Анализ правил оформления различных видов писем в зарубежной практике и отечественном делопроизводстве

      Реквизит 8. Текст письма. Основной реквизит делового письма, печатается ниже указания на его общее содержание через 3-4 интервала. Текст письма разбивается на абзацы, которых обычно два: в первом содержится смысловая часть документа, во втором приводится заключительная фраза вежливости.

      Смысловая часть должна излагаться деловым, однако подчеркнуто уважительным тоном, отличаться ясностью лексики, быть логичной и убедительной.

      Заключительная  фраза вежливости носит стереотипный характер. Вот ряд примеров фразы  вежливости:

      Your prompt reply be appreciated (Мы были бы благодарны за ваш скорый ответ); Please accept thanks in advance (Заранее примите нашу благодарность); With my personal regards and good wishes (Примите мои наилучшие пожелания).

      Если  письмо носит характер приглашения, то под текстом письма с правой стороны встречается сокращение R.S.V.R., которое означает «пожалуйста, ответьте».

      Знаки препинания в тексте письма употребляются в соответствии с правилами пунктуации.

      Реквизит 9. Завершающая формула вежливости. Реквизит размещается непосредственно  под текстом письма справа. Формула  вежливости может носить строго официальный, официальный и менее официальный характер. Приведем соответствующие примеры:

     Yours faithfully, Yours truly, Yours very truly, (строго официально): С уважением…

     Yours very sincerely, Yours sincerely, Sincerely yours (официально): С уважением, Ваш…

     Very cordially yours, Yours cordially, Cordially yours, (менее официально): Искренне Ваш…

      При печатании реквизита поощряется открытая пунктуация.

      Реквизит 10. Подпись. Реквизит помещается под  формулой вежливости. При этом отдельной строкой приводится название' фирмы, совпадающее с приведенным в заголовке. Затем приводится подпись лица с указанием занимаемой должности, иногда включается и название отдела, например:

      Dennis J. Stenberg, Manager

      L. К. Thompson Manager

      Export Department

      Рекомендуется открытая пунктуация.

      Реквизит 11. Приложение. Реквизит размещается  в левой нижней части документа отдельной строкой. Наименованию приложения предшествует слово Enclosure (сокращенно — Enkl., или Епс), например: Enclosure: Contract End.: 1. Contract 2. Cheque.

      Нумерация и расстановка знаков препинания осуществляется в соответствии с приведенными примерами.

      Реквизит 12. Указание на рассылку копий. При необходимости  рассылки письма нескольким адресатам в левом нижнем углу, после указания на наличие приложений, пишется сокращение сс и ставится двоеточие, ее означает carbon copy - т. е. «копия». Затем указываются фамилии лиц и наименования организаций, куда направляются копии, например:

      сс: Mr. Jeffrey H. Winston.

      Mr. Robert Baily

      cc: Regional Sales Department

      Использование знаков препинания - минимальное. Пример делового письма иностранному партнеру на английском языке его перевод приведены в приложении 2 к работе. 
 

1.3 Особенности составления основных видов писем 

     Как следует из первого вопроса и  общего хода исследования - единого международного стандарта коммерческого письма не существует. Однако, в практике коммерческой переписки сложились определенные правила оформления и составления писем.

     Мы  также разобрали, что при оформлении деловых писем за рубежом используются следующие реквизиты:

     - сведения об отправителе (наименование вашей организации, ее адрес, телефон, факс, адрес электронной почты, интернет-сайта (если есть));

     - ссылки на документы отправителя и получателя. Соответствует нашим реквизитам регистрационный номер документа и ссылка на дату и номер поступившего документа. В поздравительном письме этот реквизит можно опустить, поскольку такое письмо ни с чем напрямую не связано и не требует исполнения;

     - дата (как вы знаете, Новый год во всем мире отмечается 1 января, а вот католическое Рождество не совпадает с православным - оно празднуется 25 декабря);

     - адрес получателя письма;

     - указание на конкретное лицо (если вы пишете письмо на адрес организации, но хотите, чтобы оно дошло до определенного человека, то нужно использовать этот реквизит, например: «Attention of Mr. Webley» (Вниманию господина Вебли); если такой необходимости нет, он не используется);

     - вступительное обращение (приветствие);

     - текст письма;

     - заключительная формула вежливости;

     - подпись (состоит из имени, фамилии и должности автора письма);

     - ссылка на приложения (если они есть).

     Анализ  правил оформления реквизитов международных  деловых писем на английском языке подробно приведены во втором параграфе первой части работы.

     Приветствия и заключительные формулы вежливости в письмах иностранным партнерам различаются в зависимости от адресата.

     Рассмотрим  отдельные правила, предъявляемые  к составлению некоторых видов англоязычной деловой корреспонденции³⁴.

     Письмо-запрос информации (Inquiry Letter) отправляются, когда  необходимо получить более подробную информацию о интересующем вас товаре или услуге.

     В начале письма следует поместить  название и адрес вашей компании, ниже должно идти название компании, в  которую вы обращаетесь. Составить  текст письма вы можете с помощью  следующих стандартных выражений.

     1. Официальное обращение, поскольку с адресатом вы не знакомы.

     Dear Sir or Madam, Dear Sirs

     2. Указание источника информации о компании

     With reference to your advertisement (ad) in...

     Относительно  вашей рекламы в

     3. Просьба выслать необходимые данные

     Сould you please send me ...

     Не  могли бы вы выслать мне 

     I would be grateful if you could… 

     Я был бы благодарен, если вы… 

     4. Дополнительные вопросы

     I would also like to know ...

     Я бы также хотел узнать… 

     Could you tell me whether ...

     Скажите, пожалуйста…

     5. Подпись

     Yours faithfully, Искренне Ваш, (если имя Вам не известно)

     Yours sincerely, (если имя Вам известно)

     Пример

     Kenneth Beare 2520

     Visita Avenue Olympia, WA 98501

     Jackson Brothers 3487 23rd

     Street New York, NY 12009

     September 12, 2000

     Когда компания получает письмо (Inquiry Letter) с просьбой выслать подробную информацию о ее продукции, товаре или услуге, в ответном письме очень важно произвести благоприятное впечатление на потенциального клиента или партнера. Вежливый, грамотно составленный ответ обязательно будет способствовать созданию подобного впечатления.

     1. Обращение

     Dear Mr, Ms

     2. Благодарность за оказанное внимание

     Thank you for your letter of

     Спасибо за ваше письмо…

     We would like to thank you for enquiring about ...

     Мы  хотели бы поблагодарить вас за проявленный интерес…

     3. Предоставление требуемой информации

     We are pleased to enclose ...

     Мы  с удовольствием вкладываем… 

     Enclosed you will find ...

     В прикрепленном файле вы найдете...

     We enclose ...

     Мы  прилагаем…

     4. Ответ на дополнительные вопросы

     We would also like to inform you ...

     Мы  также хотели бы сообщить вам о…

     Regarding your question about ...

     Относительно  вашего вопроса о…

     In answer to your question (enquiry) about ... Отвечая на ваш вопрос…

     5. Высказывание надежды на дальнейшее плодотворное сотрудничество

     We look forward to hearing from you…

     Мы  надеемся услышать вас снова

     We look forward to receiving your order

     получить от вас заказ

     6. Подпись

     Помните, когда вы обращаетесь к человеку, имя которого вам не известно, следует писать 'Yours faithfully' и когда имя известно - 'Yours sincerely'³⁵.

     Письмо-жалоба. Письмо, содержащее жалобу или претензии по качеству приобретенного товара и оказанных услуг, называется Complaint Letter. Основная цель такого письма - передать полную информацию по возникшей проблеме. Письмо также может выступать в качестве официального документа, уведомляющего о необходимости проведения проверки и устранения неполадок.

     Письмо  должно содержать всю необходимую  информацию, касающуюся данной услуги или товара. Напишите полное название и описания товара, дату приобретения или указания услуги и т.д. Ваша цель – объяснить все детали, но не перегружать письмо ненужными подробностями. Кроме того, необходимо указать ваши пожелания, условия и сроки устранения проблем.

     Неписанным правилом деловых отношений в США является то, что при приобретении товара или заключении договора, на предоставление услуг, вы получаете контактный адрес или телефон человека, который может решить все возникшие сложности. Обычно в небольших компаниях это владелец компании, в организациях среднего уровня – его заместитель или высший руководящий состав. В крупных компаниях обычно существует отдел по работе с клиентами, который занимается решением таких вопросов.

     Структура письма жалобы.

     1. Вступление.

     Name of Contact Person - Полное имя адресата (если известно)

     Title, if available Company Name - Название компании

     Consumer Complaint Division - Отдел по работе с клиентами

     Street Address City, State, Zip Code

     Адрес компании

     Dear (Contact Person):

     Обращение

     2. Введение, содержащее информацию приобретенном товаре либо услуге.

     I am writing to draw your attention to a problem in your customer service section.

     Я пишу, чтобы привлечь ваше внимание к проблеме в отделе по работе с клиентами.

     On (the 1st of July), I (bought, leased, rented, or had repaired) a (name of the product, with serial or model number or service performed) at (location and other important details of the transaction).

     1 июля я (приобрел, сдал в наем, арендовал, отремонтировал) ( полное  название товара с серийным номером или вид услуги) по адресу … ( далее указывается другая важная информация о совершенной сделке).