Учет  расчетов с подотчетными лицами

Подотчетными лицами являются работники предприятия, получившие наличные суммы денежных средств «на руки» на предстоящие административно-хозяйственные и командировочные расходы. Список лиц, имеющих право получать в кассе наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, утверждается руководителем предприятия. Размер этих сумм ограничен. Сумма выдачи на расходы, связанные с командировками, зависит от срока командировки и ее места назначения. Командированному работнику выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда (в оба конца), суточных и расходов по найму жилого помещения. 
 
После проверки бухгалтером авансового отчета он утверждается руководителем предприятия и принимается к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается подотчетным лицом в кассу по приходному кассовому ордеру, а перерасход выдается из кассы по расходному кассовому ордеру в день сдачи авансового отчета. 
 
Бухгалтер обрабатывает авансовый отчет, проставляя на документах и на отчете корреспондирующие счета, отвечающие направлению расхода. 
 
При наличии внешнеэкономических связей в бухгалтерии может возникнуть необходимость учета расходов по загранкомандировкам. Их оплата производится по нормативам, установленным Министерством финансов РФ.

Учет  расчетов с подотчетными лицами

Операции с  подотчетными лицами имеют в управленческом учете большое значение, поскольку  согласно существующим стандартам бухгалтерского учета формируемая финансовая отчетность не дает представления о данном типе операций. Основной целью является учет всех операций, произведенных подотчетным лицом с наличными денежными средствами предприятия, а также оперативное получение информации об остатках на соответствующих счетах.

Учетная политика

Разнообразие  операций с подотчетными лицами обуславливает проведение как активных так и пассивных операций.

1. Выдача подотчетных средств  
   Предоставление подотчетному лицу денежных средств из кассы предприятия.  
   Корреспондируют два активных счета:

3. Передача  подотчетных средств  
   Движение наличных денежных средств от одного подотчетного лица к другому.  
   Корреспонденция двух активных счетов:

5. Возврат подотчетных средств  
   Пополнение кассы предприятия за счет средств, возвращаемых подотчетником.  
   Корреспонденция двух активных счетов:

6. Если возврат  подотчетных средств осуществляется в валюте, отличной от выданной, то делается проводка, аналогичная возврату средств в той же валюте. При этом пересчитывается остаток средств, остающихся у подотчетного лица, в зависимости от внутреннего курса компании.
8. Обмен валюты подотчетным лицом.  
   В зависимости от соотношения внутреннего и внешнего курсов валют образуется положительная (в случае превышающего внешнего курса) или отрицательная (в случае превышающего внутреннего курса) курсовая разница. Операция описывается следующими проводками:

10. Авансовый отчет.  
    Приобретение подотчетным лицом какого-либо актива. 
    Корреспондируют два активных счета:

12. Входящий  платеж.  
    Транзакция имеет место при получении подотчетным лицом средств, предназначенных предприятию. В данном случае при уменьшении дебиторской задолженности за счет получения денежных средств для кассы предприятия подотчетное лицо является посредником:

13. Логическим  завершением будет последующая  передача лицом средств в кассу  предприятия, т.е.

15. Таким ообразом, экономический смысл операции по ее полному завершению можно выразить проводкой:

17. что есть погашение дебиторской задолженности.
18. Исходящий платеж.  
    Транзакция обратная предыдущей: подотчетное лицо погашает вместо предприятия образованную ранее кредиторскую задолженность.