Учетная система и место депозитариев в инфраструктуре рынка ценных бумаг

Внутренний контроль организации должен рассматриваться как постоянно действующая система, включающая такие составляющие, как определение контролируемых параметров и объектов контроля, установление "критических" точек контроля, где риск возникновения ошибок, искажений и других нежелательных явлений особенно велик.

Внутренний контроль подразумевает контроль за соответствием деятельности профессионального участника требованиям законодательства Российской Федерации о рынке ценных бумаг, в том числе нормативных правовых актов федерального органа исполнительной власти по рынку ценных бумаг, законодательства Российской Федерации о защите прав и законных интересов инвесторов на рынке ценных бумаг, законодательства Российской Федерации о рекламе, а также соблюдением внутренних документов профессионального участника, связанных с его деятельностью на рынке ценных бумаг27:

Этот подход к системе внутреннего контроля достаточно узкий, зарубежные авторы предполагают более широкое понимание системы внутреннего контроля.

Так, в зарубежной практике, контролер выполняет следующие функции:28

1.Создание культуры честности  компании;

2. Создание в компании проактивной атмосферы в вопросах соответствия регулятивным требованиям к работе с ценными бумагами, как на внутреннем, так и на международном уровне;

3. Разработка политики  фирмы процедур соответствия  регулятивным требованиям;

4. Проведение процедур, защищающих клиентов и активы компании;

5. Развитие внутреннего  контроля над рисками;

27 Приказ от 21 марта 2006 г. N 06-29/пз-н «Об утверждении положения  о внутреннем контроле профессионального  участника рынка ценных бумаг», п. 1.1. Текст в актуальной редакции опубликован в системе «Консультант- Плюс»

28 Вуоло Д., Сквитиери Д., Роль контролера: Семинар в НАУФОР. - НАУФОР, ДКОФУ. - 1999.

6.Обеспечение надлежащего  уровня ведения бухгалтерского  учета;

7.Надзор за сделками, исследованиями, маркетингом.

Таким образом, система внутреннего контроля определяется как разработка и реализации идеологии построения эффективной компании в текущий момент и в долгосрочной перспективе, осуществление надзора за деятельностью компании, за рисками, также проведение внутреннего аудита29.

Теперь перейдем к российской практике понимания и построения системы внутреннего контроля.

Система внутреннего контроля должна обеспечивать решение следующих задач:

1. Выполнение депозитарием  требований законодательства и  нормативных актов, а также условий договоров;

2. Определение во внутренних  документах и соблюдение установленных  процедур при исполнении конкретных  операций;

3. Оценку и контроль  рисков;

4. Обнаружение и исправление  ошибок, связанных с осуществлением  депозитарной деятельности (контроль за сохранностью активов, документации; достоверность отражение операций в депозитарном учете и т.д.);

5. Поддержание надлежащего  состояния отчетности;

6. Эффективное функционирование  внутреннего аудита.

Порядок организации внутреннего контроля определяется Положением о внутреннем контроле профессионального участника рынка ценных бумаг.

2. Контролирует соблюдение  профессиональным участником требований  законодательства Российской Федерации  о рынке ценных бумаг, в том  числе нормативных правовых актов федерального органа исполнительной власти по рынку ценных бумаг, законодательства Российской Федерации о защите прав и законных интересов инвесторов на рынке ценных бумаг, законодательства Российской Федерации о рекламе, внутренних документов профессионального участника, а именно:

достоверность представляемой отчетности профессионального участника и соответствие ее содержания законодательству Российской Федерации о рынке ценных бумаг, в том числе нормативным правовым актам федерального органа исполнительной власти по рынку ценных бумаг;

соблюдение сроков представления отчетности профессионального участника;

соблюдение порядка и сроков раскрытия информации, установленных законодательством Российской Федерации о рынке ценных бумаг, в том числе нормативными правовыми актами федерального органа исполнительной власти по рынку ценных бумаг, для профессиональных участников;

30 Приказ от 21 марта 2006 г. N 06-29/пз-н «Об утверждении положения  о внутреннем контроле профессионального  участника рынка ценных бумаг», п. 4. Текст в актуальной редакции опубликован в системе «Консультант- Плюссоответствие материалов профессионального участника, содержащих рекламу, требованиям законодательства Российской Федерации, в том числе нормативных правовых актов федерального органа исполнительной власти по рынку ценных бумаг;

исполнение предписаний федерального органа исполнительной власти по рынку ценных бумаг, а также соблюдение требований законодательства Российской Федерации о рынке ценных бумаг, в том числе нормативных правовых актов федерального органа исполнительной власти по рынку ценных бумаг, в случае приостановления действия лицензии (лицензий) на осуществление профессиональной деятельности на рынке ценных бумаг, выданной (выданных) профессиональному участнику;

3. Контролер для выполнения своих функций может проводить выборочные проверки;

4. Рассматривает поступающие  профессиональному участнику обращения, заявления и жалобы, связанные  с осуществлением профессиональным  участником профессиональной деятельности  на рынке ценных бумаг;

5. Незамедлительно уведомляет  руководителя профессионального  участника о выявленном нарушении  профессиональным участником законодательства  Российской Федерации, в том числе  нормативных правовых актов федерального  органа исполнительной власти  по рынку ценных бумаг, внутренних документов профессионального участника, после чего проводит проверку на предмет установления причин совершения нарушения и виновных в нем лиц;

6. Контролирует устранение  выявленных нарушений и соблюдение  мер по предупреждению аналогичных нарушений в дальнейшей деятельности профессионального участника;

7. Представляет совету  директоров (наблюдательному совету) и/или руководителю профессионального  участника отчеты в соответствии  с требованиями настоящего Положения;

8. Консультирует работников профессионального участника по вопросам, связанным с осуществлением профессиональной деятельности на рынке ценных бумаг;

9. Осуществляет иные функции  по контролю за соблюдением  профессиональным участником требований  законодательства Российской Федерации о рынке ценных бумаг и защите прав и законных интересов инвесторов на рынке ценных бумаг, в том числе нормативных правовых актов федерального органа исполнительной власти по рынку ценных бумаг.

Контролер представляет руководителю профессионального участника отчет о проверке выявленного нарушения профессиональным участником требований законодательства Российской Федерации, в том числе нормативных правовых актов федерального органа исполнительной власти по рынку ценных бумаг, и внутренних документов профессионального участника.

Контролер представляет руководителю, а также совету директоров (наблюдательному совету) для рассмотрения на заседании совета директоров (наблюдательного совета) отчет о проделанной работе за квартал.

Профессиональные участники должны иметь Инструкцию о внутреннем контроле, утвержденную уполномоченным органом профессионального участника.

Порядок осуществления внутреннего контроля в филиалах профессионального участника (при наличии филиалов, осуществляющих профессиональную деятельность на рынке ценных бумаг);

Ответственность контролера в случаях непредставления или несвоевременного представления отчетов контролера совету директоров (наблюдательному совету) и/или руководителю.

Инструкция может содержать иные положения, регламентирующие осуществление внутреннего контроля, не противоречащие законодательству Российской Федерации.

На практике большинство организаций - профессиональных участников не уделяет должного внимания вопросам создания эффективной системы внутреннего контроля. Формально существующие службы внутреннего контроля не обеспечивают выполнение возложенных на них функций. Следствием этого является тот факт, что во время инспекционных проверок выявляется гораздо больше нарушений, чем было выявлено подразделениями внутреннего контроля.

Среди нарушений внутреннего контроля, наиболее часто встречаются31:

несоответствие сотрудников организаций, в том числе контролеров и руководителей, квалификационным требованиям, установленным федеральным органом исполнительной власти по рынку ценных бумаг;

несоблюдение требований к статусу контролера, ограничений на

внутреннее совместительство в рамках организации;

несвоевременное предоставление руководителю и ненадлежащее качество документального закрепления нарушений в отчетных документах контролера;

ненадлежащее исполнение контролером своих функций из-за отсутствия профессиональных навыков в области специализированных вопросов практической деятельности организации.

Профессиональным участником рынка ценных бумаг, осуществляющим депозитарную деятельность, применяются следующие технологии внутреннего контроля:

1. Внутренний контроль  документооборота

Внутренний контроль документооборота означает проверку состояния журнала входящей документации, картотеки поручений и административных распоряжений, журнала исходящих писем.

Каждое поручение или запрос, поступивший в депозитарий, а так же каждый отчет об их исполнении, переданный клиенту депозитария, должны быть зарегистрированы. Входящие документы и копии исходящих документов должны храниться в установленном порядке. Администрация депозитария обязана контролировать, чтобы все поступившие документы были обработаны в установленные регламентом или поручением сроки и был дан ответ лицу, подавшему документ.

Контроль должен осуществляться на основе периодических и внеплановых проверок журналов регистрации входящей и исходящей документации и первичных документов депозитария.

2. Операционный контроль

Операционный контроль заключается в проверке соответствия каждой проведенной операции зарегистрированному в установленном порядке документу-основанию: поручение клиента, распоряжение администрации, запрос.

Каждая операция со счетами депо, как административная или инвентарная, так и информационная, должна иметь в качестве основания клиентское или служебное поручение или запрос. В учетных регистрах депозитария должно фиксироваться кто, когда и на основании каких документов произвел ту или иную операцию.

Для предотвращения технических ошибок при вводе информации, а так же несанкционированных действий со стороны персонала, администрация депозитария обязана организовать контроль деятельности персонала при проведении депозитарных операций.

При поступлении в хранилище сертификатов ценных бумаг, а так же их выдачи из хранилища необходимо фиксировать: кто, когда и на основании каких документов поместил или изъял данные сертификаты.

3. Сверка баланса учитываемых  ценных бумаг.

Процедура сверки баланса осуществляется путем сверки количества ценных бумаг учитываемых на счетах депо депонентов с количеством ценных бумаг учитываемых на счетах мест хранения в сроки установленные регламентом депозитария по данным информационной системы, по выпискам из реестров владельцев и по счетам депо, по актам приемки- передачи и данным инвентарного учета.

Персонал депозитария по распоряжению администрации производит подсчет количества ценных бумаг (по каждому эмитенту и выпуску ценных бумаг - отдельно), учитываемых на счетах депо депонентов, а также на счетах мест хранения. Результат операции документируется.

Администратор проверяет правильность действий исполнителя и подписывает документ, который хранится в установленном порядке.

В случае расхождения числа ценных бумаг, учитываемых на счетах депо депонентов, и их числа на счетах мест хранения, администратор проводит работу по выяснению причин, вызвавших указанное расхождение, и их устранению.

В сроки установленные регламентом депозитария данные, полученные по счетам мест хранения, проверяются на соответствие данным:

*выписок с лицевых счетов  депозитария как номинального  держателя в реестрах;

*выписок со счетов депо депозитария в других депозитариях;

*складского учета в  хранилищах сертификатов ценных  бумаг.

4. Инвентаризация сертификатов  ценных бумаг

Инвентаризации подлежат все имеющиеся на хранении сертификаты ценных бумаг в сроки, утверждаемые регламентом депозитария во всех местах их хранения. Инвентаризация ценных бумаг, обязательна при смене материально ответственных лиц (в рамках сферы их материальной ответственности) на день приема-сдачи дел, после стихийных бедствий, пожаров, при установлении фактов утрат и хищений.

Для проведения инвентаризации приказом руководителя депозитария или его заместителя создается комиссия из числа работников депозитария при обязательном участии руководителя депозитария либо лица, исполняющего его обязанности. Этим же приказом устанавливается порядок, сроки начала и окончания инвентаризации, сличения ее результатов с данными учета и отражения их в учете и отчетности. В состав инвентаризационной комиссии не включаются материально ответственные лица, у которых находятся ценности, подлежащие инвентаризации, а также ответственные исполнители по проверяемым операциям.

Инвентаризация ценных бумаг проводится по их местонахождению в присутствии материально ответственного лица, на хранении (оформлении, учете) у которого находятся эти ценности, путем сверки их остатков с данными, числящимися по учетным документам. Ценные бумаги, переданные другим лицам для переоформления или находящиеся в пути, но числящиеся в учетной системе, проверяются по документам. Ценные бумаги, поступающие во время проведения инвентаризации, включаются в отдельную опись. Данные инвентаризации подлежат отражению во внутренних документах утверждаемых регламентом депозитария отдельно по местам хранения и материально ответственным лицам.