Понятие и состав материалов

     Все операции по движению (поступление, перемещение, расходование, выбытие) МПЗ должны оформляться первичными учетными документами.

     Для оформления и учета хозяйственных операций по движению материалов установлены следующие унифицированные формы первичной учетной документации:

Документальное  оформление движения материалов.

 
 
 
 

     Документальное  оформление операций по поступлению материалов. Поступающие в организацию материалы (приобретенные за плату или по договору мены, полученные безвозмездно или в качестве вклада в уставный капитал, изготовленные в самой организации, полученные в результате ликвидации основных средств и т.п.), как правило, должны направляться на склад организации. Отпуск их непосредственно в производство или на хозяйственные нужды, минуя склад, не рекомендуется.

     На  материалы, поступающие по договорам  купли-продажи, поставки и другим аналогичным договорам, организация должна получать от поставщика (грузоотправителя) расчетные и сопроводительные документы.

     Расчетные документы (платежные поручения, счета-фактуры и др.) на поступающие материалы с приложенными к ним сопроводительными документами (спецификации, сертификаты, качественные удостоверения и др.) передаются соответствующему подразделению организации (отделу материально-технического снабжения, складу и т.п.) как основание для приемки и принятия к бухгалтерскому учету материалов.

     При приемке материалов необходимо:

     - зарегистрировать документы в  журнале учета поступающих грузов;

     - проверять соответствие данных этих документов договорам поставки по ассортиментным ценам и количеству материалов, способу и срокам отгрузки и другим условиям поставил предусмотренным договором;

     - проверять правильность расчетов  в расчетных документах;

     -оплатить расчетные документы полностью или частично или мотивированно отказаться от оплаты;

     - определять фактические размеры  ответственности в случае нарушения условий договора;

     - передавать документы в подразделения  организации (бухгалтерию, финансовый  отдел и т.п.) в сроки, предусмотренные правилами документооборота организации.

     Для получения материалов со склада поставщика или от транспортной организации уполномоченному лицу выдаются соответствующие документы и доверенность на получение материалов.

     Оформление  доверенностей производится в порядке, установленном действующим законодательством по формам № М-2 или № М-2а.

     Форму № М-2а применяют организации, у которых получение материалов по доверенности носит массовый характер.

     Доверенность  от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это учредительными документами, с приложением печати организации.

     Доверенность  в одном экземпляре оформляет  бухгалтерия организации и выдает под расписку получателю.

     Выдачу  доверенностей регистрируют в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале учета выданных доверенностей. Выдача доверенностей лицам, не работающим в организации, не допускается. Доверенность должна быть полностью заполнена, содержать дату ее совершения и образец подписи лица, на имя которого выписана. Доверенность выдается обычно сроком на 15 дней.

     При приемке материалы подвергаются тщательной проверке в отношении  соответствия ассортименту, количеству и качеству. Порядок и сроки приемки материалов по количеству и качеству устанавливаются специальными нормативными документами.

     Приемка и оприходование поступающих  материалов и тары (под материалы) оформляются соответствующими складами, как правило, путем составления приходных ордеров формы № М-4 при отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими данными (по количеству и качеству). Приходный ордер формы № М-4 в одном экземпляре составляет материально ответственное лицо в день поступления материалов на склад.

     Приходный ордер должен выписываться на фактически принятое количество материалов.

     На  массовые однородные грузы (руда, известняк, уголь, песок, камень бутовый, щебень и др.), прибывающие от одного и того же поставщика несколько раз в течение дня, допускается составление одного приходного ордера в целом за день. При этом на каждую отдельную приемку материала в течение этого дня делаются записи на обороте ордера, которые в конце дня подсчитываются, и общий итог записывается в приходный ордер.

     Вместо приходного ордера приемка и оприходование материалов могут оформляться проставлением на документе поставщика (счет, накладная и т.п.) штампа, в оттиске которого содержатся те же реквизиты, что и в приходном ордере. В этом случае заполняются реквизиты указанного штампа и ставится очередной номер приходного ордера. Такой штамп приравнивается к приходному ордеру. Принятый организацией порядок оформления документов по приемке и оприходованию материалов должен быть закреплен в ее учетной политике.

     При перевозке грузов автотранспортом  приемка поступающих материалов осуществляется на основе товарно-транспортной накладной, получаемой от грузоотправителя (при отсутствии расхождений между данными накладной и фактическими данными).

     В случае несоответствия поступивших  материалов ассортименту, количеству и качеству, указанным в документах поставщика, а также в случаях, когда качество материалов не соответствует предъявляемым требованиям (вмятины, царапины, поломка, бой, течь жидких материалов и т.д.), приемку осуществляет приемочная комиссия, которая оформляет ее актом о приемке материалов формы № М-7.

     Акт в двух экземплярах составляется членами приемочной комиссии с обязательным участием материально ответственного лица и представителя отправителя (поставщика) или представителя незаинтересованной организации.

     Акт о приемке материалов служит основанием для предъявления претензий и исков к поставщику и/или транспортной организации.

     После приемки материалов акты с приложением  документов (транспортных накладных и т.д.) передают: один экземпляр - в бухгалтерию организации для учета движения материалов, другой - отделу снабжения или бухгалтерии для направления претензионного письма поставщику.

     В случае составления приемного акта формы № М-7 приходный ордер (форма  № М-4) не оформляется.

     Материалы должны приходоваться в соответствующих  единицах измерения (весовых, объемных, линейных, в штуках). По этим же единицам измерения устанавливается учетная цена.

     Если  в расчетных и сопроводительных документах поставщика указана более  крупная (или более мелкая) единица измерения (например, в тоннах), чем принято в организации (например, в килограммах), такие материалы приходуются в той единице измерения, которая принята в данной организации.

     Отпуск  материалов сверх норм производится в порядке, установленном в данной организации.

     При отпуске материалы должны измеряться в соответствующих единицах измерения (весовых, объемных, линейных, поштучно).

     Отпуск  материалов со складов организации  осуществляется только выделенным для  их получения работникам подразделения организации.

     Согласованные с главным бухгалтером списки лиц, которым предоставлено право получать со складов материалы, должны быть сообщены соответствующим лицам, осуществляющим указанный отпуск материалов со складов (кладовых), а также переданы образцы их подписей.

     В необходимых случаях составляется также список лиц, которым предоставлено право выдавать разрешения (пропуска) на вывоз из организации материалов. Отпуск материалов со складов организации на производство, как правило, должен осуществляться на основе предварительно установленных лимитов. Лимиты отпуска материалов на производство устанавливаются отделом снабжения или другими подразделениями (должностными лицами) по решению руководителя организации.

     Первичными  учетными документами по отпуску  материалов со складов организации в подразделения организации являются лимитно-заборная карта (форма № М-8), требование-накладная (форма № М-11) и накладная (форма № М-15).

     Лимитно-заборная карта предназначена для отпуска  материалов, систематически потребляемых для изготовления продукции, а также для контроля за соблюдением лимитов. Лимитно-заборная карта выписывается в двух экземплярах на одно наименование материала (номенклатурный номер) сроком на один месяц. Один экземпляр до начала месяца передается структурному, подразделению – потребителю материалов, второй - складу.

     Отпуск материалов в производство осуществляется складом при предъявлении представителем структурного подразделения своего экземпляра лимитно-заборной карты. Кладовщик отмечает в обоих экземплярах дату и количество отпущенных материалов, после чего выводит остаток лимита по номенклатурному номеру материала. При небольших объемах отпуска материалов лимитно-заборные карты могут выписываться на квартал. По лимитно-заборной карте ведется также учет материалов, не использованных в производстве (возврат). При этом никаких дополнительных документов не составляется. В конце месяца (квартала) лимитно-заборные карты сдаются в бухгалтерскую службу организации.

     В случае отпуска материалов сверх  лимита в первичных учетных документах (лимитно-заборных картах, требованиях-накладных) проставляется штамп (надпись) "Сверх лимита".

     Отпуск  материалов сверх лимита производится при наличии разрешения руководителя или лиц, им на то уполномоченных. На документах указываются причины сверхлимитного отпуска материалов. К сверхлимитному отпуску материалов относятся дополнительный отпуск, связанный с исправлением или возмещением брака (на производство изделий, продукции взамен забракованной) и покрытием перерасходов материалов (т.е. расходов сверх норм).

     При получении материалов для производства продукции взамен забракованной и для исправления брака к лимитно-заборной карте или требованию-накладной прилагаются акты (извещения) о браке с указанием шифра изделия, детали или номера заказа, по которому изготовлена забракованная продукция.

     Для сокращения количества первичных документов там, где это целесообразно, рекомендуется оформлять отпуск материалов непосредственно в карточках складского учета материалов. В этом случае расходные документы на отпуск материалов не оформляются, а сама операция производится на основании лимитных карт, выписываемых в одном экземпляре.

     Лимит отпуска можно указать и в  самой карточке. Представитель структурного подразделения при получении материалов расписывается непосредственно в карточках складского учета материалов, а в лимитно-заборной карте расписывается кладовщик.

     При этой системе отпуска материалов со склада карточка складского учёта  является регистром аналитического учета и одновременно выполняет функции первичного учетного документа.

     Операции  по передаче материалов из одного подразделения организации в другое оформляются накладными на внутреннее перемещение материалов.