Совершенствования операционно-кассового обслуживания

        Право контрольной (первой) подписи денежно-расчетных  документов, подлежащих дополнительному контролю, принадлежит руководителю, главному бухгалтеру банка и заместителю. В установленных случаях денежно-расчетные документы снабжаются также переводным ключом, оттиском гербовой печати. Образцы подписей работников банка с указанием характера (единоличная или контрольная подпись) даются всем кассовым, операционным и другим работникам, проверяющим документы.

       Кассиры до  приема денег от клиентов по  их объявлениям проверяют на  них наличие подписи ответственного  исполнителя, а до выдачи денег по чекам – наличие на чеке подписи ответственного исполнителя и разрешительной подписи контролера.

       При зачислении  средств на счет получателя  ответственный исполнитель проверяет  наличие на копии платежного  поручения, требования или мемориального ордера подписи ответственного исполнителя, ведущего счет плательщика. Эта подпись свидетельствует о законности операции и

подлинности документа.

       Некоторые операции  подвергаются дополнительному контролю  и поэтому подписываются после ответственных исполнителей старшими по должности работниками банка. К таким операциям относятся: перевод денег уполномоченным предприятий, выдача вкладов гражданам, выплата пени и некоторые другие выплаты. Все чеки на выплату наличных денег и расходные кассовые ордера повторно проверяются специальным контролером. Кассовые работники подписывают все кассовые документы и те вне балансовые ордера, по которым ценности и документы принимаются и выдаются кассой.

       Ряд операций  совершается только при наличии на денежно-расчетных документах контрольной подписи главного бухгалтера или его заместителя. Так, главный бухгалтер подписывает все документы по операциям, производимым по счетам клиентов без их поручений или требований и распоряжений кредитно-планового отдела, а также документы по внутрибанковским операциям, исправительные ордера. Все документы по операциям с драгоценными металлами и иностранной валютой подписываются главным бухгалтером, а по эмиссионным операциям - и управляющим учреждением банка.

       После отражения  денежно-расчетных документов по  аналитическому и синтетическому учету и сверке записей документы за день формируются и брошюруются для хранения. В отдельные папки группируются кассовые документы бухгалтерии, подобранные по восходящим номерам дебетованных балансовых счетов, корреспондирующих со счетом кассы, и вне балансовые ордера по операциям с ценностями и документами, хранящимися в кладовой банка.

       Формирование  мемориальных документов осуществляется  операционным работником по поручению  главного бухгалтера. Документы  для оформления подбираются в  возрастающем порядке номеров по дебету одного балансового счета, а за ними – документы по дебету двух и более счетов. Сюда помещаются также внебалансовые ордера по операциям, не проходящим через кассу. Сброшюрованные документы подсчитываются, сумма их сверяется с итогом оборотов в сводке оборотов, включая обороты по приходу и расходу кассы; лента подсчета прилагается к документам. Мемориальные документы и приложения к ним должны иметь сквозную нумерацию. Папка с документами за день снабжается указанием их количества и общей суммы, которая сверяется с итогами сводки оборотов задень, подписями работника, формировавшего документы, и главного бухгалтера.

       В отдельные  папки помещаются документы по  внутрибанковским, эмиссионным операциям, операциям с драгоценными металлами и иностранной валютой, документы с длительными сроками хранения (по ссудам индивидуальным заемщикам, вкладам граждан и др.).

       На лицевой  стороне общей папки кассовых  и мемориальных документов указываются  данные о сумме документов, находящихся в отдельных папках. Для обеспечения сохранности кассовые документы в течение года и мемориальные – в течение месяца хранятся в кладовой банка или в несгораемом шкафу. Справки по документам можно навести с разрешения главного бухгалтера или его заместителя. Изъять документ можно лишь по письменным требованиям судебных и следственных органов, арбитража и вышестоящего учреждения банка, оформив акт изъятия.

   Документооборот по банковским  операциям представляет собой  последовательное движение денежно-расчетных документов от момента их составления до завершения операций за рабочий день. От правильности и четкости организации документооборота зависит своевременность отражения банковских операций по счета банка в бухгалтерском учете предприятий. С этой целью в учреждениях банка составляются графики документооборота, предусматривающие движение во времени различных видов документов от одного структурного подразделения к другому.

        Расчетные  документы передаются клиентами  банку, как правило непосредственно  ответственным исполнителям.

        Расчетные  документы, оплачиваемые со ссудных  счетов и счетов финансирования, а также документы на оплату  товаров, реализуемых мелким оптом, подлежащие предварительному контролю, сдаются в кредитный отдел  для получения разрешительной подписи на их оплату, а затем передаются в операционные отделы.

        Порядок прохождения  документов по структурным подразделениям  учреждений банка устанавливается  главным бухгалтером в соответствии  с основными Правилами документооборота  и контроля. При выполнении кассовых операций приходные кассовые документы отражаются в учете после приема денег кассой. Наличные деньги выплачиваются по расходным кассовым документам после отражения их по счетам бухгалтерского учета. При совершении безналичных расчетов мемориальные документы сначала проводятся по дебету счетов плательщиков, а затем по кредиту счетов получателей. Каждый документ подвергается предварительному контролю для установления законности операции, правильности оформления и возможности оплаты исходя из фактического наличия денежных средств. В подтверждение проведенной проверки ответственный исполнитель подписывает документ и его копию. Первые экземпляры документов используются как основание для совершения бухгалтерских записей и хранятся и банке в качестве оправдательных. Все кассовые расходные операции подвергаются дополнительному контролю.

Документооборот и контроль по кассовым расходным операциям организуют следующим образом. Ответственный исполнитель на основании кассового расходного документа проверяет законность операции и возможность ее совершения с учетом наличия средств на счете. Одновременно проверяется правильность оформления документа, сличаются подписи и оттиски печати клиента, а также номер чека с номером, записанным в карточке образцов подписей, после чего документ передается контролеру.

        В необходимых  случаях сумма выдачи отражается  ответственным исполнителем в  оперативном учете. При выдаче  денег на заработную плату  сумма чека регистрируется в  специальной карточке, открываемой для контроля за расходованием фондов заработной платы контролер также проверяет правильность оформления документов и записывает их сумму в расходный кассовый журнал, после чего документы направляются в кассу для выдачи наличных денег.

        Документооборот по приходным кассовым операциям обеспечивает зачисление сумм на счета только после фактического поступления денег в кассу. Приходный кассовый документ, принятый или составленный ответственным исполнителем, регистрируется им в кассовом журнале и передается в кассу вместе с выписанной квитанцией.

        Получив обратно  из кассы ордер из комплекта  бланков (форма 0402001) с подписью кассира  о приеме денег, ответственный  исполнитель проверяет подлинность  подписи кассира на ордере  по ее, образцу, после чего документ используется как основание для записей в лицевых счетах.

        Для своевременного  выполнения банковских операций  предусмотрены следующие правила:

        1) Все документы, принятые от клиентов в течение  операционного времени (3,5 – 4 ч), должны быть в тот же день отражены на счетах баланса банка. На оплату обращаются остатки средств на начало дня и новые поступления; поступающие документы передаются на компьютер в течение всего дня в соответствии с графиком сдачи документов. Передачи переводов через факс и телефон предусмотрены в графике по мере оформления расчетных документов к проведению по счетам клиентов и составления по нему факса преимущественно в первой половине рабочего дня;

        2) Все денежно-расчетные  документы, подлежащие отправке другим учреждениям банков, в тот же день передаются представителю учреждения.

        В связи  с ведением бухгалтерского учета  и обработкой банков информации  на компьютере имеются некоторые  особенности в организации документооборота  и передаче информации через факс. В учреждениях банков, учет которых ведется компьютерными технологиями, формируется группа контроля из специально подготовленных учетно-операционных работников. В названную группу направляются все денежно-расчетные документы после их обработки ответственными исполнителями для проверки полноты и правильности необходимых реквизитов, в том числе номеров счетов клиентов и корреспондентов и наличия подписей работников банка.

  В каждом отделении банка  составляется график документооборота, в котором предусматривается время, необходимое для обработки документов, как в операционное, так и в послеоперационное время. В операционное время производится обработка документов поступивших от местных клиентов, иногородних и одногородних филиалов банка до его завершения. Графиком документооборота предусматривается также время, необходимое для обработки документов в послеоперационное время, т.е. поступивших после операционного дня, с целью подготовки их к следующему дню.

       По согласованию  с клиентами учреждения банков устанавливают график для обслуживания, составленный с учетом времени поступления в банк документов от других учреждений, чтобы обеспечить равномерность их обработки. Для ускорения документооборота и обеспечения равномерной операционной нагрузки устанавливается ступенчатый график рабочего времени банковских работников разных подразделений.

2.3. Опыт операционно-кассового обслуживания  в банках зарубежных стран

      Выбор формы платежа зависит от специфики взаимоотношений покупателя и продавца, особенностей риска данной страны и характера поставляемой продукции. Если поставщик имеет постоянные хозяйственные связи с покупателем и при этом хорошо знает истории предыдущих платежей, риск неплатежа снижается; Если поставщик установил отношения с покупателем на недавней промышленной выставке, платежно-расчетные отношения изначально имеют более высокий риск.

                                        Выбор условий платежа

 Таблица 5.

  Метод платежа определяется гарантиями, которые требует поставщик для 
производства и отправки товара. Наиболее надежным является досрочный платеж наличными. При выборе метода платежа необходимо учитывать следующие обстоятельства.

1. Кредитоспособность покупателя и надежность поставщика.
2. Тип поставляемого товара и его ценность.
3. Условия платежа, предложенные другими фирмами.
4. Рыночную конъюнктуру (выгодную как для покупателя, так и для поставщика).
5. Риск ограничения перевода средств из страны в страну.
6. Таможенные ограничения.

В механизме взаимоотношений поставщика и покупателя следует выделить понятие «время платежа». Для определения этой категории покупатель рассматривает такие варианты:

• досрочный платеж (возможен при доверии покупателя

     к поставщику);

• платеж при отправке (имеет место после подтверждения отгрузки товара);
• платеж после получения покупателем отправленных товаров (применяется, как правило, если покупатель не знает поставщика).