Совершенствования методологии учета и анализа оплаты труда

Примечание – Источник: собственная разработка

2.4 Показатели бухгалтерской и статистической отчетности по труду и заработной плате

Отчетность выполняет важную функциональную роль в системе экономической информации. Она интегрирует информацию всех видов учета (бухгалтерского, статистического, оперативно – технического), обеспечивает связь и сопоставление плановых, нормативных и учетных данных, представленных в виде таблиц, удобных для восприятия информации всеми пользователями.

При формировании бухгалтерской отчетности предприятие должно обеспечить нейтральность информации, которую она содержит, то есть исключается одностороннее удовлетворение интересов одних групп пользователей перед другими. Информация не является нейтральной, если посредством отбора или формы представления она влияет на управленческие решения пользователей для достижения ими заранее определенных целей.

Форма государственной статистической отчетности 4-фонд (Минтруда и соцзащиты) «Отчет о средствах Фонда социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь»,  квартальной периодичности,  представлена в приложении Ч. Данный отчет представляют работодатели, являющиеся плательщиками обязательных страховых взносов в Фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь.

В графе 001  отчета указывается среднесписочная численность застрахованных лиц. Среднесписочная численность работников за месяц определяется как сумма значений численности работников списочного состава, подлежащих включению в среднесписочную численность, за каждый календарный день отчетного месяца, разделенная на количество календарных дней этого месяца. В УП «Бумажная фабрика» Гознака среднесписочная численность застрахованных лиц с начала года составляет 830 человек.

По строке 003 раздела II отражается общая сумма выплат в денежном и (или) натуральном выражении, начисленная работникам, включая вознаграждения по гражданско-правовым договорам, по которым начисляются взносы по государственному социальному страхованию. В УП «Бумажная фабрика» Гознака сумма выплат в денежном и натуральном выражении за 2011 год составила 13184, 1 млн. рублей.

По строке 006 отражается остаток задолженности плательщика Фонду по состоянию на 1 января отчетного года, который переносится из строки 021 отчета за январь - декабрь предыдущего года и сохраняется без изменения в отчетах отчетного года.

По строке 007 отражается остаток задолженности Фонда организации по состоянию на 1 января отчетного года, который переносится из строки 020 отчета за январь-декабрь предыдущего года и сохраняется без изменения в отчетах отчетного года. В УП «Бумажная фабрика» Гознака остаток задолженности Фонда предприятию по состоянию на 1 января 2012 года составил 158,2 млн. рублей.

Форма государственной статистической отчетности 4-страхование (Белгосстрах) «Отчет о средствах по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» квартальной периодичности представлена в приложении Ш. Данный отчет представляют страхователи по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

К страхователям, для целей настоящего государственного статистического наблюдения, относятся юридические лица, обособленные подразделения юридических лиц, в том числе представительства иностранных организаций, индивидуальные предприниматели, которые в соответствии с законодательством Республики Беларусь предоставляют работу гражданам Республики Беларусь, иностранным гражданам, лицам без гражданства, проживающим в Республике Беларусь, или привлекают к работе таких граждан.

По строке 05 данного отчета отражается общая сумма выплат всех видов, начисленных в пользу лиц, подлежащих обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, по всем основаниям независимо от источников финансирования, на которые в соответствии с законодательством начисляются страховые взносы по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. В УП «Бумажная фабрика» Гознака сумма выплат в денежном и натуральном выражении за 2011 года  составила 17805 млн. рублей.

По строке 20 отражается сумма задолженности страхователя по платежам Белгосстраху на 1 января отчетного года, которая должна быть равна данным по строке 31 отчета за январь - декабрь предыдущего года и сохраняется без изменения в отчетном году. Задолженность УП «Бумажная фабрика» Гознака Белгосстраху на 1 января 2012 года составляла 3006032 рубля.

Согласно постановления Национального статистического комитета Республики Беларусь от 04.08.2011 № 219 «Об утверждении формы государственной статистической отчетности 12-т «Отчет по труду» и указаний по ее заполнению» [26] УП «Бумажная фабрика» Гознака представляет ежемесячно до 12 числа после отчетного периода отчет по форме 12-т «Отчет по труду» в отдел статистики по Борисовскому району (приложение Щ). Государственную годовую статистическую отчетность по форме 12-т «Отчет по труду» до 12 числа после отчетного периода, представляют юридические лица, их обособленные подразделения численностью более 16 человек.

Как и любая отчетность, статистическая отчетность имеет свою форму. Форма 12-т состоит из 5 разделов.

В разделе 1 отчета по труду за 2010 год отражена численность работников, заработная плата и отработанное время. В разделе 2 «Списочная численность работников в среднем за период, средняя численность граждан, выполнявших работу по гражданско-правовым договорам, и внешних совместителей. В разделе 3 «Работа в режиме вынужденной неполной занятости и движение работников списочного состава (без внешних совместителей) отражена численность работников, с которыми в отчетном периоде заключен трудовой договор, и прием на работу которых оформлен приказом нанимателя; численность работников, принятых на дополнительно введенные рабочие места в результате реконструкции, расширения производства, увеличения сменности и тому подобное; численность уволенных из организации работников, независимо от оснований прекращения трудового договора, увольнение или перевод которых оформлен приказом. Раздел 4 «Численность и фонд заработной платы отдельных категорий работников» для УП «Бумажная фабрика» Гознака не заполняется. В разделе 5 «Численность и фонд заработной платы работников по видам экономической деятельности» отражена среднесписочная численность работников (без внешних совместителей и граждан, выполнявших работу по гражданско-правовым договорам), фонд заработной платы работников списочного состава и внешних совместителей (без граждан, выполнявших работу по гражданско-правовым договорам), списочная численность работников в среднем за период, средняя численность граждан, выполнявших  работу по гражданско-правовым договорам, средняя численность внешних совместителей по видам экономической деятельности, осуществляемым в организации.

Еще одним отчетом о численности, составе и профессиональном  обучении кадров, предоставляемым УП «Бумажная фабрика» Гознака» является отчет по форме 6-т (кадры) (приложение Э).

В разделе  1 отражена списочная численность работников организации по категориям персонала, уровню образования и возрасту.

В разделе 2 отражены данные о работниках, прошедших обучение непосредственно в организации (рабочих и других служащих), а также обученных по направлению организации в учреждениях образования (подразделениях учреждений образования), обеспечивающих повышение квалификации и переподготовку кадров.

Раздел 2 отчета составлен на основании соответствующих документов единого образца, установленного Министерством образования Республики Беларусь, выданных слушателю, обучающемуся в учреждениях образования (подразделениях учреждений образования), обеспечивающих повышение квалификации и переподготовку кадров, после итоговой аттестации, и других соответствующих документов в случае обучения непосредственно на производстве или в других государствах.

2.5 Направления совершенствования  учета труда и заработной платы

Одним из важнейших участков бухгалтерского учета является расчет заработной платы. С этой стороны деятельности бухгалтерии сталкивается не только руководство, но и весь персонал предприятия. Разумеется, всем бы хотелось, чтобы он происходил своевременно и безошибочно. Препятствием в этом служит высокая трудоемкость начисления заработной платы на предприятиях со значительным количеством работающих. Естественно, что многим бухгалтерам, рассчитывающим заработную плату, хотелось бы облегчить свой труд, возложив на компьютер рутинную работу. Для решения этой проблемы созданы как специализированные программы, так и модули, входящие в состав больших программных комплексов.

На рынке бухгалтерских программ встречаются довольно известные автономные программы расчета заработной платы, такие как,  например, 1С: «Зарплата + кадры» фирмы  Мисофт, эти продукты недорого стоят и продаются большими тиражами.

Функциональный комплекс программ по учету труда и расчету заработной платы должен включать решение  следующих основных задач:

• ведение справочников подразделений, сотрудников, начислений и удержаний, бухгалтерских счетов, шифров производственных заказов и пр.;
• ведение табелей рабочего времени, расчет начислений, связанных с повременной и сдельной формами оплаты труда, в том числе по КТУ;
• расчет отпусков, больничных листов и других отклонений от нормального режима работы;
• автоматическое начисление различных надбавок, пособий, доплат, регулярных премий и автоматическое удержание алиментов, кредитов, сумм по исполнительным листам судов;
• разовые премии, работа с произвольными начислениями и удержаниями;
• расчет налогов для штатных и внештатных сотрудников;
• печать платежных ведомостей, расчетных листков, лицевых счетов, межрасчетных ведомостей, платежных поручений, налоговой карточки;
• контроль выдачи денежных сумм, ведение депонентов;
• распределение заработной платы по бухгалтерским счетам и объектам затрат;
• составление отчетов в Фонд социальной защиты населения  и Инспекции Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь в электронной форме.

Чрезвычайно важно также при рассмотрении всех этих вопросов обратить внимание на возможности настраивать программу, ведь, с одной стороны, методики расчета заработной платы на предприятиях разных отраслей и форм собственности сильно отличаются, с другой стороны - происходят постоянные изменения в законодательстве. К настройке следует отнести: задания и изменение ставок налогов, минимального размера оплаты труда, методик расчета начислений, нерабочих дней, реквизитов предприятия и прочее.

Теперь, когда мы перечислили основные требования, рассмотрим на примере программы 1С: Предприятие версия 8.0 Конфигурация «Зарплата и управление персоналом для Беларуси» как эти задачи могут решаться. Данная программа представляет собой готовое решение задачи расчета заработной платы и ведения кадрового учета на предприятиях и организациях любой формы собственности и типа финансирования.  Конфигурация «Зарплата и управление персоналом для Беларуси» включает необходимый набор справочников для ввода и хранения информации, набор документов, регистрирующих факты хозяйственной деятельности, алгоритмы проведения расчетов, набор отчетов и других вспомогательных средств управления данными для расчета заработной платы.

В поставку программы входит несколько экземпляров типовой конфигурации. Один из них – основной, с пустой информационной базой, то есть с пустыми справочниками и пустыми журналами документов. Остальные представляют собой демонстрационные примеры (с наполненной информационной базой), при помощи которой можно познакомиться и конфигурацией.

Основная конфигурация предназначена для работы с системой на вашем предприятии и проведения реальных расчетов заработной платы. Демонстрационные конфигурации служат для того, чтобы продемонстрировать практическую работу описываемой конфигурации в различных вариантах и уже содержат целый набор документов и предысторию расчетов по нескольким сотрудникам абстрактных предприятий. В данной документации описываются основные принципы и последовательность заполнения справочников, а также практическая работы с основным, не заполненным данными экземпляров конфигурации. Первоначально демонстрационная конфигурация программы предполагает 4 типа пользователей, имеющих следующие условные названия: «Администратор», «Главный бухгалтер», «Расчетчик», «Кадровик».

Тип пользователя определяет интерфейс работы с информационной базой: полный интерфейс работы с информационной базой: полный интерфейс для «администратора», а также интерфейсы для «главного бухгалтера», «расчетчика» и «кадровика». Под интерфейсом здесь понимается состав главного меню программы и набор панелей инструментов первоначально предлагаемый программой пользователю. Данная конфигурация предполагает следующую общую последовательность действий бухгалтера-расчетчика или кадровика от начала периода до закрытия месяца:

• смена расчетного периода журнала заработной платы;
• ввод одного или нескольких регламентных документов «Начало месяца»;
• прием на работу новых сотрудников или увольнение;
• кадровые перемещения сотрудников;
• ввод различных документов по начислениям: наряды, договора подряда и другие;
• ввод и расчет документов типа больничных, приказов на отпуск, приказов на оплату по среднему заработку, то есть отклонений от нормального
• режима работы);
• ввод документов типа «Платежная ведомость» для осуществления межрасчетных выплат и аванса;
• расчет заработной платы;
• депонирование не выданных сумм по платежной ведомости;
• закрытие (то есть оплата, частичное депонирование или перечисления заработной платы в банк) документов « Платежная ведомость», полученных в расчетном периоде;
• получение отчетов и формирование бухгалтерских проводок по результатам расчета.

Выполнение расчетов производится после ввода всех необходимых документов. После проведения расчета заработной платы меню «Отчеты» дает возможность получить следующие отчеты:

• табель учета отработанного времени по форме Т 13;
• расчетные листки, которые могут формироваться,  как и по всему предприятию в целом, так и по одному подразделению или же только для одного сотрудника за любой расчетный период;
• налоговая карточка;
• справка о доходах;
• отчет об итоговых суммах начисленных доходов;
• отчеты для пенсионного фонда (анкета и индивидуальные сведения о застрахованном лице);
• расчетная ведомость, в которой представлена полная информация о результатах расчетов за любой расчетный период.

Расчетные ведомости и свод можно получить для всех сотрудников предприятия, а также для некоторых сотрудников, согласно значениям реквизитов из группы реквизитов «Вывести».

Свод начислений и удержаний (кнопка «Свод») позволяет получить данные по начислениям и удержаниям за любой расчетный период: отчеты по больничным листкам; свод по перечислению заработной платы в банки; свод по алиментам; среднесписочная численность; кадровые отчеты; налоговая ведомость. С помощью этого окна можно получить отчет в виде налоговой ведомости, нажав кнопку «Ведомость». В налоговой ведомости формируются суммы, отчисляемые во внебюджетные фонды из фонда заработной платы предприятия. Все это свидетельствует о том, что применение программного обеспечения в значительной степени облегчит труд бухгалтера.