Совершенствование учета и контроля расчетов с подотчетными лицами в ООО "Арго"

    После запуска системы на экране появляется главное окно программы, которое представляет собой стандартное окно Windows и имеет заголовок (в верхней части), строку состояния (в нижней части) и рабочую область, содержащую элементы системы БЭСТ-ОФИС.

    Рабочая область системы включает в себя меню, панель инструментов, панель навигации и рабочее окно. При работе со справочниками партнеров и номенклатуры рабочее окно включает в себя дерево групп и окно реестра, при работе в остальных режимах – только окно реестра. Здесь можно работать одновременно в нескольких подсистемах не закрывая их, при этом легко перемещаться из одной в другую. Большой плюс и в том, что система очень наглядная и проста в пользовании, то есть не вызывает потребностей в специальном обучении (для пользования, но не для настройки программного продукта). Интерфейс системы БЭСТ-ОФИС состоит из:

    - Меню системы и панель инструментов – меню системы представляет собой стандартное меню Windows;

     - Панель навигации – панель навигации предназначается для быстрого перемещения по уровням БЭСТ-ОФИС;

    - Дерево групп – окно Дерево групп служит для отображения структуры реестров, которые допускают создание групп документов и могут быть представлены в иерархическом виде;

    - Рабочее окно системы – содержимое рабочего окна зависит от положения указателя на панели навигации.

    В основу построения системы положен  принцип раздельного ведения  оперативного, бухгалтерского, управленческого и налогового учета. Под оперативным учетом в БЭСТ-ОФИС понимается система регистрации первичных документов для учета хозяйственных операций. Данные оперативного учета образуют информационный фундамент, на котором работают все остальные компоненты системы. Такой подход позволяет обеспечить независимое ведение управленческого, бухгалтерского и налогового учета, а также исключить дублирование ввода данных. Виды учета представлены в таблице 3.2.

 Таблица 3.2

Виды  учета в системе БЭСТ-ОФИС

    Концепция раздельного ведения оперативного, управленческого, бухгалтерского и налогового учета, реализованная в БЭСТ-ОФИС, позволит ООО «Арго» иметь информацию о состоянии дел на предприятии без ввода проводок.

    В соответствии с законодательством, все хозяйственные операции в  ООО «Арго» должны быть подтверждены документально. Основная часть документов со всеми обязательными реквизитами в соответствии с законодательными актами создаются автоматизированным путем в системе БЭСТ-ОФИС.

    Минимальной информационной единицей системы являются документы различного вида. С помощью  документов осуществляется ввод первичной  информации в систему и сопровождение хозяйственных операций. Одни и те же документы могут быть доступны из различных подсистем.

    БЭСТ-ОФИС работает с определенным набором  документов. Каждый документ характеризуется видом документа. Вид документа определяет внешнюю форму документа, набор реквизитов и способ нумерации документов. В БЭСТ-ОФИС глубоко проработана система взаимосвязи между документами.

    Для отражения в системе движения информации по хозяйственным операциям, зарегистрированным на основании первичных документов, введен термин "статус документа". Статус документа отражает стадию выполнения хозяйственной операции. Документ, подтверждающий хозяйственную операцию, в разные моменты времени может иметь статус Черновик, Проведен, Квитирован. Документы, которые имеют статус "проведен", являются документами оперативного учета без бухгалтерского учета. Для котировки документы сдаются в бухгалтерию. То есть статус "квитирован" присваивается после обработки документов бухгалтером ООО "Перевозки ЮГ".

    По  функциональным признакам документы  объединяются в реестры, в некоторых случаях называемых журналами. В свою очередь, группы реестров объединяются в папки и подсистемы БЭСТ-ОФИС.

    В системе БЭСТ-ОФИС заложен принцип  параллельного ведения двух самостоятельных систем учета – бухгалтерской и налоговой. Организация налогового учета в системе позволяет вести учет по любой системе налогообложения, предусмотренной законодательством РФ для малых предприятий. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение 

     Освоение  методики учета и анализа денежных средств, в том числе расчетов с подотчетными лицами, имеет важное значение во всей системе бухгалтерского учета, так как подвижность денежных средств делает это участок хозяйственной деятельности экономического субъекта наиболее уязвимым с точки зрения различных нарушений и злоупотреблений.

     Научно  обоснованная система организации бухгалтерского учета содействует эффективному контролю за наличием и движением денежных средств предприятия, своевременному предупреждению отрицательных фактов в хозяйственной деятельности, получению полной и достоверной информации о хозяйственных процессах, результатах деятельности и финансовом состоянии организации.

     Помимо  выплаты заработной платы предприятие  выдает денежные средства наличными из кассы подотчетным лицам. Выдача подотчетных сумм производится на хозяйственные нужды и на командировочные расходы. Как правило, список подотчетных лиц устанавливается руководителем предприятия. По мере расходование денежных средств подотчетными лицами составляется отчет, где отражается (на основании оправдательных первичных документов: квитанции, чеки, билеты и т. д.) фактический расход денежных средств. Остаток неизрасходованных денежных средств возвращается в кассу предприятия. Израсходованные денежные средства списываются на затраты производства в зависимости от цели их израсходования.

     Что касается списания из под отчета работника суммы превышения против установленных норм, то они на основании главы 25 Налогового кодекса Российской Федерации для целей налогообложения не учитываются, поэтому в налоговом учете отражаются отдельно.

     Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций предусмотрен счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Это – активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму невозмещенного перерасхода. По дебету счета записываются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту – суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные по приходным кассовым ордерам (неиспользованные).

     Подотчетные суммы для контроля за их расходованием  учитываются в разрезе каждого  работника предприятия в ведомости  и журнале-ордере по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Основанием для заполнения этих документов являются расходные и приходные кассовые ордера – при выдаче средств в подотчет и возврате их в кассу, а также авансовый отчет – при списании израсходованных сумм.

     В результате изучения в ООО «Арго» системы бухгалтерского учета расчетных операций с подотчетными лицами обнаружено что расчеты с подотчетными лицами, их документальное оформление и отражение на счетах бухгалтерского учета ведется в строгом соответствии с действующим законодательством.

     С целью совершенствования учета  и контроля расчетов с подотчетными лицами в ООО «Арго» предложена методика анализа и прогнозирования денежных потоков на предприятии с применением экономико-математических методов. Прогнозирование расчетов с подотчетными лицами во многом зависит не только от объемов производства или обращения, но и от наличия необходимых денежных средств в кассе предприятия, что обусловлено соблюдением на предприятии платежно-расчетной дисциплины.

    Для автоматизации бухгалтерского учета в ООО "Перевозки ЮГ", в том числе операций с подотчетными лицами нами рекомендуется программа оперативного и бухгалтерского учета БЭСТ-ОФИС, версия 3.6.3.

    Комплекс  БЭСТ-ОФИС предназначен для автоматизации  управленческого, бухгалтерского и налогового учета на предприятиях малого и среднего бизнеса, специализирующихся в сфере оптовой торговли и оказания услуг.

    Концепция построения системы БЭСТ-ОФИС основана на том, чтобы, с одной стороны, максимально  облегчить труд работников бухгалтерии, с другой, предоставить руководству и управленческому персоналу возможность оперативного доступа к информации для принятия управленческих решениях. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  используемой литературы: