Ввод начальных остатков

Формирование  отчета

     После того, как необходимые параметры  будут указаны, для формирования отчета следует нажать кнопку «Сформировать» или кнопку «OK». Сформированный отчет открывается в виде табличного документа, который может затем быть выведен на печать.

     При использовании кнопки «OK» после формирования отчета окно диалога настройки параметров отчета закрывается.

     При использовании кнопки «Сформировать» окно диалога настройки параметров отчета остается открытым, что позволяет изменить параметры настройки и вновь сформировать отчет.

     Для того чтобы отказаться от формирования отчета и закрыть окно диалога настройки параметров отчета, следует нажать кнопку «Закрыть» или воспользоваться стандартным способом закрытия окна – кнопкой .

Период  формирования отчетов

     Во  всех отчетах можно указать  период, за который будут выдаваться данные бухгалтерского учета. Период задается начальной и конечной датой, которые необходимо ввести в соответствующие реквизиты диалога настройки параметров отчета.

     Наиболее  часто используемые периоды (месяц, квартал, полугодие) удобно задавать в  специальном диалоге, который вызывается нажатием кнопки рядом с реквизитами для ввода периода.

     При открытии диалога настройки параметров отчета в качестве периода формирования отчета автоматически устанавливается  период, указанный на закладке «Бухгалтерские итоги» в режиме настройки параметров системы (пункт «Параметры» меню «Сервис» главного меню программы). Этот же период используется при построении отчетов «Оборотно-сальдовая ведомость», «Шахматка» и «Сводные проводки», если эти отчеты вызываются нажатием кнопки панели инструментов (см. выше п. «Вызов отчета»).

     Для удобства работы можно установить в  параметрах системы тот период бухгалтерских  итогов, который планируется использовать чаще других. Например, при подготовке годовой бухгалтерской отчетности или составлении расчетов налогов за год целесообразно установить этот период в параметрах системы и в последующем формировать отчеты, не тратя время на установку периода.

Настройка различных параметров

     Диалоги настройки параметров отчета по своему внешнему виду различаются для разных стандартных отчетов. Однако, при  работе с этими диалогами используется ряд общих приемов, о которых  будет рассказано ниже.

     При настройке параметров отчета, чаще всего, требуется указать счет бухгалтерского учета, выбрать вид субконто или конкретное субконто (объект аналитического учета), а также указать валюту построения отчета, если выбран валютный счет.

     Счет  бухгалтерского учета можно указать, набрав код счета на клавиатуре» или выбрав его из плана счетов – для этого можно использовать клавишу F4 или кнопку справа от поля ввода счета.

     Часто в диалоге настройки параметров отчета при вводе одного параметра  автоматически заполняются значения других параметров. Например, если для формирования отчета требуется указать объекты аналитического учета, то после выбора счета наименования видов субконто этого счета будут автоматически подставлены в соответствующие реквизиты диалога настройки параметров отчета.

     Заметим, что при вводе кода счета с  клавиатуры автоматическое заполнение других параметров происходит после  того, как вы перейдете на другое поле диалога, например, с помощью  клавиши Enter.

     Для параметров, значения которых задаются только выбором из списка (путем нажатия кнопки выбора), иногда возникает необходимость очистить значение параметра. Для этого в диалоге настройки параметров отчета рядом с полем ввода значения может присутствовать кнопка , при нажатии на которую поле ввода будет очищено.

     Кроме того, для очистки таких значений можно использовать пункт «Очистить  значение» из меню «Действия» главного меню программы или комбинацию клавиш Shift + F4.

     Совокупность  параметров формирования отчета можно  сохранить для последующего использования. Для этого следует выбрать пункт «Сохранить настройку» из меню «Действия» главного меню программы или нажать на кнопку , расположенную на панели инструментов диалога настройки параметров отчета, и указать наименование, под которым следует сохранить настройку параметров отчета.

     Впоследствии, если возникнет необходимость получения  аналогичного отчета, можно не вводить  параметры настройки заново, а  выбрать пункт «Открыть настройку» из меню «Действия» главного меню программы  или нажать на кнопку , после чего выбрать сохраненную ранее комбинацию параметров данного отчета. Этой возможностью удобно пользоваться для получения наиболее часто используемых отчетов.

Настройка вывода итогов по субсчетам  и субконто

     В диалогах отчетов «Оборотно-сальдовая  ведомость», «Анализ счета» и «Анализ счета по субконто» присутствует кнопка «Настройка», по нажатию которой открывается диалог настройки вывода итогов по субсчетам и субконто:

     В таблице диалога вы можете указать  счета, для которых в отчетах  будут выводиться итоги по субсчетам и / или по субконто. Вывод итогов по указанным счетам в соответствии с этой настройкой будет выполняться во всех перечисленных отчетах, независимо от того, из какого отчета именно была сделана эта настройка.

     В колонке «Счет» таблицы указывается  номер счета.

     Чтобы добавить в таблицу новый счет, нажмите кнопку , затем из списка счетов выберите счет (субсчет), по которому вы хотите получать итоги по субсчетам и субконто.

     Кнопка  предназначена для удаления строки настройки (счета или субсчета) из таблицы.

     В колонке «Субсчета» отображается настройка  вывода итогов по субсчетам, а в колонке  «Субконто» - по субконто. Значок «Х»  означает «разворачивать итоги по субсчетам (субконто)», «-» - не разворачивать.

     По  кнопке можно изменить параметры настройки текущей ячейки таблицы, причем, нажатие на эту кнопку аналогично нажатию на клавишу Enter или двойному щелчку мыши в выбранной ячейке таблицы. В колонке «Субсчета» нажатие на кнопку приведет к установке или снятию значка «Х», но только для счетов, имеющих субсчета. Если счет не имеет субсчетов, изменить значок «-» невозможно.

     В колонке «Субконто» нажатие на кнопку в ячейке, где установлен значок «Х», откроет диалог настройки субконто счета:

     Для субконто, по которым осуществляется вывод итогов, флажки включены. Вы можете отключить флажки для тех субконто, вывод итогов по которым вам не требуется.

Замечание. Чтобы получить в отчете итоги, развернутые по субсчетам и субконто, важно не только занести счета в таблицу настройки, но и в диалоге отчета обязательно включить флажок вида «Данные по субсчетам и субконто», в противном случае итоги в отчете будут сформированы для счета в целом.

Расшифровки отчетов

     Одной из наиболее удобных возможностей системы  отчетов 1С:Бухгалтерии является возможность  детализации (расшифровки) отчетов. Детализация отчета вызывается при просмотре сформированного отчета двойным щелчком мыши на ячейке отчета, на которой курсор принимает форму .

     Стандартные отчеты в данной конфигурации 1С:Бухгалтерии  представляют собой фактически целостную систему, которая позволяет формировать одни отчеты на основании других, детализируя данные отчета. При самом нижнем уровне детализации выполняется переход к конкретной проводке операции.

Обновление  отчетов

     В верхней части окна сформированного  отчета располагаются поля: «Обновить» и «Настройка». Это специальные области отчета, расшифровка которых позволяет сформировать отчет заново в том же окне.

     При вызове расшифровки в поле «Обновить» выполняется формирование отчета с  теми же параметрами, с которыми отчет был построен первоначально. Если в период после первоначального построения отчета в информационную базу введена новая информация, то это найдет свое отражение в обновленном отчете.

     При вызове расшифровки в поле «Настройка»  открывается диалог настройки параметров отчета, в котором можно изменить отдельные параметры и вновь сформировать отчет.

Оборотно-сальдовая  ведомость

     Оборотно-сальдовая  ведомость содержит для каждого счета информацию об остатках на начало и на конец периода и оборотах по дебету и кредиту за установленный период. Этот отчет (в просторечии – «оборотка») является одним из наиболее часто используемых отчетов в бухгалтерской практике.

     Для вывода данной ведомости выберите пункт  «Оборотно-сальдовая ведомость» меню «Отчеты» главного меню программы.

Замечание. Вы можете вывести автоматически обновляемый аналог оборотно-сальдовой ведомости по интересующим вас счетам, используя табло счетов (пункт «Табло счетов» меню «Сервис» главного меню программы).

Настройка общих параметров оборотно-сальдовой  ведомости

     При выборе пункта «Оборотно-сальдовая  ведомость» на экран будет выдан  диалог настройки параметров оборотно-сальдовой  ведомости, имеющей две закладки: «Параметры» и «Развернутое сальдо».

     На  закладке «Параметры» надо указать:

• за какой период необходимо сформировать оборотно-сальдовую ведомость. Период начинается выбором даты начала периода и даты окончания периода;

Совет. Если необходимо составить оборотно-сальдовую ведомость за «стандартный» период (месяц, квартал, полугодие, 9 месяцев или год), то воспользуйтесь кнопкой выбора периода .

• составлять ли ведомость в целом по счетам (флажок «Данные по субсчетам и субконто» снят) или дополнительно показывать остатки и обороты на субсчетах (флажок «Данные по субсчетам и субконто» установлен);
• показывать ли для счетов с признаком валютного учета остатки и обороты только в рублях (флажок «Данные по валютам» снят) или дополнительно по каждой валюте в отдельности (флажок данные по валютам установлен). В первом случае в строках ведомости будет отражаться суммарный рублевый эквивалент валютных сумм, во втором – дополнительно показываться данные в валюте;
• формировать ли развернутое сальдо (настройка параметров счетов, для которых будет формироваться развернутое сальдо, описана далее в п. «Развернутое сальдо»);
• выводить ли данные по забалансовым счетам (если флажок "Данные по забалансовым счетам" установлен, то в отчет будут включаться забалансовые счета, если флажок снят, то забалансовые счета включаться не будут).

     По  кнопке «Настройка» открывается диалог настройки вывода итогов по субсчетам и субконто.

     В данном диалоге настраивается способ раскрытия итогов по счету при  формировании таких отчетов как  оборотно-сальдовая ведомость, анализ счета и анализ счета по субконто (для корреспондирующих счетов). В таблице содержится список счетов и способов их раскрытия. Пользователь указывает, нужно ли раскрывать счет по субсчетам или / и по субконто. При выборе с помощью кнопки опции раскрытия счета по субконто будет показано окно со списком видов субконто для указания, по каким именно субконто следует раскрывать счет.

     Например, если пользователю нужно увидеть  в отчетах информацию в разрезе  расчетных счетов, которые являются субконто на 51 счете, то ему следует  добавить в таблицу счет 51 и указать  расчетные счета в качестве раскрытия счета.