: год, месяц, число (2005.09.01).

     В письмах финансового содержания применяется использование словесно-цифрового оформления даты, при котором после цифр, обозначающих год, обязательно ставится буква "г" с точкой или слово "год", например 05 декабря 2005 г./года.

     Дату  на документе проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при его подписании.

     В регистрационный индекс письма рекомендуется  включать индекс структурного подразделения  или участка деятельности, где  был подготовлен проект документа, номер дела (по номенклатуре дел), куда письмо будет помещено после окончания работы с ним, и порядковый номер письма. Например: 02-08/24, где 02 - индекс структурного подразделения, подготовившего письмо; 08 - номер дела (файла); 24 - порядковый номер письма.

     В небольших фирмах, не имеющих структурных  подразделений, соответствующий элемент может быть заменен на индекс участка деятельности (кадровая работа, реклама, организация транспортных услуг и пр.) или на индекс конкретного исполнителя.

     Реквизит "Адресат" обеспечивает правильность адресации и, как следствие, гарантию доставки. Письма адресуются организации (в именительном падеже), структурному подразделению (в именительном падеже), должностным или физическим лицам (в дательном падеже)⁴¹.

     При адресовании письма руководителю организации или его заместителю наименование организации входит в состав наименования должности адресата. Инициалы должностного лица ставятся перед фамилией, например:

     Генеральному  директору

     ЗАО "Стройсервис"

     И.Н. Иванову

     Адресование письма руководителям структурных подразделений или специалистам начинается с указания наименования организации, например:

     ЗАО "Радуга"

     Начальнику  отдела продаж

     С.И. Петрову

     При обращении к должностному лицу может  употребляться специальное слово-обращение (господин, академик, профессор и т.п.). При этом инициалы ставятся после фамилии, например:

     Президенту  АКБ "Инвесткредит"

     г-ну Прохорову Г.А.

     Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке⁴².

     Если  письмо отправляют в несколько однородных организаций, их указывают обобщенно, например:

     Директорам

     машиностроительных

     заводов

     При отправке письма в разные организации  реквизит "Адресат" не должен содержать  более четырех адресов. Слово "Копия" перед вторым, третьим и четвертым адресом не пишется. При направлении письма более чем в четыре адреса составляется список рассылки, и на каждом письме указывается только один адрес.

     В состав реквизита "Адресат" может  входить почтовый адрес. Адрес не проставляется на письмах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам, например:

     Директору ОАО "Янтарь"

     О.Н. Петрову

     Мира  ул., д. 7,

     г. Пермь, 413425

     При адресовании документа физическому  лицу указывают фамилию и инициалы получателя, а затем почтовый адрес, например:

     Красновой Ю.И.

     Бойцовая  ул., д. 5, кв. 3,

     г. Химки, Московская обл.,

     148012

     Реквизит "Заголовок к тексту". Практически  любое письмо должно иметь заголовок. Он составляется исполнителем после  того, как письмо подготовлено. Заголовок обязателен для писем, подготовленных на бланках формата А4. На письмах, имеющих небольшой по объему текст, подготовленных на бланках формата А5, заголовок не составляется. Основное требование к заголовку - быть кратким, но точно отражать содержание письма. Заголовок к тексту письма должен отвечать на вопрос: "О чем?", например: «О нарушении условий договора N 21 от 10.02.2005».

     Заголовок располагается над текстом письма под реквизитами бланка. Печатают его без кавычек и без подчеркиваний  в одну или несколько строк, длина  строки - не более 28 знаков⁴³.

     Заголовок является поисковым признаком письма. Его наряду с датой, регистрационным  номером и фамилией автора вводят в базу данных о документе при его регистрации и постановке на контроль. Это позволяет быстро найти письмо по его содержанию. Именно поэтому важно сформулировать заголовок к тексту делового письма.

     Реквизит "Текст документа" - это основной реквизит документа, придающий ему юридическую силу. Он позволяет установить цели и причины (мотивы) создания документа, проанализировать зафиксированные факты, ситуации, выводы, просьбы, предложения автора.

     Деловые письма печатаются только на лицевой  стороне листа через полтора  интервала. ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные  системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"⁴⁴ не устанавливает требований к шрифтам, используемым при изготовлении документов. Основное требование к шрифтам заключается в том, что они должны быть хорошо читаемыми.

     Наиболее  важными показателями шрифта являются: гарнитура (характер рисунка) и кегль (размер печатной литеры по вертикальной оси, измеряемый в пунктах (пункт - 0,376 мм)).

     Наиболее  щадящим для человеческого глаза  является шрифт пишущей машинки. Поэтому в большинстве инструкций по делопроизводству при изготовлении документов в текстовом редакторе Word for Windows рекомендуется применять шрифты, приближенные именно к шрифту пишущей машинки:

     - гарнитура Times New Roman, кегль - 13, 14, 15;

     - гарнитура Arial, кегль 12, 13, 14.

     Оптимальным для зрения является шрифт Times New Roman 14-го кегля⁴⁵. При изготовлении таблиц могут использоваться шрифты меньших размеров, но не меньше 10-го. Контрастность печати должна обеспечивать качественное воспроизведение документа средствами копировально-множительной техники.

     Отметка о наличии приложения. Этот реквизит не является обязательным. Он проставляется в том случае, если письмо имеет приложения. Слово "Приложение" печатается от левого поля подтекстом. Существует несколько способов оформления этого реквизита.

     Если  в тексте письма упоминается название приложения (например, "Направляем вам  проект инструкции по делопроизводству..."), то отметка о нем оформляется  следующим образом: Приложение: на 10 л. в 2 экз.

     Если  в тексте письма приложение не называется, то отметка о приложении содержит его полное название, количество страниц и экземпляров:

     Если  к письму прилагаются несколько  документов, то документы-приложения нумеруются и в каждом указывается количество страниц и экземпляров.

     В случае, когда письмо направляется нескольким адресатам, а приложение предназначено только одному из них, отметка о наличии приложения содержит следующие сведения: Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.

     Если  приложение сброшюровано, то количество страниц в нем не указывается, например: Приложение: в 1 экз.

     Реквизит "Подпись" - это реквизит, придающий  документу юридическую силу. Позволяет определить, подписано ли письмо должностным лицом, полномочным принимать решения. Как правило, право подписи является прерогативой руководителя организации или его заместителей. Такое право может быть предоставлено и руководителям структурных подразделений. Право подписи должно быть закреплено во внутреннем правовом акте, например в уставе, положении о предприятии или структурном подразделении и т.п.

     Реквизит "Подпись" располагается после  текста письма и ограничивается левым и правым полями. Он состоит из наименования должности лица, подписывающего документ, его личной подписи и расшифровки подписи. В расшифровке подписи сначала указывают инициалы, затем фамилию, при этом ни скобки, ни косые линии не проставляются⁴⁶.

     Служебные письма практически всегда составляются на бланках. В этом случае название организации не входит в состав должности  лица, подписавшего письмо, однако бывают случаи, когда письма составляются не на бланке (например, письмо подготовлено двумя организациями), тогда подпись выглядит следующим образом:

     Директор  ООО "Агат"          Н.И. Попов

     Вице-президент               Л.П. Соколов

     Ассоциации  предпринимателей

     При оформлении письма на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.