Ревизия и аудит денежных средств в кассе

      Неоприходование наличных денег означает их прием  в кассу без составления ПКО  и без совершения соответствующей  записи в кассовой книге либо в  книге кассира-операциониста, либо товарно-денеженых, сменных отчетах (для уполномоченных лиц), других регистрах бухгалтерского учета на конец рабочего дня (смены).

      Наличные  деньги организациями, не использующими  КСА или CКC, принимаются по ПКО и другими приходными документами в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

          Регистрами учета, в которых отражаются кассовые операции, являются журнал-ордер № 1 по кредиту  счета 50 "Касса" и ведомость  № 1а по дебету счета 50. Журнал-ордер  используют для фиксирования кредитовых оборотов; ведомость " 1а - дебетовых  оборотов по счету 50. Записи проводят с расчленением операций по корреспондирующим счетам.        Основанием для бухгалтерских записей в журнале-ордере № 1 и ведомости № 1а являются проверенные отчеты кассира с приложенными к ним первичными документами. Записи в журнале-ордере производят итогами за день на основании расходной части отчетов кассира с приложенными первичными документами.  Предварительно первичные документы группируют по корреспондирующим счетам, и однородные операции отражают общей суммой за день. При небольшом количестве операций в хозяйстве допускаются записи по итогам отчета кассира за 2-3 дня.            В ведомости № 1а записи делают аналогичным путем на основании отчетов кассира, только по их приходной части с предварительной группировкой документов по корреспондирующим счетам.     Остаток средств в кассе показывают в ведомости только на начало года и на конец каждого месяца. На протяжении месяца для контроля и оперативных целей используют данные об остатках средств, приведенные в отчете кассира.    Журнал-ордер № 1 и ведомость 1а являются регистрами годичного обращения. Они брошюруются в виде тетрадей с вкладными листами и открываются для учета кассовых операций на календарный год. Общий кредитовый оборот из журнала-ордера № 1 записывается в главную книгу в кредит счета 50, а составляющие его суммы по дебетуемым счетам переносят в дебет соответствующих счетов.         При внутрихозяйственном контроле важное значение имеет взаимная сверка оборотов в регистрах учета. Поэтому, прежде чем перенести итоги журнала-ордера № 1 по кредитовым оборотам в главную книгу их по каждому корреспондирующему счету сверяют с данными других регистров. После сверки регистров обороты по счету 50 "Касса" разносят в главную книгу.    Учет денежных средств в кассе на основании первичных документов, кассовых отчетов, журнала регистрации приходных и расходных ордеров ведется в журнале-ордере № 1 по кредитовому признаку, а дебет счета 50 "Касса" отражается в ведомости. 

Рис.1 Схема учета денежных средств на счете 50 "Касса". 

    На  примере приведенных в таблице  хозяйственных операций по Центр «Торговый комплекс Академии управления при Президенте Республики Беларусь» за май 2009 года просматривается порядок заполнения журнала-ордера № 1.

Таблица 1

Хозяйственные операции по кассе за май 2009 года.

      В связи с поступлением наличных денежных средств в кассу организации  актуальным является проверка соблюдение лимита остатка денежных средств в кассе организации. Лимит остатка денежных средств в кассе организации – предельный остаток, максимально допустимая сумма наличных денег, которая может находиться в кассе организации по состоянию на конец рабочего дня. Организации могут иметь в своих кассах денежные средства на конец рабочего дня в пределах лимита, установленного в соответствии с законодательством Республики Беларусь. Исключения составляют:

• организации с круглосуточным режимом работы;
• религиозные организации;
• предприниматели;
• частные нотариусы;
• специализированные кооперативы, общественные организации (объединения), осуществляющие предпринимательскую деятельность, направленную только на решение уставных целей и задач.

     Вся выручка этих лиц (за исключением  остатка фактической потребности  в разменных наличных деньгах, но не более пяти базовых величин  в расчете на одного кассира) сдается в порядке и сроки, установленные обслуживающим банком. Организация может обратиться в банк за установлением  лимита и после этого несет ответственность за его превышение.

     Лимит устанавливается с учетом особенностей деятельности, режима работы, порядка и сроков сдачи наличных денег в банк, времени заезда инкассации, обеспечения сохранности и сокращения встречных перевозок наличных денег, среднедневной выручки, среднедневного расхода наличных денег (кроме расходов на оплату труда, стипендий, пенсий, пособий, дивидендов). Лимит определяется либо в пределах среднедневного прихода, либо среднедневного расхода, либо среднедневного прихода и среднедневного расхода наличных денег исходя из целесообразности, по усмотрению руководителя банка, с учетом специфики работы организации.

     Лимит устанавливается по времени на конец  рабочего дня организации, ее подразделений. Наличные деньги, полученные от продажи  товаров (выполнения работ, оказания услуг) в конце рабочего дня после  заезда инкассаторов, сдачи выручки самостоятельно, не являются сверхлимитными в случае документального подтверждения времени продажи товаров (выполнения работ, оказания услуг) и сдачи их на следующий  рабочий день в кассу банка либо эксплуатационного предприятия Министерства связи. При этом учитывается время на подготовку и о формирование инкассаторской сумки, выписку соответствующих сопроводительных документов и их последующую передачу службе инкассации, а также подготовку выручки для последующей сдачи.

     Срок  сдачи наличных денег считается ежедневным, лимит нулевым, а не сданные в банк наличные деньги – сверхлимитными для клиентов банка, не представивших заявку на установление лимита остатка кассы, порядка и сроков сдачи выручки и оформления разрешения на расходование наличных денег из выручки в срок, установленный обслуживающим банков. Для таких клиентов банк самостоятельно устанавливает лимит.

     Лимит может быть пересмотрен в течение  года на основании представленной заявки по обоснованной просьбе организации  в случае изменения объемов кассовых оборотов, условий сдачи выручки и по другим причинам. Или же лимит остатка, порядок и сроки сдачи наличных денег могут быть пересмотрены банком самостоятельно на основании результатов проверки организации по вопросам соблюдения правил ведения кассовых операций и порядков расчета личными деньгами, иной тематической проверки в случае уменьшения его объемов кассовых оборотов.

     Организациям, имеющим  своем составе мелкорозничную торговую сеть (палатки, ларьки, киоски, летние кафе и т.п.), пункты передвижной торговли (автомагазины, автолавки, лотки, корзины и т.п.), иных уполномоченных лиц (агенты, распространители, инспектора и другие материально ответственные лица), банк устанавливает общий лимит остатка кассы.

       В ходе проверки следует установить, соблюдены ли следующие сроки сдачи наличных денег:

• ежедневно независимо от дня поступления выручки для организаций, расположенных в населенном пункте, где имеются банки или эксплуатационные предприятия Министерства связи;
• один раз в несколько дней, но не реже одного раза в семь календарных дней – для организаций, расположенных в населенном пункте, где нет банков или эксплуатационных предприятий Министерства связи, а также находящихся на отдаленном расстоянии от них и имеющих незначительные ежедневные либо периодические поступления наличных денег. В отдельных случаях исходя из особенностей их деятельности и по обоснованному ходатайству решением руководителя банка устанавливаются другие сроки сдачи выручки. При этом учитываются необходимость ускорения оборачиваемость и своевременного поступления денег в бани, обеспечение сохранности, специфика работы организации.

     Кроме выручки в кассу могут поступать  деньги от работников, получивших авансовые  суммы под отчет. Работники, получивши  наличные деньги под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, обязаны не позднее трех рабочих дней (при использовании корпоративной пластиковой карточки – не позднее 15 рабочих дней) по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, предъявить в бухгалтерию организации авансовый отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги. При этом наличные деньги под отчет на расходы, связанные со служебными командировками работников, выдаются при условии полного отчета по ранее полученным на эти цели суммы.

        В ряде случаев организации осуществляют расчеты наличными денежными средствами с другими субъектами хозяйствования. В этом случае следует проверить, согласован ли лимит расчетов наличными денежными средствами между субъектами хозяйствования с обслуживающим банком.

        В некоторых случаях организации выплачивают заработную плату и осуществляют другие выплаты денежных средств из поступившей в кассу организации денежной выручки. В этом случае банки устанавливают размер расходования наличных денег из выручки, поступившей в кассу организации:

• реализующей товары (работы, услуги) за наличные деньги и имеющей постоянное их поступление, в том числе содержащей на своем балансе магазины и мелкорозничную сеть;
• занимающейся одновременно производственной и торговой деятельностью, в кассу которой постоянно поступает выручка.

     По другим организациям решение об установлении размера расходования наличных денег из выручки банк принимает в исключительных случаях исходя из целесообразности. Разрешение банка на расходование денег из выручки в соответствии с законодательством не требуется:

• организациям, их обособленным подразделениям, предпринимателям, частным нотариусам – при выплате заработной платы, соответствующей 1,5 размера бюджета прожиточного минимума;
• организациям, их обособленным подразделениям – при выплате наличных денег физическим лицам, не осуществляющим предпринимательскую деятельность, за закупаемою сельскохозяйственную и дикорастущую продукцию, вторичное сырье, возвратную стеклотару;
• предпринимателям, частным нотариусам – при использовании наличных денег на расчеты между предприятиями, предпринимателями. Частными нотариусами в пределах норм, установленных законодательством;
• предпринимателям – плательщикам единого налога независимо от использования ими наемного труда, осуществляющим деятельность с использованием кассовых суммирующих аппаратов или специальных компьютерных систем, ежемесячный размер выручки которых от деятельности, по которой уплачивается единый налог, не превышает сумму, эквивалентную 100 базовых величин.

     Разрешение  банка не требуется организациям при использовании возврата наличных денег, ранее выданных на выплаты, входящие в состав фонда заработной платы, командировочные расходы, на расчеты, осуществляемые между ними, на указанные цели. Разрешение на расходование наличных денег из выручки дается (пересматривается) ежегодно (как правило, в течение I квартала) на основании представленной заявки, в которой указываются цели и размер расхода выручки. Размер расходования наличных денег из выручки, поступившей в кассы организации на цели, предусмотренные законодательством, устанавливается дифференцированно для каждого из них в зависимости от потребностей и вида экономической деятельности, но не более 50 % поступившей выручки в месяц.