Учет и анализ дебиторской задолженности ООО «Орлов»

Если с работником договор о полной материальной ответственности заключен не был, а сумма причиненного им ущерба превышает его средний месячный заработок, ущерб можно возместить через суд. В случае отказа судом в иске или оправдания работника, недостача списывается на убытки.

75 «Расчеты с учредителями». Дебиторская задолженность возникает при наличии задолженности учредителей по вкладам в уставный, складочный капитал.

Счет 75 предназначен для обобщения информации о всех видах расчетов с учредителями (участниками) организации по выплате доходов (дивидендов).

К счету 75 «Расчеты с учредителями» открыты субсчета:

75-1 «Расчеты по вкладам в уставный капитал»;

75-2 «Расчеты по выплате доходов».

На субсчете 75-1 «Расчеты по вкладам в уставный (складочный) капитал» учитываются расчеты с учредителями (участниками) организации по вкладам в его уставный (складочный) капитал.

Аналитический учет по счету 75 «Расчеты с учредителями» ведется по каждому учредителю (участнику).

На основе учредительных документов на дату государственной регистрации ООО «Орлов» отражается величина уставного капитала и задолженность учредителей по оплате вкладов. Уставный капитал, указанный в учредительных документах, к моменту регистрации ООО «Орлов» оплачен на 100%. Вклады осуществляются как в денежном выражении, так и в имущественном. Денежные средства в счет вклада в уставный капитал зачисляются на расчетный счет предприятия. Денежная оценка имущественных вкладов производится по взаимному соглашению учредителей, что отражается в учредительных документах.

76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». Дебиторская задолженность возникает в случае наличия расчетов по претензиям в пользу организации; расчетов по причитающимся дивидендам.

Счет 76 предназначен для обобщения информации о расчетах по операциям с дебиторами и кредиторами.

К счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» открыты следующие субсчета:

76-1 «Расчеты по имущественному и личному страхованию»;

76-2 «Расчеты по претензиям»;

76-3 «Расчеты по причитающимся дивидендам и другим доходам».

Страхование бывает двух видов: обязательное (в соответствии с требованиями законодательства) и добровольное.

Начальным этапом является заключение договора страхования. В период действия договора страхования на предприятии может произойти страховой случай, после наступления которого страховая организация выплачивает сумму страхового возмещения ООО «Орлов» в соответствии с договором в полном объеме.

ООО «Орлов» может выставить поставщику (подрядчику) претензию, например, при выявлении арифметической ошибки в счете, поступившем от поставщика (подрядчика); при выявлении недостачи ценностей, поступивших от поставщика (сверх предусмотренных в договоре величин); при несоблюдении поставщиком (подрядчиком) договорных обязательств. В этом случае ООО «Орлов» взыскивает с должников пени, штрафы, неустойки, установленные договором.

В случае обнаружения при проверке банковской выписки ошибочно списанной суммы с расчетного счета ООО «Орлов», главный бухгалтер сообщает об этом в операционный отдел обслуживающего банка в письменном виде.

Причитающиеся доходы ООО «Орлов» от совместной деятельности с другими организациями отражаются в заключенном договоре о совместной деятельности. Поступление доходов на расчетный счет ООО «Орлов» отражается в выписке банка из расчетного счета.

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности на предприятии проводится инвентаризация имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Инвентаризация производится в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина РФ от 13.06.95 №4933.

Проведение инвентаризации обязательно:

- при передаче имущества  в аренду, выкупе;

- при смене материально  ответственных лиц;

- при выявлении фактов  хищения, злоупотребления или порчи  имущества;

- в случае стихийного  бедствия, пожара или других чрезвычайных  ситуаций;

- при реорганизации или  ликвидации организации.

Помимо этого, инвентаризация проводится перед составлением годовой бухгалтерской отчетности: товарно-материальных ценностей один раз в год по состоянию на 01 ноября, основных средств один раз в три года по состоянию на 01 ноября, начиная с 2007 года, инвентаризация расчетных статей баланса и денежных средств проводится по состоянию на 31 декабря.

О результатах проверок и выявленных недостатках и нарушениях, а также принятых мерах работники бухгалтерской службы, проводившие проверки, докладывают главному бухгалтеру. Главный бухгалтер, в свою очередь, информирует руководителя организации о выявленных остатках и нарушениях.

Движение первичных документов в ООО «Орлов» (создание или получение от других организаций, принятие к учету, обработка и т.д.) - документооборот - регламентируется графиком.

Для каждого документа в ООО «Орлов» существует свой путь движения, то есть свой документооборот. Однако для всех документов существуют пять основных этапов:

а) составление документа в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания в соответствии с требованиями, предъявляемыми к его оформлению;

б) передача документа в бухгалтерию, где контролируются своевременность и полнота сдачи его для учетной обработки;

в) проверка принятых документов бухгалтером по форме (проверяются полнота и правильность оформления, заполнение обязательных реквизитов), по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей) и арифметическая проверка;

г) обработка документа в бухгалтерии, которая осуществляется в три этапа:

1) таксировка (расценка) - предусматривает  перевод натуральных и трудовых  измерителей в обобщающий денежный  измеритель. Например, передан табель рабочего времени, на основании которого рассчитывается заработная плата работников;

2) группировка - подбор документов, однородных по экономическому  содержанию. Например, приход и расход  товарно-материальных ценностей;

3) контировка - указание в первичном документе корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа;

д) сдача документов в архив на хранение после составления по ним учетных регистров.

Основная цель введения графика состоит в рационализации документооборота в организации с тем, чтобы каждый первичный документ как можно быстрее проходил через все необходимые подразделения и конкретных исполнителей.

Все работники организации должны соблюдать утвержденный график документооборота. Для этого им выданы выписки из графика с указанием документов, которые они должны обработать, и сроков выполнения соответствующих работ. Контроль над соблюдением графика осуществляет главный бухгалтер.

Для контроля дебиторской задолженности существует необходимость формирования регулярной отчетности, для просмотра истории платежей, быстрого и понятного предоставления информации руководству организации.

Для повышения эффективности управления дебиторской задолженностью на предприятии ООО «Орлов» необходимо реализовать такие мероприятия как:

1. Осуществление контроля  за состоянием расчетов с покупателями  и соотношением дебиторской и  кредиторской задолженности, так  как значительное повышение дебиторской  задолженности создает угрозу  финансовой устойчивости организации, вызывает необходимость в привлечении  дополнительных дорогостоящих источников  финансирования.

2. Расширение круга потребителей  продукции организации с целью  уменьшения риска неуплаты одним  или несколькими крупными покупателями.

3. Использование системы  скидок при долгосрочной оплате.

Для учета дебиторской задолженности в ООО «Орлов» используются следующие документы:

- политика управления  дебиторской задолженности;

- распоряжение о контроле  дебиторской задолженности;

- инструкция по расчету  лимита дебиторской задолженности;

- регламент по управлению  дебиторской задолженности.

Процесс работы с дебиторской задолженности разбит на шесть этапов. И алгоритм действий в рамках каждого из них четко прописан в регламенте. В документе закреплены ответственные сотрудники за результаты этапов и приведены шаблоны документов, которые понадобятся им.

Первый этап управления - планирование величины дебиторской задолженности. Это связано с тем, что в процессе реализации работ по планированию величины дебиторской задолженности, необходимо учитывать не только параметры дебиторской задолженности, которые характеризуют ее состояние, но и целый ряд внешних факторов, которые могут существенно повлиять на конечные результаты управления.

В процессе выполнения учета дебиторской задолженности собирается информация о финансовом положении дебиторов, от которых зависит состояние дебиторской задолженности. Основная сложность на данном этапе заключается в определении минимального объема и номенклатуры данных, которые позволяют управляющему субъекту иметь ясное представление о состоянии объекта управления. Данное обстоятельство связано с двумя моментами. Первый момент вызван тем, что для сбора и обработки учетной информации необходимы денежные средства, которые всегда ограничены. Второй момент вызван тем, что информация может дублироваться и опаздывать, а это не способствует принятию обоснованного решения.

Третий этап управления - контроль величины дебиторской задолженности, который предусматривает сравнение фактических данных учета с плановыми или бюджетными. В эпоху централизованного планирования было достаточно разработать плановые показатели, но в рыночных условиях плановые показатели должны формироваться при изучении рынка, что требует разработки бизнес-планов развития, бюджетов. В связи с отсутствием системы плановых показателей деятельности предприятия этап контроля выполняет несколько иные функции, фактически контроль сводится к сравнению бухгалтерских данных только за прошлый и текущий (плановый) период. Поэтому эффективный процесс управления должен базироваться на общей системе управления предприятием.

На четвертом этапе - анализ дебиторской задолженности - исследуются и выделяются факторы, влияние которых привело к появлению отклонений фактических параметров состояния дебиторской задолженности от плановых показателей.

Пятый этап - этап разработки ряда альтернативных решений или определения оптимального решения.

Для формирования нескольких возможных решений, направленных на улучшение той ситуации, в которой находится предприятие, достаточно информации, собранной еще на стадии анализа. На основе этой информации можно создать систему ограничений относительно соответствующей целевой функции, а также провести ранжирование причин, которые больше всего влияют на величину дебиторской задолженности. Та же причина может вызывать несколько последствий, а устранение этих причин моделируется с целью оценки возможных результатов. Таким образом, разрабатывается несколько альтернативных решений или даже определяется оптимальное решение.

Шестой этап - фаза реализации одного или нескольких альтернативных решений - на этом этапе осуществляется выполнение принятого оптимального решения или нескольких альтернативных решений. На этой стадии определяются необходимые средства, а также порядок реализации принятого решения.

Для контроля дебиторской задолженности играет большую роль правильность оформления операций с контрагентами. Важно, чтобы у организации была правильно составлена вся необходимая документация.

Формат отчетности по контролю дебиторской задолженности представляется в удобном для руководства виде, отражает важную информацию и позволяет принимать управленческие решения.

Счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», по нему необходимо вести учет в разбивке на каждого предъявленного покупателям (заказчикам) счета, а в порядке расчетов плановыми платежами - на каждого покупателя и заказчика.

В ООО «Орлов» сведения о дебиторской задолженности отражаются в Бухгалтерском балансе.

Дебиторская задолженность в бухгалтерском учете ООО «Орлов» отражается как результат ее гражданских обязательств, которые возникают в результате конкретной сделки. Сделка, которая оформляется, как договор заключается в определенном действии участвующих в ней двух сторон, которые могут быть как юридическими, так и физическими лицами, в результате, которого возникают товарные и денежные обязательства.

По договору одна сторона – кредитор – обязана предоставить определенные ценности либо выполнить работы и услуги, а другая сторона – дебитор – обязана оплатить в установленные договором сроки, выполненные первой стороной обязательства.