Совершенствование системы бухгалтерского учета ООО «Априори»

Автоматизированные бухгалтерские программы - именно то, что нужно современному бухгалтеру.

Автоматизированный бухгалтерский учет сегодня - повседневная реальность.

Следует осознать, что внедрение бухгалтерской программы эффективно только тогда, когда следствием внедрения является повышение эффективности и улучшение качества ведения бух. учета на предприятии. Это может выражаться в:

1) упорядочении бухгалтерского  учета. Если при бумажной бухгалтерии  для получения какой-либо информации, например специфической выборки  оборотов по субсчету счета, требовалось  несколько часов работы, то на  компьютере – нажал клавишу  и выборка распечаталась;

2) увеличении количества  информации, получаемой из бухучета. (Раньше можно было увидеть  аналитику по 41 счету только в  каком-нибудь одном разрезе, сейчас, на компьютере – в нескольких);

3) снижение числа бухгалтерских  ошибок. Это очень важный фактор, если учитывать величину штрафов  и пеней за сокрытие налогооблагаемых  величин, причиной которого, как  правило являются именно бухгалтерские  ошибки, а не некий злой умысел;

4) повышение оперативности  бухучета. Если раньше, при бумажном  бухучете, бухгалтера не поспевали  за первичной документацией и  делали проводки с опозданием, а квартальный и годовой отчет  сдавался в последний момент, то сейчас это прекратилось;

5) повышении экономичности  бухгалтерского учета. Практика  показывает, что во многих случаях, изменив применяющиеся на предприятии  план и типовую корреспонденцию  счетов, формы первичных документов  и другие «подвластные» бухгалтерии  параметры можно без использования  различных рискованных схем уменьшить  налогооблагаемые величины или, по крайней мере, передвинуть  сроки и снизить частоту налоговых  платежей.

Таким образом, можно сказать, что автоматизация бухгалтерского учета – это процесс, при котором в результате перевода бухгалтерии на компьютер повышается эффективность и улучшается качество ведения бухучета на предприятии. Значит перед тем как принимать решение об автоматизации бухучета следует выделить, что и как эта автоматизация должна в бухгалтерии улучшить, это и будет целью автоматизации.

Внедрение можно производить своими силами, можно заказать сторонней организации. Если пытаться внедрять самим, то приходится сталкиваться с трудностями: отсутствие опыта автоматизации; отсутствие времени на внедрение, поскольку бухгалтерия должна выполнять свою текущую работу, которая, как правило, и съедает весь рабочий день.

Причем, чем крупнее организация, и, соответственно сложнее процесс внедрения, тем более актуальны эти трудности. На практике попытки внедрить программу своими силами на предприятиях, где число бухгалтеров превышает 4 практически всегда приводят к «псевдоавтоматизации». Если принято решение заказывать автоматизацию у специализированной организации, то необходимо приготовиться к дополнительным денежным затратам, поскольку качественная автоматизация не может обойтись дешево так как она занимает достаточно много времени и требует квалифицированных и опытных специалистов.

Как уже отмечалось, автоматизация имеет смысл лишь тогда, когда она что-то улучшает в бухгалтерии, поэтому начинать надо с выявления того, как  и что можно улучшить. Дело в том, что все хорошие современные пограммы по автоматизации бухучета - очень гибкие системы, они позволяют настраивать на  нужды конкретного предприятия буквально все, начиная от плана счетов и  кончая формами отчетности в налоговую инспекцию. Проводится анализ  имеющейся на предприятии системы бухучета, а именно:

1) применяемый план счетов  и использование конкретных счетов;

2) применяемая аналитики  по различным счетам;

3) использующиеся типовые  проводки для отражения типовых  хозопераций;

4) формы и содержание  первичной документации;

5) формы учетных регистров.

Анализ производится на предмет того, что можно изменить для улучшения  бухгалтерского учета.

Под выбором масштабов автоматизации понимается то, в каком объеме будет автоматизироваться бухгалтерия и в каком порядке будут переведены на  компьютер разделы бухучета и анализа хозяйственной деятельности.

Когда бухучет ведется коллективом бухгалтеров, то, очевидно, что программа по автоматизации бухучета будет работать в сети, где несколько бухгалтеров работают каждый на своем компьютере. Поэтому важно заранее распределить, какой бухгалтер что будет вести, т.е. провести четкое распределение функций, чтобы впоследствии, при настройке программы каждый  на своем рабочем месте имел то, с чем ему предстоит работать.

Постановка задачи состоит в том, что в письменном виде фиксируется конкретный перечень всех документов и регистров, необходимых на предприятии, которые должен выдавать автоматизированный бухучет, и требования к ним, такие как информация, содержащаяся в учетных регистрах, и первичке,  автоматизированность заполнения первички и отчетов и пр. с учетом особенностей хоздеятельности.  Например отделу сбыта может потребоваться ведомость отгруженных товаров с указанием продажной цены товара и датой отгрузки.

Постановка задачи очень важна, поскольку без ясного перечня того, что надо сделать и каким условиям это должно удовлетворять практически невозможно получить результат от автоматизации. Кроме того, если не сделать заранее четкую постановку задачи, то может получиться, что программа будет настроена таким образом, что требуемые регистры и первичные документы  вообще получаться не будут (например, по причине отсутствия необходимой  аналитики по счетам, которая устанавливается в самом начале автоматизации), из-за этого настройку всей программы придется заново переделывать.

Только тогда когда спланирована оптимизация бухучета, определен масштаб и порядок автоматизации и завершена постановка задачи можно переходить к выбору программы. В противном же случае выяснится, что купленная заранее или по принципу «подешевле» программа просто не имеет достаточных возможностей для эффективной автоматизации предприятия и придется покупать новую. Для того чтобы в множестве программных продуктов, их версий и производителей найти путеводную нить к оптимальному для  предприятия варианту следует понимать самое главное: просто плохих и просто хороших программ нет, значит нет и лучшей программы на все случаи жизни.

Все те программные продукты, которые широко известны, продаются и рекламируются сейчас в России - хорошие продукты, они доказали это тем, что их знают, покупают и используют на протяжении уже нескольких лет множество  предприятий. Отличаются они друг от друга тем, что одни из них лучше подходят для одних предприятий (с учетом их величины, видов деятельности и  других факторов), другие - для других, третьи - для третьих. Таким образом  задача состоит в том, чтобы выбрать оптимальной подходящий для именно конкретного предприятия программный продукт.

Технические вопросы, связанные с компьютерами не входят в бухгалтерские функции, но, тем не менее, очень важны. Важна мощность (производительность) компьютера, которая зависит от нескольких его переменных параметров, называемых вместе «конфигурация компьютера».

Только тогда, когда определены цели автоматизации, ее масштаб и порядок, сделана постановка задачи, выбрана и куплена оптимальная для предприятия программа и решены технические вопросы можно приступать к собственно работе с программой. Качественное внедрение программы  - процесс очень трудоемкий и сложный, затраты на него, как правило, значительно превышают затраты на приобретение программы и компьютеров, причем доля затрат на внедрение тем больше, чем больше предприятие, поскольку при большем количестве нюансов и особенностей необходимо больше работы по настройке на все эти нюансы и особенности.

Очень важным этапом автоматизации бухгалтерского учета является настройка (доработка стандартного поставляемого с программой) плана    счетов в соответствии с особенностями предприятия, проведенной   оптимизацией бухучета и постановкой задачи.

По окончании настройки программы начинается этап обучения персонала  работе с ней.  Производится обучение персонала бухгалтерии текущей   работе с программой: ведению хозяйственных операций, распечатке первичных документов, составлению учетных регистров и отчетности - словом всей  ежедневной работе. Работать на программе должен уметь каждый бухгалтер,   рабочее место которого автоматизировано и работать на программе должен самостоятельно.

Эффективной является только та автоматизация, при которой бухгалтера работают на   компьютерах «в режиме реального времени», то есть если, например,  требуется оформить расходный кассовый ордер, то бухгалтер-кассир вводит в  программу его номер и сумму, а также код типовой хозяйственной операции  и программа тут же автоматически    распечатывает нужный расходный ордер и вводит в журнал хозяйственных операций  необходимые    проводки.

Именно автоматизированная работа бухгалтерии «в режиме    реального времени»  и является конечной целью обучения.

При автоматизации бухучета важно не просто перевести всю бумажную работу на компьютер. Важно, чтобы это увеличило эффективность работы бухгалтерии и улучшило контроль над финансово-хозяйственной деятельностью предприятия, что в свою очередь увеличит эффективность управления  предприятием, и, как следствие, эффективность его работы.

Компьютерная программа не может заменить грамотного бухгалтера, но она позволит сэкономить его время и силы за счет автоматизации рутинных операций, найти арифметические ошибки в учете и отчетности, оценить текущее финансовое положение предприятия и его перспективы. Кроме того, автоматизированные системы бухгалтерского учета способны помочь подготовить и сохранить в электронном виде первичные и отчетные документы, а также бланки часто повторяющихся форм (платежные поручения, счета-фактуры, приходные и расходные ордера и другие) с уже сформированными реквизитами предприятия.

Бухгалтерские системы должны уметь:

- правильно производить  арифметические расчеты;

- обеспечивать подготовку, заполнение, проверку и распечатку  первичных и отчетных документов  произвольной формы;

- осуществлять безошибочный  перенос данных из одной печатной  формы в другую;

- производить накопление  итогов и исчисление процентов  произвольной степени сложности;

- обращаться к данным  и отчетам за прошлые годы.

Для того чтобы обеспечить указанные возможности, система должна иметь единую базу данных по текущему состоянию бухгалтерского учета на предприятии и архивным материалам, любые сведения из которой могут быть легко получены по запросу пользователя. В зависимости от особенностей учета на предприятии базы данных могут содержать различную информацию, но в обязательном порядке должны соответствовать структуре принятого плана счетов, задающего основные параметры настройки системы на конкретную отчетную деятельность.

Ценность бухгалтерской системы во многом определяется ее возможностями по перерасчету прежних объектов учета в связи с новыми условиями (например, деноминацией). При таких расчетах должно быть предусмотрено изменение данных во всех предыдущих документах и текущей отчетности.

В настоящее время разработаны десятки программ, позволяющих автоматизировать бухгалтерский учет на предприятиях с помощью персональных компьютеров. Все программы предлагают стандартный набор инструментов, позволяющих облегчить и автоматизировать работу бухгалтера. Большинство программ универсальны и дают возможность автоматизировать бухгалтерский учет любого вида сложности.

Для автоматизации бухгалтерского учета ООО «Априори» необходимо приобретение программного продукта «1С:Бухгалтерия 8».

Основным способом отражения хозяйственных операций в учете является ввод документов программы, соответствующих первичным бухгалтерским документам. Кроме того, допускается непосредственный ввод отдельных проводок. Для группового ввода проводок можно использовать типовые операции – простой инструмент автоматизации, легко и быстро настраиваемый пользователем.

«1С:Бухгалтерия 8» позволяет вести бухгалтерский и налоговый учет хозяйственной деятельности нескольких организаций. Учет по каждой организации можно вести в отдельной информационной базе. В то же время конфигурация предоставляет возможность использовать общую информационную базу для ведения учета нескольких учреждений – юридических лиц. Это удобно, если их хозяйственная деятельность тесно связана между собой: можно использовать общие списки товаров, контрагентов (деловых партнеров), работников, складов (мест хранения) и т. д., а обязательную отчетность формировать раздельно.

При автоматизации бухгалтерского учета ООО «Априори» произойдет:

- экономия рабочего времени  бухгалтера;

- снизится количество  допускаемых ошибок при заполнении  учетной документации.