Анализ правил оформления различных видов писем в зарубежной практике и отечественном делопроизводстве

     ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

     Подводя итоги исследованию, проведенному в  работе, отметим, что при общей тенденции к унификации форм деловых писем во всем мире, использованию устойчивых речевых конструкций, стандартной терминологии и стремлению к широкому применению средств механизации и автоматизации в делопроизводстве, различий в оформлении делового письма немало.

     В сравнении с Россией специфика  англоязычных, французких и немецких деловых писем прежде всего – в формуляре документа и составе реквизитов.

     Места размещения реквизитов английского (зоны), французского и немецкого (сектора) деловых писем могут не совпадать. Например, формуляр делового письма, составляемого на английском языке указывает двенадцать зон размещения реквизитов делового письма, используемого в англоязычных странах, а немецкий формуляр состоит из 15 зон.

     Среди общих черт различных видов деловых писем - то, что в заголовке может содержаться указание на род деятельности фирмы, а также минимальное использование знаков пунктуации

     Среди специфики французских писем  – удобность оформления, прочтения, лаконичность текста, юридическое уравнивание статуса письма как частной собственности адресата, свобода в выборе цвета, веса, иных характеристик бумажного носителя, наличие в заголовочной части постоянных и обязательных юридических реквизитов, необходимых для отправки писем, среди которых логотип (фирменный знак, изображаемый либо набором букв, либо рисунком); наименование предприятия и его правовая форма; регистрационный номер в коммерческом или отраслевом 
регистрах департамента; почтовый индекс; номера телефонов, телексов; расчетный счет; номер документа, посланного по факсу (если составляется 
ответный на него документ). Если в письме есть постскриптум, то он  располагается ниже подписи и указывается двумя инициалами P. S.; Если имеются документы, сопровождающие письмо, то они заносятся в рубрику «Приложения» и указываются слева внизу первой страницы основного документа.

     Немецкие  деловые письма характеризует также  структура формуляра и состав деловых реквизитов с выделением 15 зон размещения реквизитов.

     Проведя в работе анализ общих требований к оформлению основных секторов - реквизитов немецкого делового письма можно отметить следующее:

     - сектор «шапка» содержит наименование фирмы-отправителя и ее торговый знак; адрес; номера телефонов, телекса, факса;

     - сектор адресата, состоит из указания на тип отправления (например, печатное - Drucksache; партии товара - Warensendung; АВИА - mit Luftpost); названия фирмы и/ или адресат; улицы (die StraBe), номер адома (das Haus), почтового индекса и города. Город и страна в письмах за границу пишутся прописными буквами;

     - сектор ссылок состоит из указания на предыдущую переписку;

     - повод для написания письма (der Betreff) может представлять собой: приглашение, рекламу (Werbeangebot), вызов представителя (Bitte um, запрос, предложение (das Angebot tiber...) и т. д.

     - текст письма

     - формулы прощания и подпись немецких писем достаточно традиционны:

     - сведения о приложениях - особенности оформления не выделяются.

     В сравнении с отечественным делопроизводством  коммерческие данные фирмы-отправителя на бланке письма содержатся в шапке, а на немецких - внизу. Кроме того, в письмах, составляемыхз на немецком языке дополнительно может быть приведен подробный адрес (если в «шапке» был указан только а/я), телеграфный код, номер телекса, факса, наименование банка отправителя письма, номер счета и др.

     Таким образом, рассмотрев особенности отдельных  видов немецких и французских  писем отметим, что регламентация  правил их оформления не столь детальна, как например американских или британских, поэтому в составлении и оформлении их возможны определенные вольности. Например, во Франции оформлять письмо можно на цветных листах  и даже различными чернилами. Как уже отмечалось, основной постулат французского делопроизводства – различие чернил и цвета бумаги, на которой письмо оформлено.

     Помимо различного состава реквизитов и особенностей формуляра писем в остальном, в сравнении с отечественным делопроизводством правила оформления содержания информационно-справочной документации в континентальной Европе в целом идентичны и основываются на устоявшихся в деловом обороте этикетных формулах.

     В завершение подчеркнем, что благодаря  своей распространенности наиболее приспособленными к деловой переписке считаются британские стандарты, однако целиком говорить об их универсальности в мировом масштабе и вводить под них мировой стандарт оформления деловой корреспонденции -  представляется пока преждевременным. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     СПИСОК  ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 

     1. Источники 

     1.1. Международный стандарт ИСО 15489-2001 «Информация и документация - управление документацией» (Information and documentation - Records management). М. 2003.

     1.2. ГОСТ РФ Р 6.30 – 2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М., 2003

     1.3. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007  «СИБИД. Управление документами. Общие требования». М., 2007.

     1.4. Единая государственная система делопроизводства. Основные положения. М., 1975.

     1.5. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., 1991.

     1.6. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти: утверждена приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 № 536// Рос. Газета. № 240.  

2. Литература

 

     2.1. Анодина, Н.Н. Деловое письмо: методика составления и правила оформления. М.: Омега-Л, 2007. – 104 с.

     2.2. Басаков, М.И. Делопроизводство и корреспонденция. Ростов-на-Дону, Феникс, 2001. – 312 с.

     2.3. Басаков, М.И. Современное делопроизводство (ДОУ). - М.: «Дашков и К». 2007. - 473 с.

     2.4. Барихин, А.Б. Делопроизводство на предприятии. - М.: Книжный мир, 2003.- 163 с.

     2.5. Быкова, Т.А. Л.М. Вялова, Л.В. Санкина. Делопроизводство - М.: «Норма-М».  2006. - 401 с.

      2.6. Глик, Д.И. Национальные стандарты в области электронного документооборота// Секретарское дело. 2006. №9. С. 45-74.

      2.7. Голуб, И.Б. Стилистика русского  языка. 2-е изд. - М.: Родная речь. 2001. - 211 с.

     2.8. Гущина, И. Деловое письмо: особенности оформления. // Кадровик. Кадровое делопроизводство. 2008.№3. С. 17-22

      2.9. Демин, М.Ю. Делопроизводство. Документационный менеджмент.- М.: Бератор, 2004.- 208 с.

      2.10. Делопроизводство. Более 120 документов. Образцы документов. Организация и технология работы. - М.: ООО «ТК Велби», 2003, 448 с.

      2.11. Илюшенко, М.П. «Документальная информация: свойства и особенности» // Делопроизводство. №2. 2006. С. 17-21.

      2.12. Константинов, Ю.Н. Теория и практика документной информации: Курс лекций. - Волгоград: Издательство Волгоградского государственного университета. 2000. 132 с.

     2.13. Кузнецова, Т.В. «Делопроизводство как отражение системы и технологии управления»//Делопроизводство. 2003 №2. С.12-15.

     2.14. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. - М.: ООО «Журнал «Управление персоналом». 2007. 408 с.

     2.15. Кушнаренко, Н.И. Документоведение: Учебник. 3-е изд.  - Киев: Общество «Знания», 2001. 464 с.

     2.16. Ларин, М.В. Управление документацией в организациях. -  М.: «Научная книга». 2002. 283 с.

     2.17. Мосеев, Р.Н. Информационно-справочные документы в англоязычном делопроизводстве//Секретарское дело. – 2003. - № 11. С. 31-36.

     2.18. Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. Кудряева В.А. - М.: Наука, 2003. - 321 с.

     2.19. Плешкевич, Е.А. Понятие реквизит документа: к постановке вопроса // НТИ. Сер. 1. 2004. № 10. С. 1-7.

     2.20. Пшенко, А.В. Документационное обеспечение управления: учеб. пособие / А. В. Пшенко. – М.: Академия, 2006. – 176 с.

      2.21. Рахманин, Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов. - М., Наука, 1988. - 127 с.

     2.22. Рогожин, М.Ю.  Документационное обеспечение управления. М., 2000. - 231 с.

     2.23. Рогожин, М.Ю. Кадровая служба. М., Глосс-пресс, 2008. - с.319.

     2.24. Рысков, О.И. Нормативно-правовое и методическое обеспечение электронного документооборота: сравнение отечественного и зарубежного опыта// Секретарское дело. 2006. №2. С.36-41.

     2.25. Стенюков, М.В. Справочник по делопроизводству. М.: Издательство ПРИОР, 2001. С. 317.

      2.26. Стенюков, М.В. Документы. Делопроизводство.- М.: Приор-издат, 2004.- 160 с.

      2.27. Стенюков, М.В. Документоведение и делопроизводство. М.: «Управление персоналом». - 2006. - 115 с.

      2.28. Семянкова, О.И. Текст управленческого документа как средство воздействия //Делопроизводство. 2003. №4. С. 43-47

      2.29. Ульянцева, С.Э. Составление текста документа: языковые нормы // Делопроизводство. 2003. №4. С.31-34.

     2.30. Ширимова, Е. Оформление деловых поздравительных писем.// Кадровое дело. 2004. №12. С. 37-39. 

     3. Справочные и информационные издания 

     3.1. Новый энциклопедический словарь Брокгауза – Ефрона / Под общ. ред. К.К. Арсеньева. – Т. XVI. 731 с.

     3.2. Советский энциклопедический словарь / Под ред. В. М. Прохорова. 4-е изд. - М., 1989. 407 с.

     3.3. Терминологический словарь по теории и практике научной информации. - М.: ВИНИТИ, 1964. 440 с.

     3.4. Краткий словарь видов и разновидностей документов. -М.: ВНИИДАД, 1974.

      3.5. Культура устной и письменной речи делового человека: Справочник. Практикум. - М., ЮНИТ, 1997. - 227 с.

     3.6. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Деловая корреспонденция. Справочник. - М.: МЦФЭР, 2004. - 576 с. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      Приложение 1  

      Формуляр  делового письма для переписки с  зарубежными партнерами на английском языке 

      

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      Приложение 2 
 

      Письмо  англоязычному деловому партнеру  

      

 
 
 
 
 
 
 

      Приложение 3 
 

      Формуляр  делового письма для переписки с

      зарубежными партнерами на немецком языке 
 

      

 
 
 
 
 

      Приложение 4 
 

      Пример  оформления делового письма немецким

      деловым партнерам