Совершенствование системы бухгалтерского учета ООО «Априори»

Автоматизация учета сильно расширяет возможности бухгалтера. С помощью средств автоматизации бухучет на исследуемом предприятии становится более масштабной задачей, т.к. может использоваться при принятии оперативных решений в реальном режиме времени.

Автоматизация складских процессов.

Для повышения эффективности деятельности складских процессов ООО «Априори» предлагается автоматизация складских процессов.

Немалую долю рынка автоматизации торговли, особенно в малых торговых компаниях, заняли системы, созданные компанией 1С и ее партнерами. Компания 1С известна своими разработками в области экономического и делового программного обеспечения. Программы семейства «1С: Предприятие» стоят в десятках тысяч организаций России. Многие оптовые торговые организации в своей работе используют «1С: Предприятие. Управление торговлей». В данной системе реализуются следующие логистические функции:

- управление поставками;

- управление складскими  запасами;

- планирование продаж  и закупок;

- мониторинг и анализ  показателей торговой деятельности.

Основные функции подсистемы управления закупками:

- оперативное планирование  закупок;

- оформление заказов поставщикам  и контроль их исполнения;

- платежный календарь  расхода денежных средств.

Поддерживаются различные схемы приема товаров от поставщиков, прием на ответственное хранение, на реализацию. Предусмотрена возможность оформления «неотфактурованных поставок» – товаров, которые по тем или иным причинам требуется принять на склад и пустить в продажу до поступления необходимых сопроводительных документов. В дальнейшем при регистрации полученных от поставщика сопроводительных документов они автоматически «связываются» с реальными продажами товаров.

В системе реализован детальный оперативный учет товаров на складах, обеспечивается полный контроль товарных запасов предприятия в оптовой и розничной торговле. Все складские операции фиксируются с помощью соответствующих документов – поступление товаров, перемещение товаров, реализация товаров, инвентаризация и т.п. Система позволяет вести учет товаров в различных единицах измерения (упаковках), складской учет на множестве складов (мест хранения).

Поддерживается раздельный учет собственных товаров, товаров, принятых и переданных на реализацию, товаров, принятых на ответственное хранение, а также учет возвратной тары.

Реализован партионный учет товаров, в том числе по серийным номерам, срокам годности и сертификатам, обеспечивается контроль правильности списания серийных номеров, товаров с определенными сроками годности и сертификатами. Расчет себестоимости ведется по методам FIFO и LIFO. Поддерживается ведение партионного учета в разрезе складов, возможность задания произвольных характеристик партии (цвет, размер и т.д.).

Мощные средства статистического контроля запасов позволяют оценить «привлекательность» каждого товара по его доле в общем обороте или прибыли компании (ABC-анализ), стабильность продаж (XYZ-анализ), коэффициент оборачиваемости товара. Такой интегрированный анализ служит основой эффективного управления запасами, позволяет определять обоснованные нормативы складских запасов, регулярность закупок товаров различных групп. В результате снижается риск затоваривания склада и появляется возможность высвободить значительные оборотные средства за счет сокращения или отказа от закупок неходовых товаров.

«1С: Предприятие. Управление торговлей» позволяет вести учет различных видов накладных расходов – затрат на транспортировку, хранение, оплаты пошлин и акцизов, услуг как собственных, так и сторонних организаций и т.д. Эти расходы могут быть отнесены на себестоимость товаров. В зависимости от характера накладных расходов их распределение по товарным позициям может производиться пропорционально стоимости поступивших товаров, их весу или количеству.

Основным недостатком «1С: Предприятие. Управление торговлей» является то, что эта система не предназначена конкретно для специализированных торговых предприятий, в ней не учтена специфика их деятельности. Однако на основе этой системы, создано ряд автоматизированных систем специально предназначенных для торговых предприятий, занимающихся продажами компьютерной техники. С точки зрения автора наибольший интерес в этой области вызывают разработки фирмы «Астор ВЦ», которые будут рассмотрены ниже.

Чтобы автоматизированная система розничной торговли была эффективна с логистической точки зрения, прежде всего в ней необходимо оптимизировать транспортные потоки в распределительном центре (на складе) торгового предприятия ООО «Априори».

Для решения задач контроля и оптимизации товарных потоков на самом складе предназначены специализированные автономные решения или модули управления складом в системах класса ERP. Эти решения часто именуются в зарубежных источниках как Warehouse Management System.

Система управляет грузами, имеющими уникальные номера, выдавая команды на перемещение грузов в определенные зоны склада или выполнение других операций с ними в соответствии с решаемыми на складе задачами.

Работа системы невозможна без технологий автоматической идентификации – радиочастотной или штрихкодирования. Для сбора и передачи данных все чаще стали применять LAN-системы на основе локальной радиочастотной сети.

Функционируют эти системы следующим образом. Прибывший на склад товар поступает в зону приемки, штрихкоды на паллетных этикетках сканируются. Если в системе уже имеется информация об этой паллете, которая могла быть передана поставщиком по электронной почте или на дискете, паллета подается в зону хранения. Предварительно система автоматически, исходя из габаритных и массовых характеристик паллеты, находит свободное место на складе, где будет размещена паллета. Программа распределяет задания по размещению грузов между работниками склада. Эти задания распечатываются или передаются в портативные терминалы сбора данных. Они оптимизированы таким образом, чтобы работники не мешали друг другу и их пути по возможности не пересекались. Рабочий склада может попытаться «переубедить» систему и заставить ее согласиться, что товар может быть размещен по другому адресу. Если система «соглашается», новый физический адрес размещения груза будет заменен и в базе данных складской системы.

Другая команда работников склада занимается подбором заказанного товара, который направляется из распределительного центра. В их терминалы сбора данных система также помещает набор заданий.

Задание выглядит как набор цифровых данных – обычно номер груза, который необходимо отобрать, и номер ячейки, где данный груз расположен либо куда данный груз должен быть доставлен, а также описание операции с данным грузом. Для подтверждения правильности выполнения операций работник сканирует штрихкоды на грузах и ячейках, которые используются для кодирования уникальных номеров грузов и ячеек. Следующая операция выдается только после подтверждения правильности выполнения предыдущей операции. Таким образом, система позволяет контролировать любое перемещение груза и управлять всеми работами на складе, который может обслуживать команда из нескольких человек.

Однако можно отметить, что главный недостаток здесь то, что основными понятиями, которыми оперируют подобные системы, являются грузы и адресное хранение, связанное с выделением на складе функциональных зон. При этом данные системы не работают с финансовыми документами, и не оперируют стоимостными показателями. Этот пробел восполнен в автоматизированной системе «1С-Рарус: Торговый комплекс», разработанной фирмой «Рарус» на технологической платформе «1С: Предприятия». В данной информационной системе возможно:

1) управление товарной  номенклатурой торгового предприятия;

2) оптимизация складских  запасов;

3) эффективное использование  системы заказов товара;

4) анализ эффективности  дисконтной системы;

5) ведение бухгалтерского  и налогового учета.

«1С-Рарус: Торговый комплекс», предлагаемая к внедрению в фирму ООО «Априори», в полной мере решает задачи клиента, в том числе:

1) автоматизированы наиболее  характерные бизнес-процессы торговой  фирмы: приход, расход, перемещение  товаров со склада в торговый  зал, проведение инвентаризации, списание  товара, переоценка товара, оформление  скидок, возврат и обмен товара, кассовые операции, реализовано  ведение бухгалтерского и налогового  учета;

2) налажен оперативный  обмен данными между магазинами, офисом и складом, обновления  в базе происходят ежедневно, что позволяет оценивать спрос, остатки, необходимость формирования заказа поставщикам;

3) для оптимизации управления  ассортиментом в системе реализована  работа с товаром по различным  параметрам, как общим, таким как  цена, разновидность, страна-производитель, уровень спроса, прибыльность, так  и специальным: сезонность спроса, срок заказа (получения товара  от поставщика), минимальный остаток. Такой подход позволяет оценить  эффективность продаж и сделать  упор в управлении ассортиментом  на те позиции, которые пользуются  спросом и приносят наибольший  доход предприятию.

Таким образом, данная информационная система, позволяет обеспечить единое информационное пространство, исключать сбои в работе, поддерживать высокий уровень качества, сервиса и ассортимента, которые предприятие ООО «Априори» гарантирует своим многочисленным клиентам. Можно сделать вывод, что описанная выше информационная система наиболее оптимальна с логистической точки зрения, как для отдельного предприятия торговли, так и для группы таковых предприятий.

 

3.3 Расчет  показателей экономической целесообразности  по проведению мероприятий в  ООО «Априори»

 

Для автоматизации складских процессов необходимо приобрести программу  «1С-Рарус: Торговый комплекс».

В таблице 3.2 произведен расчет затрат на соверенствование системы бухгалтерского учета ООО «Априори».

 

 

 

Таблица 3.2

Затраты на автоматизацию бухгалтерского учета

Показатель	Значение, руб.
Затраты  на приобретение программы «1С-Рарус:  Торговый  комплекс»	78 000
Затраты  на приобретение программы  «1С:Бухгалтерия 8»	41 000
Расходы на оплату труда программиста	150 000
Страховые взносы (30%)	45 000
Прочее, 5% от ∑	13 650
Итого затраты на ЗП	327 650

 

Затраты на оптимизацию складских процессов составят 327, 65 тыс. руб.

В результате реализации данного мероприятия произойдет снижение срыва поставок продукции для ООО «Априори»  на 5% (по итогу  2014 г.).

Увеличение суммы товарооборота составит:

68 073 тыс. руб. × 5% = 3404 тыс. руб. в год.

Пв = 3404 тыс. руб.

K = 327, 65  тыс. руб.

QT =   327, 65  / 3404   = 0,1

Срок окупаемости   - 1 месяц.

 

Экономический эффект от проведения мероприятий по автоматизации бухгалтерского учета и деятельности склада составит:

3404  – 327, 65  = 3076,35  тыс. руб.

Эффективность предложенных мероприятий составит:

 

Эффективность = Прибыль / Сумма затрат × 100%                   (3.1)                        

 

Эффективность =  3076,35 : 327, 65   × 100% = 938%

 

В результате автоматизации бухгалтерского учета ООО «Априори» сможет получить дополнительный доход в размере 3404 тыс. руб.

Заключение

 

Приоритетное место бухгалтерского учета среди других видов хозяйственного учета в силу его отличительных признаков предопределило и более значимые задачи, которые он призван решать в процессе использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов организации.

Среди этих задач на первое место выступает задача по предоставлению руководству организации данных для составления бизнес-плана организации и осуществления контроля за его выполнением.

Документально подтвержденные факты хозяйственной жизни на основе их сплошной регистрации и своевременно предоставленные работодателю позволяют реализовать эту задачу должным образом и в установленные сроки. Основополагающими факторами этого выступают два момента:

- личная материальная заинтересованность бухгалтера на соответствующем рабочем месте;

- личная персональная ответственность лиц, имеющих прямое отношение к формированию соответствующей учетной информации.

Бухгалтерский учет - это упорядоченная система сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении. Это информация об имуществе и обязательствах организации, их движении (поступлении и выбытии, образовании и погашении). Она создается на основе сплошного, непрерывного документального отражения всех хозяйственных операций.

Бухгалтерский учет и контроль - хозяйственный внутренний контроль как функция управления состоит в выявлении отклонении от планов, заказов, сделок, лимитов, смет, норм и нормативов или нарушений законодательных актов и других регламентирующих документов. Для выявления указанных отклонений и нарушений фактические результаты сравнивают с установленным пленом или регламентирующими документами. Источником данных о фактических результатах являются в основном данные бухгалтерского учета.

Целью развития бухгалтерского учета и отчетности на среднесрочную перспективу является создание приемлемых условий и предпосылок последовательного и успешного выполнения системой бухгалтерского учета и отчетности присущих ей функций в экономике Российской Федерации. В частности, функции формирования информации о деятельности хозяйствующих субъектов, полезной для принятия экономических решений заинтересованными внешними и внутренними пользователями (собственниками, инвесторами, кредиторами, органами государственной власти, управленческим персоналом хозяйствующих субъектов и др.). Суть дальнейшего развития состоит в активизации использования МСФО для реализации этой функции путем создания необходимой инфраструктуры и построения эффективного учетного процесса.