Учёт и анализ денежных средств и управление денежными потоками

     Поступление денег в кассу и выдачу из кассы оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами. Суммы операций записывают в ордерах не только цифрами, но и прописью. Приходные ордера подписывает главный бухгалтер, а расходные – директор предприятия и главный бухгалтер.

     При приёме наличных денег кассир проверяет  их платёжеспособность в соответствии с Признаками платёжеспособности банкнот  и монеты банка России установленными Центральным банком Российской Федерации Приказом от 25 марта 1997 года №12-101.

     Полученная  кассиром сумма должна соответствовать указанной в приходном кассовом ордере.

     После приёма денег кассир подписывает  квитанцию и расшифровывает подпись (ставит фамилию и инициалы), заверяет печатью (штампом) кассира. Квитанция  к приходному кассовому ордеру подписанная главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным и кассиром, заверенная печатью (штампом ) кассира или оттиском кассового аппарата выдаётся на руки сдавшему деньги.

     Приходные кассовые ордера немедленно после получения  или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью от руки «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

     Приходные кассовые ордера и квитанции к  ним, расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены чётко и ясно чернилами и шариковыми ручками. Подчистки, помарки и исправления, хотя бы и оговорённые, в этих документах не допускаются. Приём и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.

     Заработную  плату, пособия по временной нетрудоспособности, премии выдают из кассы по платёжным или расчетно-платежным ведомостям, подписанным директором предприятия и главным бухгалтером. При получении денег рабочие расписываются в платёжной ведомости.

     Для учёта денег,  выданных из кассы доверенным лицам по выплате заработной платы, и возврата остатка наличных денег и оплаченных документов кассир ведёт Книгу учёта принятых и выданных кассиром денег. Выдача денег из оплаченных документов оформляются подписями.

     По  истечении установленных сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию кассир должен:

1. В платёжной  ведомости против фамилии лиц,  которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки «Депонировано»;
2. Составить реестр депонированных сумм;
3. В конце платёжной  ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платёжной ведомости и скрепить надпись своей подписью.
4. Записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: «Расходный кассовый ордер №_»

     Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных  кассиром в платёжных ведомостях, и подсчёт выданных и депонированных по ним сумм.

     Депонированные  суммы сдают в банк и на сданные  суммы составляют один общий расходный кассовый ордер.

     Приходные и расходные кассовые ордера или  заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров. Расходные кассовые ордера, оформленные на платёжных ведомостях на оплату труда и другие приравненные к ней платежи, регистрируются после их выдачи.

     Все операции по поступлению и расходованию денежных средств кассир записывает в кассовую книгу, которая пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в ней заверено подписью директора и главного бухгалтера. В конце рабочего дня кассир посчитывает в кассовой книге итоги операций за день и выводит остаток денег в кассе на следующий день. Записи в кассовой книге ведут шариковой ручкой через копировальную бумагу на двух листах. Один лист книги отрывной, его сдают в конце дня со всеми приходными и расходными документами в качестве отчёта по кассовым операциям под расписку в кассовой книге. Подчистки и не оговоренные исправления в кассовой книге запрещаются. Сделанные исправления заверяют подписями кассира и главного бухгалтера предприятия.

           Денежные средства, хранящиеся в  кассе, учитывают на активном  синтетическом счёте 50 «Касса». В дебет его записывают поступление денежных средств в кассу, а в кредит – выбытие денежных средств из кассы.

     К счёту 50 «Касса» могут быть открыты  следующие субсчета:

• 1 «Касса организации»;
• 2 «Операционная касса»;
• 3 «Денежные документы» и другие.

     На  субсчёте 1 «Касса организации» учитывают денежные средства в кассе.

     На  субсчёте 2 «Операционная касса» учитывают  наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ и тому подобное. Этот субсчёт открывается предприятием при необходимости.

     На  субсчёте 3 «Денежные документы» учитывают  находящиеся в кассе предприятия  почтовые и вексельные марки, оплаченные авиабилеты, марки государственной пошлины и другие денежные документы.

     Далее мы рассмотрим проводки по учёту кассовых операций, которые отражаются на счетах бухгалтерского учёта предприятия «Мохсоголлохский хлебозавод».

     Получены  наличные деньги с расчётного счёта  в банке:

     Дебет 50 «Касса»,

     Кредит 51 «Расчётный счёт».

     Получены  наличные деньги от покупателей и  заказчиков:

     Дебет 50 «Касса»,

     Кредит 62 «Расчёты с покупателями и заказчиками».

     Поступили деньги, внесённые работником организации  в погашение задолженности по ссудам, займам, за товары, проданные в кредит, а также в погашение причинённого материального ущерба:

     Дебет 50 «Касса»,

     Кредит 73 «Расчёты с персоналом по прочим операциям».

     Возврат подотчётным лицом неиспользованных сумм:

     Дебет 50 «Касса»,

     Кредит 71 «Расчёты с подотчётными лицами».

     Погашена  задолженность наличными деньгами перед поставщиками и подрядчиками:

     Дебет 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками»,

     Кредит 50 «Касса».

     Выдана  заработная плата:

     Дебет 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда»,

     Кредит 50 «Касса».

     Выданы  наличные деньги подотчётному лицу (хозяйственные  нужды, командировочные):

     Дебет 71 «Расчёты с подотчётными лицами»,

     Кредит 50 «Касса».

     Выплачена депонированная заработная плата и  прочие депонированные суммы:

     Дебет 76 «Расчёты с разными дебиторами и кредиторами»:

     Кредит 50 «Касса».

     Иногда  в финансово – хозяйственной  деятельности предприятия возникает разрыв во времени между зачислением денег на расчётный счёт в учреждении банка и списанием их из кассы. Для этих целей используют счёт 57 «Переводы в пути». Основанием для принятия на учёт сумм по этому счёту являются квитанции учреждений банков и почтовых отделений, копии сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторами банка и прочее. На счетах бухгалтерского учёта эти операции отражаются следующим образом:

     Сделан  денежный перевод.

     Дебет 57 «Переводы в пути»;

     Кредит 50 «Касса»;

     Зачислены деньги на счёт в банке.

     Дебет 51 «Расчётный счёт»;

     Кредит 57 «Переводы в пути»;

     Государственное унитарное предприятие «Мохсоголлохский хлебозавод» открыло свой расчётный  счёт в Хангаласском отделении  Сберегательного  банка №5043, в городе Покровске. Свои свободные денежные средства хлебозавод хранит на расчётном счёте этого банка.

     В бухгалтерском учёте для учёта  операций с расчётным счётом открывают самостоятельный активный счёт 51 «Расчётный счёт». По дебету отражается поступления денежных средств, по кредиту – выбытие. Основанием для записей по расчётному счёту служат выписки банка с приложенными к ним оправдательными документами.

     При получении банковской выписки в  первую очередь проверяют тождества остатка средств, указанного в выписке, остатка по счёту 51 «Расчётный  счёт». Затем проверяют приложенные к выписке платёжные документы, полноту их отражения в выписке и отсутствие арифметических ошибок. Суммы, ошибочно отражённые по дебету или кредиту счёта «Расчётный счёт» и обнаруженные при проверке выписок банка, относят до выяснения причин на счёт 76-2 «Расчёты по претензиям». Обо всех обнаруженных ошибках делается письменное сообщение учреждению банка. 
 

2. Учёт денежных документов

 
 

     Находящиеся в кассе предприятия почтовые и вексельные марки, оплаченные авиабилеты, марки государственной пошлины и другие денежные документы учитывают на субсчёте 3 «Денежные документы» счёта 50 «Касса» в сумме фактических затрат на их приобретение. По дебету этого счёта отражается стоимость приобретённых документов в корреспонденции со счетами денежных средств и расчётов.

     Оплаченные  наличными деньгами путёвки в  санатории, пансионаты отражаются бухгалтерской записью:

     Дебет 50 «Касса», субсчёт 50 – 3 «Денежные документы»

     Кредит 50 «Касса», субсчёт 50 – 1 «Касса организации»

     При выдаче путёвок персоналу бесплатно  или с частичной оплатой делают запись:

     Дебет 50 «Касса», субсчёт 50 – 1 «Касса организации» - на сумму частичного платежа

     Дебет 84 «Нераспределённая прибыль» - на суммы, оплаченные организацией

     Кредит 50 «Касса», субсчёт 50 – 3 «Денежные документы».

     Бланки  строгой отчётности (трудовые книжки и вкладные листы к ним, квитанции  путевых листов автотранспорта и  прочее) учитываются на забалансовом счёте 006 «Бланки строгой отчётности».

     Учёт  поступления и выбытия денежных документов оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами. Данные кассовых ордеров кассир записывает в книгу движения денежных документов, являющуюся регистром аналитического учёта денежных документов. Аналитический учёт денежных документов ведут по их видам. Один – два раза в месяц кассир составляет в кассовой книге отчёт по поступившим и выбывшим документам.

     Синтетический учёт денежных документов осуществляется в журнале – ордере №3. По окончании  отчётного периода остатки по журналу – ордеру сверяют с данными книги движения денежных документов. 
 

3. Инвентаризация  денежных средств и денежных документов

 
 

     Одной из особенностей бухгалтерского учёта  кассовых операций является ежемесячная  взаимосверка данных бухгалтерского учёта  и фактического наличия денежных средств в кассе организации. В обязанность руководителя входит правильная и надёжная организация кассового узла, а кассира – полная материальная ответственность за правильное своевременное оприходование и выдачу денежных средств, то есть сохранность.

     Инвентаризация наличия денежных средств в кассе  «Мохсоголлохского хлебозавода» согласно Положению о ведении кассовых операций, утверждённому Банком России 4 октября 1993 года № 18 (не менее одного раза в месяц). Комиссией, назначенной приказом директора предприятия, в присутствии кассира проводится внезапная ревизия кассы. При этом полистно проверяют наличные деньги, денежные документы, ценные бумаги, бланки строгой отчётности.

     Расписки  на выданные суммы наличными, не оформленные  расходными ордерами, в остаток по кассе не включается. Хранение в кассе денежных средств, не принадлежащих организации, запрещается, и при обнаружении они считаются излишками. Результаты инвентаризации оформляются актом.