Анализ правил оформления различных видов писем в зарубежной практике и отечественном делопроизводстве

      «Мы вас проинформировали нашим письмом  от... »;

      «В  продолжение нашего телефонного  разговора... »;

      «Мы еще раз подтверждаем наше письмо, в котором.,, ».

      Чтобы сделать заказ;

      «Не могли бы вы отправить в наш  адрес как можно скорее...»; «Подтвердите, пожалуйста, получение уведомлением..,»; «Просим вас принять следующий заказ,.,».

      Чтобы ответить на заказ:

      «Мы принимаем условия, предложенные в вашем письме от...»; «В ответ на ваше письмо от... направляем вам приложение...»; «Благодарим вас за полученный заказ от,,. ».

      Формулировки, отражающие содержание письма: «Не  могли бы вы сообщить мне,..»; «Вы обяжете нас, если укажете.,,».

      Чтобы потребовать оплату:

      «Анализ вашего счета показывает, что вы остаетесь должны сумму в размере.,. »;

      «Во избежание возможной ошибки напоминаем вам, что наш счет..,»

      Чтобы перевести деньги:

      «Вы найдете при сем прилагаемый  банковский чек (или почтовый перевод) зам... на сумму в... франков, и мы были бы вам признательны за подтверждение его получения»;

      «В  дополнение к вашему счету просим принять,.,»;

      «В  дополнение к вашей выписке из счета от... мы перечислили на ваш  счет №... в банк... сумму в размере...».

      Чтобы признать ошибку, извиниться, отказаться: «Сожалеем о вкравшейся ошибке,.. »; «С сожалением сообщаем вам... »,

      Среди наиболее употребляемых в деловых  письмах заключительных формулировок вежливости можно упомянуть следующие:

      «С  глубоким уважением» - стандартная формулировка, употребляемая по отношению к неизвестным лицам;

      «С  наилучшими пожеланиями» — формулировка более фамильярная, используемая между равными, а также при обращении вышестоящего к нижестоящему;

      «Преданный  вам» - формулировка, употребляемая при обращении поставщика к клиенту, служащего к работодателю;

      «С  уважением» - при обращении более молодого к более старшему;

      «С  глубоким почтением» - употребляется в торжественных письмах высшему должностному лицу, министру и т. д.

      Пишут иногда фразы более короткие, как, например:

      «Искренне ваш». Такие формулировки используют в письмах, которые имеют безличный характер, например в заказах.

      Протокольные  формулировки. Приведем несколько приветствий, употребляемых во французском канцелярском языке:

      для министра (премьер-министра): «Соблаговолите принять, господин министр (премьер-министр), заверения в моем искреннем уважении»;

      для сенатора (депутата): «Соблаговолите принять, господин сенатор, заверения в моем искреннем уважении»;

      для начальника отдела: «Примите, пожалуйста, господин,. (Ф. И. О.), заверения в моем глубоком уважении»;

      для заместителя начальника отдела: «Примите, пожалуйста, господин... (Ф. И. О.), заверения в моем искреннем уважении».

      Подпись. Данный реквизит, как правило, находится под текстом в правом нижнем углу; его составные части располагаются друг под другом (в колонку): сначала должность, затем 2-3 интервала для непосредственно подписи и, наконец, расшифровка подписи, т. е. инициал имени одной прописной буквой и полностью фамилия также прописными буквами⁵⁹.

      Замужняя  женщина не должна указывать свою девичью фамилию и подписываться: «Госпожа Дюран, урожденная Дюбуа».

      Точно так же замужняя женщина в своей  официальной переписке должна подписываться  не своим полным именем, а только начальной буквой имени мужа, например: «Госпожа П. Дюран». Если, однако, у мужа есть братья, то во избежание недоразумений она может написать его имя полностью, например: «Госпожа Пьер Дюран».

      Постскриптум. Располагается ниже подписи и  указывается двумя инициалами P. S.

      Приложения. Если имеются документы, сопровождающие письмо, то они заносятся в рубрику  «Приложения» и указываются слева  внизу первой страницы основного  документа. 
 

     3.3. Формуляр и специфика оформления немецких деловых писем 
 

      Практика  деловой переписки на немецком языке выработала свою структуру формуляра и состав реквизитов делового письма при сохранении общих подходов к унификации отдельных компонентов деловой переписки, использованию устойчивых словесных конструкций, характерных для коммерческой корреспонденции стран Запада.

      В приложении 3 к работе показан формуляр с выделением 15 зон размещения реквизитов делового письма. В состав реквизитов входят следующие зоны:

      - наименование фирмы-отправителя и ее торговый знак (вид предприятия);

      - адрес, номера телефонов, телекса, факса;

      - тип отправления;

      - название фирмы и имя адресата;

      - улица, номер дома;

      - почтовый индекс и город;

      - указание на предыдущую переписку, указание телефона и даты отправления;

      - повод;

      - обращение;

      - текст письма;

      - формула прощания;

      - ссылка о том, что письмо посылается через доверенного;

      - подпись;

      - имя доверенного;

      - приложение.

      Приведем  пример оформления делового письма (приложение 4) с указанием номеров реквизитов согласно формуляру (приложение 3). Текст (реквизит 10) показан условно.

      Перечисленные выше 15 реквизитов, рассматриваемые  укрупненно, применяются на практике в немецкоязычных странах при  оформлении деловых писем в виде восьми секторов реквизитов. Вот их перечень:

      - «шапка» (реквизиты 1, 2 по приложению 3):

      - сектор адресата (реквизиты 3, 4, 5, 6);

      - сектор ссылок (реквизит 7);

      - повод для написания письма (реквизит 8);

      - текст письма (реквизиты 9, 10);

      - формула прощания и подпись (реквизиты 11, 12, 13);

      - сведения о приложениях (реквизиты 14, 15);

      - коммерческие данные фирмы-отправителя (дополнительные сведения к реквизиту «шапка»).

      Проанализируем общие требования к оформлению основных секторов — реквизитов делового письма.

      Сектор  «шапка» (der Briefkopf), включает в себя реквизиты 1,2 (приложение 3), содержит наименование фирмы-отправителя (den Namen der Fa) и ее торговый знак (das Firmenzeichen); адрес (die Postanschrift); номера телефонов, телекса, факса (die Telefon-Telex- und Faxnummern). Оформляется по примеру:

      Helmut Wagner

      &Sohn

      Textilwarenfabrik

      Helmut Wagner & Sohn Postfach 256, 3500 Kassel

      Сектор адресата (das Anschriftsfeld), включающий в себя реквизиты 3,4, 5 и 6 (приложение 3), состоит из указания на тип отправления (например, печатное - Drucksache; партии товара - Warensendung; АВИА - mit Luftpost); название фирмы и/ или адресат; улица (die StraBe), номер дома (das Haus), почтовый индекс и город (die Postleitzahl und Stadt), страна (das Land). Оформляется по примеру:

      Einschreiben Schrader & Lehmann Einkaufsabteilung Max-Richter-StraBe 95 8970 Immenstadt

      Город и страна в письмах за границу  пишутся прописными буквами.

      Сектор  ссылок (die Bezugzeichenzeile) - реквизит 7 (приложение 3) состоит из указания на предыдущую переписку:

      Hire Zeichen, Ihre Nachricht vom...; unsere Zeichen, unsere Nachricht vom..., Telefon Ortsname (Datum).

      Повод для написания письма (der Betreff) — реквизит 8 (приложение 3) может представлять собой: приглашение (die Einladung), рекламу (Werbeangebot), вызов представителя (Bitte um Vertreferbesuch), запрос (die Anfrage), предложение (das Angebot tiber...) и т. д.

      Например: iiber Strickjacken.

      Текст письма (der Brieftext) с обращением (mit der Anrede) - реквизиты соответственно 9 и 10 (приложение 3).

      Приведем  ряд действующих в немецкой корреспонденции  правил при написании обращения.

      Для обозначения титулов, служебных  и профессиональных отличий действуют  также правила:

      - адемические титулы «Professor» и «Doktor» считаются частью имени и стоят перед ним: Sehr geehrter Herr Professor/Sehr geehrter Herr Professor Preu!

      - глубокоуважаемый г-н профессор (Прой)! Sehr geehrte Frau Doktor (Muller)!

      Указание  на диплом, профессию и должность  при обращении не употребляется (должность многих употребляется без имени: Herr Director!).

      Обращение к мужчине: Herr Yansen! Herr Director!Hen Staatssekretar! Mein Herr!

      обращение к женщине: Frau Tesmer! Frau Doktor! Meine Dame!

      обращение к девушке: Fraulein Hoffmann! В официальных письмах к незамужней женщине обращаются: Fraulein Hoffmann!

      обращение к коллективу: Meine Damen und Herren! Meine Herrschaffen! Sehr geehrte Herren!

      Для выражения начала и конца текста письма используются следующие клише:

      - Wir bestatigen den Empfang Ihres Briefes vom 21 d. M.

      - Мы подтверждаем получение Вашего письма от 21-го этого месяца;

      - Ich habe ihr Schreiben vom ... mit bestem Dank erhalten, und teile Ihnen hieraufmit, daB...

      - Я получил с благодарностью Ваше письмо от... и сообщаю Вам, что...;

      Mit Dank bestatigen wir den Erhalt/den Eingang Ihres Briefes/Telegramms vom...

      - С благодарностью подтверждаем получение Вашего письма / телеграммы от...;

      In Beantwortung Ihres Briefes... - В ответ на Ваше письмо...;

      Wir erwarten Ihre Antwort - Ждем Вашего письма;

      Wir hoffen auf eine positive Antwort - Мы надеемся на положительный ответ;

      Fur Ihre Bemiihungen danken wir Ihnen - Мы благодарим Вас за Ваши усилия.

      Формулы прощания и подпись (die GrtiBformel und die (Unterschrift) - реквизиты 11, 12, 13 (рис. 7.5) достаточно традиционны:

      с дружеским приветом (mit freundlichen Griifien - допускается сокращение - MfG);

      по  поручению (i. A. - im Auftrage), по доверенности (in Vertretung, in Vollmacht) и т. п.

      При наличии нескольких подписей левее  стоят подписи более ответственных сотрудников.

      Сведения  о приложениях (die Anlagevermerke) - особенности оформления не выделяются.

      Коммерческие  данные фирмы-отправителя - на отечественных бланках эти данные содержатся в шапке письма, на немецких - внизу. Дополнительно может быть приведен подробный адрес (если в «шапке» был указан только а/я), телеграфный код, номер телекса, факса, наименование банка отправителя письма, номер счета и др.

      Таким образом, рассмотрев особенности отдельных  видов немецких и французских  писем отметим, что регламентация  правил их оформления не столь детальна, как например американских или британских, поэтому в составлении и оформлении их возможны определенные вольности. Например, во Франции оформлять письмо можно на цветных листах  и даже различными чернилами. Как уже отмечалось, основной постулат французского делопроизводства – различие чернил и цвета бумаги, на которой письмо оформлено.

      Немецкие  деловые письма состоят из так  называемых в немецком делопроизводстве секторов письма: «шапки» (заголовка); сектора адресата; сектора ссылок; повода для написания письма; текста письма; формула прощания и подпись; сведения о приложениях и коммерческих данных фирмы-отправителя (дополнительные сведения к реквизиту «шапка»).