Понятие и состав материалов

     Накладная на внутреннее перемещение материалов, как правило, выписывается в трех экземплярах, из которых один экземпляр остается в подразделении, списывающем материалы, второй экземпляр передается подразделению, принимающему материалы, третий экземпляр передается в бухгалтерскую службу организации. Накладные на внутреннее перемещение материалов подписываются руководителями передающего и принимающего подразделения организации.

     Отпуск  материалов на склады (в кладовые) подразделений  организации и на площадки строительства рассматривается как внутреннее перемещение.

     Для учета движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами применяется требование-накладная (форма № М-11).

     Накладную в двух экземплярах составляет материально ответственное лицо структурного подразделения, сдающего материальные ценности. Один экземпляр служит сдающему складу основанием для списания ценностей, а второй - принимающему складу для оприходования ценностей. Этими же накладными оформляются операции по сдаче на склад или в кладовую остатков из производства неизрасходованных материалов, если они ранее были получены по требованию, а также сдача отходов и брака.

     Накладную подписывают материально ответственные  лица соответственно сдатчика и получателя и сдают в бухгалтерию для учета движения материалов.

     Для учета отпуска материалов хозяйствам своей организации, расположенным за пределами ее территории, или сторонним организациям применяется накладная на отпуск материалов на сторону (форма № М-15). Накладную выписывает работник структурного подразделения в двух экземплярах на основании договоров (контрактов), нарядов и других соответствующих документов и по предъявлении получателем доверенности на получение ценностей, заполненной в установленном порядке.

     Первый  экземпляр передают складу как основание  для отпуска материалов, второй - получателю материалов.

     Отходы, образующиеся в подразделениях организации, собираются в установленном порядке и сдаются на склады по сдаточным накладным с указанием их наименования и количества.

     Учет  отходов должен способствовать обеспечению контроля за их сохранностью и использованием.

     В случае последующего использования  отходов на изготовление изделий (деталей и т.д.) их отпуск в производство оформляется выпиской требований-накладных.

     Для распределения стоимости отпущенных в производство материалов по видам продукции и статьям расходов организация может ежемесячно составлять сводную ведомость расхода материалов.

     В указанной ведомости материальные затраты приводятся в разрезе  цехов и других подразделений с распределением по счетам учета затрат, а внутри них - по заказам (видам продукции) и статьям расходов.

     Бухгалтерская служба организации обязана:

     - проверять поступившие от подразделений  организации отчеты и документы;

     - производить сверку отчетов подразделений  организации с данными складского учета организации, а также с данными бухгалтерской службы. При выявлении расхождений производятся соответствующие исправления. О внесенных исправлениях уведомляются склады, цехи и другие подразделения, в которых установлены расхождения. В отчеты, карточки учета материалов и другие учетные документы вносятся соответствующие исправления.

     При осуществлении бухгалтерского учета  с использованием средств вычислительной техники указанные исправления должны быть внесены в используемую информационную базу;

     - определять совместно с другими  заинтересованными службами (отделами) организации отклонения фактического расхода материалов от установленных норм;

     - регулярно контролировать правильность  ведения учета материальных ценностей  на складах и подразделениях организации.

     Документальное  оформление операций по выбытию материалов. Выбытие материалов в результате их продажи оформляется соответствующим подразделением организации, осуществляющим снабженческо-сбытовые функции, либо должностным лицом, выполняющим

 аналогичные функции, путем выписки накладной на отпуск материалов на сторону (форма № М-15), на основании договоров или других документов и разрешения руководителя организации или лиц, им на то уполномоченных.

     При перевозке грузов автотранспортом  оформляется товарно-транспортная накладная.

     Порядок вывоза и выноса с территории организации  материалов, оформления пропусков на вывоз и вынос, организация контроля за вывозом (выносом) материальных запасов устанавливаются организацией.

     Списание  материалов может осуществляться в следующих случаях:

     - материалы пришли в негодность  по истечении сроков хранения;

     - материалы морально устарели;

     - при выявлении недостач, хищений  или порчи материалов, в том  числе вследствие аварий, пожаров, стихийных бедствий и других чрезвычайных обстоятельств.

     Подготовка  необходимой информации для принятия руководством организации решения о списании материалов осуществляется комиссией с участием материально ответственных лиц.

     Комиссией осуществляются следующие функции:

     - непосредственный осмотр материалов;

     - установление причин непригодности  к использованию материалов (нарушение  условий сроков хранения, вследствие пожара, стихийных бедствий и т.д.);

     - выявление лиц, по вине которых  материалы оказались непригодны  к использованию или ограничены в использовании по прямому назначению;

     - определение возможности использования  материалов на другие цели  или их продажи;

     - составление акта на списание  материалов (акт составляется по  каждому подразделению организации по материально ответственным лицам);

     - представление акта на утверждение руководителю организации или уполномоченному им лицу;

     - проведение совместно с экономическими  службами организации оценки  рыночной стоимости материалов при понижении их физических свойств и определение стоимости отходов (утиля, лома и т.п.);

     - осуществление контроля за утилизацией  непригодных к дальнейшему использованию материалов.

     В акте на списание материалов указываются:

     - наименование списываемых материалов  и их отличительные признаки;

     - количество;

     - фактическая себестоимость;

     - установленный срок хранения;

     - дата (месяц, год) поступления  материалов;

     - причина списания;

     - информация о взыскании материального  ущерба с виновных лиц.

     Списанные материалы, использование которых  возможно в хозяйственных целях (материалы с пониженными качественными характеристиками) или подлежащие сдаче в виде отходов (лом, ветошь и т.п.), приходуются на склад (кладовую) организации на основании акта на списание и накладной на внутреннее перемещение материальных ценностей.

     Списание  материалов, передаваемых по договору дарения или безвозмездно, осуществляется на основании первичных документов на отпуск материалов (товарно- транспортных накладных, заявлений на отпуск материалов на сторону, приказов на отпуск и др.).

     Документальное  оформление и учет материалов в бухгалтерской службе. Все первичные учетные документы по движению материалов на складах организации должны сдаваться в бухгалтерскую службу в установленные организацией сроки.

     Полученные  со складов первичные документы  подвергаются в бухгалтерии контролю по существу и законности совершенных операций, а также правильности их оформления.

     В случаях обнаружения операций, не соответствующих законодательству РФ и правилам бухгалтерского учета, работник бухгалтерии, осуществляющий учет материалов, сообщает об этом главному бухгалтеру.

     По  недооформленным документам принимаются  меры к их дооформлению, либо такие документы возвращаются соответствующим складам и подразделениям для надлежащего оформления.

     Неотфактурованными  поставками считаются поступившие в организацию материалы, на которые отсутствуют расчетные документы.

     К неотфактурованным поставкам не относятся поступившие, но неоплаченные материалы, на которые имеются расчетные документы.

     Документальное  оформление и учет материалов на складах. В зависимости от масштаба деятельности организации, в том числе от номенклатуры материалов, используемых в производстве продукции, для хранения материальных запасов в организациях должны создаваться:

     - центральные (базисные) склады, которые  находятся в ведении непосредственно руководителя организации или службы снабжения и сбыта;

     - склады (кладовые) цехов, филиалов  и других подразделений организации.

     Склады (кладовые) должны быть обеспечены исправными весами, другими необходимыми измерительными приборами, мерной тарой и противопожарным оборудованием.

     Измерительные приборы должны периодически проверяться (переосвидетельствоваться) и должно осуществляться их клеймение. Для материалов открытого хранения оборудуются специально приспособленные площадки.

     На  складах (кладовых) материалы размещаются по секциям, а внутри них - по группам, типоразмерам и сортам на стеллажах, полках, ячейках, в ящиках, контейнерах, мешках и другой таре и в штабелях. Размещение материалов должно обеспечивать их надлежащее хранение, быстрое отыскание, отпуск и проверку наличия.

     К месту хранения материалов прикрепляется  ярлык, а на ящиках и т.п. делаются надписи с указанием наименования материала, его отличительных признаков (марка, артикул, размер, сорт и т.п.), номенклатурного номера, единицы измерения и цены.

     Аналитический учет материалов на складах организации  осуществляется по каждому сорту, виду и размеру, в соответствии с порядком хранения материалов, вызываемым как условиями производственного потребления материалов, так и требованиями организации складского хозяйства.

     Количественный  учет движения материалов на складах  ведется непосредственно материально ответственными лицами (заведующими складами, кладовщиками и др.).

     Прием, хранение, отпуск и учет материалов по каждому складу возлагаются на соответствующие должностные лица (заведующий складом, кладовщик и др.), которые несут ответственность за правильный прием, отпуск, учет и сохранность вверенных им материалов, а также за правильное и своевременное оформление операций по приему и отпуску.

     С указанными должностными лицами заключаются  договоры о полной материальной ответственности в соответствии с законодательством РФ.

     Если  в штате организации, подразделения  отсутствует должность заведующего  складом (кладовщика), то его обязанности могут быть возложены на другого работника организации с обязательным заключением с ним договора о полной материальной ответственности.

     Акт приема-передачи визируется главным  бухгалтером (или уполномоченным им лицом) и утверждается руководителем организации (или уполномоченным им лицом), а по складам (кладовым и другим местам хранения) подразделений - руководителем соответствующего цеха (подразделения).