Учёт и анализ денежных средств

а) в  платежной ведомости против фамилии  лиц, которым не  произведены  указанные выплаты, поставить штамп  или сделать отметку от руки: «Депонировано»;

б) составить  реестр депонированных сумм;

в) в  конце платежной ведомости сделать  надпись о  фактически выплаченных  и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по  платежной  ведомости  и  скрепить надпись своей подписью.

      Приходные и расходные кассовые ордера до передачи в кассу  регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.

      Все операции по поступлению и расходованию денежных  средств  кассир записывает в кассовую книгу,  которая  должна  быть  пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или  мастичной  печатью. Количество листов в  ней  должно быть заверено подписями руководителя организации  и  главного  бухгалтера.  В  конце рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой  книге  итоги операций за день и выводит остаток денег в кассе на следующий день.

      Контроль  за правильным ведением кассовой  книги  возлагается на главного бухгалтера организации. Руководители организации  обязаны оборудовать кассу и  обеспечить  сохранность  денег  в помещении кассы, а также  при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк.

      Хранение  в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данной организации, запрещается.

      Денежные  средства,  хранящиеся  в кассе, учитывают на активном синтетическом  счете 50 «Касса». В дебет его записывают поступление денежных средств в кассу, а кредит – выбытие денежных средств из кассы.

      В сроки, установленные руководителем  организации, а также при смене  кассиров производится внезапная ревизия  денежных средств и других ценностей, находящихся в кассе. Остаток  денежной наличности в кассе сверяют с данными учета по кассовой книге. Для осуществления ревизии кассы  приказом  руководителя  назначается   комиссия,  которая составляет акт. При  обнаружении  ревизией  недостачи  или  излишка  ценностей  в кассе в  акте указывают их сумму и обстоятельства возникновения.

      Ответственность за соблюдение  Порядка  ведения  кассовых  операций  возлагается  на руководителей организаций, главных  бухгалтеров и кассиров. Порядок  ведения  кассовых операций систематически проверяют банки.

3. Учет кассовых операций в иностранной валюте

         Для  учета  операций  в  иностранной  валюте в организациях создается специальная касса. С кассиром по валюте заключают договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Кассам устанавливаются лимиты в иностранной валюте. Они должны быть обеспечены всеми инструкциями, контрольными и справочными материалами (справочниками по иностранной валюте, образцами дорожных чеков и еврочеков и т.п.).

       Кассиры обязаны строго соблюдать правила совершения операций по приему и выдаче валюты из кассы.

      При приеме от клиента платежных документов в иностранной валюте кассир должен проверить их подлинность и платежеспособность по имеющимся контрольным материалам, а также полноту и правильность заполнения реквизитов документов. При отсутствии у кассира соответствующих образцов чеков и контрольных материалов такие чеки к оплате не принимаются.

      В кассу принимается наличная иностранная  валюта, не вызывающая сомнений в ее подлинности и платежеспособности. Денежные знаки, поврежденные, ветхие, вызывающие сомнение в платежности, от клиентов кассиром не принимаются.

      Фальшивые денежные знаки, а также вызывающие сомнение в их подлинности, клиенту  не возвращаются. Они записываются в отдельный реестр и возвращаются в банк с пометкой «Фальшивая» или «Вызывающая сомнение». Клиенту выдается квитанция о том, что принятая валюта является фальшивой или что она вызывает сомнение, с указанием в квитанции валюты и ее достоинства.

      Оплату  товаров и услуг разрешается  принимать в нескольких иностранных валютах. Пересчет других видов иностранных валют в доллары осуществляется по рыночному курсу, информация о котором присылается банком в кассу. Таблица пересчета должна быть доступной для посетителей.

      При расчетах за валюту сдача обычно выдается в валюте платежа. С согласия покупателей сдача может быть выдана в другой свободно конвертируемой валюте. Выдача сдачи в рублях запрещается.

      Для обособленного учета наличия  и движения наличной иностранной  валюты к счету 50 «Касса» открывают соответствующие субсчета.

4. Безналичная форма расчетов

Денежные   расчеты   осуществляются  организацией  либо  наличными 

деньгами,  либо в виде безналичных платежей.

Безналичные     расчеты     осуществляют    посредством    безналичных 

перечислений по расчетным, текущим и валютным счетам клиентов в  банках,  системы  корреспондентских  счетов между   различными  банками,  клиринговых  зачетов  взаимных   требований  через  расчетные  палаты, а также с помощью векселей и чеков, заменяющих наличные деньги.

      Безналичные  расчеты  осуществляются  в основном через банковские, кредитные и  расчетные  операции.  Их  применение позволяет существенно снизить  расходы на денежное обращение, сокращает  потребность в наличных денежных средствах, обеспечивает их более надежную сохранность.

      В зависимости от местонахождения  поставщика и покупателя  безналичные  расчеты разделяют на иногородние  и одногородние (местные).

      Иногородними  называют расчеты между организациями, обслуживаемыми учреждениями банка, которые  находятся в разных населенных пунктах, а одногородними – расчеты между организациями,  обслуживаемыми  одним или двумя учреждениями банка, которые находятся в одном населенном пункте.

      Основные  формы иногородних расчетов –  расчеты платежными поручениями  – требованиями, аккредитивами, с особых счетов, денежные переводы; одногородних – расчеты в порядке плановых платежей, платежными  поручениями – требованиями, платежными поручениями и расчетными чеками.

      Расчеты платежными поручениями – требованиями. При данной  форме расчетов получатель средств представляет в обслуживающий его банк расчетный документ, содержащий требование к плательщику об уплате получателю определенной суммы через банк за товарно – материальные ценности, выполненные работы и оказанные услуги.

      Оплата  платежных поручений – требований может осуществляться с их акцептом  и  без акцепта. Акцепт требований может быть последующим или  предварительным.  При  предварительном акцепте  банк производит списание средств со счета плательщика, если  он  не  заявит в установленный срок отказ от акцепта. При последующем акцепте банк плательщика оплачивает платежное  требование  сразу  после  его поступления. Если плательщик в установленный срок заявит об отказе от акцепта, то банк немедленно восстанавливает сумму платежа  на  счете  плательщика и списывает её со счета получателя. Банк принимает последующие отказы от акцепта иногородних и одногородних требований в течение трех рабочих дней после поступления требования в банк плательщика.

      В случае акцепта платежного поручения – требования отделение банка покупателя извещает отделение банка поставщика об оплате покупателем расчетного документа. Сумма платежа зачисляется отделением банка поставщика на расчетный или другой счет поставщика. 

      Достоинством  акцептной формы расчетов платежными требованиями является то, что она позволяет плательщику контролировать соблюдение поставщиком условий, предусмотренных договорами. Её недостаток заключается в сравнительно медленном поступлении средств на счет поставщика (3 дня на акцепт и двойной срок почтового пробега).

      Расчеты платежными поручениями – требованиями могут осуществляться и без их акцепта. Например, со счетов плательщика  без акцепта оплачиваются требования за газ, воду, электрическую и тепловую энергию, канализацию, пользование телефоном, почтово – телеграфные и некоторые другие услуги.

      При расчетах платежными поручениями –  требованиями расчеты у поставщиков  отражают как  реализацию  продукции,  то есть  с  применением  счетов 45 «Товары отгруженные», 46 «Реализация  продукции (работ, услуг)», 62 «Расчеты с  покупателями  и  заказчиками» и др. Покупатель использует счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 51 «Расчетный счет», 63 «Расчеты по претензиям» и др.

      Аккредитивная форма расчетов применяется в двух случаях: когда она установлена договором и когда поставщик переводит покупателя на эту форму расчетов в соответствии с положениями о поставках продукции производственно – технического назначения и товаров народного потребления.

      Особенность аккредитивной формы расчетов состоит в том, что оплату платежных документов производят по месту нахождения поставщика сразу после отгрузки им продукции.

Аккредитив  –  это поручение отделения  банка покупателя отделению банка  поставщика об открытии специального аккредитивного счета для немедленной оплаты поставщика на условиях, предусмотренных в аккредитивном заявлении и в пределах указанной в заявлении суммы. Каждый аккредитив предназначен для расчетов только с одним поставщиком и выставляется на срок, указанный в договоре, который может быть продлен по согласию поставщика и покупателя.

      Выплаты  по аккредитиву производят в течении  срока его действия в банке  поставщика в полной сумме аккредитива  или по частям против представленных поставщиком реестров счетов и транспортных или приемо  – сдаточных документов, удостоверяющих отгрузку товара. Реестры счетов  должны сдаваться поставщиком в обслуживающее его учреждение банка, как правило, на следующий день после отгрузки (отпуска) товара.

      Аккредитив  учитывают на счете 55 «Прочие счета в банках», субсчет 1 «Аккредитивы».

      Остаток неиспользованного аккредитива  возвращают организации – покупателю и зачисляют на расчетный счет, если аккредитив выставлен за счет собственных средств, или перечисляют  в  погашение  задолженности  по  ссуде,  если аккредитив выставлен за счет банковского кредита.

      К недостаткам аккредитивной формы  расчетов следует отнести  замораживание  средств покупателей на период действия аккредитива до его фактического использования, а также возможность  задержки отгрузки  продукции поставщиком до наступления аккредитива. Вместе с тем она гарантирует немедленную оплату счетов поставщиков и способствует соблюдению расчетно – платежной дисциплины.

      Платежные поручения  используются организациями для расчетов  за  продукцию и услуги, расчетов с бюджетом, органами социального страхования и др. Их можно применять в одногородних и иногородних расчетах.

      Платежное поручение представляет собой распоряжение владельца счета банку на перечисление денежных средств с его расчетного счета на счет получателя денег. В нем обязательно указывают назначение подлежащих перечислению сумм.

      Платежное поручение передается в учреждение банка плательщика в порядке  последующего акцепта после получения  получателем товарно – материальных ценностей или оказанных ему услуг. Вместе с тем оно может выписываться и для предварительной оплаты счетов поставщиков. Под предварительной оплатой понимают оплату товаров или оказанных услуг, готовых к отгрузке (оказанию), получателем немедленно после получения платежа и отгружаемых (оказываемых) не позднее 3 рабочих дней со дня получения платежа.

      Платежное поручение оформляют, как правило, на сумму не менее предельной величины, установленной для банковских операций по  безналичному расчету. Платежи  менее этой суммы  осуществляют  обычно почтовыми переводами. Не ограничивается сумма переводов на имя других организаций, где нет кредитных учреждений.

      При расчетах платежными поручениями (переводами) операции по расчету у поставщиков  и покупателей отражают на счетах бухгалтерского учета таким образом, как и при  расчетах платежными поручениями – требованиями.

      Расчеты чеками.  Расчетный  чек содержит  письменное поручение владельца счета (чекодателя) обслуживающему его банку на перечисление указанной в чеке суммы денег с его счета на счет получателя средств  (чекодержателя).  Данная  форма  расчетов в последние годы все шире используется при одногородних расчетах (особенно для расчетов с транспортными организациями).