Учет поступления материалов и расчетов с поставщиками в организации

При расчетах с поставщиками за материальные ценности могут быть выявлены недостачи или излишки  фактически поступившего количества по сравнению с документами поставщика, которые оформляются актом (ф. № М-7) . Излишки приходуются по акту и расцениваются по учетным ценам предприятия или по оптовым (отпускным ценам), затем учитываются в журнале-ордере № 6 отдельной строкой как неотфактурованная поставка – отдел снабжения сообщает поставщику об излишках и просит выставить платежное требование. В случае выявления недостач бухгалтерия рассчитывает их фактическую себестоимость и предъявляет претензию к поставщику. Сумма железнодорожного тарифа при этом распределяется пропорционально массе груза, а суммы наценок, скидок — пропорционально стоимости груза.

Сумма недостач относится  в дебет счета 63 “Расчеты с претензиями” и в кредит счета 60 “расчеты с  поставщиками” и отражается в  журнале ордере №6 и ведомости №7. В данном журнале ордере отражены операции расчетов с поставщиками, связанные только с приобретением товарно-материальных ценностей. Кроме того, предприятия пользуются услугами поставщиков воды, газа, сжатого воздуха, подрядчиков ремонтных работ и т.п. Поэтому ведется отдельный журнал-ордер №6 по расчетам с поставщиками и подрядчиками за услуги (см. в последующих темах). По окончании месяца показатели этого журнала — ордера переносятся в журнал-ордер № 6 расчетов с поставщиками за материальные ценности отдельной графой для получения оборотов и переноса их в Главную книгу.

 

2.4. Международные стандарты  и зарубежный опыт учету поступления  материалов и расчетов с поставщиками.

 

В организациях применяется  большое количество разнообразных  материальных ценностей, используемых в процессе производства. Одни из них полностью потребляются в производственном процессе (сырье, материалы, комплектующие изделия, полуфабрикаты и т.п.); другие – изменяют только свою форму (смазочные материалы, лаки, краски); третьи – входят в изделие без каких либо внешних изменений (запасные части); четвертые – только способствуют изготовлению изделий, не включаясь в их массу или химический состав (специальная оснастка).

По функциональной роли в процессе производства материальные ресурсы подразделяются на:

- сырье и материалы;

- покупные полуфабрикаты,  комплектующие изделия, конструкции  и детали;

- топливо;

- тару и тарные материалы;

- запасные части;

- прочие материалы;

- материалы, переданные  в переработку на сторону;

- строительные материалы;

- инвентарь и хозяйственные  принадлежности;

- специальную оснастку  и специальную одежду (на складе  и в эксплуатации).

Для сокращения номенклатуры материалов и упрощения учета  в необходимых случаях однородные, близкие по своим свойствам и незначительно отличающиеся по цене материалы могут объединяться в единый номенклатурный номер. Номенклатурные номера строятся по-разному. Они могут состоять из шести знаков, имеющих следующую структуру: первые два знака образуют номер балансового счета, третий – номер группы, четвертый – номер подгруппы, два последних – порядковый номер материалов в подгруппе. Структура номенклатурных номер, имеющих девять знаков, следующая: первые два знака образуют номер балансового счета, третий – номер субсчета, четвертый – номер группы материальных ценностей, пятый и шестой – номер подгруппы в каждой группе, три последних – порядковый номер материалов в подгруппе. Присвоение номенклатурного номера на вновь поступившие материалы производится бухгалтерией или отделом материально-технического снабжения.

Номенклатура материалов, в которой указаны цены за единицу  учитываемых материалов, называется номенклатурой-ценником. Он представляет собой систематизированный перечень материалов, применяемых в организации, и используется в качестве справочника почти всеми отделами организации.

Важнейшей предпосылкой организации учета материалов является их оценка. Она имеет немаловажное значение и в деле машинной обработки  данных этого учета. В соответствии с Законом Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» все материальные ценности в учете и отчетности должны отражаться по их фактической стоимости.

Фактическая стоимость  материальных ценностей слагается  из стоимости по ценам их приобретения (включая плату процентов за приобретение в кредит, предоставленный поставщиком этих ценностей), наценок (надбавок), комиссионных вознаграждений, уплаченных снабженческим, внешнеэкономическим организациям, стоимости услуг товарных бирж, таможенных пошлин, расходов на транспортировку, хранение и доставку, осуществляемых силами сторонних организаций.

Могут применяться следующие  методы оценки материальных ценностей  по:

- средневзвешенным ценам;

- учетным ценам с  учетом отклонений от их фактической  стоимости;

- ценам последнего  приобретения (ЛИФО).

При большой номенклатуре используемых материалов их фактическую  стоимость можно рассчитать только по окончании месяца, когда бухгалтерия  будет иметь слагаемые данные об этой стоимости. Движение материалов происходит в организациях ежедневно, и документы на их приход и расход должны оформляться своевременно, т.е. по мере совершения операций, находить отражение в учете. Поэтому возникает потребность в использовании в текущем учете твердых, заранее установленных цен, называемых учетными.

В качестве учетных могут использоваться средние покупные цены, цены плановой (нормативной) себестоимости, свободные рыночные (договорные), фиксированные, регулируемые оптовые и др.

При применении в текущем  учете материалов цен плановой (нормативной) себестоимости, среднепокупных или свободных рыночных цен отдельно учитываются отклонения фактической себестоимости ценностей от их стоимости по указанным ценам. Они учитываются не по каждому номенклатурному номеру ценностей, а по группам с приблизительно одинаковым уровнем этих отклонений. В случае применения регулируемых оптовых цен в качестве учетных по окончанию месяца определяются суммы и процент товарно-заготовительных расходов, с помощью которых доводится учетная стоимость материалов до их фактической себестоимости.

Если отклонения могут быть со знаком плюс (перерасход) либо минус (экономия), то транспортно-заготовительные расходы только со знаком плюс. Присоединение отклонений (плюс или минус) или транспортно-заготовительных расходов (плюс) к стоимости материалов по учетным ценам в итоге даст их фактическую себестоимость.

При незначительной номенклатуре используемых материалов и наличии  условий хранения по отдельным партиям  поступления от поставщиков в  качестве учетных цен можно использовать цены фактической себестоимости их приобретения. В этом случае цена единицы материала определяется путем деления общей фактической себестоимости приобретения товарно-материальных ценностей на их количество. По этим ценам и производится отпуск материалов в производство.

Возвратные отходы оцениваются в следующем порядке:

- по пониженной цене  исходного материального ресурса  (по цене возможного использования)  – при их использовании для  основного производства с повышенными  затратами (пониженным выходом  готовой продукции), для нужд вспомогательного производства, изготовления предметов широкого потребления или реализации на сторону;

- по полной цене  исходного материала – при  реализации отходов на сторону  для использования в качестве  полноценного ресурса;

- по действующей цене  на отходы за вычетом расходов на сбор и обработку, когда отходы идут в переработку внутри организации или сдаются на сторону.

Материальные ресурсы, на которые цены в течении года снизились, отражаются в бухгалтерском  балансе на конец отчетного года по ценам возможной реализации, когда они ниже первоначальной стоимости приобретения, с отнесением разницы в ценах на результаты хозяйственной деятельности.

Товарно-материальные ценности, полученные в счет вкладов в уставный фонд организации, оцениваются по договоренности сторон.

Основные методологические принципы учета товарно-материальных ценностей (запасов) регламентированы международным стандартом бухгалтерского учета 2. Согласно данному стандарту, к товарно-материальным ценностям (запасам) относятся: «…активы, во-первых, имеющиеся для продажи при обычной хозяйственной деятельности, во-вторых, находящиеся в процессе производства для таких продаж и, в-третьих, существующие в форме материалов для потребления в производственном процессе или при оказании услуг».

В Стандарте говорится о том, что «товарно-материальные ценности (запасы) включают в себя закупленные материалы и вспомогательные средства, подготовленные для переработки в процессе производства; товары; землю и другую собственность, сохраняемую для перепродажи, а также готовую продукцию и незавершенное производство».

К числу основных задач  учета движения используемых в организации  товарно-материальных ценностей можно  отнести следующие:

- определение стоимости  (себестоимости, цены), по которой  товарно-материальные ценности попадают в оборот организации;

- определение стоимости,  по которой товарно-материальные  запасы должны отражаться в  активах баланса на дату его  составления;

- определение стоимости,  по которой товарно-материальные  ценности должны быть списаны  на затраты в результате их использование, потребления или продажи.

Согласно Международному стандарту 2, измерение и отражение  в учете и отчетности стоимости  товарно-материальных запасов должно производится по наименьшей из двух оценок: по себестоимости или по рыночной цене. При этом себестоимость служит основной исходной базой стоимостной оценки запасов.

Стандартом оговорено  также методика определения себестоимости  товарно-материальных запасов. В нее  должна входит покупная стоимость (цена), затраты по доставке, хранению и  переработке.

Себестоимость товарно-материальных ценностей зависит от большого количества разнообразных факторов. Основными  из них являются изменение цен  и транспортных тарифов, длительность нахождения на складах и в производственных цехах и др. При больших номенклатурах и сложных технологических циклах трудно достоверно измерить действительную себестоимость товаров, находящихся на хранении, в обработке или в отгрузке. Очень часто бывает практически не возможно отслеживать и обеспечивать единство физического (натурально-вещественного) и стоимостного потока товарно-материальных ценностей в организации. Поэтому в международной учетной практике при оценке находящихся в обороте организации товарно-материальных ресурсов по стадиям «купля-переработка-продажа» приоритет отдается отражению стоимости без обеспечения абсолютного соответствия ее величины фактическому физическому движению ресурсов.

Среди основных методов  оценки стоимости товарно-материальных запасов (остатков), остающихся на балансе  организации, а также списываемых на затраты в результате потребления, использования или продажи выделяют следующие:

- метод прямой идентификации;

- метод средневзвешенной  цены (стоимости);

- метод ФИФО;

- метод ЛИФО.

В большинстве зарубежных стран организациям разрешено выбирать один из этих методов, провозглашать и фиксировать этот выбор в своей учетной политике. Сделав выбор, организация затем обязана придерживаться соответствующего метода оценки товарно-материальных ценностей в учетно-аналитической практике как минимум в течение одного года.

Практическое применение методов прямой идентификации, средневзвешенной цены, ФИФО и ЛИФО в зарубежных организациях осуществляется в рамках двух различных  систем списания на затраты стоимости  потребленных товарно-материальных ценностей. Это может быть либо система постоянного списания, либо система периодического списания использованных товарно-материальных ресурсов.

Основу обеих систем списания составляет известная формула  учета движения товарно-материальных ценностей:

Онп + ДОп - КОп = О кп,

где Онп – стоимость  остатков (запасов) товарно-материальных ценностей на начало учетного периода;

ДОп – дебетовый оборот по счетам товарно-материальных ценностей  за учетный период;

КОп – кредитовый оборот по счетам товарно-материальных ценностей  за учетный период, или стоимость реализованных (израсходованных) ресурсов, подлежащая списанию на затраты отчетного периода;

Окп – стоимость остатка (запасов) товарно-материальных ценностей  на конец учетного периода.

Различие систем постоянного  и периодического списания на затраты стоимости реализованной товарно-материальных ценностей заключается в последовательности расчета таких элементов данной формулы, как кредитовый оборот (КО) и остатки на конец периода (Окп).

В Республике Беларусь организациям разрешено выбирать один из методов оценки стоимости товарно-материальных запасов (остатков), провозглашать и фиксировать этот выбор в своей учетной политике. Сделав выбор, организация обязана придерживаться соответствующего метода оценки товарно-материальных ценностей в учетно-аналитической практике как минимум в течение одного года.

Практика, основанная на реализации международных стандартов учета, ориентирована на свободную  рыночную экономику и разрабатывается  ассоциацией профессиональных бухгалтеров  для получения понятной, своевременной, существенной информации, достаточной для принятия управленческих решений руководством, удобной инвесторам, сотрудникам компании.