Организация аналитического учета кассовых операций

зарегистрированный РКО передается кассиру для исполнения;

наличные деньги отдельному лицу кассир выдает после предъявления документа, удостоверяющего личность получателя. При этом кассир проверяет правильность заполнения бухгалтером соответствующих реквизитов РКО: наименование, серию и номер документа, удостоверяющего личность получателя, кем и когда документ выдан. Так обычно оформляются разовые выплаты отпускных, окончательного расчета увольняющихся, выдачи наличных под отчет на командировочные расходы и т.п.;

получатель собственноручно чернилами или шариковой ручкой расписывается в получении денег.

подписанный ордер получатель передает кассиру;

кассир подписывает РКО.

Платежные ведомости выписываются с указанием итоговой суммы цифрами и прописью:

- в графе напротив фамилии, имени, отчества получателя цифрами  проставляется сумма причитающихся  к получению денег;

- на титульном (заглавном) листе платежной ведомости должна  быть разрешительная надпись  о выдаче наличных денег за  подписями руководителя и главного  бухгалтера ОАО «Узденский» с  указанием сроков выдачи и  суммы прописью.

При выдаче наличных денег по платежной ведомости получатели должны предъявить документы, удостоверяющие или подтверждающие их личность, и собственноручно шариковой ручкой или чернилами расписаться в получении денег в соответствующей графе платежной ведомости. При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости в ней не указываются:

- сумма прописью;

- данные документа, удостоверяющего  личность получателя.

По окончании дня выручка от реализации может сдаваться в обслуживающий банк. При этом оформляется объявление на взнос наличными (Приложение Л) и расходный кассовый ордер (Приложение М).

Рассмотренный порядок документального оформления движения денежных средств в белорусских рублях в ОАО «Узденский» соответствует требованиям законодательства. Поступление денежных средств в кассы предприятия происходит в основном за реализованные товары и услуги, а расход – на выплату заработной платы и хозяйственные нужды. Наличные расчеты в валюте на предприятии не ведутся.

 

2.2 Порядок ведения  кассовой книги. Отчетность кассира

 

В ОАО «Узденский» отражают все поступления и выдачи наличных денег в кассовой книге по форме согласно приложению 2 к Инструкции № 107 [19].

Кассовая книга пронумерована, прошнурована и скреплена печатью юридического лица. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера.

Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей. Неотрывная часть листа (с горизонтальной линовкой) как первый экземпляр остается в кассовой книге. Отрывная часть листа (без горизонтальной линовки) является вторым экземпляром и заполняется с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу. Вторые экземпляры листов служат отчетом кассира (Приложение Н).

Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Подчистки и незаверенные исправления в кассовой книге не допускаются. Исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера или лица, его заменяющего.

На каждом листе кассовой книги проставляются дата и остаток наличных денег в кассе за предыдущий день (период).

Учинение записей в кассовой книге начинается на лицевой стороне неотрывной части листа после строки «Остаток на начало дня».

Предварительно лист необходимо согнуть пополам по линии отреза так, чтобы отрывная часть была подложена под неотрывную часть листа, которая остается в книге. Для ведения записей после строки «Итого по странице» отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части и продолжают записи по горизонтальным линиям оборотной стороны неотрывной части листа.

Учинение записей в кассовую книгу осуществляется кассиром сразу после получения или выдачи наличных денег отдельно по каждому ордеру.

Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег по кассе на конец дня и передает в бухгалтерскую службу в качестве отчета кассира второй отрывной экземпляр листа кассовой книги с приложенными приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

Бланк отчета кассира до конца операций за день не отрывается.

В строке «В том числе на оплату труда» указывается сумма остатка наличных денег, не выплаченных по платежной ведомости на оплату труда.

При ведении бухгалтерского учета по полной журнально-ордерной форме счетоводства кредитовые обороты по счету 50 «Касса» отражаются в журнале-ордере № 1, а дебетовые - в ведомости № 1.

Полученные бухгалтерией кассовые отчеты и документы обрабатываются. Каждая запись проверяется по существу, сверяется с первичным документом, после чего проставляется в отчете шифр корреспондирующего со счетом 50 «Касса» синтетического счета и субсчета. Остаток денег на начало дня по отчету кассира бухгалтер сверяет с остатком денег на конец дня, показанным в предыдущем отчете, и проверяет правильность выведенных оборотов и остатка [5, с.394].

В бухгалтерии отчеты кассира подвергаются проверке и обработке в установленном порядке. Все хозяйственные операции по кассе в ОАО «Узденский» регистрируются и обрабатываются в электронной базе данных по мере их поступления в бухгалтерию при помощи персонального компьютера в программе 1С: Бухгалтерия 7.7. В конце рабочего дня (отчетного месяца) программа позволяет формировать следующие отчеты:

• отчет по кассе за день (дублирует отчет кассира). Распечатанный отчет подписывает кассир и главный бухгалтер;

• журнал-ордер и ведомость №1 по счету 50 «Касса»;

• анализ счета 50 «Касса» (отражает корреспонденцию счетов по движению денежных средств в кассе за месяц) и др.

В заключение отметим, что методика документального оформления и учета кассовых операций соответствует нормативным документам и учетной политике. Тем не менее, учет денежных средств в ОАО «Узденский» автоматизирован частично, что не исключает возможных ошибок кассира при организации и ведении кассовых операций. Применение ЭВМ позволяет значительно повысить контрольные функции, достоверность и оперативность бухгалтерского учета, использование его данных для управления производством, открывает широкие возможности для комплексной механизации и автоматизации всех планово-экономических расчетов.

В связи с этим необходимо внедрение программного продукта, позволяющего исключить чисто механические ошибки кассира при переносе данных, а также для более оперативного поступления данных в бухгалтерию.

 
  2.3 Организация хранения наличных денежных средств

 
        Руководители организаций обязаны обеспечить сохранность наличных денег и других ценностей в кассе, а также при доставке их из банка и сдачи в банк. Поэтому руководителям при приеме на работу кассира и других лиц, занимающихся транспортировкой либо сопровождением наличных денег, рекомендуется обращаться в органы внутренних дел и медицинские учреждения для получения сведений об этих лицах. На эти должности по возможности не допускаются лица:

• ранее привлекающиеся к уголовной ответственности за умышленные преступления, судимость у которых не погашена или не снята в установленном порядке;
• страдающих хроническими психическими заболеваниями;
• систематически нарушающих общественный порядок; 
• злоупотребляющие спиртными напитками либо употребляющие наркотические вещества без назначения врача.

Кроме того, рекомендуется предоставлять кассиру сопровождающее лицо, а в случае необходимости и транспортное средство при сдаче либо получения денежных ценностей в банке. В настоящее время законодательство предусматривает также возможность страхования наличных денег и ценностей в кассе.

Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих организации, запрещено.

Перед открытием помещения кассы и металлических шкафов кассир осматривает сохранность замка дверей, оконных решеток и печатей, убеждается в исправности охранной сигнализации.

Существует ряд требований по технической укрепленности и оборудованию помещения кассы. Оно  должно быть снабжено техническими средствами охраны, тревожной и пожарной сигнализацией. Все наличные средства и другие ценности должны храниться в сейфах или металлических шкафах, которые по окончанию работы кассы должны закрываться ключом и опечатываться. Ключи и печати должны храниться у кассира.

Таким образом, вся  ответственность за сохранность принятых наличных денег и ценностей, за правильное отражение всех хозяйственных операций по кассе в кассовой книге несет материально ответственное лицо – кассир. Контроль за его деятельностью осуществляет главный бухгалтер. Руководитель же обязан под роспись ознакомить кассира с правилами ведения кассовых операций и заключить с ним письменный договор о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности. 

 

2.4 Порядок проведения инвентаризации кассы и организация внутрихозяйственного контроля за соблюдением правильности ведения кассовых операций

 

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию активов и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются наличие, состояние и стоимость активов и обязательств.

Порядок проведения инвентаризации (количество инвентаризаций в отчетном году, сроки их проведения, перечень активов и обязательств, проверяемых при каждой из них, и т.д.) определяется руководителем организации.

Согласно п. 63 Инструкции о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка РБ от 29.03.2011 № 107, в сроки, установленные руководителем юридического лица, подразделения, но не реже одного раза в квартал, проводится внеплановая инвентаризация с полным полистным (поштучным) пересчетом наличных денег, находящихся в кассе, в соответствии с общими правилами, установленными в Инструкции № 180 [17].

Таким образом, инвентаризация кассы проводится в сроки, установленные руководителем юридического лица, подразделения, но не реже одного раза в квартал.

Учетной политикой ОАО "Узденский" определено, что внезапная инвентаризация кассы проводится в организации ежеквартально. Для проведения инвентаризации кассы приказом руководителя организации назначена комиссия.

До начала проверки наличия денежных средств и других ценностей в кассе кассир составляет последний кассовый отчет, в который включаются все приходные и расходные документы, имеющиеся в кассе (они должны соответствовать типовым унифицированным формам первичных учетных документов). Если в кассе на момент инвентаризации имеются «незакрытые» платежные ведомости (по которым осуществляется выплата заработной платы), выплаченные суммы по таким ведомостям включаются в акт инвентаризации и приравниваются к наличным деньгам. Кассир подсчитывает выплаченные суммы по каждой ведомости и в конце ведомости делает запись о выплаченной сумме.

Отчет кассира проверяется с соблюдением правильности определения учетного остатка денежных средств в кассе на момент инвентаризации. Этот учетный остаток сверяется с записями в кассовой книге и в журнале-ордере.

Кассовая книга при инвентаризации кассы проверяется на правильность ее ведения.

Кроме того, при инвентаризации кассы следует проверить:

· соблюдение лимита остатка наличных денежных средств в кассе;

· целевое использование полученных из банка денежных средств по назначению, указанному в чеках;

· наличие фактов несоответствия дат совершения кассовых операций и их отражения в приходных и расходных кассовых ордерах;

· обоснованность записей в кассовых ордерах;

· своевременность возврата в банк на расчетный счет остатков денежных средств по невыданной заработной плате;

· правильность документального оформления кассовых документов и их соответствие типовым унифицированным формам;

· наличие фактов подписи руководителем и главным бухгалтером незаполненных чеков и их самостоятельного заполнения при получении денег в банке;

· наличие фактов хранения чековой книжки вне кассы;

· законность произведенных операций с наличными денежными средствами;

· соответствие корреспонденции счетов типовым проводкам по учету кассовых операций.

При инвентаризации денежных средств в кассе, на счетах, в банках, в пути документы или расписки в остаток наличных денег не включаются. В ходе инвентаризации проверяется наличие денег путем их полного пересчета. По итогам инвентаризации наличных денежных средств комиссия составляет акт инвентаризации наличных денежных средств согласно приложению 17 Инструкции к Постановлению Минфина от 30.11.2007 № 180. Остаток денежной наличности в кассе проверяется с данными учета по кассовой книге [17].

Акт инвентаризации составляется в 2 экземплярах, подписывается инвентаризационной комиссией и материально ответственным лицом (кассиром) и доводится до сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, а второй – остается у материально ответственного лица (кассира).

При обнаружении в кассе недостачи или излишков наличных денег и других ценностей в акте инвентаризации указывается сумма недостачи или излишка, а также объясняются обстоятельства их возникновения.

Результаты инвентаризации представляются главным бухгалтером руководителю юридического лица (предпринимателю), который принимает решение об оприходовании излишков или взыскании недостач с виновных лиц. В случае обнаружения несоответствия данных бухгалтерского учета и результатов инвентаризации руководитель может сразу же назначить контрольную проверку правильности ее проведения. В ней опять должны участвовать все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица.