Совершенствование учета и контроля расчетов с подотчетными лицами в ООО "Арго"

     Новые авансы подотчетному лицу выдаются лишь при условии полного расчета  по ранее выданному ему авансу. У лиц, не предоставивших отчеты и оправдательные документы в расходовании подотчетных сумм в установленные сроки или не возвративших в кассу предприятия остатки не использованных сумм авансов, бухгалтерия удерживает из начисленной заработной платы данную задолженность.

     Для учета операций по расчетам с работниками, получившими наличные деньги на определенные цели, в бухгалтерском учете ООО «Арго» используется счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

     Регистром для учета операций по движению подотчетных  сумм и расчетов с подотчетными лицами в ООО «Арго» служат Ведомость по дебету счета 71 и Журнал-ордер по кредиту счета 71 – регистры, сочетающие аналитический и синтетический учет с линейной формой записи .

     Основанием  для заполнения Ведомости по дебету счета 71 и Журнала-ордера по кредиту  счета 71 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты – на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера – на расхождения в суммах полученных и израсходованных. К учету принимаются авансовые отчеты, проверенные арифметически, по существу (в отношении целесообразности расходов, соответствия их назначению аванса) и утвержденные директором предприятия. Бухгалтер обрабатывает авансовый отчет, проставляя на документах и на отчете корреспондирующие счета, отвечающие направлению расхода.

     Схема наиболее часто используемых в ООО «Арго» бухгалтерских проводок с корреспонденцией счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" представлена на рисунке 2.3.  

 

     Рис. 2.3  Схема бухгалтерских проводок по счету 71 "Расчеты с

               подотчетными лицами"

       Выдача денежных средств работнику  предприятия под отчет отражается  проводкой:

     ДЕБЕТ 71 - КРЕДИТ 50 - субсчет "Касса организации" – на выданную сумму из кассы предприятия.

     На  израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции  со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов:

     ДЕБЕТ 26 - КРЕДИТ 71 – на сумму произведенных  работником общехозяйственных расходов, а также командировочных расходов;

     ДЕБЕТ 10 - КРЕДИТ 71 – на сумму оприходованных материалов.

     Все подотчетные суммы списываются бухгалтерией предприятия на основании авансового отчета работника с приложением подтверждающих расходы документов.

     Согласно  Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий, подотчетные суммы, невозвращенные работниками в установленные сроки, отражаются в учете с использованием проводок:

     ДЕБЕТ 94 - КРЕДИТ 71 – списание подотчетных  сумм, не возвращенных работниками  в установленные сроки (или по которым не представлены авансовые отчеты);

     ДЕБЕТ 70 - КРЕДИТ 94 – удержание подотчетных  сумм из заработной платы;

     ДЕБЕТ 73 - КРЕДИТ 94 – если нет возможности  удержать эти суммы из заработной платы работника.

     В результате изучения в ООО «Арго» организации бухгалтерского учета расчетных операций с подотчетными лицами каких-либо серьезных нарушений не обнаружено. Расчеты с подотчетными лицами, их документальное оформление и отражение на счетах бухгалтерского учета ведется в строгом соответствии с действующим законодательством.

     Проверка  отчетов подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого расходования, а также правильности использования и отчета по суммам выданных авансов каждому подотчетному лицу на предприятии осуществляется путем инвентаризации расчетов с подотчетными лицами.

     В таблице 2.8 представлена форма ежемесячного анализа счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами", проводимого в исследуемом предприятии.

     Таблица 2.8

Анализ  счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами " за ноябрь 2010 г., руб.

 
 
 

     3.Совершенствование  учета и контроля  расчетов с подотчетными

     лицами  в ООО "Перевозки ЮГ". 

    Бухгалтерский учет отличает большая трудоемкость, сложность и частота выполняемых  расчетов, а также высокие требования, предъявляемые к правильности, точности и своевременности его ведения. Облегчить его ведение можно лишь с посредством автоматизации бухгалтерских задач:

    - правильно произвести арифметические  расчеты;

    - обеспечивать подготовку, заполнение, проверку и распечатку первичных  и отчетных документов произвольной  формы;

    - осуществлять безошибочный перенос  данных из одной печатной формы  в другую;

    - производить накопление итогов  и исчисление процентов произвольной  степени сложности;

    - обращаться к данным и отчетам  за прошлые периоды;

    - соблюдения законодательства в  учете;

    - формировать бухгалтерскую финансовую отчетность.

    Прикладные  программы служат для выполнения разнообразных задач, необходимых пользователям. На рынке компьютерных программ в России представлен широкий спектр вариантов бухгалтерский программ от самых простейших, способных выполнять минимальный набор операций, до очень разветвленных, осуществляющих расширенный комплекс операций с глубокой аналитикой. Самые распространенные следующие: бухгалтерские компьютерные программы семейства "1С ", "БЭСТ", "ФинЭко" и др.

    Программа должна подходить к существующей на предприятии системе бухгалтерского учета, соответствовать современным  требованиям и обеспечивать получение всей необходимой для целей управления информацией.

    На  рынке Ростовской области представлены следующие виды компьютерных программ:

    - компьютерные бухгалтерские программы  семейства "1С",

    - компьютерные бухгалтерские программы  семейства "БЭСТ",

    - компьютерные бухгалтерские программы  семейства "ФинЭко",

    Помимо  перечисленных программных продуктов  есть еще некоторые: "Галактика", "Инфо-Бухгалтерия" и "Турбо-Бухгалтер", однако они получили меньшее распространение в Воронежской области. Большинство предприятий используют компьютерные бухгалтерские программы семейства "1С" и "БЭСТ", либо сами разрабатывают свои собственные программы под свои конкретные потребности.

    Для автоматизации бухгалтерского учета  в ООО "Перевозки ЮГ", в том числе операций с подотчетными лицами нами рекомендуется программа оперативного и бухгалтерского учета БЭСТ-ОФИС, версия 3.6.3.

    Система БЭСТ-ОФИС является простым и мощным инструментом учета, планирования и анализа хозяйственной деятельности предприятий малого и среднего бизнеса. Отличительной особенностью системы является нацеленность на управление бизнесом. При всеобщей нехватке оборотных средств единственный путь к стабильному развитию предприятия – переход от интуитивного управления к регулярному менеджменту. Программный комплекс БЭСТ-ОФИС не только оказывает помощь в решении этой задачи, но и является своеобразным учебным пособием по управлению предприятием. Использование встроенного языка программирования позволяет при необходимости адаптировать систему практически к любым потребностям бизнеса.

    Комплекс  БЭСТ-ОФИС предназначен для автоматизации  управленческого, бухгалтерского и налогового учета на предприятиях малого и среднего бизнеса, специализирующихся в сфере оптовой торговли и оказания услуг.

    Концепция построения системы БЭСТ-ОФИС основана на том, чтобы, с одной стороны, максимально  облегчить труд работников бухгалтерии, с другой, предоставить руководству и управленческому персоналу возможность оперативного доступа к информации для принятия управленческих решений.

    БЭСТ-ОФИС является полнофункциональной системой. После установки и настройки  системы не требуется приобретать  и устанавливать какие-либо дополнительные компоненты. Используя входящий в поставку встроенный язык программирования VBA (Visual Basic for Applications), пользователь может практически неограниченно наращивать функционал системы собственными силами. При этом можно в полной мере воспользоваться преимуществами интегрированной среды MS Office, например, подключить к БЭСТ-ОФИС MS Word и создавать любые документы и отчеты, используя все возможности этого текстового процессора.

    Продуманная система представления информации с большим количеством настроенных управленческих отчетов делают БЭСТ-ОФИС надежным средством информационной поддержки принятия управленческих решений.

      Для установки системы требуется  IBM PC-совместимый компьютер со  следующими характеристиками:

    - процессор Pentium-100 или более мощный (например: Pentium 11-300);

    - устройство для чтения компакт-дисков (для установки системы);

    - объем оперативной памяти не  менее 64 Мб;

    - пространство на жестком диске  рабочей станции для установки  и последующей работы не менее 140 Мб;

    - монитор стандарта SVGA; рекомендуемые параметры работы монитора: разрешение 800x600, цветовая палитра High Color 16 бит (рекомендуется True Color 24 бит), мелкий шрифт;

    - мышь;

    - наличие Microsoft Internet Explorer 5.0 и Microsoft Excel 8.0 или выше.

    Система БЭСТ-ОФИС работает в русифицированных версиях операционных систем Windows'98(SE)/ME/NT4(SP6)/2000(SP2)/XP. При работе в сети может использоваться MS Network на основе перечисленных ОС, а также Novell Netware 3.12 и выше.