Совершенствования операционно-кассового обслуживания

Кассовые документы могут быть изъяты из банка в случаях, предусмотренных действующим законодательством Кыргызской Республики.

Изъятие (выемка) кассовых документов производится только с разрешения руководителя банка по официальным запросам следственных органов по делам, находящимся в производстве.

При изъятии (выемке) документов следователем, он должен представить постановление прокурора или суда об изъятии.

При изъятии подлинного документа обязательно производится снятие его ксерокопий, составляется в двух экземплярах акт или протокол изъятия за подписями руководителя учреждения банка или его заместителя, главного бухгалтера и представителя учреждения, для которого изымается документ.

В акте или протоколе должно быть точно указано, по чьему требованию и разрешению производится изъятие, и какой именно документ изымается. Второй экземпляр акта или протокола вручается указанному представителю.

На месте изъятого подлинного документа помещается заверенная главным бухгалтером копия документа, первый экземпляр акта или протокола и требование на изъятие документа с распиской лица, получившего подлинный документ. Об изъятии главный бухгалтер делает за своей подписью надпись на обложке папки с документами.

В случае одновременного изъятия документов за разные даты одного года составляется один акт или протокол на все изъятые документы с включением их перечня. На место одного из этих документов помещается его копия, требование на изъятие и первый экземпляр акта или протокола, а взамен остальных документов остаются копии с отметкой о месте хранения требования на изъятие.

Наличные деньги операционной кассы и другие ценности в денежных хранилищах находятся под ответственностью руководителя, главного бухгалтера и заведующего кассой банка. В ОАО «Айыл Банк» они находятся под ответственностью заместителя Председателя Правления, заместителя главного бухгалтера и заведующего кассой.

Временная передача ключей от денежных хранилищ от одних должностных лиц другим, вызываемая уходом в отпуск, выездом в командировку, болезнью и прочими причинами, производится по приказу Председателя Правления.

Все деньги и другие ценности хранятся в денежных хранилищах. (Под денежными хранилищами имеются в виду специально оборудованные кладовые и отдельные несгораемые сейфы банков, где хранятся деньги и другие ценности). Денежные хранилища пронумеровываются путем проставления на них порядковых номеров. Внутри денежного хранилища деньги и другие ценности хранятся на металлических стеллажах (полках) при условии, если такие стеллажи имеют решетки и запираются на замок. Ключи находятся в шкафу заведующего кассой.

Денежную наличность операционной кассы в денежном хранилище можно хранить в тележках, которые после проверки должностными лицами вложенных в них денег закрываются заведующим кассой на ключ. Если в тележках хранится денежная наличность операционной кассы, подготовленная кассирами для совершения на следующий рабочий день расходных операций, то указанные тележки закрываются на ключ и пломбируются пломбирами соответствующих кассиров. Каждая тележка снабжается ярлыком с указанием на нем даты, подписи, именного штампа кассира, готовившего деньги, и общей суммы вложенных денег.

Необработанные банкноты или деньги, сдаваемые филиалами, терминалами, обменными пунктами и сберкассами банка, должны сдаваться заведующей кассой в хранилище в опломбированном мешке или инкассаторской сумке с ярлыком с указанием даты упаковки, суммы вложения и фамилии кассира.

В денежном хранилище раздельно хранятся:

а) наличные деньги операционной кассы. При этом предварительно подготовленная денежная наличность для выдачи за счет денег операционной кассы хранится отдельно от других ценностей операционной кассы;

б) иностранная валюта (чеки);

в) золото, платина и другие драгоценные металлы;

г) прочие ценности.

При приеме денег и ценностей в денежные хранилища должностные лица, ответственные за сохранность ценностей, обязаны проверить:

- банкноты - полные, неполные и сборные  пачки по числу корешков и  надписям на накладках;

- банкноты, не упакованные в соответствии с установленными требованиями, - полистным счетом;

- банкноты, предварительно подготовленные  для выдачи и сданные на  хранение - по надписям на ярлыках, прикрепленных к мешкам (тележкам);

- иностранную валюту и валютные  платежные документы, сформированные  по видам, достоинствам и упакованные в полные, неполные и сборные пачки - по числу корешков и надписям на накладках;

- чековые, вкладные, квитанционные  книжки - по пачкам, без полистного  пересчета;

- остальные ценности (в условной  или номинальной оценке) - поштучно  или полистно.

Находящиеся в операционной кассе годные банкноты хранятся отдельно от ветхих банкнот.

Иностранная валюта (чеки) хранится в пачках или пакетах раздельно по наименованиям валюты, а внутри каждой валюты - по ее достоинствам.

Ценности на хранении, не разобранные посылки с деньгами, а также разные документы и ценности. учитываемые по внесистемному учету хранятся разложенными по датам в порядке поступления, а внутри одной даты - в порядке номеров ценностей.

Все бланки строгой отчетности учитываются по внесистемному учету, как в книжках, так и в отдельных листах, в условной оценке один сом за каждую книжку или лист. В кассе ведется учет находящихся в денежном хранилище бланков строгой отчетности по их видам в книге или с указанием оценки остатка бланков к концу дня.

По мере вскрытия кассиром отдельных пачек с чековыми и квитанционными книжками в присутствии должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей учреждения банка, или специально выделенного контролера проверяется количество книжек в каждой пачке, количество листов (чеков или квитанций) в каждой книжке и последовательность их номеров. На всех чеках и квитанциях книжек, подлежащих использованию, проставляется штамп с наименованием учреждения банка и его условным номером. Дефектные, испорченные книжки, а также книжки, невостребованные в течение 15 дней со дня представления клиентами заявки на их получение (по справке оперативного работника, принимавшего заявку), погашаются клинообразной вырезкой части бланка, предназначенной для подписей и до их уничтожения специальной комиссией, учитываются на внесистемном учете с актами, составленными за подписями должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей, в которых подробно перечисляются признаки дефектности книжек.

Деньги и другие ценности могут выноситься из денежных хранилищ для производства операций по их обработке, контрольному пересчету и ревизии только в помещение кассы.

Выдача ценностей из денежных хранилищ производится под расписку в книге, записи в которой производятся по видам ценностей, кроме того, - по достоинствам.

Книга хранится в денежном хранилище и после использования передается в архив.

Принятые банкноты, ценности в денежных хранилищах учитываются в книге. Книги ведутся заведующим кассой. Стеллажи, полки, тележки, сейфы и металлические шкафы, используемые для хранения ценностей, по окончании совершения операций, независимо от наличия в них ценностей, закрываются на ключ.

Перед закрытием денежных хранилищ должностные лица, ответственные за сохранность ценностей, непосредственно в денежных хранилищах проверяют:

а) все ли подлежащие хранению в хранилищах ценности, книги и документы внесены в хранилище;

6) соответствует ли фактическое  наличие операционной кассы и  других ценностей данным бухгалтерского  учета и остаткам, указанным в  книге;

в) все ли шкафы, окна, ставни закрыты, а вентиляторы и свет выключены.

Одновременно с этим заместитель главного бухгалтера сверяет остатки ценностей, записанных в книге, с данными остатков соответствующих счетов бухгалтерского учета. Остатки по счету 10001“Банкноты и монеты в оборотной кассе” в иностранной валюте ежедневно проверяются по лицевым счетам иностранной валюты и драгоценных металлов.

Правильность остатков, выведенных в книге, ежедневно удостоверяется подписями должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей. Оговорки и исправления сумм остатков заверяются подписями тех же должностных лиц. Если операции по покупке и продаже иностранной валюты значительны и регулярны, то остатки наличной иностранной валюты и оплаченных платежных документов могут учитываться в отдельной книге по усмотрению руководителя банка. В общую книгу остатки по этим ценностям не записываются. При незначительных и нерегулярных оборотах по иностранной валюте ведется одна книга.

В книгах производятся записи общих остатков ценностей по каждому счету на каждый операционный день до закрытия денежных хранилищ.

Если операции с иностранной валютой не производились, можно в книге на следующий день не выводить. Эта книга в течение дня хранится у заведующего кассой, по окончании дня - в денежном хранилище.

Денежные хранилища, в которых хранятся денежная наличность операционной кассы и другие ценности, открываются и закрываются не менее чем на два ключа и опечатываются печатями трех должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей. При условии применения в денежных хранилищах новых систем, предусматривающих электронные кодовые замки, в этих хранилищах опечатывание не производится. Каждое должностное лицо, ответственное за сохранность ценностей, имеет свой код, который меняется при смене должностных лиц и порядок открытия, закрытия хранилищ устанавливается в соответствии с типом замков. Ключи от денежных хранилищ и коды, если таковые имеются, должны находиться:

первый ключ (код) - у заведующего кассой; второй ключ (код) - у руководителя; третий ключ, если он имеется, (код) - у главного бухгалтера.

Ключи от денежных хранилищ после рабочего дня хранятся у каждого материально ответственного лица в сейфе.

Все денежные хранилища, сейфы, металлические шкафы, в которых хранятся деньги и ценности, должны иметь дубликаты ключей. Дубликаты ключей с подробной описью вкладываются в пакет либо в отдельные пакеты, обшиваются тканью и опечатываются печатями трех должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей. С целью снижения кассовых рисков пакет с дубликатами ключей от денежных хранилищ сдается на хранение в другой коммерческий банк либо, в случае раздельной упаковки дубликатов, в разные коммерческие банки. Дубликаты ключей от сейфов и металлических шкафов сдаются на хранение в Службу безопасности банка. Расписка или квитанция коммерческого банка в приеме пакета с дубликатами ключей оценивается как 1 сом, хранится в отдельном пакете в кассе и учитывается по внесистемному учету.

Проверка дубликатов ключей производится в случаях поломки или утраты первого экземпляра ключа, при ревизиях и проверках, при смене должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей.

Изъятие дубликатов ключей производится должностными лицами, ответственными за сохранность ценностей, составляется и подписывается акт с указанием причин их изъятия.

Вход в денежное хранилище разрешается только должностным лицам, ответственным за сохранность ценностей, которые имеют ключи и печати от денежного хранилища.

Другие работники банка могут входить в денежное хранилище только с разрешения Заместителя Председателя Правления банка.

В рабочие дни все денежные хранилища подлежат открытию, осмотру и проверке должностными лицами, ответственными за сохранность ценностей, независимо от того, совершались или нет операции с ценностями.

Перед открытием денежных хранилищ должностные лица, ответственные за сохранность ценностей, в присутствии представителя охраны проверяют, не имеют ли повреждений двери, замки, шпагат и печати, а также приваренные ушки, через которые продевается шпагат, после чего расписываются в контрольном журнале в приеме от охраны оттисков печатей, которыми опечатаны денежные хранилища.

В случае повреждения дверей, замков, шпагата или печатей, а также при наличии подозрений в попытке проникнуть в денежное хранилище об этом немедленно, до открытия хранилища, составляется акт, подписываемый всеми должностными лицами, ответственными за сохранность ценностей, и представителем охраны, принимаются необходимые меры на месте, а также сообщается вышестоящему управлению.

Дощечка с печатями срезается путем разрезания одного оборота шпагата, и после осмотра хранилищ, оттиски уничтожаются.

Если прием денежной наличности, поступившей в вечернюю кассу, производится должностными лицами, ответственными за сохранность ценностей, без явки кассира этой кассы утром следующего дня в учреждение банка, уничтожение оттисков печатей производится только после приема денежной наличности.

При нарушении целостности окон, стен, пола, потолка необходимо немедленно произвести проверку наличия ценностей с составлением об этом акта. В этом случае оттиски печатей не уничтожаются.

В течение рабочего дня денежные хранилища, сейфы и шкафы закрываются на ключи, а при наличии в них ценностей, кроме того, опечатываются печатями должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей (руководителя, заведующего кассой, главного бухгалтера). Опечатывание их по окончании рабочего дня производится в присутствии представителя охраны.