Учет анализ аудит денежных средств

    Проверка  фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности производится по видам бланков (например, по акциям: именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные), с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам. При этом определяется как фактическое их количество, так и стоимостная оценка. Фактический остаток денежных документов сверяют с данными бухгалтерского учета в целях определения недостачи или излишка по каждому их виду.

    Для отражения результатов инвентаризации применяется акт инвентаризации наличных денежных средств (ф. N ИНВ-15, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88). При выявлении излишков или недостачи ценностей в кассе материально ответственный работник (кассир) должен дать пояснения о причинах расхождения в акте по ф. N ИНВ-15, в строке "Объяснение причин излишков или недостач".

    Сумма выявленных излишков в соответствии с требованиями ПБУ 9/99 "Доходы организации", утвержденного Приказом Минфина  России от 06.05.1999 N 32н, квалифицируется  как внереализационный доход. Начисление дохода отражается бухгалтерской записью:

    Д-т  сч. 50 "Касса", К-т сч. 91 "Прочие доходы и расходы", субсч. "Прочие доходы".

    Выявленные  в процессе инвентаризации недостачи  денежных средств относятся на счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" и учитываются на нем до момента принятия решения по списанию возникшей недостачи. Производится запись:

    Д-т  сч. 94 "Недостачи и потери от порчи  ценностей", К-т сч. 50 "Касса".

    Недостача денежных средств может быть отнесена на виновное лицо. В этом случае производится бухгалтерская запись:

    Д-т  сч. 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", субсч. "Расчеты  по возмещению материального ущерба", К-т сч. 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

    Если  во взыскании недостачи с материально ответственного лица отказано судом, осуществляется списание недостачи на финансовые результаты организации. Производится запись:

    Д-т  сч. 91 "Прочие доходы и расходы", субсч. "Прочие расходы", К-т сч. 94 "Недостачи и потери от порчи  ценностей". 

Инвентаризация денежных средств на банковских счетах 

    Инвентаризация  денежных средств организации перед  составлением годовой отчетности включает проверку соответствия остатков средств  на расчетных, валютных и специальных  счетах организации данным бухгалтерского учета.

    Инвентаризация  денежных средств, находящихся в  банках на расчетном (текущем), валютном и специальных счетах, производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах по данным бухгалтерии организации, с данными  выписок банков. Организация может получать такие выписки ежедневно или в другие согласованные с банком сроки. К выписке прилагаются документы, на основании которых происходило списание или зачисление средств на расчетный счет.

    Суммы, указываемые в банковских выписках по кредиту, необходимо сравнить с показателем по дебету счета 51 "Расчетные счета", а суммы, указанные в выписках по дебету, сверить с показателем по кредиту счета 51 "Расчетные счета".

    В ходе инвентаризации остатка денежных средств на расчетных счетах целесообразно проверить суммы, выплаченные в качестве вознаграждения банкам за расчетно-кассовое обслуживание организации. Эти суммы нередко отражаются в банковской выписке без предоставления первичных документов, поскольку банки снимают вознаграждение с расчетного счета в соответствии с договором на расчетно-кассовое обслуживание. Суммы комиссионных вознаграждений банку в соответствии с п.11 ПБУ 10/99 "Расходы организации", утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н, должны отражаться в составе операционных расходов. Начисление расхода отражается записью:

    Д-т  сч. 91 "Прочие доходы и расходы", субсч. "Прочие расходы", К-т сч. 51 "Расчетные счета".

    В бесспорном порядке банк может списать  денежные средства со счета клиента  в следующих случаях:

    - по решению суда;

    - по требованию налоговой инспекции  об уплате налоговых недоимок  и пеней, начисленных по результатам  проверки.

    В иных случаях операции по выбытию  денежных средств с расчетного счета  осуществляются банком по платежному поручению клиента.

    Нередко без оформления первичных документов банки зачисляют на расчетный счет своих клиентов суммы вознаграждений за использование принадлежащих им средств (проценты на остаток денежных средств). Суммы вознаграждений, полученных в качестве процентов от банков, организации следует отражать в составе операционных доходов (п.7 ПБУ 9/99). Начисление дохода отражается записью:

    Д-т  сч. 51 "Расчетные счета", К-т  сч. 91 "Прочие доходы и расходы", субсч. "Прочие доходы".

    Инвентаризация  средств на валютных счетах осуществляется в том же порядке, что и по расчетным счетам. Однако имеются следующие особенности: проверяется не только фактическое наличие средств на валютном счете и их соответствие данным бухгалтерского учета, но и правильность пересчета валютных средств в рублевый эквивалент, порядок применения курса Центрального банка РФ, действующего на дату составления отчетности.

    Курсовые  разницы, возникающие при пересчете, должны отражаться в составе внереализационных  доходов или расходов организации. Суммы положительной курсовой разницы отражаются записями:

    Д-т  сч. 52 "Валютные счета", К-т сч. 91 "Прочие доходы и расходы", субсч. "Прочие доходы".

    Начисление  отрицательной курсовой разницы  отражается записью:

    Д-т  сч. 91 "Прочие доходы и расходы", субсч. "Прочие расходы", К-т сч. 52 "Валютные счета".

    Для подтверждения остатка средств  на валютных счетах организации на дату составления бухгалтерской  отчетности в процессе инвентаризации целесообразно проверить операции по движению валютных средств (поступлению  и выбытию), в частности, операции по купле-продаже иностранной валюты.

    При проведении инвентаризации необходимо обратить внимание на суммы, отраженные на счете 57 "Переводы в пути". Данный счет предназначен не только для учета  иностранной валюты в пути, но и  денежных средств (переводов) в валюте Российской Федерации. На этом счете на дату составления отчетности может учитываться остаток денежных средств, внесенных в кассы организаций, сберегательные кассы или кассы почтовых отделений для зачисления на расчетный или иной счет организации, но еще не зачисленные по назначению.

    В ходе инвентаризации также подвергаются проверке суммы, находящиеся на специальных  счетах в банках и отражаемые в  учете на счете 55 "Специальные  счета в банках". Данные счета  предназначены для учета денежных средств в рублях и иностранной валюте на аккредитивах, чековых книжках, иных платежных документах (кроме векселей), а также денежных средств целевого финансирования в той их части, которая подлежит обособленному хранению.

    Инвентаризация  аккредитивов проводится в целях контроля фактического наличия средств на специальных счетах в банках, открытых для расчетов с поставщиками, а также порядка их использования и возврата. Инвентаризация средств в аккредитивах осуществляется в разрезе поставщиков и отдельных договоров. В ходе инвентаризации осуществляется проверка источников открытия аккредитивов (собственные или заемные средства), а также остатков неиспользованных средств в аккредитивах.

    Открытие  аккредитива за счет собственных  денежных средств отражается записью:

    Д-т  сч. 55 "Специальные счета в банках", субсч. "Аккредитивы", К-т сч. 51 "Расчетные счета", 52 "Валютные счета".

    При открытии аккредитива за счет заемных  средств, банковских кредитов производится запись:

    Д-т  сч. 55 "Специальные счета в банках", субсч. "Аккредитивы", К-т сч. 66 "Расчеты по краткосрочным кредитам и займам", 67 "Расчеты по долгосрочным кредитам и займам".

    Средства  в аккредитивах должны списываться  по мере использования. Согласно выписке  банка в учете составляется запись:

    Д-т  сч. 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", К-т сч. 55 "Специальные счета в банках", субсч. "Аккредитивы".

    Неиспользованные  средства в аккредитивах должны быть возвращены организации и зачислены  на соответствующий банковский счет.

    К средствам на специальных счетах в банке также относятся средства, предназначенные для расчетов чеками. Чек представляет собой ценную бумагу, которая содержит распоряжение банку выдать определенную сумму денег лицу, предъявившему чек к оплате. Чеки являются бланками строгой отчетности и учитываются на забалансовом счете 006 "Бланки строгой отчетности". Выбытие чеков с забалансового учета осуществляется по мере их использования.

    Инвентаризация  расчетов чеками осуществляется в два  этапа. Первоначально осуществляется проверка фактического наличия чеков, их движения как бланков строгой отчетности. Полученные данные сверяют с остатком чеков на забалансовом счете.

    На  следующем этапе проверке подвергаются остатки средств на специальных  счетах в банке на основе выписок, предоставляемых организации. При этом изучается порядок депонирования сумм для выдачи чековых книжек за счет собственных и заемных средств.

    В бухгалтерском учете движение средств  для расчетов чеками учитывается  на отдельном субсчете "Чековые  книжки", открываемом к счету 55 "Специальные счета в банках".

    Депонирование суммы отражается записью:

    Д-т  сч. 55 "Специальные счета в банках", субсч. "Чековые книжки", К-т  сч. 51 "Расчетные счета", 52 "Валютные счета", 66 "Расчеты по краткосрочным  кредитам и займам".

    После этого отражается сумма средств по полученным в банке чекам:

    Д-т  сч. 006 "Бланки строгой отчетности".

    На  сумму выплаченных по чеку средств  составляется запись:

    Д-т  сч. 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", 70 "Расчеты  с персоналом по оплате труда", 71 "Расчеты с подотчетными лицами", К-т сч. 55 "Специальные счета  в банках", субсч. "Чековые книжки".

    Списание суммы средств по использованным чекам отражается записью:

    К-т  сч. 006 "Бланки строгой отчетности".

    В ходе инвентаризации должны быть проверены  остатки выданных, но не оплаченных банком чеков (не предъявленных к  оплате), которые должны совпадать  с сальдо по счету 55 "Специальные счета в банках", субсчет "Чековые книжки". Кроме того, проверке подвергаются остатки по неиспользованным чекам, сумма средств по которым должна быть возвращена в банк на соответствующие счета по учету средств, за счет которых осуществлялось открытие специальных счетов. 

3.2. Оформление  результатов аудиторской проверки  денежных средств 

Типичные  нарушения в кассовых документах 

    Практика  аудита расчетов наличными денежными  средствами свидетельствует о множестве  нарушений в этой серьезной области и, в частности, в оформлении кассовых документов. К типичным нарушениям относятся следующие:

    - небрежно заполнены строки отдельных  форм (если они заполняются вручную)  и отсутствует корректность (смещение  строк) (если заполняются автоматически);

    - не проставлены номера приходных  и расходных кассовых ордеров,  авансовых отчетов;

    - не указаны корреспондирующие  счета и субсчета в приходных  и расходных кассовых ордерах;

    - в строке "Приложение" к приходному  кассовому ордеру (ПКО) и расходному  кассовому ордеру (РКО) даны не все реквизиты соответствующих прилагаемых документов (накладных, счетов-фактур, доверенностей и т.п.);

    - даты квитанций и ПКО не  совпадают;

    - суммы НДС выделены неверно;

    - фамилии, имена и отчества лиц,  подписывающих кассовые документы, написаны неразборчиво, отсутствуют отдельные подписи, нет расшифровки подписей;