Анализ правил оформления различных видов писем в зарубежной практике и отечественном делопроизводстве

     ГЛАВА 3. СПЕЦИФИКА ОФОРМЛЕНИЯ ДЕЛОВОЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ НА ФРАНЦУЗСКОМ И НЕМЕЦКОМ ЯЗЫКАХ 
 

     3.1 Общие требования к оформлению конвертов и писем во Франции.  

      Как и во всем деловом мире, во Франции  предприятие или учреждение оценивается  партнерами подчас по качеству оформления отправляемой ими корреспонденции. Формуляр документа, размещение реквизитов, тексты должны быть удобными для прочтения, ясными и понятными по смыслу. Для облегчения подготовки деловой корреспонденции издан ряд пособий, содержащих практические рекомендации по оформлению писем, размещению реквизитов, изложению текста с приведений, ем для конкретных случаев готовых формул вежливости, речевых конструкций и т. д. Некоторые из этих рекомендаций и принятых норм приведены ниже.

      Корреспонденция и право. Согласно французским законам  письмо, полученное от корреспондента, становится вашей собственностью и может быть использовано по вашему усмотрению, если только отправитель не просил вернуть его, уничтожить или передать кому-либо. Разглашение содержания письма формально запрещено, если на нем рукой отправителя написана «Конфиденциально». Запрещено разглашать содержание деловых писем, адресованных государственным служащим, адвокатам, представителям духовенства, а также писем административных органов⁵³.

      Формат  делового письма. Самым широко используемым форматом для коммерческих писем является так называемый нормальный (стандартный) формат - 210 х 297 мм, известный нам формат А4 (французская норма -11001).

      Находит применение и другой формат для небольших по тексту писем: 210 х 135 мм, формат А5. Однако рекомендуется работать с объектами стандартных размеров (конвертами, папками, техникой), рассчитанных на использование формата А4.

      Качество  бумаги. Во Франции не ограничивается свобода в выборе качества бумаги, ее веса, цвета. Однако при этом не следует забывать о конвертах, которые должны соответствовать цвету выбранной бумаги. Этот носитель информации всегда должен иметь фирменный знак.

      Цвет  чернил, пасты. Печатная техника. Используются черные, голубые, фиолетовые и даже темно-зеленые чернила или паста. Следует, однако, помнить, что чернила или паста должны резко контрастировать с цветом бумаги, на которой написано письмо. Для получения копий наиболее подходящими являются черные паста и чернила.

      В официальной переписке, если текст  по какой-либо причине не печатается на ПК или пишущей машинке, надлежит пользоваться ручкой. Однако даже при использовании пишущей техники не следует забывать о том, что формулу вежливости все же лучше писать от руки.

      Нумерация страниц и поля. Нумерация страниц  осуществляется в обычном порядке  - сверху листа. При использовании листа с обеих сторон страницы нумеруют последовательно по порядку цифрами 1-2-3 – 4 и т.д. (как в книге). Другой вариант нумерации нежелателен⁵⁴.

     Желательно, чтобы на последней странице письма оставалась хотя бы небольшая часть  после текста до написания формулы вежливости. Левое поле листа должно быть достаточно широким: более широкое поле свидетельствует об уважении к корреспонденту. При ручном оформлении не следует писать на полях, делать надстрочные поправки, перечеркивать написанное. В этом случае получателю письма будет сложно расшифровать наши каракули. Несколько интервалов под текстом и многоточие после косой черты в конце страницы указывают на переход на следующую страницу.

      Во  Франции существуют два основных типа (формата) конвертов: конверт укороченный - 114 х 162 мм и конверт удлиненный - 115 х 225 мм⁵⁵.

      Конверт для делового письма. В практике деловой переписки французы часто  используют очень удобный тип  конверта - конверт с прозрачным окошком. Окошко обычно располагается на месте для адресата. В этот конверт вкладывают лист размером 210 х 297 мм, сложенный втрое таким образом, чтобы в конвертное окно был виден адрес получателя. Этот простейший, на первый взгляд, прием позволяет избежать вторичного печатания адреса и ненужных ошибок⁵⁶. Рассмотренные выше конверты получили название «оконных конвертов». Цвет конверта и листа бумаги должны соответствовать друг другу; конверт как носитель информации должен иметь фирменный знак. 
 

     3.2 Правила оформления основных  реквизитов письма во французском делопроизводстве 
 

      Заголовочная  часть (угловой штамп). Большинство  предприятий и организаций имеют в своем распоряжении бланки, т. е. листы с постоянными реквизитами, воспроизведенными типографским способом. При отсутствии бланка и оформлении письма на чистом листе бумаги наименование организации и ее адрес следует указать в левом верхнем углу документа.

      Заголовочная  часть состоит, как было сказано, из постоянных и обязательных юридических реквизитов, необходимых для отправки писем:

      - логотип (фирменный знак, изображаемый либо набором букв, либо рисунком);

      - наименование предприятия и его правовая форма;

      - регистрационный номер в коммерческом или отраслевом 
регистрах департамента;

      - почтовый индекс;

      - номера телефонов, телексов;

      - расчетный счет;

      - номер документа, посланного по факсу (если составляется 
ответный на него документ).

      Ниже  реквизитов заголовочной части допускается  располагать дополнительные сведения, например: адрес материнской компании, адреса фирм и филиалов; в целях рекламы часто указывают награды, полученные на конкурсах и выставках.

      Дата. Во французском делопроизводстве дата указывается в правом верхнем  углу документа. Документ без даты не рассматривается как официальный документ и соответственно не имеет юридической силы. Реквизит «дата» во французском варианте выглядит следующим образом:

      Париж, 25 ноября 2000,

      т. е. сначала упоминается место  составления письма, затем уже  сама дата: число цифрами, месяц буквами  и четыре цифры, обозначающие год. Название дня недели не указывается.

      Адресат (наименование организации-получателя и ее почтовый адрес). Указанный реквизит располагается под датой. Если письмо адресовано конкретному должностному лицу, то при обращении к нему никогда не сокращают слова «госпожа» и «господин»; французы пишут следующим образом:

      Вниманию  госпожи Клод Лебон.

      Ссылки. Следует указывать регистрационный  номер, присвоенный письму, на которое дается ответ, или шифр дела.

      Заголовок (во французских правилах - «тема») - это резюме в нескольких словах содержания письма. Слово «тема» подчеркивается, а реквизит оформляется следующим образом:

      Тема: Генеральная Ассамблея 10.10.2000

      Текст. Начало текста располагается под  реквизитами заголовочной части. К нему предъявляется ряд требований, а именно: ясность, краткость, точность, предосторожность и вежливость⁵⁷. Разберем их по порядку упоминания.

      Итак, ясность. Не следует употреблять нечеткие формулировки, в частности такие эмоционально окрашенные, как, например: «Стены у входа в дом будут роскошно отделаны». В этом случае следует указать, какие именно материалы будут использованы. Не следует писать: «Наш представитель направляется к вам, чтобы встретиться с вами как можно скорее», стоит зафиксировать точную дату визита. Ясность письма проистекает из ясности мысли и четкости формулировки. Любая корреспонденция должна быть написана хорошим канцелярским языком. Употребление иностранных слов, даже очень привычных, не рекомендуется, так как это может привести к ошибкам в понимании.

      Краткость. Коммерческое письмо должно быть коротким и сжатым, чтобы адресат, пробежав глазами, смог быстро принять нужное решение. Коммерческое письмо есть рабочий инструмент, не более того.

      Точность. Приверженность правде в деловых  отношениях есть абсолютная необходимость. Неточность, тем более ложь могут привести к потере доверия клиента. Например, что доставленные товары имеют наивысшее качество, в то время как качество обычное - это вызовет недоверие. Не следует писать: «В ответ на ваше последнее письмо», но: «В ответ на ваше письмо от 14 июля» или «от 14 числа текущего месяца», потому что фирма могла за этот интервал послать другое письмо.

      Предосторожность. Составитель письма не должен давать оружие сопернику или потенциальному противнику, так как бизнес и конкурентная борьба в нем часто очень суровы. Он должен избегать при изложении сути вопроса упоминаний о текущем состоянии дел фирмы. Например, он не должен рассказывать последних реальных цен на свои товары, а назвать лишь базовые цены, о которых он хочет поговорить. Это не недостаток в искренности, это тактический ход. Всякий работник, прежде чем окончательно оформить письмо, должен убедиться в том, что оно согласовывается с общей стратегией фирмы. Сверх того, он должен принять все меры предосторожности, чтобы оградить себя от возможного судебного процесса, проконсультировавшись, например, с юридической службой предприятия. Благодаря этому, он воздержится от обещания заплатить в определенный срок, если не уверен в том, что сможет выполнить это обязательство. Он также не будет обещать поставить товар к конкретному числу, если товар еще находится на стадии изготовления и, следовательно, нельзя быть абсолютно уверенным в том, что предусмотренный срок будет соблюден.

      Вежливость. Если позиция корреспондента раздражает, не следует это показывать. Если ваш деловой партнер медлит с ответом на срочное письмо - не обвиняйте его в злонамеренности. Напишите письмо во второй раз с вежливыми извинениями по поводу того, что вы, возможно, ошиблись в адресе. Чтобы показать ваше искреннее доверие и расположение, пошлите фотокопию с предыдущего письма. Если вы все же подозреваете вашего корреспондента в нежелании отвечать, пошлите ему заказное письмо с уведомлением о вручении. Возможно, лучше в этой ситуации послать более настойчивое письмо, но не нарушая правил вежливости.

      Обращение. Характер обращения, выбирают с учетом двух моментов:

      1. - кто получатель письма;

      2. - какой тип отношений поддерживается с ним.

      Следует придерживаться двух простых правил:

      - где вы колеблетесь и не знаете, как обратиться, то употребление обращения «господин» или «госпожа» всегда корректно и во всяком случае предпочтительнее ошибки;

      - когда у человека несколько должностей, выбирают наиболее важную.

      Если  вы хотите использовать общепринятые обращения, то  мужчина, пишущий другому  мужчине, может обратится к нему словами «уважаемый господин X (фамилия)» или «уважаемый...  (имя и отчество)», если он его хорошо знает. Мужчина, пишущий женщине, может обратиться так: «Госпожа X (фамилия)».- Никогда не следует употреблять ни просто «господин» или «дорогой господин X (фамилия)», ни просто «госпожа» или  «дорогая госпожа X».

      Далее, рассматривая обращения, используемые в коммерческой переписке, следует уделить внимание тому, что если  получатель имеет высокую должность, это необходимо подчеркнуть, например: «господин министр», «господин президент». К нотариусам, поверенным, известным артистам и художникам  во Франции обращаются «мэтр», что в переводе означает «мастер», «учитель», «преподаватель», «наставник», т. е. некто глубокоуважаемый. Слова «госпожа» и «господин» никогда не сокращают при обращении.

      Делопроизводственная  служба часто имеет дело с весьма схожими по содержанию письмами. В  этом случае употребляют  несколько  стандартных фраз, которые во всех письмах всегда одни и те же. Их можно  объединить в три группы⁵⁸:

      1. формулировки для начала письма;

      2. формулировки, отражающие содержание письма;

      3. формулы вежливости.

      Приведем  несколько примеров по каждой из групп.

      Итак, формулировки для начала письма, следующие.

      Для подтверждения получения: «Мы подтверждаем получение вашего письма от... »; «Ваше письмо от... нами получено»;

      «Мы оценили вашу заинтересованность, выраженную в письме от...».

      Для подтверждения чего-либо: