Практические аспекты аудита расчетов с персоналом по оплате труда (на примере ООО «Водный мир»)

Принять сотрудника по трудовому договору, будь это для него основное место работы или работа по совместительству, можно только на предусмотренную штатным расписанием должность и в указанное в нем структурное подразделение организации.

Штатное расписание составляется на конкретную дату, утверждается обычно на 1 января ежегодно и вводится в действие приказом руководителя организации; по мере необходимости в него могут вноситься изменения (также приказом). Но создавать новый приказа на предстоящий год не обязательно, если в него вносились незначительные изменения (в этом случае оформляется перечень изменений) или они вовсе не вносились.

Внести изменения в штатное расписание можно двумя путями.

Во-первых, можно изменить само штатное расписание. Новое штатное расписание за следующим регистрационным номером утверждается приказом по основной деятельности.

Во-вторых, как правило, когда изменения, вносимые в штатное расписание, не существенны, их можно оформить посредством приказа по основной деятельности. В качестве основания в приказе могут быть указаны следующие причины:

1) совершенствование организационной структуры компании;

2) проведение мероприятий, направленных на улучшение деятельности отдельных структурных подразделений;

3) реорганизация компании;

4) расширение или сокращение производственной основы компании;

5) изменение законодательства;

6) оптимизация управленческой работы;

7) планово-экономические расчеты отдела по работе с персоналом, устранение дублирования функций и т. д.

Процедуру изменения штатного расписания можно представить в виде схемы  (рис. 4).

2. Одним из оснований для начисления заработной платы является табель учета рабочего времени. Применяется для учета времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым работником организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду.

 
Рисунок 4 – Процедура изменения штатного расписания

 

При раздельном ведении учета рабочего времени и расчета с персоналом по оплате труда допускается применение раздела 1 «Учет рабочего времени» табеля по форме № Т-12 в качестве самостоятельного документа без заполнения раздела 2 «Расчет с персоналом по оплате труда». Форма № Т-13 применяется для учета рабочего времени. Составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписываются руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы, передаются в бухгалтерию.

Отметки в Табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и пр.).

3. Положение об оплате труда представляет собой один из локальных актов, который утверждается руководителем организации.

Основная цель данного акта - описать применяемые в данной организации механизмы оплаты труда. Как правило, в таком положении указываются не только правила исчисления и выплаты заработной платы, но и применяемые в организации системы премирования (хотя, конечно же, нормы о премировании могут быть вынесены в отдельное положение).

 Следует отметить, что, как таковое, положение об оплате труда  не является обязательным: большинство  его норм уже включены (или, по  крайней мере, должны быть включены) либо в правила внутреннего трудового распорядка, либо в коллективный договор, либо в трудовой договор, а также непосредственно установлены в ТК РФ.

Положение разрабатывается в целях формирования единых подходов к регулированию заработной платы работников организации, повышения заинтересованности в конечных результатах труда, совершенствования управления финансовыми, материальными и кадровыми ресурсами.

Положение предназначено способствовать решению следующих задач:

• - создание предпосылок для максимального раскрытия трудового и творческого потенциала работников;
• - устранение диспропорций в оплате труда отдельных категорий работников;
• - устранение и недопущение случаев уравнительности в оплате труда;
• - закрепление кадров в учреждении, повышение их деловых качеств;
• - соблюдение интересов работников и работодателя в части роста трудовой отдачи и ее оплаты.

Положение исходит из необходимости осуществления в оплате труда следующих важнейших принципов справедливой заработной платы:

• - равная оплата за равный труд, недопущение дискриминации в оплате труда;
• - дифференциация оплаты труда в зависимости от степени загрузки работника, уровня квалификации работника, качества выполнения трудовых обязанностей;
• - увязка размеров получаемой заработной платы не только с личными результатами труда каждого работника, но и с результатами  образовательной деятельности организации.

 

 Фактически такое положение об оплате труда носит в первую очередь информационный характер, поскольку объединяет указания всех приведенных источников и консолидирует применяемые в организации правила оплаты труда. Кроме того, не следует забывать, что положение об оплате труда (и в первую очередь его положения о премировании) имеет большое значение и для целей налогообложения.

Для организации учета заработной платы используются соответствующие учетные регистры.

В синтетическом учете используются мемориальные ордера, оборотные ведомости. Главная книга, журналы-ордера по счетам и т.д.

К документам аналитического учета заработной платы относятся: лицевой счет работника, налоговая карточка по учету доходов и налога на доходы физических лиц, расчетно-платежные ведомости и др.

На каждого работника в начале года или при приеме на работу бухгалтерия организации открывает лицевой счет. Кроме того, каждому работнику присваивается табельный номер, который в дальнейшем проставляется на всех документах по учету личного состава организации.

Чтобы выяснить сумму заработной платы, подлежащую выдаче на руки работнику, необходимо определить сумму заработка работника за месяц и произвести из нее необходимые удержания. Эти расчеты ведутся в лицевых счетах работников, а затем их результаты переносятся в расчетно-платежную ведомость и в налоговую карточку.

Ведомость для расчета заработной платы - либо расчетно-платежная, либо расчетная, либо платежная ведомость - документ, по которому производят выплаты заработной платы за месяц. Расчетно-платежная ведомость выполняет несколько функций: расчетного документа, платежного документа, и служит регистром аналитического учета расчетов с работниками по заработной плате. В левой части этой ведомости записывают суммы начислений заработной платы по ее видам (сдельно, повременно, премии и разного рода оплаты), а в правой - удержания по их видам и сумму к выдаче. На каждого работника в ведомости отводят одну строку. Расчетные ведомости и платежные ведомости - ведомости, применяемые в ряде организаций, вместо расчетно-платежных ведомостей. В расчетной ведомости содержатся все расчеты по определению сумм заработной платы, подлежащих выплате работникам. Платежную ведомость используют лишь для выплаты заработной платы. В ней указывают фамилии, инициалы работников, их табельные номера, суммы к выдаче и расписку в получении заработной платы. Платежные и расчетные ведомости применяют для расчетов с работниками за целый месяц. Аванс за первую половину месяца выдают по платежным ведомостям. При разовых расчетах по заработной плате при уходе в отпуск или увольнении несовпадения с составлением расчета, выплаты в межрасчетный период производятся по платежным ведомостям или расходным кассовым ордерам. Начисленные и выплаченные суммы по этим расчетам включаются в расчетно-платежную ведомость текущего месяца. При этом по графе «Сумма к выдаче» против данной фамилии делается прочерк, а выплаченная сумма записывается в графе «Выплаты в межрасчетный период». Расчетно-платежные и платежные ведомости подписываются работниками, составившими ведомости. Разрешение на выплату заработной платы визируется руководителем учреждения и главным бухгалтером. Заработную плату выдают в течение трех дней. На работников, не получивших заработную плату, составляется реестр невыданной заработной платы с отметкой «задепонировано». Депонированные суммы на следующий день сдаются в банк на бюджетный текущий счет, и на сданные суммы составляется расходный кассовый ордер. На выданные суммы заработной платы составляется расходный кассовый ордер. Расчеты по заработной плате с работником фиксируются бухгалтером и записываются в расчетные книжки, которые хранятся у работников и сдаются ими в бухгалтерию только на время записи.

Согласно приказа Минфина РФ от 31.10.2000 г. № 94н (ред. от 08.11.2010 г.) «Об утверждении плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации и инструкции по его применению» синтетический учет расчетов с персоналом, как состоящим, так и не состоящим в списочном составе организации, по оплате труда, а также по выплате доходов по акциям и другим ценным бумагам данной организации осуществляется на пассивном счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате».   

По кредиту данного счета отражаются начисления по оплате труда, пособий за счет отчислений на государственное социальное страхование, дивидендов и других аналогичных сумм. По дебету счета 70 фиксируются удержания из начисленной суммы оплаты труда и доходов, выплаченных сумм заработной платы, премий, пособий и другие удержания. Кредитовое сальдо счета 70 показывает задолженность организации перед работниками по начисленной, но не выданной заработной плате.

При начислении заработной платы и других выплат работникам необходимо правильно определить их источники. Существует несколько видов таких источников. Так, выплата заработной платы может осуществляться за счет отнесения начисленной заработной платы на себестоимость продаваемой продукции, товаров, работ и услуг.

Для правильного отражения начисленной заработной платы бухгалтер организации самостоятельно выбирает тот счет по учету издержек производства и обращения, который соответствует виду деятельности организации и структуре производства.

К таким счетам относятся:

- счет 20 «Основное производство» (оплата труда производственных рабочих);

- счет 23 «Вспомогательное производство» (оплата труда рабочих вспомогательного производства);

- счет 25 «Общепроизводственные расходы» (оплата труда цехового персонала);

- счет 26 «Общехозяйственные расходы» (оплата труда административно-управленческого персонала);

- счет 29 «Обслуживающие производства и хозяйства» (оплата труда работников обслуживающих производств и хозяйств);

- счет 44 «Расходы на продажу» (оплата труда работников торговли);

- другие счета издержек.

Начисленные суммы заработной платы работников соответствующих производств отражаются по дебету указанных счетов и по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (на всю сумму начисленной оплаты труда).

Начисление оплаты труда по операциям, связанным с заготовлением и приобретением производственных запасов, оборудования к установке и осуществлением капитальных вложений, отражаются по дебету счетов 07 «Оборудование к установке», 08 «Вложения во внеоборотные активы», 10 «Материалы» и т.д. и кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

В бухгалтерском учете расчеты по оплате труда будут отражаться следующим образом:

 

Таблица 2 – Бухгалтерские записи расчетов по оплате труда

Наименование хозяйственной операции	Корреспонденция счетов
	Дебет	Кредит
Оплаты труда, причитающиеся работникам	20, 23, 25, 26, 29, 44, 07, 08, 10	70
Начисленные, но не выплаченные в установленный срок (из-за неявки получателей)	70	76
Выплата заработной платы	70	50, 51
Начислен налог на доход физических лиц	70	68.1
Начислены алименты, и т. п.	70	76

 

Источником оплаты труда могут служить средства Фонда социального страхования РФ, остающиеся в организации. За счет этих средств могут производиться выплаты пособий по временной нетрудоспособности; пособий по беременности и родам; единовременного пособия при рождении ребенка; ежемесячного пособия на период отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет; оплата дополнительных выходных дней по уходу за ребенком-инвалидом.

С 1 июля 2012 года новые экспериментальные правила распространиться и на Новосибирскую область. Такая информация содержится в Постановлении Правительства РФ от 20.12.2011 г. № 1054. Суть эксперимента заключается в том, что выплаты больничных и других пособий будут производиться работнику не со стороны работодателя, а напрямую от ФСС.

В бухгалтерском учете выплаты пособий по временной нетрудоспособности будут отражены следующим образом:

 

Таблица 3 – Бухгалтерские записи по начислению и выплате пособия по временной нетрудоспособности

Наименование хозяйственной операции	Корреспонденция счетов
	Дебет	Кредит
Начислено пособие по временной нетрудоспособности за счет средств фонда социального страхования.	69.1	70
Начислено пособие по временной нетрудоспособности за счет средств организации.	20	70
Удержан налог на доходы физ. лиц с суммы пособия;	70	68
Выдано пособие работнику.	50	70
Возмещены организацией средства ФСС.	51	69.1