Организация аналитического учета кассовых операций

Дебет (Дт)	Кредит (Кт)
1. Сальдо – остаток денег на  начало дня
2. Поступление денег в кассу	3. Выдача денег из кассы
4. Сальдо – остаток на конец  дня (1+2-3)

 

При ведении бухгалтерского учета используется метод, именуемый двойной записью: сумма хозяйственной операции записывается дважды — в дебет одного счета и в кредит другого счета (счета-корреспондента).

 

 

3.3 Раскрытие информации о кассовых операциях в бухгалтерской отчетности

 

Информация о наличии денежных средств, задолженностям по расчетам и кредитам по состоянию на начало года и конец отчетного периода содержится в бухгалтерском балансе организации формы № 1 (Приложение П).

По статье «Денежные средства и их эквиваленты» (строка 270)показываются:

- остатки денежных средств  организации;

- суммы краткосрочных  финансовых вложений в высоколиквидные  долговые ценные бумаги других  организаций, установленный срок  погашения которых не превышает  трех месяцев (эквиваленты денежных  средств).

Расшифровка данных о наличии и движении денежных средств и их эквивалентов приводится в отчете о движении денежных средств

Остатки денежных средств организации отражаются на счетах:

50 «Касса», на котором  обобщается информация о наличии  и движении денежных средств (в  том числе и в иностранных  валютах) в кассах организации;

51 «Расчетные счета», который  предназначен для обобщения информации  о наличии и движении денежных  средств в белорусских рублях  на расчетных счетах организации, открытых в банках;

52 «Валютные счета», на  котором отражается информация  о наличии и движении денежных  средств в иностранных валютах  на валютных счетах организации, открытых в банках;

55 «Специальные счета  в банках», на котором учитываются  денежные средства в белорусских  рублях и иностранных валютах, размещенные в банковские вклады (депозиты), находящиеся на специальных  счетах средств целевого назначения  и иных специальных счетах. На  указанном счете отражается также  наличие и движение драгоценных  металлов и (или) драгоценных камней  на счетах в банках (счета в  драгоценных металлах);

57 «Денежные средства  в пути», на котором обобщается  информация:

- о внесении денежных  средств в кассы банков, в том  числе через инкассацию, или почтовых  отделений и их зачисление  на расчетные или иные счета  организации, но еще не зачисленных  по назначению;

- о движении денежных  средств в белорусских рублях  для приобретения иностранной  валюты;

- о движении денежных  средств в иностранных валютах  для реализации.

Более подробные данные о движении денежных средств содержатся в годовой бухгалтерской отчетности формы № 4 «Отчет о движении денежных средств». Здесь показываются остаток денежных средств на начало года, их поступление за год по источникам, использование по направлениям и остаток на конец года. Указанное движение показывается в разрезе видов деятельности (текущая, инвестиционная, финансовая).

В отчете о движении денежных средств не показываются так называемые внутренние обороты, отраженные в бухгалтерском учете записями по дебету счетов 50, 51, 52, 55, 57, 58 и кредиту счетов 50, 51, 52, 55, 57, 58 (снятие наличных денежных средств с банковских счетов, зачисление на расчетный счет инкассированных из кассы денежных средств, перечисление денег с одного банковского счета организации на другой и т.п.).

Показатели отчета о движении денежных средств отражаются в белорусских рублях. Остатки и движение средств в иностранной валюте пересчитываются по официальному курсу Национального банка Республики Беларусь соответствующей иностранной валюты к белорусскому рублю на дату совершения хозяйственной операции. Полученные данные по отдельным валютам суммируются при заполнении соответствующих показателей отчета о движении денежных средств.

В отчете о движении денежных средств (Приложение Р) приводится расшифровка строки 270 «Денежные средства и их эквиваленты» раздела II «Краткосрочные активы» (таблица 3.4):

 

Таблица 3.4 – Порядок заполнения строки 270 «Денежные средства и их эквиваленты» бухгалтерского баланса

 

Наименование графы	Какие данные бухгалтерского учета используются для заполнения
Графа 3 «За ______ 20__ года»	Остатки и движение денежных средств и их эквивалентов на счетах (субсчетах):	50 «Касса»
		51 «Расчетные счета»
		52 «Валютные счета»
		55 «Специальные счета  в банках»
		57 «Денежные средства  в пути»
		58-1«Краткосрочные финансовые вложения в ценные бумаги» - в части долговых ценных бумаг со сроком погашения не более 3 месяцев
Графа 4 «За ______ 20__ года	Остатки и движение денежных средств и их эквивалентов на счетах (субсчетах):	50 «Касса» - без учета денежных  документов
		51 «Расчетные счета»
		52 «Валютные счета»
		55 «Специальные счета  в банках» - без учета аккредитивов
		57 «Переводы в пути»
		58-2 «Долговые ценные бумаги» - в части долговых ценных бумаг  со сроком погашения не более 3 месяцев

 

 

Примечание – Источник: бухгалтерский баланс. 

 

Рассмотрение требований нормативно-правовых актов о раскрытии информации о движении наличных денежных средств свидетельствует о недостаточной заинтересованности в получении подобной информации. Вся информация формируется в совокупности с безналичными расчетами, что затрудняет отслеживание изменения остатков наличных денежных средств в организации на отчетную дату. В ОАО «Узденский» согласно данным годовой отчетности остаток денежных средств на 01.01.2012г. составлял 273 млн. руб., на 01.01.2013г. – 268 млн. руб, т.е. в течение года произошло снижение остатка денежных средств на 5 млн. руб.

 

3.4 Проблемы и разработка предложений по совершенствованию учета кассовых операций

 

Основными рекомендациями по совершенствованию системы бухгалтерского учета в части отражения кассовых операций следует начинать с установления службы внутреннего контроля.

Руководитель считает, что в этом пока нет необходимости, и лишние затраты фирме не нужны. Я считаю, что, организация системы внутреннего контроля на ОАО «Узденский» позволит избежать таких затрат, которые при помощи постоянного контроля будут просто не целесообразны.

Также организация внутреннего контроля на предприятии позволит избежать лишних затрат на проведение аудиторской проверки сторонними организациями.

Цели внутреннего контроля денежных поступлений состоят в обеспечении:

• приема в полном объеме всех поступлений независимо от их источника;

• правильной классификации всех поступлений и отражения их в учетных регистрах;

• своевременной сдачи в банк всех денежных поступлений для занесения их на расчетный счет;

• недопущения убытков, которые могут возникнуть как в результате злоупотребления, так и непреднамеренно.

Под контролем понимается набор действий, связанных с подготовкой, проверкой и визированием финансовых документов, которые направлены на выявление несоответствий стандартам в этих документах. Иными словами, каждый процесс подготовки значимых финансовых документов должен содержать эффективные действия по контролю за их составлением. Наличие таких действий на предприятии позволяет выявлять существенные ошибки до подписания документов ответственными лицами.

Следующим важным элементом является тест. Тест - это набор мероприятий, выполняемых для оценки эффективности внутреннего контроля. По результатам тестов становится понятно, приводят ли действия по контролю к выявлению существенных ошибок и являются ли они эффективными.

Таким образом, мы получаем двухуровневую систему контроля - в оперативном порядке осуществляется контроль за процессами формирования финансовой отчетности, а на периодической основе проводится тестирование используемых средств контроля.

Система внутреннего контроля включает:

- систему бухгалтерского  учета;

- контрольную среду;

- отдельные средства контроля.

Рассмотрим каждый из них.

Система бухгалтерского учета - это совокупность форм и методов, обеспечивающих возможность для данной организации вести учет своего имущества и обязательств посредством сплошного, непрерывного, документального и взаимосвязанного их отражения в учетных регистрах на основании первичных документов, то есть осуществлять ведение бухгалтерского учета, а также формировать финансовую (бухгалтерскую) отчетность

Под контрольной средой подразумевается, во-первых, понимание руководством экономического субъекта важности и значения системы внутреннего контроля, а во-вторых, это, собственно, действия руководства организации по установлению и поддержанию этой системы.

Контрольная среда экономического субъекта включает, в частности:

- основные принципы управления;

- организационную структуру;

- распределение ответственности  и полномочий;

- кадровую политику;

- порядок подготовки финансовой (бухгалтерской) отчетности;

- порядок осуществления  внутреннего управленческого учета  и подготовки внутренней отчетности  для целей управления;

- обеспечение соответствия  хозяйственной деятельности организации  требованиям законодательства.

В свою очередь, третий блок системы - средства контроля - должны обеспечивать:

- совершение хозяйственных  операций с одобрения руководства  организации;

- правильное отражение  всех операций на счетах бухгалтерского  учета в соответствии с учетной  политикой организации;

- возможность доступа  к активам только с разрешения  руководства организации;

- осуществление руководством  организации надлежащих действий  при несоответствии фактически  имеющихся активов и обязательств  данным бухгалтерского учета.

Можно выделить ряд рекомендаций по улучшению и облегчению системы контроля на ОАО «Узденский»: 

все поступления от реализации за наличный расчет следует контролировать и незамедлительно сдавать в банк

все поступления должны точно классифицироваться и отражаться в учетных регистрах

должно быть организовано разделение между кассиром, отделом сбыта, бухгалтерией и прочими функциональными подразделениями для предотвращения возможности возникновения тайного сговора между ними.

Также проверка кассы должна выполняться ежедневно, при этом необходимо соблюдать следующее равенство: 

Остаток в кассе на начало дня + поступление в течение дня, отраженное на контрольной ленте кассовой машины = остаток на конец дня + суммы, сданные в течение дня кассиром в кассу организации.

Поступившие в течение дня в кассу денежные средства не должны использоваться для совершения платежей за товары или услуги, так как при этом высока вероятность того, что эти выплаты не будут отражены в учете на момент совершения операций, что сделает невозможным выверку дневной выручки. Поэтому требование сдачи в банк всей выручки является обычным почти для каждой организации.

Сверка выписок банка об инкассации выручки, представляемых кассирами, с суммами, показываемыми отделом учета реализации, должна проводиться ежедневно. Все несоответствия необходимо оперативно анализировать. Для обеспечения перекрестной проверки денежные поступления можно проанализировать в разрезе прочих поступлений и поступлений по журналу реализации.

Регулирование порядка ведения кассовых операций обеспечивает органическое сочетание интересов государства и субъектов налично-денежного обращения. 

Государственное регулирование кассовых операций, во-первых, имеет основной целью обеспечить максимально возможное сокращение находящейся в обороте наличной денежной массы.

Во-вторых, соблюдение правил ведения кассовых операций гарантирует частные интересы банков, предприятий и других субъектов — сохранность наличных денег. 

В-третьих, преследуются публичные интересы, и, прежде всего государства, — обеспечить точный учет налогооблагаемых сумм. 

Все наличные деньги, поступающие на предприятия, в учреждения и иные организации, должны в обязательном порядке документально оприходоваться. Все наличные деньги, выдаваемые предприятиями, учреждениями и иными организациями, также должны документально оформляться. 

Основные денежные документы — приходный и расходный кассовые ордера, которые оформляются на основе первичных документов — договоров, заявлений и т.п. 

В кассовой книге должна быть отражена каждая операция по приему и расходованию денег по каждому операционному дню.

Должна быть обеспечена сохранность денег, для чего помещение кассы оборудуется специальным образом (наличие сейфа, решеток на окнах и т.п.); занимающие должности кассиров оформляются как материально ответственные лица и т.п. 

Целью указанного контроля было и является сокращение внебанковского оборота наличных денег и создание необходимых условий для более полного сбора налоговых платежей и других поступлений в бюджеты всех уровней.

За нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций налоговые органы вправе привлекать к ответственности.