Учет поступления материалов и расчетов с поставщиками в организации

Приходные документы  составляются в день поступления  материалов. Приходные ордера, накладные  и акты содержат основные реквизиты: наименование поставщика, наименование материалов, их сорт, размер, количество, цену, сумму, подписи лиц, принявших и сдавших материалы.

Обособленно хранятся на складах материалы, подлежащие лабораторному  анализу и техническому осмотру, а также материалы, принятые на ответственное  хранение. Приходные ордера на них не выписываются, расходовать их не разрешается до выявления результатов анализа. Их учет организуется в специальной книге. Вначале регистрируют поступившие материалы, находящиеся на лабораторном исследовании, а затем материалы, принятые на ответственное хранение. Ведение этой книги обеспечивает контроль за сохранностью социалистической собственности.

Кроме перечисленных  документов, составляются накладные (ф. № М-12, М-13) при внутреннем перемещении  материалов со склада на склад или  при сдаче цехами на склад неиспользованных сэкономленных материалов или ценных отходов производства, отходов от брака продукции, от ликвидации основных средств, от выбытия из эксплуатации малоценных и быстроизнашивающихся предметов. Материально ответственные лица, сдающие материалы, выписывают накладные в двух экземплярах: один цеху для списания материалов, другой складу — для их оприходования.

Расходные документы  отражают отпуск материалов на производственные нужды (изготовление продукции), на хозяйственные нужды (содержание зданий, ремонтные работы), реализацию на сторону излишних, не используемых в хозяйственной деятельности предприятия материалов. К ним относятся: лимитно-заборные карты, требования, накладные.

Лимитно-заборная карта (ф. № М-8, М-9) выписывается отделом снабжения на одну или несколько позиций (видов материалов), относящихся к определенному коду производственных затрат (заказу). Расчет потребности необходимого объема и вида материальных ценностей цеху для выполнения производственной программы осуществляет планово-производственный отдел. Лимит расходования и отпуска материалов при этом сокращается на количество ценностей данного вида оставшихся в цехах на начало месяца. Выписываются карты в двух экземплярах: один — цеху, другой — складу. При отпуске ценностей со склада кладовщик расписывается в лимитно-заборной карте цеха, а представитель получателя — в лимитно-заборной карте склада. В обеих картах после каждого отпуска выводится остаток неиспользованного лимита. По использовании лимита и по окончании месяца лимитно-заборные карты сдаются в бухгалтерию предприятия. На основании их оформляется отпуск материалов и осуществляется текущий контроль за соблюдением установленных лимитов их отпуска на производственные нужды.

По лимитно-заборной карте ведется также учет материалов, не использованных в производстве (возврат). При этом никаких дополнительных документов не составляется.

В целях сокращения количества лимитно-заборных карт возможно применение поквартальных карт с отрывными  месячными талонами. Если лимитно-заборные карты используются при постоянном, систематическом отпуске материалов, то для оформления однократного их отпуска на хозяйственные и прочие нужды применяется требование (ф. № М-10 и М-11) . Выписывается требование в двух экземплярах цехами, отделами, потребителями материалов: один остается у получателя с распиской материально ответственного лица склада, второй — у заведующего складом (кладовщика) с распиской получателя.

Всякий сверхлимитный отпуск материалов на производство (возмещение брака, перерасход, перевыполнение производственной программы) или замена материалов оформляются выпиской специального требования с отметкой в нем кода причины и виновника перерасхода. Отпуск в этих случаях допускается только с разрешения директора предприятия, или главного инженера, или лиц, ими уполномоченных.

Накладные (ф. № М-14 и М-15) применяются  для учета и оформления отпуска  материалов на сторону или хозяйствам своего предприятия, расположенным  за пределами его территории. Выписываются они отделом сбыта в трех экземплярах на основании нарядов или договоров. При перевозке автотранспортом материалов, отпущенных на сторону, выписывается товарно-транспортная накладная.

2.2. Учет поступления материалов.

Бухгалтерия предприятия  осуществляет только денежный, суммовой учет движения товарно-материальных ценностей, используя для этого ведомость  № 10 “Движение материальных ценностей” (в денежном выражении). Это основной регистр, отражающий движение товарно-материальных ценностей в группировках, обеспечивающий: контроль за сохранностью материалов по местам их хранения — 1 раздел; поступление и остатки материалов в разрезе синтетических счетов и групп материалов — по учетным ценам и по фактической себестоимости; показатели для расчета сумм и процентов транспортно-заготовительных расходов или отклонений фактической себестоимости от плановых цен по группам материалов — 2 раздел; расчет фактической себестоимости окончательного расхода материалов, отпуск со складов, расход цехов, остатки ценностей в цехах, на общезаводских складах по фактической и учетной стоимости — 3 раздел.

Основанием для заполнения ведомости № 10 служат реестры складов  или накопительные ведомости  № М-43. В ведомости № 10 приводятся две справки: № 1 “Слагаемые фактической себестоимости поступивших материальных ценностей”, заполняется по показателям журналов-ордеров № 1,6,7,8,10/1,13 и других, т.е. всех тех, где могут быть отражены затраты, связанные с процессом заготовления материалов текущего месяца. Данные этой справки необходимы для заполнения 11 раздела ведомости № 10.

№ 2 “Стоимость поступивших  материалов по учетным ценам” , заполняется  аналогичными показателями тех же журналов-ордеров, что и справка № 1, но без учета  расходов, связанных с заготовлением материалов. Данные этой справки служат для сверки с разделом 1 ведомости № 10 и для расчета результатов процесса заготовления или сумм транспортно-заготовительных расходов за отчетный месяц.

Таким образом, ведомость  № 10 “Движение товарно-материальных ценностей” обеспечивает решение большинства задач, стоящих перед бухгалтерским учетом материалов, но обязательным дополнением к ведомости № 10 является ведомость № 11 “Движение материальных ценностей (по учетным ценам) по цеховым самостоятельным складам или по цехам на производстве, не имеющим складов”.

Ведомость № 11 заполняется  в бухгалтерии предприятия на основе производственных отчетов цехов, накладных на возврат материалов, накопительных и группировочных ведомостей по движению малоценных и  быстроизнашивающихся предметов и прочих документов, позволяющих определить объем полученных и возвращенных ценностей разного вида каждым цехом, а также оставшихся в цехах и израсходованных. Показатели ведомости № 11 отражаются в разделе III ведомости № 10 расход цеховых самостоятельных кладовых и остатки в цехах, не имеющих самостоятельных складов).

Следовательно, по первому  разделу ведомости можно производить  взаимосверку данных складского и бухгалтерского учета по каждому складу в отдельности, без разбивки на группы материалов, по учетным ценам, что необходимо при оперативно бухгалтерском (сальдовом) методе учета материалов.

По второму разделу  ведомости можно выявлять общий  объем ценностей в разрезе  групп материалов и балансовых статей в двух оценках — по учетным ценам и фактической себестоимости, что дает возможность рассчитать суммы и проценты транспортно-заготовительных расходов или отклонений от плановых цен.

В третьем разделе  выявляются важнейшие показатели бухгалтерского учета — фактическая себестоимость израсходованных на производство материалов, их окончательный расход и их остатки на конец месяца по группам материалов — для заполнения статей баланса.

2.3. Учет расчетов с  поставщиками.

Производственные запасы материалов пополняются промышленными  предприятиями за счет предприятий-поставщиков или снабженческо-сбытовых организаций. Фонды на материалы предприятия получают от управлений материально-технического снабжения или отраслевых управлений. Хозяйственные отношения между предприятиями построены на основе договоров. В них предусматриваются: наименование материалов ценностей, количество, цены, сроки поставки, порядок расчетов, способы транспортировки, санкции за несоблюдение условий договора, порядок приемки и т.п. Договорные отношения более полно обеспечивают потребность предприятий в материалах должного качества и в соответствии с установленными сроками. Предприятия-поставщики на отгруженную продукцию выписывают платежные требования и счета-фактуры, передают их банку для оплаты и пересылают почтой покупателю. Оперативный учет выполнения договорных обязательств на предприятиях осуществляет отдел снабжения, поэтому платежные требования и счета-фактуры в первую очередь поступают в отдел снабжения или в финансовый отдел. Там проверяют соответствие их договорам, регистрируют в журнале учета поступающих грузов (ф. № М-1) , делают отметку в книге реализации фондов и акцептуют, т.е. дают согласие на оплату.

“Счет зарегистрирован  и подлежит оплате в сумме... руб... коп. Материалы доставить и произвести техническую приемку. Склад №... дата... Нач. отдела снабжения…” После регистрации платежное требование получает внутренний номер (регистрационный) и передается в бухгалтерию предприятия для оплаты, а квитанция и товарно-транспортная накладная передаются в экспедиционный отдел для получения и доставки груза.

С этого момента у  бухгалтерии предприятия возникают  расчеты с поставщиками. По мере поступления груза на склад выписывается приходный ордер, затем при реестре  сдается в бухгалтерию, где таксируется  и прикладывается к платежному требованию. По мере оплаты банком этого документа бухгалтерия получает выписку из расчетного счета о списании денежных средств в пользу предприятия-поставщика.

Учет расчетов с поставщиками товарно-материальных ценностей и  услуг организуется на счете 60 “Расчеты с поставщиками и подрядчиками”. Счет по отношению к балансу — пассивный; сальдо кредитовое свидетельствует о суммах задолженности предприятия перед поставщиками и подрядчиками по неоплаченным счетам и неотфактурованным поставкам; оборот по дебету — о суммах оплат, списаний и зачетов за отчетный месяц; оборот по кредиту — о суммах по принятым к оплате акцептованным платежным документам и неотфактурованным поставкам за отчетный месяц.

Ведется учет расчетов с  поставщиками в журнале-ордере № 6. Это комбинированный регистр, аналитический учет в котором организуется в разрезе каждого платежного документа, приходного ордера или приемного акта. Открывается этот журнал-ордер суммами незаконченных расчетов с поставщиками на начало месяца: ·

• по акцептованным платежным документам, срок оплаты которых не наступил, или просроченным — материалы поступили (сальдо на начало месяца по счету 60); ·
• по акцептованным платежным документам оплаченным — материалы не поступили (справочно “За неприбывший груз”, сальдо нет);
• по акцептованным платежным документам неоплаченным материалы не поступили (справочно “За неприбывший груз” и сальдо на начало месяца); ·
• сальдо на начало месяца по неотфактурованным поставкам (материалы поступили, а платежные документы для оплаты их не поступили).

В течение отчетного  месяца бухгалтерия предприятия  получает платежные требования поставщиков, акцептованные отделом снабжения, принимает приходные ордера и  приемные акты складов, получает выписки  из расчетного и прочих счетов предприятия. Это позволяет заключить расчеты, закончить их ввиду выполнения каждой стороной своих обязательств.

Журнал-ордер № 6 ведется  линейно-позиционным способом, что  дает возможность судить о состоянии  расчетов с поставщиками по каждому  документу. Кроме справочных данных (номер счета, регистрационный номер, наименование поставщика), в журнале-ордере № 6 записывается номер приходного документа склада, стоимость поступивших материалов по учетным ценам предприятия и стоимость по платежному документу поставщика. Суммы по учетным ценам записываются независимо от вида поступивших ценностей общей суммой, а суммы по платежным требованиям поставщиков — в разбивке по группам поступивших материалов (основные, вспомогательные, полуфабрикаты, топливо и т.п.). Сумма претензий записывается на основании актов. По выпискам банка производится отметка об оплате каждого платежного документа.

Порядок учета неотфактурованных  поставок:

Неотфактурованными считаются  поставки, по которым материальные ценности поступили на предприятие без платежного документа. На складе приходуют их, выписывая приемный акт, который при реестре поступает в бухгалтерию. Здесь материалы по акту расцениваются по учетным ценам, записываются в журнал-ордер № 6 как ценности, поступившие на склад, в этой же сумме относятся на группу материалов и в акцепт. Неотфактурованные поставки регистрируются в журнале-ордере № 6 в конце месяца (в графе Б “Номер счета” ставится буква Н), когда возможность получения платежного документа отпала. Оплате в отчетном месяце они не подлежат, так как основанием для оплаты банком являются платежные документы (которые отсутствуют). По мере поступления платежных требований на эту поставку в следующем месяце они акцептуются предприятием, оплачиваются банком и регистрируются бухгалтерией в журнале-ордере № 6 в свободной строке по группе материалов и в графе “акцепт” в сумме платежного требования, а по строке сальдо (незаконченных расчетов) ранее записанная сумма по учетным ценам сторнируется тоже по группе и в графе “акцепт”. Расчеты с поставщиком, таким образом, по этой поставке будут закончены.

Порядок учета материалов в пути.

Материалами в пути называются такие поставки, по которым предприятие  акцептовало платежные документы, а материалы на склад по ним  еще не поступили. К учету принимаются акцептованные платежные документы независимо от того, оплачены они банком или не оплачены.

В журнале-ордере № 6 платежные  документы регистрируются в течение  месяца в графе “За неприбывший  груз” и в графе “акцент”. По окончании месяца предприятие обязано принять эти ценности на баланс, т.е. записать по принадлежности к группе материалов (условно оприходовать), но на начало следующего месяца расчеты по этим поставкам не будут закончены. При поступлении ценностей бухгалтерия получит приходные ордера складов, оприходует их на склад и на группу (без акцепта, так как он уже был дан в момент поступления платежных требований, а, может быть, эти счета уже и оплачены) по строке регистрации этого счета в не законченных на начало месяца расчетах. При закрытии журнала — ордера № 6, по окончании месяца, эта поставка по группе материалов будет сторнирована как оприходованная дважды.