Совершенствование учета и контроля расчетов с подотчетными лицами в ООО "Арго"

     Возникающие в бухгалтерском учете по операциям  в иностранной валюте курсовые разницы отражаются в соответствии с пунктом 13 ПБУ 3/2000 как внереализационные доходы или внереализационные расходы, которые учитываются на счете 91 «Прочие доходы и расходы».  

     1.4. Нормативно – законодательное регулирование учета расчетов с подотчетными лицами. 

     Ведение бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус. Одни из них обязательны к применению, другие носят рекомендательный характер.

     В зависимости от назначения и статуса  нормативные документы целесообразно  представить в виде следующей системы:

• 1-ый уровень (законодательный) – определяет сущность бухгалтерского учета, его задачи, основные понятия, используемые в учете, порядок регулирования, организации и ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности.
• 2-ой уровень (нормативный) – устанавливает базовые правила формирования полной и достоверной информации по отдельным разделам бухгалтерского учета и представления информации в бухгалтерской отчетности.
• 3-ий уровень (методический) – документы этого уровня носят рекомендательный характер, в них изложены методические указания, разъяснения по вопросам постановки бухгалтерского учета.
• 4-ий уровень (организационный) – организации, руководствуясь законодательством РФ о бухгалтерском учете, нормативными актами органов, регулирующих бухгалтерский учет самостоятельно формируют свою учетную политику.

     В силу того, что расчеты с подотчетными лицами затрагивают несколько разделов как бухгалтерского, так и налогового учета перечень законодательных  актов достаточно велик.

     Основные  положения по отражению расходов с подотчетными лицами в бухгалтерском  учете регламентированы в Федеральном  Законе «О бухгалтерском учете» (1-ый уровень) .

     Порядок выдачи средств на хозяйственные  нужды и правила оформления выдачи оговорены в «Порядке о ведении кассовых операций» (14).

     В связи с тем, что расчеты с  подответными лицами осуществляются в  наличной форме, то размер расчетов подотчетного лица при оплате наличными должен отвечать нормам Указания Центрального Банка РФ (15), в соответствие с которым предельный размер расчетов наличными по одной сделке с одним юридическим лицом не должен превышать 100 000 руб. (3-ий уровень).

     Расчеты с подотчетными лицами оказывают  влияние на налогообложение предприятия  в разрезе налога на прибыль организаций, налога на добавленную стоимость, налога на доходы физических лиц и единого социального налога, т.е. они находят свое отражение в следующих главах Налогового Кодекса РФ (16). Глава 21 «Налог на добавленную стоимость», регламентирует правила списания НДС при осуществлении расходов за счет подотчетных средств. Глава 23 «Налог на доходы физических лиц» и глава 24 «Единый социальный налог» регламентирует порядок обложения НДФЛ и ЕСН сумм, полученных работником под отчет. Глава 25 «Налог на прибыль организаций» оговаривает порядок учета расходов, произведенных за счет средств, выданных под отчет, при расчете налогооблагаемой прибыли (1-ый уровень).

     Кроме того, расчеты с подотчетными лицами находят свое отражение в Положении  по бухгалтерскому учету №10/99 «Расходы организации» (3-ий уровень) (17).

     При оформлении командировочных расходов учитывают нормы Трудового Кодекса  РФ (18), который оговаривает перечень лиц, которые могут быть направлены в командировку (1-ый уровень).

     Размер  суточных устанавливается Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 г. №93 (1-ый уровень) (19).

     Основными документами четвертого уровня по расчетам с подотчетными лицами являются:

1. Учетная политика, формируемая главным бухгалтером организации и утверждаемая руководителем организации. Основы формирования и раскрытия учетной политики организации установлены ПБУ 1/98 «Учетная политика организации», утвержденным приказом Минфина России от 09.12.1998 г. №60н.
2. Утвержденные руководителем формы первичных учетных документов по учету расчетов с подотчетными лицами:
• приходный кассовый ордер (форма КО-1) - выписывается в случае, когда работник возвращает в кассу неизрасходованную подотчетную сумму;
• расходный кассовый ордер (форма КО-2) – выписывается при выдаче денежных средств под отчет;
• командировочное удостоверение (форма №Т-10) – определяет фактическое время нахождения работника в командировке;
• авансовый отчет с приложением подтверждающих документов (счетов, квитанций, проездных билетов, накладных и т.д.).

• Утвержденный руководителем План счетов бухгалтерского учета – содержит перечень применяемых организацией синтетических счетов и субсчетов.  
  

     2.Учет и контроль расчетов с подотчетными лицами

     в ООО "Перевозки". 

     2.1. Организационно-экономическая  характеристика предприятия 

     Общество с ограниченной ответственностью «Арго» создано в соответствии с законодательством Российской Федерации и зарегистрировано Администрацией г. Ростова-на-Дону в 2007 году.

     ООО «Арго» является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс и действует на основе Учредительного договора и Устава общества. ООО «Арго» специализируется на оказании посреднических услуг по перевозке грузов, а также экспедировании этих грузов. Местонахождение общества г. Ростов-на-Дону, ул. Главная, 25/4.

     Высшим  органом управления ООО «Арго» является общее собрание участников общества. Схема управления хозяйственной деятельностью общества имеет функциональное разделение, предполагающее обособление отдельных функций и выделение работников для их выполнения. С учетом этого признака весь персонал предприятия (15 человек) подразделяется на три категории: управленческий, оперативный и вспомогательный (рис. 2.1). 
 
 

Рис. 2.1  Схема управления деятельностью ООО "Перевозки". 

     Руководство текущей хозяйственной деятельностью  ООО «Арго» осуществляет директор, избираемый общим собранием общества. Он руководит планово-экономической работой, подбирает кадры и организует повышение их квалификации, обеспечивает охрану труда, технику безопасности и пожарную безопасность. Ему подчинены службы, занимающиеся вопросами труда и заработной платы, бухгалтерского учета и финансов.

     Заместитель директора руководит коммерческой деятельностью, решает вопросы организации грузоперевозок и их экспедиционного обслуживания. В его непосредственном подчинении находятся оперативные (старший менеджер по перевозкам, менеджеры по перевозкам и рекламе, экспедиторы) и вспомогательные (курьер, водитель, уборщица) работники.

     Бухгалтерский учет в исследуемом предприятии ведется под руководством главного бухгалтера, в подчинении которого находятся бухгалтер и бухгалтер-кассир. Бухгалтерский аппарат принимает от материально ответственных лиц товарно-денежные отчеты, проверяет и обрабатывает их, учитывает денежные средства, выполняет другие бухгалтерские операции.

В ООО  «Арго» применяется журнально-ордерная форма бухгалтерского учета и следующая схема документооборота (рис. 2.2).

Рис. 2.2  Схема документооборота бухгалтерии  в ООО "Перевозки ЮГ".

                    Где ® – запись; – – ® – сверка записи. 
 
 

     2.2. Организация учета и контроля расчетов с подотчетными лицами на предприятии 

     Выдача  наличных денежных средств под отчет в ООО «Арго» осуществляется на хозяйственные нужды и на служебные командировки работников вне места постоянной работы.

     Выдача  денежных средств под отчет на хозяйственные нужды, предусмотренные сметой предприятия, производится по распоряжению директора предприятия и оформляется расходным кассовым ордером. Выдача наличных денежных средств под отчет на служебную командировку оформляется командировочным удостоверением и расходным кассовым ордером после расчета бухгалтерией причитающихся сумм.

     Служебная командировка – поездка работника по распоряжению руководителя предприятия для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

     Сумма выдачи на расходы, связанные со служебными командировками, зависит от срока  командировки и ее места назначения. Командированному работнику выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда (в оба конца), суточных и расходов по найму жилого помещения.

     Указанные суммы на командировочные расходы  включаются в себестоимость услуг. В случае превышения фактических расходов над нормой их полностью включают в себестоимость. Однако для целей налогообложения затраты на командировки принимаются в установленных пределах.

     В течение трех дней по возвращении  из командировки или совершения расходов на хозяйственные нужды подотчетное лицо отчитывается за полученные и израсходованные суммы. С этой целью им составляется авансовый отчет на основе документов (счетов магазинов, товарных чеков, железнодорожных, авиационных и прочих билетов) и прилагается командировочное удостоверение .

     После проверки бухгалтером авансового отчета и определения суммы к отчету последний утверждается директором предприятия и принимается к  учету. Остаток неиспользованных сумм сдается подотчетным лицом в кассу по приходному кассовому ордеру, а перерасход выдается из кассы по расходному кассовому ордеру в день сдачи авансового отчета.